Vadovėlis: veiklos procesų sekos kūrimas

Svarbu

Nuo 2022 m. rugpjūčio nebegalėsite kurti ar valdyti verslo procesų sekų ne iš Power Automate sprendimų naršyklės. Verslo procesų sekos ir egzemplioriai ir toliau palaikomi naudojant sprendimų naršyklę Power Apps ir Dataverse lentelių rodinius.

Šiame straipsnyje parodyta, kaip sukurti veiklos procesų seką naudojant Power Apps. Norėdami sužinoti daugiau apie verslo procesų sekų naudojimo pranašumus, eikite į Verslo procesų sekų apžvalga. Norėdami gauti informacijos, kaip kurti mobiliųjų įrenginių užduočių srautus, eikite į Mobiliųjų įrenginių užduočių srauto kūrimas.

Kai vartotojas pradeda veiklos procesų seką, proceso etapai ir veiksmai rodomi formos viršuje esančioje proceso juostoje.

Arbatpinigiai

Sukūrę veiklos procesų sekos aprašą, galite valdyti, kas gali kurti, skaityti, naujinti arba naikinti veiklos procesų sekos egzempliorių. Pavyzdžiui, su aptarnavimu susijusiems procesams suteikite visišką prieigą klientų aptarnavimo atstovams, kad jie galėtų keisti verslo procesų sekos egzempliorių, bet pardavimo atstovams suteikite tik skaitymo prieigą, kad jie galėtų stebėti savo klientų veiklą po pardavimo. Norėdami nustatyti kuriamo verslo procesų sekos aprašo saugą, veiksmų juostoje pasirinkite Įgalinti saugos vaidmenis .

Būtinosios sąlygos

• Norėdami kurti verslo procesų sekas, jums reikia Power Apps vartotojo licencijos arba Power Automate vartotojo licencijos arba "Dynamics 365" licencijos plano , į kurį įtrauktos verslo procesų sekos naudojimo teisės.
• Lentelė, su kuria susieta veiklos procesų seka. Jei veiklos procesų seka nėra susijusi su esama lentele, prieš kurdami seką sukurkite naują lentelę .

Veiklos procesų sekos kūrimas

1. Arba Power AppsPower Automate pasirinkite Sprendimai iš naršymo juostos kairėje.

2. Pasirinkite arba sukurkite sprendimą , kurį naudosite veiklos procesų sekai.

3. Sprendime pasirinkite Naujas>automatizavimo>procesas>Verslo procesų seka.

   1. Suteikite savo srautui rodomą pavadinimą ir vardą (loginis pavadinimas).
   2. Pasirinkite lentelę, kurią norite naudoti srautui.
   3. Pasirinkite Kurti.

   Sukuriama nauja verslo procesų seka. Dabar galite jį redaguoti naudodami pirmąjį jums sukurtą atskirą etapą.
   

4. Pridėti etapų. Jei naudotojai proceso metu pereina iš vieno verslo etapo į kitą, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

   1. Vilkite "Stage" komponentą iš skirtuko Komponentai ir numeskite jį ant a + žurnalas dizaino įrankyje.

      

   2. Norėdami nustatyti etapo ypatybes, pasirinkite etapą, tada nustatykite ypatybes skirtuke Ypatybės , esančiame dešinėje ekrano pusėje:

      • Įveskite rodomą pavadinimą.

      • Jei norite, pasirinkite etapo kategoriją. Kategorija (pvz., Kvalifikuoti arba Kurti) proceso juostoje rodoma kaip V pavidalas.

        

      • Baigę keisti ypatybes, pasirinkite mygtuką Taikyti .

5. Įtraukite veiksmus į etapą. Norėdami peržiūrėti etapo veiksmus, apatiniame dešiniajame etapo kampe pasirinkite Išsami informacija . Norėdami įtraukti daugiau veiksmų, atlikite tolesnius veiksmus.

   1. Vilkite komponentą Žingsnis į etapą iš skirtuko Komponentai .

      

   2. Pasirinkite veiksmą ir skirtuke Ypatybės nustatykite ypatybes :

      1. Įveskite rodomą veiksmo pavadinimą.
      2. Jei norite, kad vartotojai įvestų duomenis, kad atliktų veiksmą, išplečiamajame sąraše pasirinkite atitinkamą stulpelį.
      3. Pasirinkite Būtina, jei žmonės turi užpildyti stulpelį, kad užbaigtų veiksmą prieš pereidami į kitą proceso etapą.
      4. Baigę pasirinkite Taikyti .

   Pastaba.

   • Jei dviejų parinkčių bulio loginį stulpelį nustatysite kaip Būtinas, vartotojai negalės tęsti, nebent stulpelio reikšmė bus Taip . Prieš pereidamas į kitą etapą, vartotojas turi pažymėti stulpelį kaip baigtą.
   • Jei taip arba ne yra priimtinos stulpelio reikšmės, tuomet turėtumėte pasirinkti stulpelį, o ne dviejų parinkčių bulio loginį stulpelį.

6. Į procesą įtraukite šaką (sąlygą). Norėdami įtraukti šakojimo sąlyga, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

   1. Vilkite komponentą Sąlyga iš skirtuko Komponentai į + ženklą tarp dviejų etapų.

      

   2. Pasirinkite sąlygą, tada skirtuke Ypatybės nustatykite ypatybes . Norėdami gauti daugiau informacijos apie šakojimo ypatybes, eikite į Verslo procesų sekų tobulinimas naudojant šakojimą. Baigę nustatyti sąlygos ypatybes, pasirinkite Taikyti.

7. Įtraukite darbo eigą. Norėdami iškviesti darbo eigą, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

   1. Vilkite darbo eigos komponentą iš skirtuko Komponentai į etapą arba dizaino įrankio elementą Visuotinė darbo eiga . Kur jį pridėsite, priklauso nuo šių sąlygų:

      • Vilkite jį į etapą , kad suaktyvintumėte darbo eigą įeinant arba išeinant iš etapo. Darbo eigos komponentas turi būti pagrįstas ta pačia pirmine lentele kaip ir etapas.
      • Vilkite jį į visuotinės darbo eigos elementą , kad suaktyvintumėte darbo eigą, kai procesas suaktyvinamas arba archyvuojamas (kai būsena pasikeičia į Baigta arba Atsisakyta). Darbo eigos komponentas turi būti pagrįstas ta pačia pirmine lentele kaip ir procesas.

   2. Pasirinkite darbo eigą, tada skirtuke Ypatybės nustatykite ypatybes :

      1. Įveskite rodomą pavadinimą.
      2. Pasirinkite, kada darbo eiga turi būti paleista.
      3. Ieškokite esamos aktyvios darbo eigos pagal poreikį, kuri atitinka etapinę lentelę, arba sukurkite naują darbo eigą pasirinkdami Nauja.
      4. Baigę pasirinkite Taikyti .

   Norėdami gauti daugiau informacijos apie darbo eigas, eikite į Darbo eigos procesai.

8. Norėdami patikrinti veiklos procesų seką, veiksmų juostoje pasirinkite Tikrinti .

9. Norėdami įrašyti procesą kaip juodraštį, kol toliau su juo dirbate, veiksmų juostoje pasirinkite Įrašyti .

   Svarbu

   Kol procesas yra juodraštis, žmonės negali juo naudotis.

10. Norėdami suaktyvinti procesą ir padaryti jį prieinamą savo komandai, veiksmų juostoje pasirinkite Aktyvinti .

11. Norėdami valdyti, kas gali kurti, skaityti, naujinti ar naikinti veiklos procesų sekos egzempliorių, dizainerio komandų juostoje pasirinkite Redaguoti saugos vaidmenis . Pavyzdžiui, su aptarnavimu susijusiems procesams suteikite visišką prieigą klientų aptarnavimo atstovams, kad jie galėtų keisti verslo procesų sekos egzempliorių, ir tik skaitymo prieigą pardavimo atstovams, kad jie galėtų stebėti savo klientų veiklą po pardavimo.

Ekrane Saugos vaidmenys pasirinkite vaidmens pavadinimą, kad atidarytumėte saugos vaidmens informacijos puslapį. Pasirinkite skirtuką Veiklos procesų srautai, tada verslo procesų sekoje priskirkite atitinkamas saugos vaidmens teises.

Pastaba.

Pagal numatytuosius nustatymus sistemos administratoriaus ir sistemos pritaikymo specialisto saugos vaidmenys turi prieigą prie naujų veiklos procesų sekų.

Nurodykite teises pasirinkdami atitinkamus išrinkimo mygtukus ir pasirinkite Įrašyti. Norėdami gauti daugiau informacijos apie teises, eikite į Verslo procesų sekos teisės.

Be to, nepamirškite saugos vaidmens priskirti atitinkamiems savo organizacijos vartotojams.

Arbatpinigiai

Toliau pateikiame keletą patarimų, susijusių su užduočių srauto naudojimu dizaino įrankio lange.

• Norėdami padaryti viso verslo procesų eigos lango momentinę nuotrauką, veiksmų juostoje pasirinkite Momentinė nuotrauka . Ši parinktis naudinga, jei norite bendrinti ir gauti komentarų apie procesą iš komandos nario.
• Naudodamiesi mini žemėlapiu galite greitai naršyti skirtingas proceso dalis. Ši funkcija naudinga, kai vyksta sudėtingas procesas, kuris slenka nuo ekrano.
• Norėdami įtraukti verslo proceso aprašą, po proceso pavadinimu, kairiuoju verslo procesų sekos lango kampu pasirinkite Išsami informacija . Galima naudoti ne daugiau kaip 2 000 simbolių.

Kurkite verslo procesų srautus su filialais

Apsvarstykite šiuos punktus kurdami verslo procesų srautus su filialais:

• Procesas gali apimti ne daugiau kaip penkias unikalias lenteles.

• Naudokite ne daugiau kaip 30 etapų vienam procesui ir 30 žingsnių vienam etapui.

• Kiekviena šaka gali apimti ne daugiau nei 10 lygių.

• Šakojimo taisyklės turi būti pagrįstos ankstesnio etapo veiksmais.

• Taisyklėje galite derinti kelias sąlygas naudodami operatorių AND arba operatorių OR , bet ne abu operatorius.

• Apibrėždami proceso eigą, pasirinktinai pasirinkite lentelės ryšį. Šis ryšys turi būti 1:N (vienas su daugeliu) ryšys.

• Tame pačiame įraše vienu metu gali būti vykdomi keli aktyvūs procesai.

• Pertvarkykite proceso srauto plyteles (etapus, žingsnius, sąlygas) vilkdami ir numesdami.

• Sujungiant šakas naudojant jungties komandą, visos lygiavertės šakos turi susilieti į vieną etapą. Bendraamžių šakos turi susilieti į vieną etapą arba baigti procesą. Lygiavertė šaka negali susijungti su kitomis šakomis ir tuo pačiu metu užbaigti proceso.

• Galite kelis kartus peržiūrėti šiame procese naudojamą lentelę (keli uždari objekto ciklai).

• Procesas gali grįžti į ankstesnį etapą, neatsižvelgiant į lentelės tipą.

  Pavyzdžiui, jei aktyvus etapas yra Pasiūlymo įrašo pasiūlymo pateikimas, vartotojai gali perkelti aktyvų etapą atgal į galimybės įrašo etapą Siūlyti .

  Kitame pavyzdyje tarkime, kad procesas yra jūsų proceso eigos etape Dabartinis pasiūlymas : Tinkamas potencialus klientas>Nustatyti poreikius>Sukurti pasiūlymą>Dabartinis pasiūlymas>Uždaryti. Jei pasiūlymui reikia daugiau tyrimų, kad būtų galima nustatyti klientų poreikius, vartotojai gali pasirinkti proceso etapą Nustatyti poreikius ir pasirinkti Nustatyti aktyvų.

Redaguoti veiklos procesų seką

Norėdami redaguoti veiklos procesų seką, atidarykite sprendimų naršyklę, pasirinkite Procesai, tada norimų redaguoti procesų sąraše pasirinkite veiklos procesų seką .

Iš procesų sąrašo pasirinkite veiklos procesų seką, kurią norite redaguoti. Jis atidaromas dizaineryje, kur galite atnaujinti. Išplėskite Išsami informacija po proceso pavadinimu, kad jį pervardytumėte arba pridėtumėte aprašą, ir peržiūrėkite papildomą informaciją.

Ką dar reikėtų žinoti apie veiklos procesų sekas

Redaguoti etapus
Veiklos procesų sekos gali turėti iki 30 etapų.

Galite pridėti ar keisti šias etapo savybes:

• Etapo pavadinimas

• Lentelė. Galite pakeisti lentelę bet kuriam etapui, išskyrus pirmąjį.

• Scenos kategorija. Kategorijos leidžia grupuoti etapus pagal veiksmų pobūdį. Tai naudinga ataskaitoms, kuriose eilutės grupuojamos pagal etapą, kuriame jos yra. Scenos kategorijos parinktys gaunamos iš "Stage Category" visuotinio pasirinkimo. Prie šio visuotinio pasirinkimo galite pridėti daugiau parinkčių ir, jei norite, pakeisti esamų parinkčių etiketes. Taip pat, jeigu norite, galite šias parinktis pašalinti, bet mes rekomenduojame palikti esamas parinktis. Negalite vėl pridėti tos pačios parinkties, jei ją ištrinsite. Jeigu nenorite jų naudoti, pakeiskite žymą į „Nenaudoti“.

• Santykiai. Įveskite ryšį, kai ankstesnis proceso etapas yra pagrįstas kita lentele. Šiuo metu apibrėžiamame etape pasirinkite Pasirinkti ryšius , kad identifikuotumėte ryšį, kuris bus naudojamas pereinant tarp dviejų etapų. Pasirinkite ryšį su šiomis privilegijomis:

  • Ryšiai dažnai turi apibrėžtas stulpelių schemas, kurios automatiškai perkelia duomenis iš vienos eilutės į kitą, sumažindamos duomenų įvedimą.

  • Kai eilutės proceso juostoje pasirenkate Kitas etapas , visos eilutes, kurios naudoja ryšį, pateikiamos proceso eigoje, skatinant pakartotinį eilučių naudojimą procese. Be to, galite naudoti darbo eigas, kad automatizuotumėte eilučių kūrimą, kad vartotojas tiesiog jas pasirinktų, o ne kurtų, kad dar labiau supaprastintų procesą.

Žingsnių redagavimas
Kiekviename etape gali būti iki 30 veiksmų.

Pridėti šaką
Norėdami sužinoti apie šakos įtraukimą į etapą, eikite į Verslo procesų sekų tobulinimas naudojant šakojimą.

Norėdami, kad verslo procesų seka būtų prieinama žmonėms naudoti, turite užsakyti procesų seką, įgalinti saugos vaidmenis ir ją suaktyvinti.

Proceso eigos tvarkos nustatymas
Jei turite daugiau nei vieną lentelės (eilutės tipo) veiklos procesų seką, turite nustatyti, kuris procesas automatiškai priskiriamas naujoms eilutėms. Komandų juostoje pasirinkite Užsakyti proceso eigą. Naujoms eilutėms arba eilutėms, kurios dar neturi su jomis susietos procesų eigos, naudojama pirmoji veiklos procesų seka, prie kurios vartotojas turi prieigą.

Saugos vaidmenų įgalinimas
Vartotojai turi prieigą prie veiklos procesų sekos atsižvelgiant į teisę, apibrėžtą vartotojui priskirto saugos vaidmens veiklos procesų sekoje.

Pagal numatytuosius nustatymus tik sistemos administratoriaus ir sistemos pritaikymo specialisto saugos vaidmenys gali peržiūrėti naują veiklos procesų seką.

Norėdami nurodyti verslo procesų sekos teises, atidarykite verslo procesų seką redaguoti, tada verslo procesų sekos dizainerio komandų juostoje pasirinkite Redaguoti saugos vaidmenis . Žiūrėkite 13 veiksmą, esantį dalyje Verslo procesų sekos kūrimas, kaip nurodyta anksčiau šiame straipsnyje.

Aktyvinti
Tam, kad kas nors galėtų naudoti veiklos procesų seką, privalote ją aktyvinti. Komandų juostoje pasirinkite Aktyvinti. Kai patvirtinsite aktyvinimą, veiklos procesų seka bus paruošta naudoti. Jei veiklos procesų sekoje yra klaidų, negalite jos suaktyvinti, kol klaidos nebus ištaisytos.

Prireikus atliekamo veiksmo įtraukimas į veiklos procesų seką

Dynamics 365 (online)9.0 versijos naujinimas pristato verslo procesų sekos funkciją: verslo procesų eigos automatizavimą su veiksmų veiksmais. Į verslo procesų seką galite įtraukti mygtuką, kuris suaktyvina veiksmą arba darbo eigą.

Darbo eigų pareikalavus arba veiksmų įtraukimas atliekant veiksmą

Kaip galimybių kvalifikavimo proceso dalį, "Contoso" reikalauja, kad paskirtas recenzentas peržiūrėtų visas galimybes. Vėliau "Contoso" sukūrė veiksmą, kuris:

• Sukuria užduoties eilutę, priskirtą galimybės recenzentui.
• prie galimybės temos pridedama būsena „Paruošta peržiūrai“.

Be to, „Contoso“ turi būti suteikta galimybė vykdyti šiuos veiksmus pareikalavus. Norint integruoti šias užduotis į galimybės įgyvendinimo procesą, veiksmai turi būti rodomi galimybės veiklos procesų sekoje. Norėdami įjungti šią funkciją, pasirinkite veiksmo veiksmą Kaip veiklos procesų seką.

Po to veiksmas įtraukiamas į „Contoso“ galimybės veiklos procesų seką. Tada procesų seka patikrinama ir atnaujinama.

Dabar "Contoso" pardavimo grupės nariai gali pradėti veiksmą nuo verslo proceso veiksmo, kai reikia dalyvauti galimybės tinkamumo veiksme , pasirinkdami Vykdyti.

Svarbu

• Norint, kad pareikalavus būtų galima atlikti veiksmą, į veiklos procesų seką turi būti įtrauktas veiksmo žingsnis. Jei atliekant veiksmą paleidžiama darbo eiga, būtina sukonfigūruoti, kad darbo eiga būtų paleidžiama pareikalavus.
• Su veiksmu arba darbo eiga susieta lentelė turi sutapti su lentele, susieta su veiklos procesų seka.

Veiksmų žingsnių naudojimo veiklos procesų sekoje apribojimas

• Veiksmai negalimi kaip veiksmo veiksmai, jei įvesties arba išvesties parametrai yra Table, EntityCollection arba OptionSet (Choice) tipai. Veiksmai su daugiau nei vienu "EntityReference" išvesties parametru arba bet kokiu "EntityReference" įvesties parametrų skaičiumi negalimi kaip veiksmo veiksmai. Veiksmai, nesusieti su pirmine lentele (visuotinis veiksmas), nepasiekiami kaip veiksmo veiksmai.

Veiksmų centras

Kai jums reikia pamatyti verslo procesų sekų, kuriose dalyvaujate, sąrašą, peržiūrėkite vieningą veiksmų centrą.

Vieningame veiksmų centre matote visus verslo procesus, kuriuose jums priskirta bent viena Microsoft Dataverse lentelės eilutė, kurią naudoja procesas. Pavyzdžiui, jei verslo procese naudojamos lentelės Galimas klientas ir Galimybė Dataverse, matysite visus šio proceso atvejus, kai jums priskiriama eilutė Galimas klientas arba Galimybė.

Peržiūrėkite visus egzempliorius, kurie šiuo metu dirbami skirtuke Aktyvus . Šiame skirtuke galite peržiūrėti šią informaciją:

• Proceso pavadinimas.
• Dabartinis kiekvieno proceso etapas.
• Eilutės, susietos Dataverse su aktyviu etapu, savininkas.
• Laikas nuo egzemplioriaus sukūrimo.

Pasirinkite egzempliorių, kad atidarytumėte jį naujame skirtuke, arba pasirinkite jį, kad nukopijuotumėte saitą, bendrintumėte saitą el. paštu, atsisakytumėte arba panaikintumėte egzempliorių.

Paskesni veiksmai

• Veiklos procesų sekų apžvalga
• Pagerinkite verslo procesų srautus naudodami šakojimą
• Patvirtinimų apžvalga
• Išsamūs veiksmai, kaip įtraukti momentinį srautą į veiklos procesų seką