サブジェクト権利要求のデータを確認する
サブジェクト権利要求のデータが収集された後、次のステージでは、コンテンツ項目を確認し、要求の一部として含める項目または除外する項目を決定し、必要に応じて情報を編集します。
データ レビューを完了するためのタスク
[データの確認] ステージは、コラボレーターが [収集されたデータ] タブのコンテンツ 項目を調べる場合です。Teams チャネルは、すべての関係者によるコンテンツ レビューを容易にするために自動的に設定されます。 詳細については 、以下のデータ レビューのコラボレーション に関するページを参照してください。 データ レビュー 手順の重要なタスクを次に示します。
- 他のファイルをインポートする
- 優先項目から始める
- 項目リストをフィルター処理する
- 項目を含めるまたは除外としてマークする
- 重複を特定する
- ファイルのダウンロード
- データ レビュー タグを適用する
- コンテンツの編集
- ファイルに関するメモを入力する
注意
削除要求には、レビュー データ ステップでの追加の承認サブステージが含まれます。 詳細については、 削除要求の作成と管理に関するページを参照してください。
ファイルのインポート
Access または Export 要求を実行する場合は、他のコンテンツ 項目を要求に取り込んで、データ主体のレビューと出力を統合することができます。 たとえば、organizationの Microsoft 365 環境の外部に保存されているファイルや、関連性はあると思うが検索のスコープが設定されていないその他のアイテムなどです。 レビューと作業を行う個々の要求の [ データ収集 ] タブに、他の項目と共にファイルをインポートできます。 インポートされたファイルは、検索から取得した他のコンテンツ 項目と同じAzure Blob Storage コンテナーに追加されます。
ファイルをインポートするには、次の手順に従います。
サブジェクト権限要求の [ データ収集 ] タブで、項目の一覧の上にあるコマンド バーの [アクションの一覧表示 ] コマンド (紙と鉛筆のアイコン) を選択します。 [ アクションの一覧表示 ] ポップアップ ウィンドウが表示されます。
[ ファイルのインポート] で、[ファイルの選択] を 選択します。
画面に [ ファイルのインポート ] ボックスが表示されます。 [ ファイルの選択] を選択し、エクスプローラー ビューからインポートする 1 つ以上のファイルを選択します。
[ ファイルのインポート ] ボックスに戻り、選択したファイルが一覧表示されます。 [ファイルの 選択] をもう 一度選択して、一覧に項目を追加できます。 いずれかのファイルを削除するには、[ クリア] を選択してすべてのファイルを削除し、もう一度ファイルを選択します。
[ファイルのインポート] ボックスに必要なすべての ファイル が一覧表示されたら、[インポート] を選択 します。 アップロードせずに終了するには、[インポートの 取り消し] を選択します。
インポートが開始されると、要求の [ 収集されたデータ ] タブに戻ります。タブの上にアップロードが進行中であることを示すメッセージが表示されます。 アップロードに問題がある場合は、メッセージからメッセージが表示され、再試行するオプションが提供されます。
インポートが完了すると、[ 収集されたデータ ] タブの上に確認メッセージが表示されます。
ファイルのインポートの詳細:
インポートの最大ファイル サイズは 500 MB です。 ファイルが制限を超えた場合は、[ ファイルのインポート ] ボックスに警告メッセージが表示されます。
[ データ収集 ] タブでインポートされたファイルを使用できるようになるまで、最大で 20 分かかる場合があります。
1 人のユーザーに対してインポートが既に進行中の場合、同じユーザーは、前のアップロード プロセスが完了するまで、より多くのファイルをアップロードできません。 複数のユーザーが同じ要求に同時にファイルをアップロードできます。 ただし、進行中のアップロードが多いほど、完了するまでに時間がかかります。 要求の状態メッセージは、アップロードが完了し、ファイルを確認する準備ができたときに通知されます。
優先項目から始める
要求の概要ページの [ レビューする優先度アイテム ] タイルには、競合の可能性があるフラグが設定されたコンテンツ 項目の数が表示されます。 最初にこれらの優先度の項目を確認して、データ レビューを開始することをお勧めします。 優先度の項目の詳細と、項目の一覧でそれらを見つける方法について説明します。
競合の例としては、削除要求の一部として削除する必要があると判断したアイテムがありますが、そのアイテムには 保持ラベルがあり、削除できません。 このシナリオでは、 アイテムを [含める] としてマークすると、[アイテムの 含める ] ポップアップ ウィンドウに競合が表示され、競合に関する警告メッセージが表示されます。
項目リストをフィルター処理する
データを確認するための 2 つのフィルター オプションがあります。既定の基本フィルターと高度なフィルター (プレビュー) は、[データ収集] タブの下にある [基本] フィルター ラベルの横にあるトグル スイッチを切り替えることによってオンになります。
基本フィルター
[ データ収集 ] タブの項目の一覧の上には、キーワード、レビュー状態、タグなどの静的フィルター オプションのセットがあります。 これらのフィルターのいずれかを適用するには、フィルター名の横にある下矢印を選択し、要求されたフィルター条件を入力します。
ヒント
キーワードによるフィルター処理は、データ主体に関連付けられている項目の特定のサブセットを識別するのに非常に役立ちます。 複数のキーワードをセミコロンで区切って入力できます。 キーワード (keyword)テキスト フィールドはワイルドカードでサポートされています。単語の前または末尾にワイルドカード文字 (*) を追加して、その単語のバリエーションを見つけることができます。
項目の一覧の上にある [ フィルターの追加] コマンドを選択して、より基本的なフィルターを見つけます。 [ フィルターの追加] メニューが表示され、使用可能なフィルターの一覧が表示されます。 項目の一覧に適用するフィルター セットの横にあるチェック ボックスをオンにします。 キーワード フィルターと同様に、サイト/パス フィルターはワイルドカードでサポートされています。 フィルターを選択したら、[追加] を選択 します。 項目の一覧が、選択内容に応じてフィルター処理されるようになりました。
フィルターを適用し、[ 収集されたデータ ] タブから移動すると、フィルター条件がリセットされます。 [ 収集されたデータ ] タブに戻ったら、必要なフィルターを再適用する必要があります。
注意
[重複アイテム] フィルターを使用するには、まず、重複を識別するプロセスを実行する必要があります。 詳細については、「 複製の操作 」を参照してください。
高度なフィルター (プレビュー)
[基本フィルター] ラベルの横にあるトグルを切り替えて、[詳細フィルター] をオンにします。 高度なフィルターを使用すると、特定の条件を持つクエリを作成して、検索をより細かくフィルター処理できます。 その後、フィルター設定をリセットした場合に再適用するために、そのフィルター セットを保存できます。
次の手順に従って、高度なフィルターを設定します。
- [詳細フィルター] を選択すると、フィルターの選択ボックスが表示されます。
- 青色の [フィルター ラベルの選択] を選択 すると、使用可能なフィルターの一覧が表示されます。 目的のフィルターを選択します (一度に 1 つだけ選択できます)。
- [ 演算子の選択] で、任意のオプションを選択します。 オプションは、選択したフィルターによって変わります。
- [ 任意] で、そのフィルターに指定されたパラメーターを選択します。 [ 適用] を 選択してフィルターの作成を完了します。
- このフィルター セットにフィルターを追加する場合は、[フィルターの 追加 ] を選択し、上記の手順を繰り返します。
選択した高度なフィルター条件に基づいて、項目の一覧が設定されるようになりました。 このフィルター セットにフィルターを追加する場合は、[フィルターの 追加 ] を選択し、上記の手順を繰り返します。
[ サブグループの追加] コマンドを選択すると、フィルター内にいずれかの条件が作成されます。 [ サブグループの追加] を選択すると、 OR フィルター セレクターが表示されます。 一覧から別のフィルターを選択し、[ 演算子の選択 ] と [ 任意] を選択します。
注意
高度なフィルターをオフの位置に切り替える場合、ビューは基本フィルターにリセットされます。 高度なフィルター ビューに戻るには、保存し、[ 保存されたフィルター クエリ ] から選択します (以下のインストラクションを参照)。
高度なフィルター セットを保存する
フィルター セットを保存するには、詳細フィルタートグル スイッチの近くにある [保存] コマンドを選択します。 フィルター クエリの名前を指定するように求めるウィンドウが表示されます。 テキスト ボックスに名前を入力し、[保存] を選択 します。 [保存されたフィルター クエリ] ドロップダウン メニューを選択すると、 保存されたフィルター セットが表示されます。 [ 保存されたフィルター クエリ] からフィルター セットを選択して、フィルター セットの名前を編集または削除し、名前の横にある矢印を選択して、[ 名前の編集] または [削除] を選択 できます。
フィルター セットの名前を既に存在する名前に変更すると、別の名前を選択するか、既存のクエリを削除するように求められます。
項目を含めるまたは除外としてマークする
要求の [ 収集されたデータ ] タブに一覧表示されている項目を確認して、データ主体の個人データが含まれているかどうかを判断します。 各項目の内容を確認するには、項目の一覧で項目の名前を選択します。 コンテンツは、テーブルの右側にあるコンテンツ レビュー領域に表示されます。 コンテンツが表示されない場合は、 次の手順を使用してアイテムをダウンロードして確認できます。
ヒント
コンテンツ レビュー領域の [プレーン テキスト ] タブでは、要求の作成時に指定したデータ主体識別子と一致するテキストが強調表示されます (要求を 作成するためのガイド付きプロセスの手順 4 を参照)。 電子メール、ドキュメント、またはその他のコンテンツ アイテムの本文に表示されると、識別子が強調表示されます。 電子メールヘッダーまたはドキュメントヘッダーに表示される識別子は強調表示されません。
最終的なレポートの一部としてアイテムをデータ主体に戻す必要があると判断した場合は、項目の一覧の上部にあるコマンド バーで [含める ] を選択します。 項目の一覧の右側にあるコンテンツ レビュー領域で青い [含める ] ボタンを選択することもできます。 [含める] を選択すると、ポップアップ ウィンドウが表示され、ノートを追加するオプションが表示されます。 完了したら、[ 送信] を選択して、アイテムのレビュー状態を [含める] として保存します。
アイテムが要求の一部として属していない場合は、コマンド バーで [除外 ] を選択するか、コンテンツ レビュー領域の [除外 ] ボタンを選択できます。 多くの場合、内部レコードには項目を明示的に [除外] としてマークする必要があります。
既定では、[ 含める] としてマークした項目のみが、 データ主体に対して生成される最終レポートに含まれます。
注意
項目を [除外] としてマークする場合は、件名の権利要求に関連しない理由の正当な理由としてメモを追加する必要があります。 ノートは内部目的であり、最終的なレポートには含まれません。
コンテンツが検索クエリの誤検知と思われる場合 は、[一致しない ] を選択し、ポップアップ ウィンドウで [確認] を選択 します。 このアクションは、検索で検出されていないアイテムとしてアイテムにフラグを設定します。
重複の操作 (プレビュー)
[ データ収集 ] タブの項目の一覧が大きい場合は、リストに重複するアイテムが含まれている可能性が高くなります。 [データ収集] タブの項目リストの上にある [重複アイテム] フィルターを使用すると、リスト アイテム ビューで重複を表示または非表示にすることができます。 フィルターを選択すると、重複を非表示にするトグル スイッチが表示されます。 重複を非表示にしてアイテム リストを表示すると、環境内の複数の場所に表示される場合でも、コンテンツ アイテムを 1 回だけ確認することで、データ レビュー プロセスを効率化できます。
重要
重複を非表示にするには、まず、重複を特定するプロセス (プレビュー) を開始する必要があります。 [ データ収集 ] タブに初めてアクセスするときは、[ 重複アイテム ] フィルターを選択すると、重複を識別するプロセスを実行するまで、重複を非表示にする切り替えスイッチが非アクティブになります。 以下の 手順を参照してください。
重複と見なされるもの
重複するアイテムは、同じコンテンツを持つアイテムとして定義します。 いずれかのアイテムが代表アイテムとして選択され、 代表 アイテムと同じコンテンツを含むアイテムは重複と見 なされます。 重複として検出される内容を示す例をいくつか次に示します。
たとえば、Wordドキュメントが作成され、SharePoint サイトに保存されるとします。 このWordドキュメントは、他の SharePoint サイトと、organization内のさまざまなOneDrive for Businessの場所にコピーされます。 一部のコピーの名前は変更できますが、すべてまったく同じ内容を保持します。 これらのドキュメントがサブジェクト権限要求のために収集された場合、重複を特定するプロセス中に、Wordドキュメントの 1 つが代理人として選択され、残りのWordドキュメント コピー (名前が変更されたかどうかにかかわらず) は重複アイテムと見なされます。
たとえば、Excel ファイルが SharePoint サイトに保存されるとします。 ユーザーは、その Excel ファイルを電子メールに添付し、別のユーザーに送信します。 これらの項目が要求の一部として収集された場合、重複を識別するプロセスでは、いずれかの Excel ファイルが 代表として選択され、もう 1 つのコピー (同じコンテンツを持つ) は 重複 アイテムと見なされます。
たとえば、ユーザーがドキュメントWord SharePoint に保存しているとします。 同じWordドキュメントを .zip アーカイブ ファイルに追加します。 これらのアイテム (SharePoint の非圧縮Wordドキュメント、およびコピーを含む .zip アーカイブ) の両方が要求の一部として収集された場合、重複を識別するプロセスでは、1 つのWordドキュメントが代理人として選択され、同じコンテンツを持つもう 1 つのWordドキュメントは重複アイテムと見なされます。
注意
項目に違いがあり、視覚的に検出するのが難しい場合があります。 たとえば、アイテムをコピーした後、コピーを編集してコンテンツ本文に余分なスペースまたは空の行を追加すると、これら 2 つの項目のコンテンツが異なっています。 重複とは見なされず、ビューから重複を非表示にすると、両方がアイテム一覧に表示されます。
プロセスを実行して重複を識別する
次の手順に従って重複 (プレビュー) を特定し、フィルターで重複を非表示にすることができます。 重複を識別するプロセスを開始した後、項目の量に応じて、プロセスが完了するまでに数分から最大 24 時間かかることがあります。 ただし、重複識別プロセスの実行中でも、アイテムを確認して含めるまたは除外としてマークしたり、タグを適用したりできます。
重要
レビューを開始し、収集されたデータに対してアクションを実行する 前に 、重複を特定して非表示にすることができます。 これは、後で重複としてマークされたアイテムを 含める 、 除外 する、編集しないなどのアクションを実行した後、ビューから重複を非表示にした場合、アイテム一覧にアクションを実行したアイテムが表示されないためです。 非表示のファイルが既にレビューされている場合、追加のアクションや競合するアクションが発生する可能性があります。 代表的なアイテムを特定して操作すると、 すべての重複に同じアクションを適用 する機会が得られ、1 つの共通ビューから重複を簡単に操作できます。
要求の [ 収集されたデータ ] タブで、項目の一覧の上に表示される [アクションの一覧表示 ] コマンド (紙と鉛筆のアイコン) を選択します。 [ アクションの一覧表示 ] ポップアップ ウィンドウが表示されます。
[ アイテムの重複 (プレビュー)] で、[ 重複の識別] を選択します。
処理中の状態メッセージは、プロセスが進行中であることを示します。 要求で収集された項目の量によっては、重複の識別が完了するまでに数分から最大 24 時間かかることがあります。
重複識別プロセスが完了すると、[リスト アクション] ポップアップ ウィンドウの [アイテムの複製 (プレビュー)] の下に [完了] という単語が付いたチェックマークが表示されます。 [ 収集されたデータ ] タブで、項目の一覧の上に緑色のメッセージ バーが表示され、プロセスが完了していることも示されます。
項目リスト ビューの列を複製する
重複が特定されると、アイテム リスト ビューに [複製] 列が表示されるようになりました。 項目にこの列に数値がある場合は、このアイテムが代表的なアイテムであり、その番号は、この 代表的 なアイテムに対して見つかった重複の数を表します。 この番号にはハイパーリンクが設定されています。 重複するアイテム、レビューの状態、データ レビュー タグ、およびコンテンツ所有者を一覧表示するパネルを表示するには、番号を選択します。 [ データ収集 ] タブに表示されるアイテムと同様に、コンテンツを確認して操作するアイテムを選択します。
[Duplicates]\(重複\) 列に "重複" という単語が含まれるアイテムは、代表的なアイテムの複製です。 [重複アイテム] フィルターが [表示] に設定されている場合、このような項目がコンテンツ リストに表示されます。
重複がないか、それ自体が重複していない一意の項目には、[ 複製 ] 列に値が表示されません。
項目リスト ビューから重複を非表示にする
項目一覧の上にあるフィルターの行で、[アイテムの複製] を選択 します。 既定では、重複する項目が表示されます。 重複を非表示にするには、スイッチを [非表示] に切り替え、[ 適用] を選択します。 これで、一意の項目と、重複が検出された 代表的 な項目がすべて表示されますが、それらの代表的な項目の重複は表示されません。 重複を項目リスト ビューに戻すには、フィルターを選択し、[ 表示] に戻り、[ 適用] を選択します。
すべての重複にアクションを適用する
[ 含める]、[ 除外]、[ 一致しない] の順に選択するなど、重複する代表的なアイテムに対してアクションを実行すると、アイテムのすべての重複に同じアクションを適用するオプションが表示されます。
たとえば、アイテム リストがフィルター処理されて重複が非表示になり、[重複 ] 列に 10 個の重複が表示される代表的なアイテムを選択し、アイテムを [含める] としてマークするとします。 [項目を含める] ポップアップ ウィンドウが表示されると、[メモ] ボックスの下に重複が検出されたことを示すメッセージが表示されます。 重複した項目はメッセージの下に一覧表示され、同じアクション (この場合は [含める]) を重複に適用するボックスをチェックすることもできます。 ボックスをチェックして、ドロップダウン メニューからタグを選択して、重複にデータ レビュー タグを適用することもできます。
ファイルのダウンロード
アイテムのコンテンツがコンテンツ レビュー領域に表示されない場合は、そのアイテムをローカル コンピューターにダウンロードして確認し、必要なやり直しを行うことができます。 アイテムをダウンロードするには、項目の一覧から名前を選択し、項目一覧の上にある検索ボックスの左側にある [ダウンロード ] コマンドを選択します。 アイテムに対してやり直しを行う必要がある場合は、ローカル コンピューターのアイテムに変更を保存し、 インポート手順に従って項目を再インポートします。
タグを適用する
データ レビュー タグを使用すると、さらに注意が必要になる可能性がある項目を特定してマークするのに役立ちます。 たとえば、タグを適用すると、コラボレーターに特定のファイル セットのレビューを依頼すると便利です。 データ レビュー タグは、コンテンツ アイテムに対して何も実行も開始もしません。
合計 23 個のデータ レビュー タグがあります。 2 つのタグは、 説明 を設定できる [フォローアップ] と [ 更新] という名前の既定のタグです。 他の 21 は、名前を付け、説明できるカスタム タグです。
[Priva 設定] でタグを管理する方法について説明します。 タグ設定は、すべてのサブジェクト権限要求に適用されます。
1 つの項目のタグを追加または削除するには:
- 要求の [ 収集されたデータ ] タブの一覧から項目を選択します。
- 一覧の右側にある項目プレビュー領域で、下の行の [ タグの適用 ] ボタンを選択します。 また、項目名の右側にある 3 つのドットを選択し、[ タグの適用 ] オプションを選択するか、項目一覧の上にあるコマンド バーでタグ アイコンを選択することもできます。
- ポップアップ ウィンドウが表示され、タグの一覧が表示されます。 アイテムに適用するタグの横にあるチェック ボックスをオンにします。 チェック ボックスをオフにすると、タグが削除されます。
- [ 保存] を選択すると、タグの選択が保存され、ポップアップ ウィンドウが閉じます。
複数の項目のタグを追加または削除するには:
- 要求の [ 収集されたデータ ] タブの一覧から最初の項目を選択します。
- 同じタグ変更を実行するには、リスト内の他の項目の横にある [チェック] ボックスを選択します。
- アイテム一覧のすぐ上の領域で、[タグの 適用 ] コマンドを選択します。
- 表示されるドロップダウンで、[ 追加] または [削除] を選択 します。
- ポップアップ ウィンドウが表示され、タグの一覧が表示されます。 追加または削除するタグの横にあるチェック ボックスをオンにします。
- 必要に応じて、選択した各ファイルにメモを追加します。 ノートは内部参照専用であり、データ主体には表示されません。
- [ 保存] を 選択して選択内容を保存し、ポップアップ ウィンドウを閉じます。
カスタム タグを追加するか、タグの説明を更新するには:
- [サブジェクト権利要求] ページで、画面の右上隅にある [設定] を選択して、Priva 設定にアクセスします。
- [データ レビュー タグ] ページに移動し、タグを選択して説明とカスタム タグの名前を入力します。 タグ設定の詳細については、こちらをご覧ください。
タグ付けされた項目の一覧をエクスポートするには:
- サブジェクト権利要求の [収集されたデータ] ページに移動します。
- 項目の一覧の上にある [ エクスポート ] コマンドを選択します。
- Excel ファイルがダウンロードされ、要求の検索によって収集されたすべての項目のプロパティが表示されます。 タグで項目を識別して並べ替える [ タグ ] 列を見つけます。
コンテンツの編集
要求の項目を含める場合は、データ主体に返されるコンテンツに他の個人の個人データが表示されないようにすることが重要です。 また、organizationに関連する機密情報や、ブロックするその他の無関係な情報が含まれる場合もあります。コンテンツを編集するには、アイテムのコンテンツ レビュー領域の [編集] タブに移動します。
やり直しを適用する方法
やり直しを検索して適用する方法はさまざまです。
- 推奨されるやり直しを強調表示し、必要に応じて迅速にやり直しを適用できる 、支援された やり直し (プレビュー) 機能を利用します。
- 検索と編集 (プレビュー) を使用して、見つかった場合に強調表示される値を入力します。必要に応じて、すぐにやり直しを適用できます。
- コンテンツ プレビュー領域の上にある注釈コマンドを使用して、各コンテンツ アイテムを確認するときに、手動でやり直しを適用します。
注意
現在の やり直しの制限事項の一覧を確認します。
やり直しを適用した場合のアイテムの動作
アイテムにリアクションを適用すると、PDF バージョンのアイテムが作成され、PDF でリアクションが視覚的に表されます。 元のファイルは変更されておらず、元の場所に格納されます。 編集された項目は、Access または Export 要求のデータ主体に返すためにデータ パッケージ に含まれているバージョンです。
ヒント
このセクションで使用される用語の便利な説明:
- 個人データ型: パターンに従う個人データのカテゴリ。機密情報の種類とも言われます。 例: 氏名、住所、クレジットカード番号、またはパスポート番号。
- 値: 個人データ型内の一意の値。 例: Jane Doe、111 メイン ストリートなど。
- インスタンス: 値が出現するたびに発生します。 たとえば、アイテムには個人データのインスタンスが 10 個あり、値 "Jane Doe" が 5 回表示され、値 "111 Main Street" が 5 回表示される場合があります。
推奨事項を使用した支援されたやり直し (プレビュー)
注意
推奨事項に対する支援されたやり直しはプレビュー段階です。 この機能を使用するには、アクティブな試用版またはPriva 主体の権利要求の有料ライセンスが必要です。 Priva サブスクリプションとライセンスの詳細については、こちらをご覧ください。
プレビュー機能を使用すると、Microsoft とお客様は、一般提供 (GA) に進む前に、新機能を評価して理解する機会を得られます。 このプレビューは任意であり、使用は、 Microsoft 製品条項および Microsoft 製品 および サービスデータ保護補遺("DPA") の「オンライン サービスのユニバーサル ライセンス条項」セクションで詳しく説明されているように、"プレビュー" に適用される条件に従います。 プレビュー中は、引き続き機能を絞り込みます。 プレビューが完了すると、正式なサポートを受け、一般公開されます。
注意
プレビュー機能は、米国政府機関コミュニティ (GCC) Moderate、GCC High、および国防総省 (DoD) のお客様には使用できません。
コンテンツ レビュー領域の [ 編集] タブで、データ主体に属していないように見えるデータが黄色で強調表示されます。 これらの強調表示された値は、推奨されるやり直しです。 推奨事項は、要求に対して指定したデータ主体識別子と一致しないことを検出した個人データ型です。
重要
Redaction の推奨事項は、Microsoft Purview 情報保護機能に依存します。 機密情報を検出するには、コンテンツ アイテムに何らかの分類が適用されている必要があります。 分類されたアイテムに、データ主体に対して指定した値と一致しない個人データが含まれている場合は、それらの値が推奨されるやり直しとして強調表示されます。 Microsoft データ分類のしくみについて説明します。
[推奨されるやり直し] カウンターには、データ主体と一致しない個人データの合計インスタンスが反映されます。 推奨されるやり直しがない場合は、何も強調表示されません。 推奨されるやり直 しカウンターは 0 を読み取ります。 ただし、 検索値を入力 して、編集が必要なコンテンツを検索したり、コンテンツ レビュー領域内のコンテンツを 手動で編集 したりできます。
アイテムのプレビュー領域の上にある [表示 ] ドロップダウン メニューを使用して、2 つの異なるビューを切り替えることができます。
- 推奨事項と検索結果には、 推奨されるやり直しと 検索と編集 の一致に対して強調表示された値が表示されます。
- ファイル エクスポート プレビュー は、 最終的なデータ パッケージの一部としてアイテムをエクスポートするときに、適用されたやり直しでアイテムがどのように表示されるかを示します。
ヒント
最初に [ 編集] タブに移動すると、推奨されるやり直しが表示されるまでの数秒間、 更新中... 状態メッセージが表示されることがあります。
推奨事項を確認し、やり直しを適用する
以下の手順に従って、推奨されるすべてのやり直しを詳細に確認し、やり直しを適用または削除します。 このようにやり直しを適用すると、編集を選択した値のすべてのインスタンスがブロックされます。 データ レビュー ステージを完了する前に、やり直しのすべてのインスタンスまたは個々のインスタンスを削除できます。
要求の [ 収集されたデータ ] タブで、一覧からコンテンツ 項目を選択します。 アイテム一覧の右側にあるコンテンツ レビュー領域で、[ 編集 ] タブに移動します。推奨されるやり直しはすべて強調表示されます。
[ 推奨されるやり直し ] カウンターで、[ 推奨事項の表示] を選択します。 [ 推奨事項の表示 ] ポップアップ ウィンドウが開きます。 折りたたみ可能なグループ内の各個人データ型が一覧表示されます。 グループを展開して、項目で検出された各値を表示します。 たとえば、[ すべてのフルネーム] を展開すると、要求のデータ主体識別子として指定したデータ主体の名前と一致しない、見つかった各名前が表示されます。
編集を適用するには、編集する各値の左側に円をチェックします。 個人データ型の横にある円をチェックすると、その型内のすべての値が選択されます。 一覧の上部にある [編集 ] コマンドを選択します。 値のすべてのインスタンスが編集され、値の Redaction 状態 が [未編集 ] から [ Redacted] に変わります。
[推奨事項の表示] ポップアップ ウィンドウで [閉じる] を選択すると、[編集] タブに戻ります。コンテンツ プレビュー領域にブロックされた [編集済み] ボックスが表示され、[合計編集] カウンターに適用したリアクションの数が反映されます。 [ 表示 ] 設定が [ ファイル エクスポート プレビュー] に設定されていない限り、編集しなかった推奨事項はすべて黄色の強調表示で表示されます。
ヒント
透明度ビューを適用すると、リダクションを削除せずに、リダクションを確認できます。 注釈コマンド バーで、右端にあるツールを選択します。このツールはホバーの [ 注釈の透過性を切り替える] と読み上けられます。
やり直しを削除する
値のすべてのインスタンスに対するやり直しを削除するには、[ 推奨事項の表示] を選択します。 リアクションをクリアする値の横にある円を確認し、[リ ダクションの削除] を選択してから、[ 閉じる] を選択します。 ブロックされたテキストが、値のすべてのインスタンスから削除されるようになりました。
個々のやり直しを一度に 1 つずつ削除するには:コンテンツ プレビュー領域で、クリアする編集ボックスを選択し、ボックスの右上隅にある [x ] を選択します。
ヒント
値のインスタンスが複数あり、すべてのインスタンスを編集しない場合、その値の Redaction 状態 は Partial と読み取られます。 [部分] 状態にマウス ポインターを合わせると、合計数から編集されたインスタンスの数が表示されます。
注釈をやり直しに追加する
[推奨事項の表示] ポップアップ ウィンドウの [注釈] コマンドを使用すると、編集されたインスタンスに簡単なメモまたは記述子を追加できます。 入力したテキストは、編集のブロックされた領域に表示されます (既定のテキストは "編集済み" です)。
注釈を追加するには、[ 推奨事項の表示 ] を選択してポップアップ ウィンドウを開きます。 既に編集されている値を選択し、[ 注釈 ] コマンドを選択します。 [注釈] ダイアログ ボックスにテキストを入力し、[適用] を選択します。 ポップアップ ウィンドウの [注釈 ] 列には、注釈に入力されたテキストが表示されます。 ポップアップ ウィンドウで [ 閉じる] を選択します。
やり直しを削除すると、それに関連付けられている注釈も削除されます。
検索と編集 (プレビュー)
注意
検索と編集機能はプレビュー段階です。 この機能を使用するには、アクティブな試用版またはPriva 主体の権利要求の有料ライセンスが必要です。 Priva サブスクリプションとライセンスの詳細については、こちらをご覧ください。
プレビュー機能を使用すると、Microsoft とお客様は、一般提供 (GA) に進む前に、新機能を評価して理解する機会を得られます。 このプレビューは任意であり、使用は、 Microsoft 製品条項および Microsoft 製品 および サービスデータ保護補遺("DPA") の「オンライン サービスのユニバーサル ライセンス条項」セクションで詳しく説明されているように、"プレビュー" に適用される条件に従います。 プレビュー中は、引き続き機能を絞り込みます。 プレビューが完了すると、正式なサポートを受け、一般公開されます。
注意
プレビュー機能は、米国政府機関コミュニティ (GCC) Moderate、GCC High、および国防総省 (DoD) のお客様には使用できません。
[ 収集されたデータ ] タブで編集をサポートするアイテムを選択すると、アイテムの一覧の横にあるコンテンツ レビュー領域に [ 編集] タブが表示されます。 [編集] タブで、[検索されたインスタンス] カウンターの下にある [検索と編集] コマンドを使用して、項目内で選択したカスタム値を検索します。 一致が見つかった場合は、それらをやり直しとしてマークできます。 [編集] タブの [検索されたインスタンス] カウンターには、検索された値に対して見つかった一致の合計数が反映されます。
カスタム値を検索し、redactions を適用するには:
[ 編集] タブで 、[ 検索と編集] を選択します。
[ 検索と編集 ] ポップアップ ウィンドウで、検索ボックスに値を入力し、[ 追加] を選択します。 検索する個々の値を表す 1 つ以上の単語を入力できます。 追加の値を検索するには、値ごとにプロセスを繰り返します。 検索では大文字と小文字は区別されません。
一致するものが見つかった場合は、[ 値 ] 列の下に一覧表示され、アイテム内のインスタンスの数が 検索されたインスタンス カウンターに 反映されます。
一覧の値の横にある円をオンにし、検索ボックスの下にある [編集 ] コマンドを選択します。 このアクションは、アイテム内の値のすべてのインスタンスを編集します。 値の [状態] 列が [編集されていない] から [ 編集済み ] に変 わります。 ウィンドウの Redactions カウンターに、編集されたインスタンスの合計数が反映されるようになりました。
ポップアップ ウィンドウで [ 閉じる ] を選択すると、[ 編集 ] タブに戻ります。アイテムのコンテンツ レビュー領域に適用されたやり直しが表示され、適用したリアクションの量によって [合計リダクション ] カウンターが増加します。
ヒント
見つかったインスタンスの数に応じて、[ 検索と編集 ] ポップアップ ウィンドウでアクションを完了するまでに数秒かかることがあります。 動的読み込みバーは、アクションが進行中であり、[ 閉じる ] ボタンが無効になっていることを示します。 アクションが完了したら、[ 閉じる] を選択できます。
値のすべてのインスタンスに対するやり直しを削除するには:
[ 編集] タブで 、[ 検索と編集] を選択します。
[検索と編集] ポップアップ ウィンドウで、値の横にある円をチェックし、[編集の削除] コマンドを選択します。 Redactions カウンターは、未処理のインスタンスの数だけ減少します。
[閉じる] を選択します。
リストから値を削除するには、その値のすべてのインスタンスに対するやり直しも削除します。
[ 編集] タブで 、[ 検索と編集] を選択します。
[検索と編集] ポップアップ ウィンドウで、値の横にある円をチェックし、[削除] コマンドを選択します。 検索されたインスタンス数は、その値のインスタンス数だけ減少します。 リアクションが実行された場合、 Redactions カウンターも、未処理のインスタンスの数だけ減少します。
[閉じる] を選択します。
ヒント
値のインスタンスが複数あり、すべてのインスタンスを編集しない場合、その値の Redaction 状態 は Partial と読み取られます。 [部分] 状態にマウス ポインターを合わせると、合計数から編集されたインスタンスの数が表示されます。
個々のやり直しを削除することもできます。 コンテンツ レビュー領域で、編集ボックスを選択し、ボックスの右上隅にある [x ] を選択します。
編集ボックスのテキストを編集する
既定では、編集ボックスの上に "編集済み" という単語が表示されます。 データ主体には、最終的なデータ パッケージで提供されたアイテムに対してこのテキストが表示されます。 次の手順に従って、編集ボックスに表示されるテキストを編集できます。
編集したカスタム値の編集ボックスのテキストを変更するには:
[ 編集] タブで 、[ 検索と編集] を選択します。
[検索と編集] ポップアップ ウィンドウで、[状態] が [部分] または [編集済み] に設定されている値については、更新する値の横にある円をチェックします。
[ 注釈 ] コマンドを選択し、[ 注釈の更新] を選択します。
ポップアップ ウィンドウで、値を入力します。 小さなリダクション ボックスに合わせて短い値を使用することをお勧めします。
[適用] を選択します。 [注釈] 列は、選択内容に合わせて更新されます。
ポップアップ ウィンドウで [ 閉じる ] を選択すると、[ 編集 ] タブに戻ります。ボックスに入力されたテキストが収まる場合は、その値の編集が表示されます。
編集されたインスタンスで値を既定値に戻すには、上記の手順 1 と 2 に従い、手順 3 で [注釈の削除] を選択 します。
ヒント
透明度ビューを適用すると、リダクションを削除せずに、リダクションを確認できます。 注釈コマンド バーで、右端にあるツールを選択します。このツールはホバーの [ 注釈の透過性を切り替える] と読み上けられます。
手動で編集する
[編集] タブのコンテンツ レビュー領域のすぐ上にある注釈コマンドを使用して、インライン マークアップと 編集 コンテンツを手動で作成できます。
ヒント
コンテンツ レビュー領域の下部付近にある [検索 ] コマンド (虫眼鏡アイコン) を使用して、編集するテキストをすばやく見つけます。 検索テキスト ボックスに目的のテキストを入力し、検索ボックスの右側にある [次へ] 矢印と [前へ] 矢印を選択して、次のインスタンスに移動します。
テキスト領域を編集するには:コマンド バーの 描画 ツール (左側から 3 番目) に移動し、ドロップダウン メニューから [ 領域の編集] を選択します。 次に、カーソルを使用して、ブロックするテキスト領域をカバーするテキスト ボックスを描画します。ボックスの描画が完了すると、テキスト領域がブロックされます。
ページまたはアイテム全体のすべての編集を削除するには、[ 描画 ] ツールから [ 現在のページの図面を削除 ] を選択してアイテム内の現在のページのすべての編集を削除するか、[ ドキュメント内のすべての図面を削除 ] を選択してアイテム内のすべての編集を削除します。
個々の編集を削除するには:コマンド バーの [注釈の選択 ] ツール (左端のポインター アイコン) を使用して、削除する編集ボックスを選択し、ボックスの右上隅にある [x ] を選択します。 やり直しは削除されます。
ヒント
透明度ビューを適用すると、リダクションを削除せずに、リダクションを確認できます。 注釈コマンド バーで、右端にあるツールを選択します。このツールはホバーの [ 注釈の透過性を切り替える] と読み上けられます。
やり直しの制限
やり直しを取得または表示する方法の制限については、以下で説明します。
検索はページごとに検出されます:つまり、あるページから次のページに値が交差する場合 (たとえば、検索値がユーザーの姓と名で、1 ページの末尾に名が表示され、姓が次のページの先頭に表示されます) このインスタンスでは値は検出されません。
50 ページを超えるアイテムの検索時間が長くなる: 長さが 50 ページを超えるコンテンツ アイテムの場合、編集値の検索に時間がかかる場合があります。
アイテムあたり 500 個の注釈の制限: 注釈には、見つかった (強調表示されているが、まだ編集されていない) 検索インスタンスと編集 済みインスタンス、適用された修正、手動で適用された図面が含まれます。 通知は、注釈の制限を超え、それ以上注釈を追加できないことを示します。 編集しない 検索と編集 の強調表示は削除することをお勧めします。
個人データ型の 500 個の一意の値の制限 (支援されたやり直しの場合): コンテンツ アイテム内では、特定の個人データ型の最初の 500 個の一意の値のみが推奨事項として強調表示されます。 たとえば、クレジット カード番号を検索した場合、クレジット カード番号の最初の 500 個の一意の値のみが強調表示されます。 項目で検出された場合でも、追加の一意の値は強調表示されません。
テキスト抽出の制限は 2 MB (支援された編集の場合): やり直しを推奨するために検索できる項目ごとのテキストの量は 2 MB です (このサイズ制限は画像ではなくテキストにのみ適用されます)。
ファイルに関するメモを入力する
アイテムにメモを追加またはレビューするには、行から項目を選択し、右側のコンテンツ レビュー領域の [ ファイル ノート ] タブに移動します。 [ ファイルメモの追加] オプションを使用して、新しいコメントを作成することもできます。 全体的なケース レベルでノートを確認または追加するには、上の [メモのメイン] タブに移動し、[ケース ノートの追加] を使用します。 これらのメモは、要求で作業しているユーザーには表示されますが、最終的なレポートには含まれず、それ以外の場合はデータ主体と共有されません。
データ レビューのためのコラボレーション
サブジェクト権限要求管理者は、すべての要求を表示できます。 要求のコラボレーターとして他のユーザーを追加できます。 ユーザーがコラボレーターとして追加されると、そのユーザーには プライバシー管理共同作成者 ロールが自動的に付与されます。これにより、その要求を表示するためのアクセス権が付与され、要求を完了に移動するのに役立つデータを操作できます ( Priva ロールの詳細を参照)。
要求の詳細ページの [ コラボレーター ] タブには、要求と関連する Teams チャネルを表示および投稿できるすべてのコラボレーターが表示されます。 コラボレーターを要求に追加するには:
- 要求の詳細ページで、[ コラボレーター ] タブに移動します。
- タブの下にある [ コラボレーターの追加] コマンドを選択します。
- [ コラボレーターの追加] ウィンドウで、ユーザーの名前の入力を開始し、表示されたら名前を選択し、[ 追加] を選択します。
重要
コラボレーターを追加した後、reqeust の詳細ページにアクセスするには、直接リンクを送信する必要があります。 要求の詳細ページの右上隅にある [共有 ] を選択してリンクを取得し、[ リンクのコピー] を選択します。
要求を作成すると、コラボレーターが要求について話し合い、入力を安全に共有するための専用の Teams チャネルが自動的に作成されます。 Teams チャットを開始するには、すべてのコラボレーターが、要求の詳細ページの右上にある [コラボレーターとチャット ] を選択できます。 このアクションにより、Teams が開き、サブジェクト権利要求の Team サイトの [全般 ] チャネルにユーザーが配置されます。
コラボレーターを削除するには、コラボレーターの一覧から名前を選択し、[ コラボレーターの削除 ] コマンドを選択します。 コラボレーターを削除すると、 コラボレーター の一覧と要求の Teams チャネルからユーザーが削除されます。 要求を作成したユーザーをコラボレーターとして削除することはできません。
サブジェクト権利要求の Teams チャネルを作成する既定の動作を変更するには、[サブジェクト権利要求] の右上隅にある [Priva 設定] に移動します。 [ Teams コラボレーション] を選択し、ページのチェック ボックスをオフにして、すべてのサブジェクト権限要求の Teams 機能をオフにします。
レビューを完了する
すべてのアイテムがレビューされ、その状態が [含める]、[ 除外]、または [一致しない ] に設定されている場合は、レビュー手順を終了します。 要求のコラボレーターは、レビューを完了できます。
要求の右上隅にある [ レビューの完了 ] ボタンを選択します。 ポップアップ ウィンドウにデータの概要が表示され、関連するノートが追加されます。 これらのメモは、内部レコードを保持するためのものであり、データ主体と共有されません。
ポップアップ ウィンドウで [ レビューの完了 ] を選択して、レビュー手順を完了します。 このアクションは、プロセスの最終段階 (レポートの生成と要求のクローズ) の要求を準備します。 決定の概要は、後で [レポート] タブに 表示 されます。
次の手順
最終的なレポートを生成し、要求の完了に向けて作業する方法については、「 レポートの生成と要求の終了」を参照してください。