Pārskats par skaidras naudas pārvaldību

Šajā rakstā ir sniegts pārskats par skaidras naudas pārvaldības iespējām Microsoft Dynamics 365 Commerce pārdošanas punktā (POS). Tajā ir arī sniegti norādījumi par skaidras naudas izsekojamības iespējas iestatīšanu divpusējiem darījumiem.

Piezīme

Pamatinformāciju par skaidras naudas pārvaldības iespējām pakalpojumā Commerce skatiet sadaļā Maiņu un kases aparātu pārvaldība.

Kases pārvaldība ir būtiska funkcija mazumtirgotājiem fiziskajos veikalos. Mazumtirgotāji vēlas savos veikalos izmantot sistēmas, kas var palīdzēt šiem tirgotājiem nodrošināt pilnīgu izsekojamību un uzskaitāmību par skaidru naudu un tās kustību pa dažādajām veikalā esošajām kases sistēmām un kasieriem. Šīm sistēmām ir jābūt spējīgām saskaņot visas atšķirības un noteikt uzskaitāmību.

Dynamics 365 Commerce nodrošina skaidras naudas pārvaldības iespējas POS programmā. Mazumtirgotājiem ir divas skaidras naudas pārvaldības iespējas:

• Vienpusēji skaidras naudas darījumi — šī iespēja ļauj mazumtirgotājiem saskaņot skaidras naudas veikalam, taču tas neļauj precīzi noteikt atbildību skaidrās naudas neatbilstības gadījumā. Pēc vienpusēja skaidras naudas darījuma veikšanas nav jāveic nekādas darbības, jo tas tiek uzskatīts par pabeigtu.
• Divpusējie skaidras naudas darījumi — šī opcija nodrošina skaidras naudas izsekojamības iespēju, kas nodrošina divpusējus skaidras naudas darījumus un palīdz noteikt atbildību par visām skaidras naudas kustībām. Kad kasieris veic operāciju (piemēram, Piedāvājuma noņemšana), otram kasierim, kurš saņem naudu, šī darbība ir jāsaskaņo, lai pārliecinātos, ka darījuma summa ir pareiza.

Iestatiet skaidras naudas izsekojamības funkcionalitāti

Lai iestatītu skaidras naudas izsekojamības funkcionalitāti, izpildiet tālāk aprakstītās darbības, šādi konfigurējot funkcionalitātes profilu veikaliem.

1. Commerce headquarters dodieties uz Mazumtirdzniecība un komercija > Kanālu iestatījumi > POS iestatīšana > POS profili > Funkcionalitātes profili.
2. Atlasiet funkcionalitātes profilu, kas ir saistīts ar veikaliem, kuriem vēlaties iestatīt skaidras naudas izsekojamības funkcionalitāti.
3. Funkcionalitātes profila sadaļā Funkcijas, sadaļā Papildu kases pārvaldība opcijai Iespējot skaidras naudas izsekojamību iestatiet vērtību Jā.

Piezīme

Lai izmantotu skaidras naudas izsekojamības funkcionalitāti, vispirms veikalā ir jāiestata viens vai vairāki seifi. Šī iestatīšana ir nepieciešama, jo sistēma paredz, ka operācijām Deklarēt sākuma summu un Droša nomešana tiks atlasīts seifs.

Seifa iestatīšana

Vienam veikalam varat definēt un uzturēt vairākus seifus.

Lai iestatītu seifu programmā Commerce headquarters, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Parejiet uz Mazumtirdzniecība un komercija > Kanāli > Veikali > Visi veikali.
2. Laukā Mazumtirdzniecības kanāla ID atlasiet tā veikala mazumtirdzniecības kanāla ID, kuram vēlaties iestatīt seifu.
3. Darbību rūtī cilnes Iestatīšana grupā Iestatījumi atlasiet Seifi.
4. Lapā Droša deklarācija atlasiet Jauna.
5. Laukā Nosaukums ievadiet seifa nosaukumu.
6. Atkārtojiet 4. un 5. darbību katram papildu seifam, ko vēlaties pievienot.
7. Palaidiet 1070 (Kanāla konfigurācija) sadales grafika darbu, lai sinhronizētu seifu konfigurācijas kanālu datu bāzē.

Kā tiek apstrādāta skaidrās naudas pārvaldība, ja ir iespējots skaidras naudas izsekojamības līdzeklis

Skaidrās naudas pārvaldība notiek tālāk minētajos veidos, ja ir iespējots skaidras naudas izsekojamības līdzeklis.

• Lietotājam, kurš tiek aicināts deklarēt sākuma summu, ir jāievada skaidras naudas avots. Lietotājs var meklēt veikalā definētos pieejamos seifus. Pēc tam var izvēlēties seifu, no kura tiek izņemta nauda, lai to varētu ievietot reģistrā.
• Lietotājam, kurš izpilda Piedāvājuma noņemšanas operāciju, tiek piedāvāts izvēlēties no atvērto peldošo ierakstu darījumu saraksta. Ja atbilstošais mainīgais ieraksts sistēmā nepastāv, lietotājs var izveidot nesaistītu norēķinu noņemšanas transakciju.
• Lietotājam, kurš izpilda peldošā ieraksta operāciju, tiek piedāvāts izvēlēties no atvērto piedāvājumu noņemšanas darījumu saraksta. Ja atbilstošā norēķinu noņemšana sistēmā nepastāv, lietotājs var izveidot nesaistītu mainīgā ieraksta transakciju.
• Lietotājs, kurš veic noguldījumu seifā, tiek aicināts atlasīt seifu, kur skaidrā nauda tiek noguldīta.

Transakcijas saskaņošana

Kad lietotājs izvēlas maiņu slēgt, sistēma pārbauda, vai maiņā nav nesaskaņotu kases pārvaldības transakciju. Ja pastāv nesaskaņotas transakcijas, maiņu nevar slēgt.

Darījumus var saskaņot vai nu sistēma automātiski, vai arī lietotājs manuāli.

Automātiska transakcijas saskaņošana

Automātiska darījumu saskaņošana notiek, kad sistēma automātiski saskaņo darījumus pēc konkrētu darbību veikšanas.

Piemēram, lietotājs veic skaidras naudas pārvaldības darbību (piemēram, Piedāvājuma noņemšana) maiņā A, lai nosūtītu 20 $ uz maiņu B. Kad lietotājs maiņā B veic Peldošā ieraksta operāciju un atlasa darījumu, abas transakcijas tiek automātiski saskaņotas.

Manuāla transakcijas saskaņošana

Manuāla darījumu saskaņošana ir nepieciešama, ja automātiskā darījumu saskaņošana nenotiek.

Iepriekšējā piemērā, ja lietotājs maiņā B neveic Peldošā ieraksta darbību vai neatlasa pareizo darījumu Peldošā ieraksta darbības laikā, piedāvājuma noņemšanas darbība paliek nesaskaņota un nepieciešama manuāla saskaņošana.

Lai veiktu manuālu saskaņošanu maiņas ietvaros vai starp maiņām, lietotāji, kuriem ir nepieciešamās atļaujas, var veikt darbību Pārvaldīt maiņas. Skatā Pārvaldīt maiņas ir viegli skatīt maiņas, kurās ir nesaskaņoti darījumi. Lietotājs var atlasīt maiņu un pēc tam atlasīt Saskaņot, lai atsevišķās cilnēs skatītu saskaņoto un nesaskaņoto darījumu sarakstu. Lietotājs var atlasīt nesaskaņotās transakcijas un tās saskaņot, vai atlasīt iepriekš saskaņotās transakcijas un tās nesaskaņot. Saskaņošanas laikā, ja atlasītā transakcija nelīdzsvarojas, lietotājam ir jāievada nesaskaņotās saskaņošanas iemesla apraksts. Lietotājs var turpināt transakciju saskaņošanu un nesaskaņošanu, līdz maiņa ir slēgta. Tomēr, kad maiņa ir slēgta, transakcijas nevar norādīt kā nesaskaņotas.

Seifu pārvaldība

Programmā Dynamics 365 Commerce skaidras naudas saskaņošanu var veikt tikai maiņas līmenī. Lai pārvaldītu skaidru naudu seifā, jums tas ir jāpārvalda maiņā.

Svarīgi

Drošai pārvaldībai ir nepieciešams īpašs reģistrs, kas netiek izmantots nekādiem pārdošanas darījumiem.

Biznesa procesa piemērs skaidras naudas pārvaldīšanai, izmantojot seifu

Nākamajā piemērā ir izklāstīts biznesa process skaidras naudas pārvaldībai, kurā tiek izmantots seifs.

Dienas sākumā veikala vadītājs seifā deklarē sākuma summu. Šeit ir norādītas darbības, kas jāveic veikala vadītājam.

1. Atveriet maiņu īpašajā seifa reģistrā.
2. Dodieties uz Pārvaldīt seifu darbību, atlasiet seifu un pēc tam atlasiet Deklarēt sākuma summu.
3. Ievadiet summu un pēc tam atlasiet Saglabāt.

Kad kasieris ir gatavs sākt dienu, tas atver maiņu un ar veikala vadītāja starpniecību no seifa saņem sākuma summu. Šeit ir norādītas darbības, kas jāveic kasierim un veikala vadītājam.

1. Kasieris atver maiņu kasē (piemēram, maiņa A).
2. Veikala vadītājs dodas uz Pārvaldīt seifu operāciju seifam paredzētajā kasē, veic Piedāvājuma noņemšanas darbību un izvēlas pareizo daudzumu un maiņu noņemšanai. Ir svarīgi, lai maiņa tiktu atvērta reģistrā, uz kuru tiek pārskaitīta nauda no seifa.
3. Kasieris paņem naudu, izpilda Deklarēt sākuma summu darbību savā kasē un atlasa iepriekš izveidoto darījumu, lai atspoguļotu sākuma summu. Šīs darbības aktivizē abu darījumu automātisku saskaņošanu.

Pēc tam kasieris veic regulārus pārdošanas darījumus visas dienas garumā.

Kad skaidrās naudas daudzums kasē pārsniedz noteikto limitu, kasieris tiek informēts par skaidras naudas pārpalikumu un veic drošu izmešanu. Šeit ir norādītas darbības, kas jāveic kasierim un veikala vadītājam.

1. Kasieris nodod naudu veikala vadītājam. Vai arī kasieris ievieto naudu seifā, izvēloties Ievietošana seifā, ievadot summu un izvēloties seifu, kurā ievietot naudu.
2. Veikala vadītājs noskaita naudu un tad dodas uz Pārvaldiet seifu darbību īpašā seifa kasē.
3. Veikala vadītājs izvēlas seifu, atlasa Peldošais ieraksts un pēc tam atlasa iepriekš izveidoto darījumu. Šīs darbības aktivizē abu darījumu automātisku saskaņošanu.

Dienas beigās kasieris visu kases atvilktnē esošo skaidrās naudas summu ievieto seifā, izsludina piedāvājumu un aizver maiņu. Šeit ir norādītas darbības, kas jāveic kasierim.

1. Izvēlieties Ievietošana seifā, ievadiet summu un atlasiet seifu, kurā ievietot naudu.
2. Izvēlieties Piedāvājuma deklarācija un pēc tam atlasiet 0 (nulli) kā summu.
3. Atlasiet vienumu Slēgt, lai slēgtu šo maiņu.
4. Izsniedziet naudu veikala vadītājam vai ievietojiet seifā.

Vadītājs saskaņo pēdējo darījumu nodošanai seifā, veic nodošanu bankā un slēdz abas maiņas (kasiera maiņu un seifa maiņu). Šeit ir norādītas darbības, kas jāveic veikala vadītājam.

1. Dodieties uz Pārvaldīt seifu darbību īpašā seifa kasē.
2. Izvēlieties seifu, atlasiet Peldošais ieraksts un pēc tam atlasiet iepriekš izveidoto darījumu. Šīs darbības aktivizē abu darījumu automātisku saskaņošanu.
3. Atlasītajam seifam atlasiet Bankas nodošana un pēc tam atlasiet naudu, kas jānodod bankā.
4. Izejiet no darbības Pārvaldīt seifu un pēc tam atlasiet Piedāvājuma deklarācija, lai deklarētu seifa atlikumu.
5. Dodieties uz operāciju Pārvaldīt maiņas, atlasiet kasierim aizvērto maiņu un pēc tam aizveriet maiņu. Seifa īpašā reģistra maiņa tagad parādīs vienu nesaskaņotu darījumu (Deklarēt sākuma summu), kas tika veikts seifam. Tā kā ir paredzēts, ka nauda tiks pievienota no ārēja avota (piemēram, bankas), šo darījumu nevar automātiski saskaņot. Tā jāsaskaņo manuāli. Veikala vadītājs atlasa nesaskaņoto darījumu un pēc tam aizver maiņu.

Svarīgas piezīmes par drošu pārvaldību

• Nauda, kas dienas beigās palikusi seifā, netiek automātiski pārcelta uz nākamo dienu. Nākamajā dienā veikala vadītājs seifā deklarē sākuma summu.
• Visām ar drošību saistītajām darbībām lietotājam ir jāizmanto darbība Pārvaldīt seifu. Nav cita veida, kā izvēlēties seifu, kuram tiek reģistrēti skaidras naudas darījumi. Sākuma summas deklarēšana, Peldošais ieraksts, Piedāvājuma noņemšana un Bankas nodošana operācijas ir jāveic operācijas Pārvaldīt seifu kontekstā.
• Lai varētu slēgt ar seifu saistīto maiņu, lietotājam ir jāveic Piedāvājuma deklarācijas darbība īpašajā seifa kasē. Šī ir vienīgā operācija, kas nenotiek seifa kontekstā. Tāpēc tā nav pieejama operācijā Pārvaldīt seifu . Ja vienu un to pašu reģistru izmanto vairāku seifu pārvaldīšanai, konkursa deklarācijā ir jābūt naudas summai visos šajos seifos.
• Darbība Deklarēt sākuma summu ar seifu netiek automātiski saskaņota. Tā jāsaskaņo manuāli.
• Operācija Deklarēt sākuma summu ir pieejama divos līmeņos operācijā Pārvaldīt seifu: maiņas līmenī un seifa līmenī. Lai deklarētu seifa sākuma summu šim seifam paredzētajā reģistrā, lietotājam ir jāizpilda darbība Deklarēt sākuma summu, kas atrodas darbībā Pārvaldīt seifu. Darbību Deklarēt sākuma summu maiņas līmenī var izmantot, ja kasē, kas ir saistīta ar šo reģistru, ir papildu nauda.
• Lai pārskaitītu naudu jebkurā virzienā no seifa uz maiņu, maiņa ir jāatver reģistrā, kas sūta vai saņem naudu. Iepriekšējā seifa pārvaldības piemērā A maiņai ir jābūt atvērtai, lai naudu varētu pārskaitīt no seifa uz šo maiņu.
• Ja ir iespējota skaidras naudas izsekojamības funkcija, lietotājs var veikt drošu nomešanu, izvēloties vienu piedāvājuma veidu vienā darījumā. Ja kases atvilktnē ir iekļauti vairāki piedāvājumi (piemēram, skaidra nauda ASV dolāros [USD], skaidra nauda Kanādas dolāros [CAD] un čeks), lietotājam katram piedāvājuma veidam ir jāveic viena droša nomešana.
• Sistēma atbalsta seifu un banku maksājumu grāmatošanu atbilstošos virsgrāmatas (VG) kontos, kā noteikts Commerce headquarters lapā Piedāvājums (Veikals > Maksājuma veidi > Piedāvājums). Ja operācija Ievietošana bankā tiek izmantota, lai pārvietotu naudu no seifa uz banku, nauda tiek samazināta seifa VG un palielināta bankas ievietošanas VG. Lai gan seifā ievietotās summas tiek ierakstītas seifa ievietošanas VG, nauda, kas ir pārvietota no seifa, neatjaunina šo VG. Citi skaidrās naudas pārvaldības darījumi (piemēram, Peldošais ieraksts un Piedāvājuma noņemšana) netiek reģistrēti nevienā konkrētā VG.

Finanšu saskaņošana veikalā

Kad skaidras naudas pārvaldības darījumi tiek apstrādāti galvenajā mītnē, parametri, kas ir definēti sadaļā Paziņojums/slēgšana lapā Visi veikali, tiek izmantoti, lai veiktu šo darījumu validāciju. Tomēr, ja lietotājs iespējo finanšu saskaņošanas funkcionalitāti galvenajā mītnē, POS lietotājs redzēs šo validāciju rezultātus POS, mēģinot aizvērt maiņu.

Lai iestatītu finanšu saskaņošanas funkcionalitāti programmā headquarters, rīkojieties šādi.

1. Darbvietā Līdzekļu pārvaldība ieslēdziet līdzekli Mazumtirdzniecības pārskati - pakāpeniska plūsma.
2. Attiecīgā veikala POS funkcionalitātes profilā iestatiet opciju Iespējot finanšu saskaņošanu veikalā uz Jā.

Papildinformāciju par finanšu saskaņošanas funkcionalitāti skatiet sadaļā Finanšu saskaņošana veikalā.

Skaidras naudas pārvaldība vairākām valūtām

Mazumtirgotāji var konfigurēt POS, lai kā maksājumu par darījumu pieņemtu vairākas valūtas, taču parasti naudas atlikumu var norādīt tikai veikala noklusējuma valūtā.

Piemēram, mazumtirgotājs savu ASV veikalu konfigurē, izmantojot ASV dolārus [USD] kā noklusējuma valūtu, bet klients maksā par darījumu, izmantojot eiro (EUR). Visu darījumam atgriezto naudas atlikumu var sniegt tikai veikala noklusējuma valūtā USD. Šajā scenārijā darba dienas sākumā kasē būtu tikai USD, bet darba dienas beigās kasē būtu vairākas valūtas (USD un EUR).

Daži mazumtirgotāji izvēlas uzlabot savus POS, lai ļautu kasieriem atgriezt naudas atlikumu piedāvātajā valūtā, taču, lai to izdarītu, ir nepieciešams, lai skaidras naudas pārvaldības darbības, piemēram, Deklarēt sākuma summu, Peldošais piedāvājums un Noņemt piedāvājumu, atbalstītu arī ārvalstu valūtas, lai mazumtirgotāji varētu ņemt vērā valūtas izmaiņas dažādos darījumos.

Izmantojot Commerce versiju 10.0.38, visas skaidras naudas pārvaldības darbības atbalsta ārvalstu valūtas papildus veikala noklusējuma valūtai.

Lai konfigurētu skaidras naudas pārvaldību vairākās valūtās, lai izsekotu valūtas kustībām dažādos darījumos, veiciet šīs darbības.

1. Commerce headquarters dodieties uz Mazumtirdzniecība un komercija > Kanāli > Veikali > Visi veikali.
2. Atlasiet veikalu, kuram vēlaties atļaut skaidras naudas pārvaldību vairākās valūtās.
3. Izvēlieties Iestatīt cilni un pēc tam atlasiet Skaidras naudas deklarācija, lai atvērtu atbalstītās nominālvērtības dažādās veikala valūtās, kā parādīts nākamajā attēla piemērā.
4. Pievienojiet izsekojamo valūtu nepieciešamās nominālvērtības kopā ar veikala noklusējuma valūtu.
5. Dodieties uz veikala informācijas veidlapu un iestatiet Sākuma summas aprēķināšana konfigurāciju uz Summa, kā parādīts nākamajā attēla piemērā.
6. Palaidiet 1070 - Kanāla konfigurācija darbu.
7. POS pārejiet uz veikalu, kuram vēlaties atļaut skaidras naudas pārvaldību vairākās valūtās.
8. Palaidiet Deklarēt sākuma summu darbību.
9. Izvēlieties Skaitīt, lai atvērtu atbalstītās nominālvērtības.
10. Atlasiet filtra simbolu, atlasiet vajadzīgo valūtu, ievadiet sākuma summu un pēc tam atlasiet Saglabāt.
11. Atkārtojiet iepriekš minēto procesu, lai pievienotu sākuma summu visām vēlamajām valūtām. 5. darbībā aprakstītā konfigurācija nodrošina, ka dažādās summas vairākās valūtās tiek pievienotas, lai aprēķinātu sākuma summu. Vienam darījumam var pievienot tikai vienu valūtas summu, tāpēc, mēģinot vienā darījumā pievienot sākuma summas vairākām valūtām, radīsies kļūda. Līdzīga pieredze ir attiecināma uz Peldošais piedāvājums un Noņemt piedāvājumu operācijām.
12. Valūtas atlikumu darba dienas laikā no kases var izņemt, izmantojot Nodošana seifā un Nodošana bankai operācijas.
13. Darba dienas beigās varat izmantot operāciju Piedāvājuma deklarēšana, lai reģistrētu kopsummas visās valūtās. Darbība Piedāvājuma deklarēšana atbalsta datu reģistrēšanu vairākās valūtās vienā darījumā, tāpēc nav nepieciešams reģistrēt kopsummas vienā valūtā vienlaikus.