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コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加する

  • [アーティクル]

複数のコンテンツ タイプを保持するようにドキュメント ライブラリを構成する場合は、コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加します。

注意

主要なコンテンツ タイプの情報管理ポリシーは指定できません。主要なコンテンツ タイプは、サイト コレクションの作成時にインストールされます。主要なコンテンツ タイプから派生した新しいコンテンツ タイプを作成し、そのコンテンツ タイプに情報管理ポリシーを適用する必要があります。詳細については、「コンテンツ タイプを計画する (Office SharePoint Server)」を参照してください。

重要

この手順を完了するには、レコード センター サイトの所有者グループのメンバであることが最低限必要です。

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加するには

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加するには、次の手順に従います。

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加する

  1. サイトで、[サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] ボックスの一覧の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  3. [サイト コンテンツ タイプ ギャラリー] ページで、情報管理ポリシーを追加するコンテンツ タイプをクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  5. [ポリシーの定義] をクリックし、[OK] をクリックします。

  6. [ポリシーの編集] ページで、ポリシーの名前と、このポリシーの目的をユーザーに説明するための短いポリシー ステートメントを入力します。ポリシー ステートメントは、最大で 512 文字まで入力できます。

    注意

    このポリシーが適用されたドキュメントを 2007 Microsoft Office system クライアント アプリケーションで開くと、ポリシーに関連付けられたポリシー ステートメントがクライアント アプリケーションに表示されます。

  7. 情報管理ポリシーにポリシー機能を追加するには、以下のオプションを選択します (1 つまたは複数)。

    • ラベル

    • 監査

    • 有効期限

    • バーコード

    注意

    上記のポリシー機能を追加するには、この後のセクションで説明する手順を完了します。

情報管理ポリシーにラベル ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページで、[ラベル] セクションの [ラベルを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. ドキュメントを保存または印刷する前にラベルを挿入することをユーザーに要求するには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] をクリックします。

  3. ラベルの追加後の変更を禁止するには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] をクリックします。

  4. [ラベルの書式] ボックスに、ラベル上に表示するテキストを入力します。固定テキストとドキュメント プロパティを自由に組み合わせて使用できますが、グローバル一意識別子 (GUID)、CreatedBy など、計算型のプロパティや、組み込みのプロパティは使用できません。改行するには、文字シーケンス \n を使用します。

  5. [表示] で、フォント、フォント サイズ、フォント スタイル、配置を選択します。

  6. [ラベル サイズ] で、[高さ] ボックスにラベルの高さを、[幅] ボックスにラベルの幅をインチ単位で入力します。

  7. 変更を表示するには、[プレビュー] の [更新] をクリックします。

  8. [OK] をクリックします。

情報管理ポリシーに監査ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページで、[監査] セクションの [監査の有効化] をクリックし、監査証跡を保持するイベントの横にあるチェック ボックスをオンにします。

  2. [OK] をクリックします。

    注意

    監査ログを表示するには、[サイト コレクション設定] ページで [監査ログ レポート] をクリックし、表示するレポートを選択します。

情報管理ポリシーに有効期限ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページで、[有効期限を有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. 以下の保持期間オプションのどちらかを選択して、ドキュメントの有効期限を指定します。

    • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[アイテムのプロパティに基づく期間] をクリックした後、処理と期間 (日、月、または年) を選択します。期間を指定するには、リストの間にあるボックスに値を入力します。

    • ワークフローを使用して有効期限を決定するには、[プログラム的に設定する] をクリックします。

  3. ドキュメントの有効期限が切れたときに発生する処理を、以下のどちらかの操作によって定義します。

    • 定義済みの処理 (たとえば [削除]) を選択するには、[この処理を実行する] をクリックした後、リストから処理を選択します。

    • 有効期限時のワークフローを開始するには、[このワークフローを開始する] をクリックした後、ワークフローの名前を選択します。

  4. [OK] をクリックします。

情報管理ポリシーにバーコード ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページで、[バーコード] セクションの [バーコードを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. デジタル レコードの場合は、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] は選択しないでください。バーコードを挿入すると、レコードが変更されます。

  3. [OK] をクリックします。

関連項目

概念

レコードのコンテンツ タイプを作成する
レコードの新しいコンテンツ タイプを作成する
レコードのサイト列を作成する
レコードのコンテンツ タイプに列を追加する
ワークフローをレコードのコンテンツ タイプに追加する
情報管理ポリシーを計画する