사이트 수명 주기 관리를 사용하여 비활성 사이트 관리
Microsoft SharePoint Premium - SharePoint Advanced Management의 사이트 수명 주기 관리 기능을 사용하면 SharePoint 관리 센터에서 테넌트 전체에서 비활성 사이트를 관리할 수 있습니다.
비활성 사이트 정책 유형
비활성 사이트를 자동으로 검색하고 이메일을 통해 사이트 소유자에게 알리도록 비활성 사이트 정책을 설정할 수 있습니다. 그런 다음 소유자는 사이트가 여전히 활성 상태인지 확인할 수 있습니다. 사이트 수명 주기 정책을 설정할 때 시뮬레이션 정책과 활성 정책 중에서 선택할 수 있습니다. 시뮬레이션 정책은 한 번 실행되고 집합 매개 변수를 기반으로 보고서를 생성합니다. 실패하면 삭제하고 새 항목을 만들어야 합니다. 시뮬레이션 정책을 활성 정책으로 변환할 수도 있습니다.
활성 정책은 매월 실행되어 보고서를 생성하고 사이트 소유자에게 알림을 보내 사이트의 상태 확인합니다. 특정 월 동안 실패하면 다음 일정에 따라 다시 실행됩니다. 활성 정책은 사이트 소유자 또는 관리자가 인증되지 않은 상태로 남아 있는 비활성 사이트에 대해 적용 작업을 적용합니다.
요구 사항
사이트 수명 주기 관리에는 Microsoft SharePoint Premium - SharePoint Advanced Management 구독이 필요합니다.
비활성 사이트 정책 만들기
비활성 사이트 정책을 만들려면 정책을 확장하고 SharePoint 관리 센터에서사이트 수명 주기 관리를 선택합니다.
+ 정책 만들기를 선택한 다음, 다음을 선택합니다.
정책 scope 매개 변수를 입력하고 다음을 선택합니다.
2024년 11월 정책 scope 업데이트
- "정책 scope 설정" 단계에서 이제 보존 정책 및 보존 보존이 있는 사이트 포함을 선택할 수 있습니다.
- 이 업데이트 전에는 읽기 전용 상태 또는 잠긴 상태의 비활성 사이트가 정책의 scope 제외되었습니다. 이제 모든 읽기 전용 사이트와 잠긴 사이트가 정책의 scope 자동으로 포함됩니다.
- 이 업데이트 전에 소유자 없는 비활성 사이트는 정책의 scope 제외되었습니다. 2024년 11월부터 모든 비활성 소유자 없는 사이트는 정책의 scope 자동으로 포함됩니다.
정책 이름을 지정하고 설명(선택 사항)을 추가하고 정책 모드를 선택합니다. 다음을 선택합니다.
2024년 11월 매개 변수 업데이트 - 이 단계에서 다음을 수행할 수 있습니다.
- 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 전자 메일을 보내도록 선택합니다.
- 세 가지 알림 후 사이트 소유자 또는 관리자의 응답이 없는 경우 적용 작업을 선택합니다.
- 비활성 사이트를 읽기 전용으로 표시합니다.
- 구성 가능한 기간(3, 6, 9 또는 12개월)에 대해 비활성 사이트를 읽기 전용으로 표시한 다음 Microsoft 365 보관을 사용하여 보관합니다. 비활성 SharePoint 콘텐츠에 대한 스토리지 솔루션에 대한 자세한 내용은 Microsoft 365 보관 개요를 참조하세요.
완료를 선택합니다. 이제 정책이 만들어지고 사이트 수명 주기 관리 dashboard 보고 관리할 수 있습니다.
사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 비활성 사이트 알림
지정된 개월 수 동안 사이트가 비활성 상태일 때 알림은 SharePoint 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 알릴 수 있습니다. 사이트를 유지하려면 알림 받는 사람이 알림 전자 메일에서 사이트 인증 단추를 선택해야 합니다. 인증되면 사이트 수명 주기 관리는 1년 동안 사이트의 활동을 검사 않습니다.
선택한 적용 작업에 따라 비활성 사이트 정책이 작동하는 방식에 대한 자세한 내용은 다음 표를 참조하세요.
| 적용 작업 | 정책 동작 |
|---|---|
| 아무 것도 수행하지 않음 | 사이트 소유자 또는 사이트 관리자는 3개월 동안 월별 알림을 받습니다. 이 기간이 지나면 다음 3개월 동안 알림이 전송되지 않습니다. 사이트가 6개월 후에도 비활성 상태로 유지되면 월별 알림이 다시 시작됩니다. 정책 실행 보고서에는 비활성 사이트가 사이트 소유자가 작업하지 않은 것으로 나열됩니다. 이 보고서를 다운로드하고 실행되지 않은 것으로 표시된 사이트를 필터링할 수 있습니다. |
| 읽기 전용 액세스 | 사이트 소유자 또는 사이트 관리자는 3개월 동안 월별 알림을 받습니다. 알림 수신자가 이 기간 동안 사이트를 인증된 것으로 표시하지 않으면 사이트는 읽기 전용 모드로 전환됩니다. |
| 필수 읽기 전용 기간 후 사이트 보관 | 사이트 소유자 또는 사이트 관리자는 3개월 동안 월별 알림을 받습니다. 알림 수신자가 이 기간 동안 사이트를 인증된 것으로 표시하지 않으면 사이트는 구성된 개월 수에 대한 읽기 전용 모드로 전환됩니다. 구성된 개월 수가 지나면 사이트가 Microsoft 365 보관을 통해 보관됩니다. 보관에는 Microsoft 관리 센터에서 Microsoft 365 보관을 사용하도록 설정하는 테넌트가 적용됩니다. |
팁
비활성 사이트 정책을 만들기 전에 해당 사이트 소유자가 사이트 증명을 방해할 수 있는 사이트 액세스 제한 정책을 검사.
읽기 전용 모드
읽기 전용 적용 작업으로 구성된 비활성 사이트 정책은 응답이 없을 때 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 알리는 추가 알림을 보냅니다.
사이트가 읽기 전용 모드로 전환되면 알림이 전송됩니다.
사이트가 읽기 전용 모드가 되면 다음 배너가 사이트에 추가됩니다.
읽기 전용 모드에서 사이트 제거
SharePoint 관리 센터의 읽기 전용 모드에서 사이트를 제거하려면 활성 사이트 페이지로 이동하여 사이트를 선택한 다음 사이트 페이지 패널에서 잠금 해제를 선택합니다.
사이트 소유자는 읽기 전용 모드에서 사이트를 제거할 수 없으며, 읽기 전용 모드를 제거하려면 테넌트 관리자에게 문의해야 합니다.
무정부 상태의 사이트
SharePoint 관리 센터에서 사이트를 선택 취소하려면 사이트를 확장하고 보관된 사이트를 선택합니다. 선택 취소할 사이트를 선택하고 다시 활성화를 선택합니다.
참고
테넌트 관리자만 보관된 사이트를 다시 활성화할 수 있습니다.
여러 비활성 사이트 정책으로 관리되는 사이트
사이트가 여러 비활성 사이트 정책에 속하는 경우 알림 전자 메일이 반복되지 않습니다. 비활성 사이트 정책으로부터 지난 30일 이내에 알림이 전송된 경우 사이트는 비활성 상태로 유지되며 추가 알림이 전송되지 않습니다. 정책 실행 보고서에는 사이트의 상태 "다른 정책에 의해 알림"으로 표시됩니다.
비활성 사이트 정책 범위
비활성 기간, 템플릿 유형, 사이트 만들기 원본, 민감도 레이블 및 최대 100개 사이트 제외와 같은 비활성 사이트 정책에 대한 매개 변수를 구성할 수 있습니다.
scope 사이트 내 활동
비활성 사이트 정책은 SharePoint 및 Teams, Viva Engage(이전의 Yammer) 및 Exchange와 같은 연결된 플랫폼에서 활동을 분석하여 사이트의 마지막 활동을 검색합니다.
| 플랫폼 유형 | 활동 |
|---|---|
| SharePoint | 보기된 파일, 편집된 파일, 내부 및 외부의 공유 파일, 동기화된 파일, 보기된 페이지, 방문한 페이지 |
| Viva Engage(이전의 Yammer) | 게시된 메시지, 대화 읽기, 좋아요 메시지 |
| Teams | 모든 채널에 걸쳐 팀에 채널 메시지를 게시하고, Teams 및 모든 채널에 메시지를 게시하고, 메시지에 회신하고, 메시지에 언급되고, 메시지에 반응하고, 긴급 메시지를 보내고, 모임을 수행했습니다(되풀이, 임시, 일회성) |
| Exchange | Exchange 사서함에서 받은 전자 메일 |
scope 사이트 내 서식 파일
사이트 수명 주기 관리는 다음 사이트 템플릿 유형을 사용하여 통신 사이트, 클래식 사이트, Teams 연결 사이트 및 그룹 연결 사이트의 활동을 검토합니다.
| 사이트 유형 | 템플릿 유형 |
|---|---|
| 통신 사이트 | SitePagePublishing#0 |
| 클래식 사이트 | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Teams 연결 사이트 | STS#3 또는 그룹#0 |
| 그룹 연결 사이트 | STS#3 또는 그룹#0 |
scope 외부 사이트
다음 사이트는 scope 벗어난 것으로 간주되며 사이트 활동 검색에서 제외됩니다.
- OneDrive 사이트
- 시스템 사용자가 만든 사이트
- 앱 카탈로그 사이트
- 루트 사이트
- 홈 사이트
- 테넌트 관리 사이트
보고
6개월 동안 비활성 상태인 사이트가 정책 실행 보고서에 나열됩니다. 보고서는 .csv 파일로 다운로드할 수 있으며 사이트 소유자가 작업하지 않은 것으로 간주되는 사이트를 필터링할 수 있습니다.
다음 표에서는 정책 실행 보고서에 포함된 정보를 설명합니다.
| 열 | 정의 |
|---|---|
| 사이트 이름 | 비활성 사이트 이름 |
| URL | 비활성 사이트의 URL |
| 서식 파일 | 비활성 사이트의 템플릿 |
| 민감도 레이블 | 비활성 사이트의 민감도 레이블 |
| 사이트 소유자 전자 메일 | 비활성 사이트 활동 메일 알림 수신하는 사이트 소유자의 주소 Email |
| 마지막 사이트 활동 | SharePoint 사이트 및 연결된 워크로드(Exchange, Viva Engage(이전의 Yammer) 또는 Teams)에서 비활성 사이트 정책으로 검색된 마지막 활동 날짜 |
| 만든 날짜 | 비활성 사이트를 만든 날짜 |
| 사용된 스토리지 | 비활성 사이트에서 사용하는 스토리지 |
| 작업 상태 | 사이트 상태(전송된 첫 번째/초/세 번째 알림, 읽기 전용 모드의 사이트, 보관된 사이트) |
| 적용된 보존 정책 | 보존 정책이 사이트에 적용되는지 여부 |
| 사이트 소유자 수 | 사이트의 사이트 소유자 수 |
| 사이트 관리자 수 | 사이트의 사이트 관리자 수 |
| 총 알림 수 | 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 전송된 총 알림 수 |
| 적용됨 | 적용 작업이 수행된 날짜(사이트가 보관되었거나 읽기 전용 모드로 전환된 날짜) |
| 읽기 전용 모드의 기간 | 사이트가 적용된 읽기 전용 상태인 월 수 |