전자 메일 메시지 작성 및 보내기

조직에서 이메일 참여를 사용 설정하면 이메일을 작성할 때 팔로우 또는 언팔로우와 같은 더 많은 선택 사항을 사용할 수 있습니다.

라이선스 및 역할 요구 사항

요구 사항 유형 반드시 필요
라이선스 Dynamics 365 Sales Premium 또는 Dynamics 365 Sales Enterprise
보안 역할 영업 직원 또는 영업 관리자와 같은 모든 기본 영업 역할

메시지 작성

이메일 참여 기능은 Dynamics 365 Sales를 통해 보내는 모든 이메일에 적용됩니다. 이메일을 보내면 자동으로 이메일 활동이 레코드에 추가되고 해당 레코드가 메시지의 관련 항목 값으로 설정됩니다. 또한 이메일 참여 기능은 핵심 성과 지표(KPI)를 수집하고 수신자(받는 사람, 보낸 사람, 복사한 사람 주소)를 기준으로 이메일이 표시되는 위치를 결정합니다.

노트

  • 수신자가 차단을 선택하면 이메일을 추적할 수 없습니다. 추가 정보: 팔로우 메시지 차단하기
  • 대량 이메일을 보낼 때는 이메일 참여가 지원되지 않습니다.

다음 범례에서는 사용 가능한 다양한 옵션에 대해 설명합니다.

전자 메일 참여 기능이 강조 표시된 Dynamics 365 Sales의 새 전자 메일 페이지 스크린샷.

  1. 첨부 파일: 이메일에 첨부된 파일 목록과 첨부파일을 추가, 제거, 수정할 수 있는 컨트롤이 표시됩니다.

  2. 팔로우/팔로우 안 함: 다음을 켜서 메시지에 대한 고객의 참여를 팔로우하거나 꺼서 추적을 중지하십시오. 수신자가 팔로우를 허용하지 않는 경우와 같이 필요에 따라 다른 컨트롤과 링크가 나타납니다.

  3. 나중에 보내기: 메시지를 바로 보내고 싶지 않은 경우 메시지 전달 시간을 설정합니다. 수신자의 시간대에 따라 추천 전달 시간이 여기에 표시될 수 있습니다.

  4. 미리 알림 설정: 특정 시간에 후속 작업하도록 미리 알림을 설정합니다. 예를 들어 메시지가 3일 동안 열리지 않은 경우 알림을 받을 수 있습니다.

  5. 템플릿 삽입: 필요에 따라 수정할 수 있는 표준 텍스트를 삽입합니다. 조직은 미팅 후속 조치나 소개 등 비즈니스 요구사항에 따라 여러 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이메일 참여는 이전 실적을 기반으로 템플릿을 제안합니다.

이메일 작성 및 보내기:

  1. 활동을 추가할 레코드를 엽니다(일반적으로 연락처, 영업 기회, 잠재 고객, 또는 거래처).

  2. 타임라인 섹션에서 + (타임라인 레코드 만들기) >전자 메일을 선택합니다.

  3. 받는 사람을 선택하고 메시지 제목을 입력합니다.

  4. 메시지 본문을 입력하거나 전자 메일 템플릿을 삽입합니다.

  5. 보내기를 선택하거나 저장을 선택하여 메시지를 초안으로 저장하고 나중에 완료하십시오.

메시지에 링크를 추가하려면 링크를 추가할 텍스트를 선택하고 Ctrl+K를 누른 다음 링크 주소를 입력하거나 붙여넣습니다.

전자 메일 템플릿 사용

전자 메일 템플릿은 소개, 확인, 감사 메시지, 미리 알림 등 종종 보내는 표준 메시지입니다. 수신자의 이름이나 주문 번호와 같이 자동으로 채워지는 동적 값을 포함할 수 있습니다. 일반적인 메시지를 작성할 때 빠른 시작을 제공합니다.

전자 메일 참여는 영업 팀이 Dynamics 365 Sales에서 보낸 모든 메시지의 성과를 분석하고 가장 성공적인 템플릿을 식별합니다. 사용 가능한 모든 템플릿을 표시하지만 가장 많은 열기, 회신 또는 판매를 생성하는 것이 확인된 템플릿을 강조 표시합니다.

  1. 메시지 작성.

  2. 명령 모음에서 템플릿 삽입을 선택합니다.

  3. 전자 메일 템플릿 창에서 필요한 경우 언어를 선택한 다음 템플릿을 검색하여 선택합니다.

템플릿 선택 창

  1. 템플릿 적용 선택.

  2. 필요에 따라 템플릿 콘텐츠를 사용자 지정합니다.

  3. 보내기를 선택하거나 저장을 선택하여 메시지를 초안으로 저장하고 나중에 완료하십시오.

메시지 팔로우 또는 팔로우 취소

전자 메일을 팔로우하면 전자 메일 참여는 수신자가 전자 메일을 열거나, 회신하거나, 첨부 파일을 열거나, 링크를 선택한 시간을 알려줄 수 있습니다.

전자 메일 참여 섹션에는 다음과 같은 지표와 컨트롤이 포함되어 있습니다.

  • 전자 메일 팔로우 상태 켜기: 포함된 모든 링크를 포함하여 현재 전자 메일을 팔로우하고 있으며 첨부한 모든 파일을 팔로우할 수 있는 옵션이 있음을 나타냅니다. 팔로우 안 함을 선택하여 메시지 추적을 중단합니다.

    이 상태는 조직에서 전자 메일 참여를 설정하고 모든 수신자가 팔로우를 허용할 때 새 메시지의 기본값입니다.

  • 전자 메일 팔로우 상태 끄기: 포함된 모든 링크를 포함하여 현재 전자 메일을 팔로우하고 있지 않음을 나타냅니다. 첨부 파일도 팔로우할 수 없습니다. 수신자가 허용하는 경우 팔로우를 선택하여 팔로우를 켭니다.

  • 전자 메일 팔로우 상태 차단됨 : 한 명 이상의 수신자가 다음을 허용 안 함으로 설정했음을 나타냅니다. 팔로우를 허용하지 않는 수신자를 제거하거나 설정을 변경하지 않으면 이 메시지를 팔로우할 수 없습니다.

    • 기본 설정 보기를 선택하여 수신자 이름과 다음 기본 설정을 새 창에서 봅니다. 수신자의 레코드를 열려면 이름을 선택하십시오.
    • 팔로우를 원하지 않는 수신자를 제거했거나 팔로우를 허용하도록 설정을 변경한 경우 팔로우 다시 시도를 선택하여 다시 시도하세요.
    • 팔로우 안 함을 선택하여 이 메시지 팔로우 시도를 중단합니다.

팔로우된 메시지가 열린 후 약 15분 이내에 시스템은 도우미에서 작업 카드를 생성합니다. 이 카드에는 전화 통화 활동을 생성하거나, 다시 알리거나 알림을 해제할 메시지, 관련된 레코드, 작업 버튼에 대한 링크가 포함되어 있습니다. 도우미를 통한 안내형 고객 커뮤니케이션에 대해 자세히 알아보기.

팔로우된 첨부 파일 추가

첨부 파일을 팔로우하면 전자 메일 참여는 수신자가 첨부 파일을 열 때 알려줄 수 있습니다. 첨부 파일을 팔로우하려면 Dynamics 365에서 비즈니스용 OneDrive를 사용할 수 있어야 하며 조직에서 전자 메일에 대한 문서 관리를 켜야 합니다. 다음 첨부 파일 옵션을 사용할 수 없는 경우 관리자에게 문의하십시오.

메시지 수신자가 팔로우를 허용하지 않으면 팔로우한 첨부 파일을 추가할 수 없습니다. 팔로우하지 않은 첨부 파일은 계속 추가할 수 있습니다. 또한 팔로우하는 모든 메시지에는 팔로우된 첨부 파일과 팔로우 안 된 첨부 파일 모두 추가할 수 있습니다.

  1. 메시지 작성.

  2. 메시지에 대해 팔로우를 켭니다.

  3. 도구 모음에서 저장을 선택하여 메시지를 저장하고 첨부 기능을 켭니다.

  4. 첨부 파일 섹션에서 새 첨부 파일을 선택합니다.

  5. 파일 선택을 선택한 다음 파일을 찾아 선택합니다.

  6. 첨부를 선택하여 파일을 업로드합니다.

    파일 크기에 따라 파일을 업로드하는 데 몇 초가 걸릴 수 있습니다.

  7. 첨부 파일을 추적하려면 팔로우를 선택하고, 팔로우를 중지하려면 팔로우 안 함을 선택하세요.

  8. 닫기를 선택하여 첨부 창을 닫습니다.

  9. 보내기를 선택하거나 저장을 선택하여 메시지를 초안으로 저장하고 나중에 완료하십시오.

가장 효과적인 전송 시간 선택

받는 사람의 받은 편지함에 도착하는 시간에 따라 전자 메일 메시지에 대한 주목도가 달라집니다. 예를 들어, 많은 사람들이 가득 찬 받은 편지함으로 하루를 시작하므로 밤새 도착한 메시지는 주의를 끌기 위해 경쟁해야 하며 지연되거나 심지어 잊혀질 수도 있습니다. 나중에 도착하는 전자 메일은 즉시 확인되어 처리될 수 있습니다. 전자 메일 참여를 사용하면 편리할 때 전자 메일 메시지를 작성할 수 있지만 수신자에게 가장 좋을 때 Dynamics 365 Sales가 메시지를 전달하도록 할 수 있습니다.

때때로 시스템은 수신자의 시간대를 기준으로 전달 시간을 권장합니다. 월요일부터 금요일까지 오전 8시부터 오후 5시까지의 표준 근무일을 가정하고 받는 사람의 영업일 외에 근무하는 경우 다음으로 가장 가까운 영업 시간을 제안합니다. 메시지에 받는 사람이 둘 이상이거나 주소가 제공되지 않은 경우 시스템에서 권장 사항을 만들지 않습니다.

조직은 Bing 지도를 켜야 하며 받는 사람은 시간대를 결정하기 위해 전자 메일 참여를 위해 Sales에 실제 주소가 있어야 합니다.

권장 사항이 없거나 고유한 논리를 사용하려는 경우 선택한 전달 시간을 지정할 수 있습니다.

전달 시간 기능은 팔로우 및 팔로우하지 않은 메시지 모두에 사용할 수 있습니다.

  1. 메시지 작성.

  2. 메시지를 보낼 준비가 되면 전자 메일 참여 섹션의 나중에 보내기 아래를 살펴보세요.

    시스템에서 전달 시간을 추천할 수 있는 경우 여기에 표시됩니다. 가능 여부에 관계없이 전달을 지연시킬 수 있습니다.

  3. 나중에 보내기를 선택합니다.

시스템에서 시간이나 날짜를 추천하면 해당 정보가 자동으로 채워집니다. 그렇지 않은 경우 날짜는 비어 있습니다. 두 경우 모두 수신자의 시간대가 아닌 사용자 현지 시간을 사용합니다.

  1. Set at 컨트롤을 사용하여 원하는 전달 날짜와 시간을 설정하십시오.

  2. 확인을 선택하여 설정을 저장하고 창을 닫습니다.

    전송 지연 표시기가 녹색으로 바뀝니다. 지연을 변경하거나 바로 메시지를 보내야 하는 경우 일정 변경 또는 지연 제거를 선택합니다. 메시지가 전송되기 전에 언제든지 예약된 전달을 변경할 수 있습니다.

    Dynamics 365 Sales에서 예약된 전자 메일에 대한 Send Later 컨트롤의 스크린샷.

  3. 보내기를 선택하거나 저장을 선택하여 메시지를 초안으로 저장하고 나중에 완료하십시오.

예약된 메시지는관련 항목 레코드의 활동 목록에 표시됩니다. 예약된 시간이 될 때까지 메시지를 삭제하거나 다시 예약할 수 있습니다. 후속 작업 미리 알림 날짜 또는 시간을 편집할 수도 있습니다. 보내기를 선택한 후에는 다른 설정을 변경할 수 없습니다.

메시지 후속 작업 미리 알림 설정

중요한 전자 메일에 대한 후속 작업을 잊지 않으려면 미리 알림을 설정하세요. 이 기능은 이메일 보내기에만 사용할 수 있습니다.

  1. 메시지 작성.

  2. 미리 알림을 설정할 준비가 되면 전자 메일 참여 섹션에서 미리 알림 설정을 선택합니다.

    미리 알림 설정 창이 열립니다.

    미리 알림 설정 창의 스크린샷.

  3. 제목 상자에 미리 알림이 트리거될 때 표시할 텍스트를 입력합니다.

  4. 조건 목록에서 미리 알림을 트리거하는 조건을 선택합니다.

    • 회신을 받지 않을 경우: 미리 알림 날짜까지 답장을 받지 못한 경우 미리 알림을 트리거합니다. 팔로우한 메시지에만 사용할 수 있습니다.

    • 전자 메일을 열지 않은 경우: 미리 알림 날짜까지 메시지를 열지 않은 경우 미리 알림을 트리거합니다. 팔로우한 메시지에만 사용할 수 있습니다.

    • 반드시 알림: 반드시 지정한 시간과 날짜에 미리 알림을 트리거합니다.

  5. 미리 알림에서 조건 이 충족될 경우 미리 알림을 표시할 날짜와 시간을 지정합니다.

  6. 확인을 선택하여 설정을 저장하고 창을 닫습니다.

    알림 설정 표시기가 파란색으로 바뀌고 알림 설정에 대한 간략한 요약이 나타납니다. 미리 알림 시간이 지나면 요약이 업데이트되어 이를 나타냅니다. 미리 알림을 변경하거나 제거해야 하는 경우 미리 알림 변경 또는 미리 알림 제거를 선택합니다.

    Dynamics 365 Sales의 예약된 활동에 대한 미리 알림 스크린샷.

  7. 보내기를 선택하거나 저장을 선택하여 메시지를 초안으로 저장하고 나중에 완료하십시오.

미리 알림이 트리거되면 시스템은 도우미에 작업 카드를 생성합니다. 알림이 바로 표시되어야 하므로 이 카드에 높은 우선 순위가 주어집니다. 카드에는 메시지 및 관련 레코드에 대한 링크와 경고를 다시 알리거나 해제하는 작업 버튼이 포함되어 있습니다. 이메일 참여 카드에 대해 자세히 알아보기.

앱에서 옵션을 찾을 수 없습니까?

세 가지 가능성이 있습니다.

  • 필요한 라이선스나 역할이 없습니다.
  • 관리자가 기능을 사용 설정하지 않았습니다.
  • 조직에서 사용자 지정 앱을 사용 중입니다. 정확한 단계는 관리자에게 문의하세요. 이 문서에 설명된 단계는 기본 제공 영업 허브 및 Sales Professional 앱에만 해당됩니다.

참조 항목

전자 메일 참여 켜기
전자 메일 참여를 사용하여 메시지 상호 작용 보기
프라이버시 기본 설정 구성
전자 메일에 대한 템플릿 만들기