전자 메일 참여를 사용하여 메시지 상호 작용 보기
Dynamics 365 Sales의 전자 메일 참여는 고객과 메시지의 상호 작용을 추적합니다. 링크를 선택했는지, 첨부 파일을 열었는지, 답장을 보냈는지 알 수 있습니다. 고객에 대한 후속 작업을 기억하는 데 도움이 되는 알림을 받을 수도 있습니다.
라이선스 및 역할 요구 사항
| 요구 사항 유형 | 반드시 필요 |
|---|---|
| 라이선스 | Dynamics 365 Sales Premium 또는 Dynamics 365 Sales Enterprise |
| 보안 역할 | 모든 기본 영업 역할 |
전제 조건
- 관리자가 전자 메일 참여를 켰습니다.
- 관리자가 도우미를 켰습니다. 전자 메일 참여는 도우미를 사용하여 경고 및 기타 메시지를 전달합니다.
전자 메일 참여가 보다 효과적인 판매자가 되는 데 도움이 되는 방법
전자 메일 참여를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 고객이 메시지를 열거나, 링크를 선택하거나, 첨부 파일을 열거나, 답장을 보낸 시간을 알아보세요. (고객의 전자 메일 클라이언트가 보안상의 이유로 귀하의 전자 메일을 스캔할 때 전자 메일 열기 및 링크 선택 횟수를 인위적으로 부풀릴 수 있습니다.)
- 고객이 처음으로 메시지를 열면 즉시 알림을 받습니다.
- 수신자의 시간대를 기준으로 가장 효과적인 전달 시간을 예약합니다.
- 조직의 전자 메일 상호 작용 기록을 기반으로 가장 효과적인 메시지 템플릿을 선택합니다.
- 전자 메일에 대한 후속 메일을 보낼 시간이 되면 알려주는 알림을 설정합니다.
- 단일 메시지의 전체 상호 작용 기록을 검토하거나 모든 메시지에 대한 KPI(핵심 성과 지표)를 봅니다.
전자 메일 참여의 일부 기능은 기능이 꺼져 있어도 표시될 수 있습니다. 다음 기능은 계속 표시되지만 비어 있습니다.
- 전자 메일 메시지나 전자 메일 템플릿을 작성할 때 표시되는 첨부 파일 테이블에는 항상 팔로우된 열이 표시됩니다.
- 팔로우된 전자 메일 테이블에 항상 열기, 마지막으로 열어본 시간, 첨부 파일 보기, 링크 클릭, 및 회신 열이 표시됩니다.
- 전자 메일 템플릿 테이블에 항상 회신 비율, 열기 비율, 추천, 및 전자 메일 개수 열이 표시됩니다.
- 기본 버전에서 거래처, 연락처 및 잠재 고객 양식에는 모두 전자 메일 팔로우 필드가 포함됩니다.
고려 사항
이메일 참여를 사용하기 전에 다음 고려 사항을 검토하세요.
- 수신자 목록의 받는 사람 또는 참조 필드에 거래처, 연락처 또는 잠재 고객 레코드가 포함된 경우에만 이메일이 추적됩니다. 받는 사람 및 참조 필드에 다른 유형의 레코드가 추가된 경우 이메일을 추적할 수 없습니다. 이러한 경우 수신자 목록에 거래처, 잠재 고객 또는 연락처 레코드가 포함되어 있지 않기 때문에 이메일을 추적할 수 없다는 메시지가 표시됩니다.
전자 메일 참여 내역 보기
팔로우된 전자 메일 메시지의 상태, 상호 작용 통계 및 KPI(핵심 성과 지표)는 관련된 각 레코드에 대해 Dynamics 365 Sales의 여러 부분에서 사용할 수 있습니다.
활동 열의 전자 메일 기록
메시지를 저장하거나 보낸 후에는 관련 항목 레코드에 대한 활동 목록에 나타납니다. 이 레코드는 일반적으로 메시지를 작성할 때 보고 있던 레코드입니다. 경우에 따라 관련 레코드일 수 있습니다.
팔로우된 메시지는 활동 목록의 타일에 현재 상호 작용 상태를 표시합니다. 전자 메일 타일의 오른쪽 상단 모서리에 있는 버튼을 사용하여 목록에서 바로 콘텐츠 및 상호 작용 기록을 확장하거나 전체 메시지 페이지를 열 수 있습니다.
전자 메일 목록의 전자 메일 KPI
영업 조직에서 보낸 전자 메일 목록에서 팔로우한 메시지에 대한 열기, 첨부 파일 보기, 링크 클릭 및 회신 수를 볼 수 있습니다.
영업>활동으로 이동합니다.
페이지 상단의 목록에서 전자 메일>팔로우된 모든 전자 메일을 선택합니다.
메시지 세부 정보
전달된 메시지의 세부 정보에 대한 읽기 전용 보기를 열려면 활동 또는 전자 메일 목록에서 해당 제목을 선택합니다. 볼 수 있는 세부 정보에는 메시지 상호 작용 기록 및 KPI가 포함됩니다.
타임라인 상단의 KPI에는 메시지에 대해 기록된 전체 열기, 첨부 파일 보기, 클릭 및 회신이 표시됩니다. 타임라인에는 각 상호 작용 이벤트에 대한 기호가 표시되며 맨 위에 최신 이벤트가 표시되고 각 이벤트에 대한 몇 가지 세부 정보가 표시됩니다.
템플릿 목록의 템플릿 결과 및 권장 사항
회신율, 열기 비율, 사용 횟수, 추천 여부 등 전자 메일 템플릿의 성능을 볼 수 있습니다.
설정>비즈니스>템플릿으로 이동한 다음 전자 메일 템플릿을 선택합니다.
전자 메일 상호 작용 기록 이해
일반적으로 전자 메일을 보내면 답장을 받기 전에는 수신자가 메시지를 열었는지, 읽었는지 알 수 없습니다. 전자 메일은 기존 메일을 시뮬레이션하기 위해 만들어졌고 응답 추적을 염두에 두고 설계되지 않았기 때문입니다. Dynamics 365 Sales는 특수 기술을 사용하여 이 제한을 해결하고 전자 메일 참여에서 메시지 팔로우 기능을 제공합니다.
메시지를 열 때 확인: Dynamics 365 Sales에서 팔로우된 전자 메일 메시지를 보내면 시스템에서 고유한 이름의 투명한 단일 픽셀 GIF를 생성하여 연결된 이미지로 메시지에 추가합니다. 이 보이지 않는 GIF는 메시지에 추가하는 다른 이미지와 함께 Dynamics 365에 저장됩니다. 수신자가 메시지를 열고 이미지 다운로드를 선택하면 가져옵니다. 고유한 GIF가 요청되면 Dynamics 365 Sales는 관련 메시지가 열렸다고 등록합니다.
수신자가 다운로드하도록 동기를 부여하기 때문에 메시지에 회사 로고나 시선을 사로잡는 일러스트레이션과 같은 이미지를 항상 포함하는 것이 좋습니다. 이미지가 로드되지 않으면 상대방이 메시지를 열었는지 알 수 없습니다.
각 링크를 클릭할 때 확인: Dynamics 365 Sales에서 팔로우된 전자 메일 메시지를 보낼 때 시스템은 각 하이퍼링크를 Dynamics 365를 가리키는 고유한 리디렉션 링크로 바꿉니다. 각 리디렉션 링크는 링크를 포함하는 메시지와 원래 링크 대상의 URL을 모두 고유하게 식별하는 ID를 포함합니다. Dynamics 365는 링크 요청을 수신하면 클릭을 기록한 다음 클릭을 원래 주소로 리디렉션하여 수신자가 거의 지연 없이 올바른 정보를 얻도록 합니다.
각 첨부 파일을 열 때 확인: 팔로우된 첨부 파일을 메시지에 추가하면 파일이 표준 전자 메일과 같이 직접 첨부되지 않습니다. 대신 Dynamics 365에서 사용하고 메시지에 링크로 추가되는 비즈니스용 OneDrive 공유에 저장됩니다. 팔로우된 링크의 경우 수신자가 첨부 파일 다운로드를 클릭할 때 Dynamics 365에서 클릭과 시간을 기록합니다. 수신자는 메시지가 받은 편지함에서 훨씬 적은 공간을 차지하기 때문에 파일이 아닌 링크로 첨부 파일을 받는 것을 선호할 수도 있습니다.
하나의 전자 메일에 팔로우된 첨부 파일과 팔로우되지 않은 첨부 파일을 모두 사용할 수 있습니다. 비즈니스용 OneDrive에 저장하고 싶지 않은 중요한 파일을 보내는 경우 중요할 수 있습니다.
전자 메일에 수행되는 작업은 Microsoft Azure Storage에 저장됩니다. Azure Storage는 각 조직에 대해 고유합니다. 조직이 다른 조직으로 복원되면 이전 조직의 전자 메일 작업 기록이 복원된 조직으로 이전되지 않습니다.
중요
모든 전자 메일 상호 작용 데이터를 근사값으로 생각해야 합니다. 시스템은 수신자가 보이지 않는 GIF를 포함하여 메시지의 이미지도 다운로드하는 경우에만 전자 메일 열기 이벤트를 등록할 수 있습니다. 실제 열기 수는 Dynamics 365 Sales에 기록된 수보다 클 수 있습니다. 마찬가지로 이미지가 캐시된 경우(웹 기반 전자 메일 클라이언트에 일반적임) 후속 열기가 Sales에 보고되지 않을 수 있습니다.
이메일 수에 대한 고려 사항
이메일 참여는 이메일에 대한 귀중한 통찰력을 제공하지만 조직에서 구현하는 스팸 필터 및 기타 메커니즘으로 인해 오탐지가 발생할 수 있습니다. 따라서 이메일 개수는 정확하지 않을 수 있으며 잠재 고객이 특정 메시지를 읽었는지 여부를 정확하게 측정하기보다는 추세를 결정하는 데 사용해야 합니다. 다음은 알아야 할 몇 가지 고려 사항입니다.
- 보안상의 이유로 조직에서는 발신 메일 검사를 구성할 수 있으며, 특히 하이퍼링크나 첨부 파일이 포함된 이메일의 경우 이메일이 열릴 때 이러한 검사가 등록될 수 있습니다. 이는 특히 여러 조직의 다양한 수신자에게 전송될 때 여러 이메일이 동시에 열린 것처럼 보이는 이유일 수 있습니다.
- 특정 이메일 서비스 공급자(ESP)는 주로 새 메일함, 최근 메일링 활동이 증가한 메일함, 의심스럽거나 스팸과 같은 동작으로 표시된 메일함을 대상으로 아웃바운드 메시지를 검사합니다. 또한 ESP는 사서함의 일부에 대해 임시로 무작위 검색을 수행합니다. 일반적으로 사용자는 스패머가 자신의 플랫폼을 악용하는 것을 방지하는 이 프로세스를 구성할 수 없습니다.
- 타사 통합 또는 확장은 아웃바운드 메시지에서 스팸 또는 내부 보고를 검사합니다. 스캐닝이나 추적 도구를 사용해도 이메일을 열 때마다 공개 이벤트로 등록됩니다.
- 수신자 스팸 필터는 사용자가 보내는 이메일을 검사하고 열 수 있으며 이는 보안 검사 프로세스 중에 열린 이메일로 간주될 수 있습니다.