アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプを作成する
アクティブ ドキュメントとは、インフォメーション ワーカーの受信トレイ内の電子メール メッセージ、デスクに置かれた印刷版の製品仕様書、ドキュメント ライブラリ内のドキュメントなど、現在使用されているドキュメントです。アクティブ ドキュメントは時間がたつと変更、コピー、または共有され、一般的には組織内を移動することが予想されます。
アクティブ ドキュメントが組織によって行われる活動やトランザクションの証拠としての役割を果たす場合は、そのアクティブ ドキュメントをレコードと宣言することができます。たとえば、組織が顧客に提供するサービスにコンテンツ配信が含まれる場合、そのコンテンツはサービス配信のレコードとなり、そのドキュメントのコピーを保持する必要がある可能性があります。
逆に、ある種のアクティブ ドキュメントは決してレコードになりません。たとえば、同僚とランチの場所を決めるためにやり取りした電子メール メッセージをレコードとして扱うことはありません。
コンテンツ タイプとは、リスト アイテム、ドキュメント、またはフォルダの属性を定義するものです。レコード センターの適切なドキュメント ライブラリにドキュメントをルーティングできるように、アクティブ ドキュメント用に新しいコンテンツ タイプを作成する必要があります。各コンテンツ タイプでは以下を指定できます。
当該タイプのアイテムに関連付けるプロパティ
当該タイプのアイテムから開始可能なワークフロー
当該タイプのアイテムに関連付ける情報管理ポリシー
ドキュメント テンプレート (ドキュメント コンテンツ タイプ用)
利用可能にするドキュメント変換 (ドキュメント コンテンツ タイプ用)
ユーザー設定の機能
コンテンツ タイプはリストまたはライブラリに関連付けることができます。これを行うと、リストまたはライブラリにそのコンテンツ タイプのアイテムが格納できるようになり、そのリストまたはライブラリ内の [新規作成] コマンドによって、そのタイプの新規アイテムをユーザーが作成できるようになります。レコードがレコード センターにルーティングされるとき、アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプがレコード センター内の対応するコンテンツ タイプと照合され、それに従ってルーティングが実行されます。
タスク要件
アクティブ ドキュメントのコンテンツ タイプを作成するには、次の手順を実行します。特定の順序はありません。
関連項目
概念
レコード管理用のアクティブなドキュメント サイトの構成
レコードをレコード センター サイトに送信するためのサーバー ファームの準備
レコード転送用のワークフローの構成