削除要求を作成して管理する
サブジェクト権利要求の削除要求を使用すると、Microsoft 365 環境からコンテンツアイテムを削除するようにマークできます。 コラボレーターは 、データ レビュー プロセス中に削除する必要があるアイテムを特定した後、指定された承認者が要求を承認できます。 削除要求が承認されると、[含める] としてマークされたアイテムに対して削除ワークフロー プロセスが開始され、承認後 30 日以内に削除が実行されます。
注意
削除要求は、米国政府機関コミュニティ (GCC) Moderate、GCC High、および国防総省 (DoD) のお客様には使用できません。
プロセスの概要
削除対象の項目を確認および承認するための基本的なプロセスの概要を次に示します。
Important
このプロセスでは、コラボレーターと承認者に必要な特定の手順があります。 詳細については、 コラボレーターの手順 と 承認者の手順を 必ず確認してください。
- サブジェクト権限要求管理者が削除要求を作成し、1 人以上の承認者を指定します。 その後、要求はデータの見積もりと取得に進みます。
- コラボレーターは収集されたデータを確認し、[削除するアイテムを 含める] としてマークします。
- コラボレーターはレビューを完了し、要求が承認の準備ができていることを承認者に通知します。
- 承認者は要求を確認し、要求を 承認 して前方に移動して削除ワークフローを開始するか、承認フローを停止し、コラボレーターが調整を行い、承認のために再送信できるようにする [変更の推奨] を決定します。
削除要求の進行状況ステージを理解する
削除要求は、アクセスおよびエクスポート要求の種類が移動するのと同じ 主要な進行状況ステージ を通過し、承認プロセスに関連するいくつかの追加のステージがあります。
削除要求に一意なのは、Review データ ステージの Approval サブステージです。 以下の「コラボレーターの手順」で説明されているように、コラボレーターがレビューを完了すると、承認サブステージがアクティブになります。 このステージがアクティブな場合、承認者は、以下の「承認 者の手順」で説明されているようにレビューを実行できます。
次の一覧では、注意すべき進行状況ステージの違いが強調表示されています。
[概要] タブ: 削除要求の詳細ページの [概要] タブ には、他のステータス カードが表示されます。
[承認の状態カード]: 削除のためにコラボレーターによって含まれていた項目の数、承認状態、および要求に割り当てられた承認者が表示されます。
削除に含まれる項目カード: 削除に含まれる項目の場所の内訳を表示します。
アクションの概要カード: 削除ワークフローの完了状態を表示します。 また、カードには、削除に含まれるアイテムの数と残っているアイテム (ワークフロー プロセスで保留中のアイテム、または削除ラベルを適用できなかったアイテム) も表示されます。
削除要求の作成
削除要求を作成するには、通常、 他の種類の要求を作成する場合と同じプロセスに従います。 主な違いは、要求の承認者を割り当てる必要があるということです。
削除要求の承認者
削除要求を作成するときは、organization内の少なくとも 1 人のユーザーを、その特定の要求の承認者として割り当てる必要があります。 承認者の役割は、[ 含める] とマークされたアイテムを削除するための要求レベルの承認を実行することです。 承認者は、要求をそのまま承認できない場合に変更を推奨できます。
特定の要求に割り当てるユーザーに柔軟性があります。 承認者は、プライバシー マネージャー、またはorganizationのデータ削除を担当するユーザーである可能性があります。 承認者は、要求を作成したユーザーと同じユーザーにすることができます。 ただし、要求内で承認者をそのように割り当てる必要があります。
organization内の複数のユーザーを要求の承認者として指定できます。 複数の承認者を持つことは、仕事のバランスを取り、不在時のカバレッジを提供するのに役立ちます。 ただし、要求に対して承認を提供できるのは 1 人の承認者のみです。 複数の承認者が存在する場合、最初に承認する承認者が ワークフローの削除プロセスを開始します。
サブジェクト権利要求管理ロールを持つユーザーは、削除要求の作成後に承認者を追加または変更できます。 要求の詳細ページで、[詳細] カードで [要求の詳細の表示] を選択し、[承認者] を見つけて、[編集] を選択します。 ここから、名前の横にあるボックスをオフにして承認者を削除し、他のユーザーを承認者として追加できます。
削除要求 を承認する 方法の詳細については、「承認者の手順」を参照してください。
テンプレートからの削除要求の作成
一般に、 テンプレートから要求を作成する場合と同じ手順に従います。その他の手順は次のとおりです。
- データ要求テンプレートの一覧から [データの 削除 ] を見つけて、[ 作業の開始] を選択します。
- [ 承認者の割り当て] で、削除するアイテムに対してこの要求を承認する必要がある 1 人のユーザーの名前を入力します。 複数のユーザーを選択できますが、少なくとも 1 つ選択する必要があります。
カスタム セットアップ オプションからの削除要求の作成
ガイド付きプロセスのカスタム セットアップ オプションを使用して削除要求を作成する場合は、 カスタム セットアップに関する説明と同じ手順に従い、次の追加手順を実行します。
要求作成ウィザードの [ 要求の種類の選択 ] ページで、[削除] の横にあるボタンを選択 します。 次 に、[次へ] を選択します。
[ 要求の設定] ページで、削除要求の承認者として機能する 1 人以上のユーザーを割り当てます。 [承認者の割り当て] を選択し、[承認者の割り当て] ポップアップ ウィンドウで、1 人以上のユーザーの名前の横にあるボックスをチェックします。 完了したら、[追加] を選択 します。
選択した承認者の名前が [ 要求設定 ] ページに表示されます。 変更を加える必要がある場合は、[ 編集] コマンドを選択します。 承認者の割り当てを完了したら、[ 次へ] を選択します。
次に、要求に名前を付け、要求の作成プロセスを完了します。
ワークフローの削除とアイテムの削除方法
organizationが最初の削除要求を正常に作成すると、PrivaDelete という名前の削除の結果を含む保持ラベルが作成されます。 承認者が削除要求を承認すると、削除ワークフローが開始されます。 [含める] としてマークされた各コンテンツ アイテムは、削除を妨げる競合があるかどうかを判断するために評価されます。 競合がない場合は、削除を容易にするために、Priva 削除ラベルがアイテムに適用されます。
一部のアイテムが削除されない理由
場合によっては、Priva 削除ラベルがアイテムに適用されません。 これは、次の理由で発生する可能性があります。
- コンテンツ アイテムは、保持ラベルでサポートされていない場所に格納されます。
- コンテンツ アイテム には保持ラベルが既に適用されています。その場合、Priva 削除ラベルは適用されません。 アイテム保持ラベルを持つアイテムは、 確認する事前アイテムとして強調表示されます。
- 手動で移動または削除されたアイテムなど、コンテンツ アイテムが見つかりません。
問題によって、修飾項目への削除ラベルの適用が中断された場合、ラベルの適用は自動的に再試行されます。 ラベルを 3 日後に適用できない場合、ワークフロー プロセスは Completed ステージに進みます。
[要求の詳細] ページの [アクションの概要] カードには、残りのアイテムの数が表示されます。つまり、既知の競合がないにもかかわらずラベルを取得しなかったアイテムです。 競合または失敗した項目を確認するには、 アクション実行ログを確認します。 残りのアイテムには、ラベルが適用されなかった理由を示す [アクションの状態の詳細] の値と [アクションの状態の詳細] の値が含まれます。
ワークフローの完了後に削除が行われる場合
[アクションの概要] カード状態は、削除ラベルを適用する削除ワークフロー ロジックが完了し、レポートの準備ができた後に [完了] に移動します。 [完了] 状態は、アイテムが削除されたことを意味するものではありません。 競合のないラベル付きアイテムの削除には、承認後最大 30 日かかることがあります。
要求がレポートの生成ステージを移動した後、要求の詳細ページの [レポート] タブにあるアクション実行ログのコンテンツ 項目の一覧を確認することで、削除ラベルが適用されたかどうかを確認できます。 削除が発生したかどうかを確認するには、要求の承認から 30 日以内に Microsoft 365 環境をスポットチェックすることをお勧めします。
Priva とMicrosoft Purview データ ライフサイクル管理のしくみ
organizationが Purview データ ライフサイクル管理機能 (保持ラベルなど) を使用して規制上の目的でドキュメントを保持する場合、削除要求ワークフローは現在の設定に従います。 PrivaDelete ラベルは、既存の保持ラベルを持つアイテムには適用されません。 Priva 削除ラベルがアイテムに適用されると、保持プラットフォームは保持の原則に基づいて競合解決を実行します。 削除対象としてマークされたアイテムが既存の保持またはレコード ラベルと競合する場合、サブジェクト権利要求管理者は 、アクション実行ログを通じてこのような競合を可視化できます。 この可視性は、管理者がorganizationのデータ lifecyle 管理またはレコード管理管理者に関する問題に対処し、特定のアイテムを削除できなかった理由についてデータ主体に応答するのに役立ちます。
保持ポリシー、保持ラベル、および Microsoft 365 での保持の原則について詳しく説明します。
削除要求の完了
削除要求は、他のすべての要求と同じ データ推定と取得プロセス に従います。 コラボレーターは、データをレビューするときに、データ レビュー中に項目を [含める] としてマークすることで、削除するコンテンツ アイテムを指定します。
コラボレーターと承認者は、削除要求に固有の追加の手順を完了する必要があります。 各ロールの責任の概要を次に示します。
コラボレーターの手順
[データの取得] ステージが完了したら、コラボレーターは削除要求の [データの確認] ステージで作業するため、次の手順に従う必要があります。 サブジェクト権利要求管理ロールを保持していないコラボレーターは、要求を表示して作業するために、要求作成者が要求の詳細ページへの直接リンクを送信する必要があります。 詳細については、「 データ レビューのコラボレーション」を参照してください。
注意
削除要求が作成されると、要求を作成したサブジェクト権限要求管理者が最初に唯一のコラボレーターになります。 要求作成者または別のサブジェクト権限要求管理者は、 コラボレーターをさらに追加できます。
| ステップ | 説明 | 実行するアクション |
|---|---|---|
| 1. 収集されたデータを確認します。 | コラボレーターは、要求の [ 収集されたデータ ] タブで収集されたすべてのアイテムを確認し、削除対象を決定します。 | リストからアイテムの名前を選択し、右側のコンテンツ レビュー領域でコンテンツを確認します。 アイテムを削除する場合は、項目一覧の上部にある [含める ] コマンドを選択するか、名前の横にある 3 ドット アクション メニューから、またはレビュー領域の下部にあるボタンから選択します。 データ レビュー プロセスに従って、他の項目を適切にマークします。 |
| 2. レビューを完了します。 | [削除対象のすべてのアイテムを 含める] としてマークしたら、画面の右上隅にある [レビューの完了 ] ボタンを選択します。 ポップアップ ウィンドウには、削除に含まれるファイルが要約され、承認者が表示され、メモ フィールドが表示されます。 | 画面の右上にある [ レビューの完了 ] を選択します。 [ 承認用にレビューされたデータを送信 する] ポップアップ ウィンドウで、削除するアイテムの概要を確認し、承認者のメモを追加して、[ レビューの完了] を選択します。 保持ラベルが適用されているアイテムを含める場合、そのレビューの状態は "含まれている" と表示されますが、削除ワークフローでは削除されません。 詳細を確認します。 |
| 3. 承認者に通知する。 | これで、削除要求が承認待ちであることを承認者に通知します。 承認者は、要求が承認の準備ができたときに自動的に通知されません。 要求の詳細ページの [進行状況] カードには、[データの確認] の下に [承認] サブステージが表示されます。 [承認の状態] カードには、承認の状態が [保留中] と表示されます。 [ 収集されたデータ ] タブは、承認者がレビューを完了するまで読み取り専用です。 |
要求の詳細ページに移動します。 画面の右上にある [ 共有 ] ドロップダウン メニューを選択し、[ リンクのコピー] を選択します。これにより、要求への直接リンクがコピーされます。 要求がレビューの準備ができていることを承認者に知らせ、要求へのリンクを提供します。 更新されたステータス カードを表示するには、要求の詳細ページを更新します。 |
| 4. 承認を確認します。 | 承認者は、レビューを完了すると、削除要求を承認したり、変更を推奨したりできます。 結果に応じて、右側の指示に従います。 | 承認された場合: ワークフローの削除アクションが完了するまで待ち、レポートを確認して、必要に応じて内部および外部の通信を容易にします。 承認されていない場合: 要求の詳細ページには、承認者が変更を推奨するメッセージが表示され、進行中の "承認" 状態カードはアクティブではなくなります。 [ 収集されたデータ ] タブにアクセスします。これでロックが解除されます。 承認者が使用したタグでフィルター処理したり、承認者がコンテンツ項目に残したファイル ノートを表示したりします。 必要に応じて話し合い、調整できます。 完了したら、要求の詳細ページの右上隅にある [ レビューの完了 ] を選択します。 承認要求を確認できることを承認者に知らせます。 |
承認者が承認を完了し、要求を承認すると、[ データの確認] ステージが完了します。 削除ワークフローが自動的に開始され、要求が [レポートの生成 ] ステージに移動します。
Important
要求が承認されると、 削除プロセス が自動的に開始され、取り消すことはできません。
要求の詳細ページに、削除するアイテムの数と削除ワークフローの状態が [進行中] または [完了] として表示される [アクションの概要] カードが表示されるようになりました。 [完了] 状態は、ワークフローの削除プロセスが完了したことを意味します。 一部のアイテムは、競合が原因で削除の対象にならない場合があります。 アクション実行ログを確認して、Priva が削除ラベルを正常に適用できた項目を確認することをお勧めします。
承認者の手順
コラボレーターは、承認を確認する準備ができたら、承認者に要求への直接リンクを送信します。 この時点で、要求はアクティブな [承認] サブステージの [データの確認] ステージにあります。 リンクが表示されたら、コピーしてブラウザーに貼り付け、次の手順に従います。
| ステップ | 説明 | 実行するアクション |
|---|---|---|
| 1. [承認データ] タブで削除 対象のアイテムを 検索します。 | 要求の詳細ページの [ 承認データ ] タブには、コラボレーターが削除対象としてマークしたすべてのアイテムが一覧表示されます。 このタブは、要求を削除するために一意であり、承認者にのみ表示されます。 ページに 削除の承認に含まれている項目がまだ表示されていない場合は、コラボレーターがレビューを完了していないことを意味します。 コラボレーターが [レビューの完了] を選択すると、アイテムが表示されます。 | [ 承認データ ] タブを選択して、レビューを開始します。 |
| 2. すべての項目を確認します。 | リストには、コラボレーターのデータ レビュー プロセス中に [含める] としてマークされた項目のみが表示されます。 | 各項目の名前を一覧から選択し、右側のコンテンツ レビュー領域でそのコンテンツとファイル ノートを確認できます。 |
| 3. 必要に応じて推奨される変更。 | 要求をそのまま承認できないと判断した場合は、タグとメモを使用して、承認するために必要な変更を伝えます。 | 1 つ以上の項目を選択し、項目の一覧の上にある [タグの適用 ] コマンドを選択して タグを適用します。 タグを適用するときにメモを追加して、より多くのガイダンスとコンテキストを提供できます。 コンテンツ レビュー領域の個々のアイテムの ファイル メモ を右側に追加することもできます。 |
| 4. プロセスを進めます。 | 要求の確認が完了したら、画面の右上にある [ 承認の完了 ] を選択します。 [ 要求の承認または推奨の変更 ] ポップアップ ウィンドウが表示され、削除対象としてマークされたファイルが要約されます。 [ メモ ] セクションでは、コラボレーターのためにさらにメモを追加できます。 | 削除を承認する場合: ポップアップ ウィンドウで [ 承認] を 選択します。 このアクションにより、[ データの確認 ] ステージが完了し、ワークフローが開始 され、削除プロセスが開始されます。 要求に対する作業が完了しました。 削除要求を承認しない場合: ポップアップ ウィンドウで [ 変更を推奨 する] を選択し、[メモ] フィールドを使用して、ファイルで使用したタグを伝え、推奨事項を要約します。 要求は [ データの確認 ] ステージに残ります。 コラボレーターは、要求の詳細ページの上部に、承認前に変更を推奨するメッセージを受け取ります。 コラボレーターは、必要に応じてディスカッションと調整を行い、レビューを完了し、要求が承認の準備ができていることを承認者に通知できます。 その後、要求をもう一度確認できます。 |
承認を与えると、承認者としてのタスクが完了します。 [ 承認データ ] タブは読み取り専用の状態に移動します。つまり、アイテムの状態を変更したり、タグを適用したり、メモを入力したりすることはできません。 削除ワークフローが自動的に開始され、要求が [レポートの生成 ] ステージに移動します。
Important
アイテムの削除が承認されると、 削除プロセス が自動的に開始され、取り消すことはできません。
アクション実行ログ レポート
アクション実行ログは、削除要求が [レポートの生成] ステージで進んだ後に 生成されるレポート です。 レポートは、サブジェクト権利要求の詳細ページの [ レポート ] タブにあるダウンロード可能な CSV ファイルです。 データ レビュー中に [含める] としてマークされた承認済みの各アイテムが、レポートの行に表示されます。
レポートの各行には、ファイルの一意の識別子であるアイテムの ID と、 削除プロセスでそのアイテムに何が起こったかを説明するデータ列が表示されます。
アクション実行ログを確認して、コンテンツ項目に関連するアクティビティを確認します。 CSV ファイルの列は次のとおりです。
- 承認 UPN: 削除要求を承認したユーザー。
- 承認日: 承認日。
- アクション: 値 "ApplyRetentionLabel" は、Priva 削除ラベルのアプリケーションです。
- アクションの状態: 値が True の 場合は、ラベルが適用されたことを意味します。 False の値は、ラベルが適用されなかったことを意味 します 。
- アクションの状態の詳細: アクションの状態が "False" の場合、この列にはラベルを適用できなかった理由が一覧表示されます。 たとえば、アイテムの場所で保持ラベルがサポートされていないか、アイテムに既存の保持ラベルがあったか、別のエラーによってラベルの適用が妨がれた場合などです。
- アクションの日付: アクションが適用された日付。
アクション実行ログには、項目の変更できない ID、パス、送信者/作成者、件名/タイトルが含まれます。 この一覧は、削除が承認された項目に PrivaDelete というラベルが付いているかどうかを確認したり、削除を検証したりするときに役立ちます。 一覧は、organization内の他の利害関係者が競合のためにスキップされた項目を処理する必要がある場合にも役立ちます。 今後の参照のためにこのファイルのダウンロードと保持を計画している場合は、ファイルから個人データを消去することをお勧めします。このデータは、 パス、 送信者/作成者、 サブジェクト/タイトル 列にあります。
他のすべてのレポートと同様に、データ保持期間の 90 日オプションを選択していない限り、要求が閉じられた 30 日後にアクション実行ログが削除されます。 レポートとデータの保持期間に関するページを参照してください。