Rēķinu klasificēšana un norēķinu kodi publiskajā sektorā
Šajā rakstā ir paskaidrots, kā publiskā sektora organizācijas var izmantot rēķinu klasifikāciju un norēķinu kodus, lai palīdzētu pārvaldīt brīva teksta rēķinus.
Rēķinu klasificēšanas grupas
Norēķinu klasifikācijas tiek izmantotas, lai grupētu līdzīgus brīva teksta rēķinus apstrādei un skatīšanai. Piemēram, tranzīta aģentūra var noma vietu katrā tranzīta stacijā mazām kafejnīcām un citiem pārdevējiem. Izveidojot nomas rēķinu klasifikāciju, aģentūra var automātiski piemērot vienus un tos pašus maksājuma nosacījumus un izmantot to pašu iekasēšanas vēstuļu secību visiem nomas līgumiem. Aģentūra var arī skatīt rēķinus par visiem nomas līgumiem kopā, pat ja nomām nav vienādas finanšu dimensijas. Norēķinu klasifikācijā ir iekļauta tālāk norādītā informācija.
- Norēķinu klasifikācijas kods (līdz 15 burtciparu rakstzīmēm)
- Apraksts (līdz 60 rakstzīmēm)
- Apmaksas nosacījumi
- Informācija par interesēm
- Rēķinu numuru sērija
- Numuru sērija kredīta notām
- Kolekcijas vēstuļu numuru sērija
- Norēķinu kodi, ko var piešķirt rēķiniem, kuros tiek izmantota šī norēķinu klasifikācija
Varat izmantot norēķinu klasifikāciju, lai kontrolētu brīva teksta rēķinu nosegšanas prioritāti. Detalizētu informāciju skatiet sadaļā Nosegšanas prioritāte publiskajā sektorā. Norēķinu klasifikācijā var būt iekļauti daudzi norēķinu kodi, taču katru norēķinu kodu var piešķirt tikai vienai norēķinu klasifikācijai. Atlasot brīvā teksta rēķinā norēķinu klasifikāciju, rēķinam ir pieejami tikai tie norēķinu kodi, kas ir norādīti rēķinu klasifikācijā. Pirms norēķinu klasifikāciju iestatīšanas pārliecinieties, vai esat iestatījis maksāšanas nosacījumus, procentu kodus, grāmatošanas metodes, iekasēšanas vēstuļu sērijas, numuru sērijas un norēķinu kodus, ko plānojat izmantot norēķinu klasifikācijās.
Norēķinu kodi
Norēķinu kodi nodrošina noklusējuma norēķinu vērtībuun likmju kopu noteiktajam pakalpojumu veidam vai maksai. Vērtības, kas tiek definētas katram norēķinu kodam, tiek automātiski ievadītas brīva teksta rēķina rindā, kad tiek atlasīts norēķinu kods. Piemēram, atkritumu apsaimniekošanas nodaļa var izrakstīt rēķinus noteiktiem klientiem par jauniem konteineriem. Viņiem būtu norēķinu kods "Jauns konteiners", kas satur norēķinu informāciju par šiem konteineriem. Kad nodaļa izveido brīva teksta rēķinu un rēķina rindā atlasa norēķinu kodu "Jauns konteiners", norēķinu koda noklusējuma vērtības tiek ievadītas automātiski. Norēķinu kodi ietver tālāk norādīto informāciju.
- Norēķinu kods (līdz 10 burtciparu rakstzīmēm)
- Apraksts (līdz 60 rakstzīmēm; tas tiks izdrukāts uz rēķina)
- Spēkā stāšanās datums un derīguma termiņš
- PVN informācija
- Informācija par interesēm
- Uzskaites sadale
- Informācija par likmi
- Informācija par projektu (ja iespējota lapā Debitoru parādu parametri)
- Pielāgotie lauki
Parasti noklusējuma vērtības no norēķinu koda var mainīt brīvā teksta rēķinā. Tomēr varat iestatīt norēķinu kodu, lai atļautu vai novērstu izmaiņas noteiktos laukos. Detalizētu informāciju skatiet sadaļā Brīva teksta rēķini publiskajā sektorā. Norēķinu kodus var saistīt arī ar grāmatošanas definīcijām. Kad rēķina rindā tiek izmantots norēķinu kods, grāmatošanas definīcija, kas ir saistīta ar norēķinu kodu, tiek izmantota, lai grāmatotu transakciju virsgrāmatā. Papildinformāciju par definīciju grāmatošanu skatiet rakstā Definīciju grāmatošana publiskajā sektorā.
Pielāgotie lauki
Varat izveidot pielāgotus laukus norēķinu kodiem. Šie lauki tiek izmantoti, lai apkopotu datus, kas saistīti ar konkrētām norēķinu maksām. Piemēram, pilsētas dzīvnieku kontroles departaments varētu izmantot pielāgotus laukus, lai reģistrētu dzīvnieka veidu un pēdējās vakcinācijas pret trakumsērgu datumu. Tā kā norēķinu kodiem piešķirat pielāgotus laukus, pirms norēķinu kodu izveides izveidojiet savus pielāgotos laukus. Ir sešu veidu pielāgotie lauki. Noklusējuma vērtību var iestatīt jebkuram pielāgotam laukam. Brīvā teksta rēķinā var mainīt noklusējuma vērtības.
- Laukos Valūta –Valūta tiek akceptēti tikai skaitļi ar divām decimāldaļas vietām. Varat norādīt lauka minimālās un maksimālās vērtības.
- Decimāldaļa — decimāldaļas laukos tiek akceptēti tikai decimālskaitļi ar četrām decimāldaļas vietām aiz komata. Laukam var iestatīt minimālās un maksimālās vērtības.
- Teksts - Teksta lauki var saturēt jebkāda veida tekstu, un visi tajos ievadītie ievaddati tiks interpretēti kā teksts. Laukam var iestatīt maksimālo lauka garumu.
- Vesels skaitlis — veselu skaitļu lauki akceptē tikai veselus skaitļus. Laukam var iestatīt minimālās un maksimālās vērtības.
- Būla – Būla lauki atļauj jā/nē atlasi.
- Datums — datumu laukos tiek akceptēti tikai datumi. Datums tiek saglabāts kā mm/dd/gggg.
Vai man ir jāizmanto rēķinu klasifikācija?
Lai gan jums nav jāiespējo norēķinu klasifikācija, mēs ļoti iesakām to darīt. Daudzas publiskā sektora iespējas programmā Debitoru parādi ir pieejamas tikai tad, ja ir iespējota rēķinu klasifikācija. Tomēr pēc tam, kad esat iespējojis norēķinu klasifikāciju, norēķinu klasifikācija ir obligāts brīvā teksta rēķinu lauks. Lai uzzinātu vairāk par rēķinu klasifikāciju un norēķinu kodiem brīva teksta rēķinos, skatiet sadaļu Brīva teksta rēķini publiskajā sektorā.
Kā iespējot norēķinu klasifikāciju?
Iespējojiet norēķinu klasifikāciju lapā Debitoru parādu parametri . Sadaļas Vispārīgi kopsavilkuma cilnē Pārdošanas iestatīšana atlasiet Izmantot norēķinu klasifikācijas. Lapas, kurās izveidojat norēķinu klasifikāciju un norēķinu kodus, ir pieejamas pirms norēķinu klasifikāciju iespējošanas. Pirms iespējot rēķinus, ieteicams iestatīt visas norēķinu klasifikācijas un norēķinu kodus. Pēc tam, kad esat iespējojis norēķinu klasifikāciju, katram brīva teksta rēķinam ir jābūt norēķinu klasifikācijai. Piezīme: ja plānojat izmantot norēķinu klasifikācijas, lai noteiktu brīva teksta rēķinu nosegšanas prioritāti, pēc norēķinu klasifikāciju iespējošanas lapā Nosegšanas prioritāte ir jāiespējo atribūts Norēķini. Detalizētu informāciju skatiet sadaļā Nosegšanas prioritāte publiskajā sektorā.
Vai man ir jāizveido jauni norēķinu kodi, kad mainās norēķinu tarifi?
Ja norēķinu kodi ir jāatjaunina, jauni norēķinu kodi nav jāveido. Tā vietā varat izveidot vairākas norēķinu koda versijas ar katras versijas spēkā stāšanās un derīguma termiņiem. Spēkā stāšanās datums sistēma automātiski sāks izmantot atjaunināto versiju.
Vai vienu un to pašu norēķinu kodu var piešķirt vairākām norēķinu klasifikācijām?
Nē, bet jebkurā gadījumā ir veids, kā iegūt nepieciešamos rezultātus. Pieņemsim, ka jūsu organizācija katrai nodaļai izmanto atsevišķu norēķinu klasifikāciju. Trim nodaļām ir nepieciešams norēķinu kods licences līgumiem. Jūs nevarat piešķirt vienu "Licences līguma" norēķinu kodu trim norēķinu klasifikācijām, bet varat izveidot trīs vienādu norēķinu kodu kopu un piešķirt vienu kodu katrai nodaļai.