IT 管理: プロジェクトの承認を得る方法
この記事で紹介する 5 つの方針に従えば、経営幹部があなたのプロジェクトにゴーサインを出すようになります。
Ryan Haveson
世界一仕事が早くて有能な IT マネージャーであっても、できることには限りがあります。すばらしいアイデアがあるのに、それを実現するための資金が得られなかったことが何度もあったのではないでしょうか。最高のアイデアがあっても、十分なリソースがなければ実現できません。プロジェクト リーダーとして最も重要な仕事の 1 つは、仕事をやり遂げるために十分な資金と人員を確保できるようにすることです。
問題は、ほとんどのエンジニアは、作り出すものについては考えますが、資金については考慮しないことにあります。そのため、プロジェクトの資金を獲得するには、少し考え方を変える必要があります。この記事では、あなたの会社の意思決定者から、プロジェクトの承認を得るための、5 つのこつを紹介します。
興味を引き付ける
プロジェクト リーダーとして最も重要な仕事の 1 つは、意思決定者がプロジェクトに興味を持つようにすることです。すばらしい "科学プロジェクト" に興味を持たない人はいませんが、多くの場合、資金は限られており、具体的なビジネス上の課題を解決するか、有形の価値を生むプロジェクトに割り当てる必要があります。
エンジニアは、どのくらい革新的か、または難しい課題が解決されるかという観点で提案について説明する傾向があります。やはり、そこが苦労したところだったのでしょう。残念ながら、これはプロジェクトを提案する最良の方法ではありません。提案について説明するときには、革新ではなく、価値を中心に据えます。
あなたの会社が見過ごしている未開拓の市場、どれだけ利益が得られるか、または現在のビジネス プロセスがどれくらい非効率で、これが会社の価値にどう影響しているかについての議論から始めます。"解決策さえあれば" という雰囲気を作り出すことで会話を始めます。次に、提案について話すときには、その状況に対する最高の解決策として位置付けます。がっかりさせてしまうかもしれませんが、次のように考えてください。コード、新しいアプリケーション、または新しいハードウェアについては、だれも関心がありません。関心があるのは、それで何ができるかです。
何事も想像に任せない
エンジニアは、他の人の "理解力のなさ" やビジネス部門の責任者がわかってくれないことについて不満を述べることが往々にしてあります。興味深いことに、ほとんどすべてのエンジニアは、自分が他のほとんどすべてのエンジニアよりも賢いと思っています。つまり、少なくとも私たちの半分は、この点について誤っていることになります。問題の一端は、問題に集中して解決策を見つけたら、解決策が見つかった正しい方法で問題を検討できるようになるまでに、どれだけの時間が誤った考察に費やされたかを忘れてしまうことにあります。
最初の段階で、エンジニアが他の人が "理解しない" ことに腹を立てるのは、多くの場合、他の人には考察と問題解決のプロセスをたどる機会がなかったということを忘れているためです。そのため、提案について説明するときには、何事も想像に任せないようにしてください。アイデアのすべての主要な構成要素について説明する PowerPoint のスライド、ワイヤーフレーム、またはドキュメントを作成します。
ユーザー エクスペリエンスのプロジェクトの場合は、ワイヤーフレームのチュートリアルの作成に全力を尽くしてください。プロジェクトにクライアントやサーバーが含まれる場合は、システム全体のブロック図を作成します。プロジェクトで情報のデータベースが必要な場合は、必ずデータの収集方法を明確に説明します。
すべての仕様を作成することはできないでしょうが、できるだけ詳細に説明し、全体像を大まかに描けるようにします。何事も想像に任せなければ、聞く人が理解できるようになります。その結果、最終的にプロジェクトに資金を提供する人が、提案しているプロジェクトで、あなたの説明することがどのように実現されるのかを完全に理解するようになります。
努力を惜しまない
"コードは王様" という言葉を肝に銘じてください。人は最終的なプロジェクトが実現することに関する説明よりも、動作するコードを高く評価します。これには、さまざまな要素が関連していますが、ある意味、プロジェクトにゴーサインを出すことは、何かが行われると信じて思い切ることです。
実際に使える概念があると、最初の段階で、承認を得るための存在証明となる場合があります。また、プロジェクトに熱意を持って取り組んでおり、プロジェクトを開始するために既に (自分またはチーム メンバーの) リソースを費やしているため、投資が行われていることを示す材料にもなります。これは、有形のものを示せるため、「何事も想像に任せない」という戦略とも関連しています。
何かを立ち上げたら、性能と機能の追加に着手できます。追加のリソースを獲得することに取り組んでいる間に、作業を進めて、弾みを付けることができます。多くの大規模なプロジェクトは、関係者が時間をねん出して行う副次的なプロジェクトとして始められます。そのため、何かを立ち上げて動作するようにするための努力を惜しまないでください。そうすれば、成功への道を切り開けます。
名前を付ける
提案に名前 (コード名でも構いません) を付けると、いくつかの点で役立ちます。まず、プロジェクトの信憑性が高まります。結局のところ、名前があるものには、なんらかの価値があると考えられます。次に、名前を付けると、より具体的な言葉で議論できるようになります。
概念について話すよりも、名前のあるものについて議論する方がはるかに簡単です。概念はどんな形も取り得ますが、名前があるものは特定のものを言及します。提案にコード名を付けて、名前で呼んでください。経営幹部の興味を引き付け、形のあるものを立ち上げたら、名前を付けることで、経営幹部から「プロジェクト X を承認しましょう」という言葉を引き出しやすくなります。
必要なものを要求する
かつて、ウディ アレン監督は、「成功の 80 パーセントは、その場に姿を現すことだ」と言いました。これは、プロジェクトの提案プロセス全体にも当てはまります。あなたの会社の意思決定者が、だれに多くのリソースを割り当てるかを決定するために考えているようなら、もう一度考えてみてください。多くの場合、意思決定者は、既にリソースを要求している 10 人の中で、だれにリソースを割り当てるかを決めようとしています。要求しなければ、前向きな回答を得ることもできません。
とりあえず要求することで、プロジェクトの承認を得られる可能性が大幅に高まります。拒否されることを恐れないでください。最初の回答が否定的なものだった場合は、フィードバックを求めてください。多くの場合、アイデアに魅力を感じていないか、よく理解していないか、またはうまく行かないことを懸念しているかのいずれかであることがわかります。いずれの場合も、次にやるべきことがわかるでしょう。
最初の反応が否定的だった場合は、これらの 5 つのこつについて考え、最初からやり直してください。最初の 1 回でうまく行かなくても落ち込むことはありません。あなたはエンジニアです。提案を行う方法を学ぶのは、初めての経験でしょう。フィードバックを入手して、問題点を分析して対処します。そうすれば、次の機会には、前向きな回答が得られるかもしれません。
これらの 5 つのこつに留意するだけで、プロジェクトはゴーサインへの道を切り開くことができます。
- 今不足しているものに、興味を引き付けます。
- 何事も想像に任せないようにします。
- 動作する有形のものを立ち上げるために、できるだけのことをします。
- プロジェクトに名前を付けます。
- 必要なものを要求します。
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Ryan Haveson は、エンジニアリング チームを統率し、世界的に有名なブランドである Xbox や Windows などのソフトウェアとサービスの提供に 15 年以上携わってきました。Ryan は、Windows 8 の Windows エクスペリエンス チームのグループ マネージャーを務めていました。Windows エクスペリエンス チームでは、ライブ タイル通知プラットフォームや新しいタスク マネージャーなど、エンド ユーザーと開発者向けの機能をデザインして実現しました。現在は、米国カリフォルニア州のサンディエゴにある Qualcomm の Snapdragon 部門で Windows と Windows Phone のエンジニアリング システム グループを統率しています。連絡先は、ryanhaveson@hotmail.com (英語のみ) または linkedin.com/in/ryanha (英語) です。