SharePoint サイトのデータ アクセス ガバナンス レポート

この記事の一部の機能では、Microsoft Syntexが必要です - SharePoint Advanced Management

指数関数的なデータの増加に伴って SharePoint サイトのスプロールとオーバーシェアが増加するにつれて、組織はデータを管理するための支援を必要とします。 データ アクセス ガバナンス レポートは、SharePoint データへのアクセスを管理するのに役立つ情報を提供します。 レポートを使用すると、過剰共有または機密性の高いコンテンツを含むサイトを検出できます。 これらのレポートを使用して、適切なセキュリティとコンプライアンス ポリシーを評価して適用できます。

要件

この機能には、Microsoft 365 E5または Microsoft Syntex - SharePoint Advanced Management が必要です。

Microsoft 365 E5 ライセンスを持つ管理者はデータ アクセス ガバナンス レポートにアクセスできますが、他の SharePoint Advanced Management 機能を表示または利用することはできません。

SharePoint 管理センターのレポートにアクセスする

1. SharePoint 管理センターに移動し、organizationの管理者権限を持つアカウントでサインインします。

2. 左側のウィンドウで、[レポート][データ アクセス ガバナンス] を選択します>。 現在、次のレポートを使用できます。

   • 共有リンク
   • ファイルに適用される秘密度ラベル

リンク レポートの共有

[共有リンク] レポートは、ユーザーが最も新しい共有リンクを作成したサイトを表示することで、潜在的なオーバーシェアを特定するのに役立ちます。 レポートは、次のリンクから入手できます。

• "すべてのユーザー" リンク: このレポートでは、最も多くの [すべてのユーザー] リンクが作成されたサイトの一覧が表示されます。 これらのリンクを使用すると、誰でもサインインせずにファイルやフォルダーにアクセスできます。
• [organizationのPeople] リンク: このレポートでは、最も多い "organization内のPeople" リンクが作成されたサイトの一覧が表示されます。 これらのリンクは内部的に転送でき、organizationの誰でもファイルやフォルダーにアクセスできます。
• 外部で共有されている "特定のユーザー" リンク: このレポートでは、organization外のユーザーに対して最も多くの "特定のユーザー" リンクが作成されたサイトの一覧が表示されます。

レポートを実行する

レポートの最新データを取得するには、レポートを実行します。 すべてのレポートを実行することも、個々のレポートを選択して実行することもできます。 レポートが実行されるまでに数時間かかる場合があります。 レポートの準備ができているか、最後に更新された日時をチェックするには、[状態] 列を参照してください。

注:

各レポートは、24 時間に 1 回だけ実行できます。

レポートを表示する

レポートの準備ができたら、レポートを選択してデータを表示します。 各共有リンク レポートには、次のものが含まれます。

• 過去 30 日間に作成された 共有リンク の数が最も多い最大 100 のサイト。
• これらのサイトに適用されるポリシー ( サイトの秘密度、 サイトの管理されていないデバイス ポリシー、 サイト外部共有ポリシー)。
• 各サイトのプライマリ管理者。

レポートには OneDrive データが含まれていないことに注意してください。

レポートをダウンロードする

.csv ファイルをダウンロードして、最大 10,000 個のサイトと同じ情報を取得できます。

ファイル レポートの秘密度ラベル

"ファイルの秘密度ラベル" レポートは、機密 ラベルが適用されている Office ファイルを格納しているサイトを見つけることで、機密コンテンツへのアクセスを制御するのに役立ちます。 これらのサイトを確認して、正しいポリシーが適用されていることを確認できます。

レポートを追加する

追跡する秘密度ラベルごとにレポートを追加できます。レポートを追加すると、初めて実行されます。

注:

"ファイル" を含むスコープを持つ秘密度ラベルに対してのみレポートを追加できます。

レポートを実行する

レポートの最新データを取得するには、レポートを実行します。 すべてのレポートを実行することも、個々のレポートを選択して実行することもできます。 レポートが実行されるまでに数時間かかる場合があります。 レポートの準備ができているか、最後に更新された日時をチェックするには、[状態] 列を参照してください。

注:

各レポートは、24 時間に 1 回だけ実行できます。

レポートのダウンロード

レポートを実行した後、レポートを選択してデータをダウンロードします。 レポートには次のものが含まれます。

• 秘密度ラベルが適用されている Office ファイルの数が最も多い最大 10,000 個のサイト。
• これらのサイトに適用されるポリシー ( サイトの秘密度、 サイトの管理されていないデバイス ポリシー、 およびサイト外部共有ポリシー)。

制限事項または既知の問題

• これらのレポートは、organizationに対して仮名化されていないレポート データが選択されている場合にのみ機能します。 この設定を変更するには、グローバル管理者である必要があります。 Microsoft 365 管理センターの [レポート] 設定に移動し、[すべてのレポートに隠されたユーザー、グループ、サイト名を表示する] をオフにします。
• これらのレポートのデータは、最大 48 時間遅れる可能性があります。 新しいテナントでは、データが使用可能になり、これらのレポートが正常に生成されるまでに数日かかる場合があります。