有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加する
有効期限ポリシー機能は、追跡と管理が可能な一貫した方法でコンテンツを破棄するうえで役立ちます。特定の日付に、または何らかのアクティビティ (ドキュメントの作成など) が行われてから一定の期間が経過した後で、特定のタイプのコンテンツの有効期限が切れるように指定できます。有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加し、そのコンテンツ タイプのアクティブ ドキュメントが使用されなくなった際にどのように処理するかを定義してください。
ワークフローを有効期限ポリシー機能に関連付けることで、レコード センター サイトへの期限切れドキュメントやその他のファイルの送信を制御する処理を指定できます。たとえば、アクティブ ドキュメント管理サイトの期限切れドキュメントを削除し、それをレコード センター サイトに送信するカスタム ワークフローを定義できます。
注意
有効期限ポリシー機能は、主要なコンテンツ タイプには追加できません。主要なコンテンツ タイプに基づく新しいコンテンツ タイプを作成し、ポリシーをその新しいコンテンツ タイプに適用する必要があります。
重要
サイト コレクションのコンテンツ タイプに関するこの手順を完了するには、レコード センター サイトの所有者グループのメンバである必要があります。
有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加するには
有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加するには、以下の手順を実行します。
有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加する
レコード センター サイトのホーム ページで [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。
[サイトの設定] ページの [ギャラリー] 列で、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
[サイト コンテンツ タイプ ギャラリー] ページで、有効期限ポリシー機能を追加するコンテンツ タイプをクリックします。
[サイト コンテンツ タイプ] ページの [設定] セクションで、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。
注意
情報管理ポリシーは、フォルダ、アイテム、ドキュメントの各コンテンツ タイプには設定できません。
[情報管理ポリシーの設定] ページで、[ポリシーの定義] をクリックし、[OK] をクリックします。
必要に応じて、[ポリシーの編集] ページの [管理上の説明] ボックスで、管理上の説明を入力または編集します。
必要に応じて、[ポリシーの編集] ページの [ポリシー ステートメント] ボックスで、ポリシー ステートメントを入力または編集します。
このポリシーによって管理されるコンテンツの破棄方法を設定するには、[有効期限を有効にする] チェック ボックスをオンにします。
次の保持期間のオプションのうち、どちらかを選択します。
日付のプロパティに基づいて有効期限日を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックし、処理と期間 (日、月、年) を選択します。リスト間のボックスに数値を入力し、期間を指定します。
ワークフローまたは保持期間を求めるユーザー設定の数式を使用して有効期限を割り出すには、[プログラム的に設定する] をクリックします。
ドキュメントの有効期限が切れた際に実行する処理を定義します。
定義済みの処理 (削除など) を有効にするには、[この処理を実行する] をクリックし、処理を一覧から選択します。
有効期限ワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックし、ワークフローの名前を選択します。
[OK] をクリックして、有効期限ポリシー機能をコンテンツ タイプに適用します。
関連項目
概念
アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプを作成する
アクティブなドキュメント用に新しいコンテンツ タイプを作成する
アクティブ ドキュメントのサイト列を作成する
アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプに列を追加する
監査ポリシー機能をコンテンツ タイプに追加する
ワークフローをアクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプに追加する
コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付ける