Atbildēšana uz datu subjektu tiesību (DSR) pieprasījumiem saistībā ar Microsoft Dataverse klientu datiem

Raksts
10/16/2023

Eiropas Savienības (ES) Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR) nodrošina fiziskām personām būtiski svarīgas tiesības attiecībā uz šo personu datiem. Skatiet Vispārīgās datu aizsardzības regulas kopsavilkumu Microsoft Learn , lai iegūtu pārskatu par VDAR, tostarp terminoloģiju, rīcības plānu un gatavības kontrolsarakstus , kas palīdzēs jums izpildīt VDAR noteiktos pienākumus, izmantojot Microsoft produktus un pakalpojumus.

Varat uzzināt vairāk par VDAR un par to, kā Microsoft palīdz atbalstīt gan to, gan mūsu klientus, kurus šī regula ietekmē.

Microsoft drošības kontroles centrs nodrošina vispārīgu informāciju, atbilstības paraugpraksi un dokumentāciju, kas ir noderīga VDAR pārskatatbildībai, piemēram, novērtējumus par ietekmi uz datu aizsardzību, datu subjektu pieprasījumus un paziņojumu par datu aizsardzības pārkāpumiem.
Pakalpojumu drošības kontroles portāls sniedz informāciju par to, kā Microsoft pakalpojumi palīdz atbalstīt atbilstību VDAR.

Šajā rakstā ir sniegti piemēri darbībām, kuras varat veikt, lai atbalstītu konfidencialitātes ievērošanu, lietojot Power Apps, Power Automate un Dataverse. Jūs uzzināsit, kā izmantot Microsoft produktus, pakalpojumus un administratīvos rīkus, lai palīdzētu pārziņa klientiem atrast personas datus, piekļūt tiem un rīkoties ar tiem Microsoft mākonī, atbildot uz datu subjektu tiesību (DSR) pieprasījumiem.

Šajā rakstā aprakstītas tālāk norādītās darbības:

Noteikšana — izmantojiet meklēšanas un noteikšanas rīkus, lai vieglāk atrastu klientu datus, kuriem varētu būt DSR pieprasījums. Kad ir savākti potenciāli atbilstoši dokumenti, varat veikt vienu vai vairākas tālāk norādītās DSR darbības, lai atbildētu uz pieprasījumu: Varat arī noteikt, ka pieprasījums neatbilst Jūsu organizācijas vadlīnijām par atbildēšanu uz DSR pieprasījumiem.
Piekļuve — iegūstiet personas datus, kas atrodas Microsoft mākonī, un, ja tiek pieprasīts, izveidojiet datu subjektam pieejamu datu kopiju.
Labošana — veiciet izmaiņas vai ieviesiet citas pieprasītās darbības ar personas datiem, ja tas izdarāms.
Ierobežošana — ierobežojiet personas datu apstrādi, noņemot licences dažādiem tiešsaistes pakalpojumiem vai, ja iespējams, izslēdzot nepieciešamos pakalpojumus. Varat arī izņemt datus no Microsoft mākoņa un saglabāt tos lokāli vai citur.
Dzēšana — neatgriezeniski dzēsiet personas datus, kas atrodas Microsoft mākonī.
Eksportēšana — Datu subjektam nosūtiet personas datu elektronisku kopiju (mašīnlasāmā formā).

Dataverse klientu dati

Svarīgi

Attiecas gan uz Dataverse, gan uz Dataverse iepriekšējo versiju.

Dataverse un Dataverse iepriekšējā versijā ir atsevišķi mijiedarbības procesi ar personu datiem.

Varat noteikt, kāda veida vide jums ir, pieslēdzoties Power Apps un veicot šādas darbības:

Nolaižamajā sarakstā Vide atlasiet savu vidi.
Navigācijas logā atlasiet Dataverse un pēc tam atlasiet Tabulas.

Jūsu vide ir Dataverse, ja redzamas turpmāk uzskaitītās tabulas:

Pēc tam, kad esat noteicis, kāda veida vide jums ir, izpildiet turpmākajās sadaļās aprakstītās darbības, lai noteiktu personas datus.

Note

Iespējams, jums ir vides gan Dataverse, gan Dataverse iepriekšējā versijā, tāpēc jāatkārto tālāk aprakstītie procesi katrai videi savā organizācijā.

Lietotāja personas dati Dataverse

Priekšnoteikumi

Jums ir jāizveido lietotāji Microsoft 365 administrēšanas centrā un jāpiešķir viņiem atbilstoša lietotāja licence un drošības loma, pirms viņi var piekļūt un izmantot Dataverse.

Standarta lietotāja personas dati (piemēram, lietotājvārds, lietotāja ID, tālrunis, e-pasts un adrese) tiek glabāti un uzturēti Microsoft Microsoft 365 administrēšanas centrā. Sistēmas administratori šos personas datus var atjaunināt tikai Microsoft 365 dministrēšanas centrā, un pēc tam dati tiek automātiski sinhronizēti ar Dataverse sistēmas Lietotāja tabulu visās vidēs. Sistēmas administratori var arī izveidot pielāgotus atribūtus, lai Dataverse sistēmas lietotāja tabulā fiksētu citus lietotāja personas datus, un pēc tam manuāli uzturēt un pārvaldīt šos atribūtus.

Lai izvairītos no pārtraukumiem biznesa lietojumprogrammās, kas var būt kritiski svarīgas jūsu organizācijas darbībai, lietotāja rindas netiek automātiski dzēstas no Dataverse sistēmas Lietotāja tabulas, kad lietotājs tiek dzēsts no Microsoft 365 administrēšanas centra. Lietotāja statuss programmā Dataverse tiek iestatīts kā Atspējots, taču Dataverse sistēmas administratoram ir jāatrod un jādzēš lietotāja personas dati no Dataverse, kas atrodas programmā.

Tikai globālās administratora un Dataverse sistēmas administratori var veikt tālāk uzskaitīto darbību atklāšanu, labošanu, eksportēšanu un dzēšanu.

Atklāt

Sistēmas administratori var izveidot vairākas vides. Šīs vides var izmantot izmēģinājumversiju, izstrādes vai ražošanas mērķiem. Katrā no šīm vidēm ir sistēmas Lietotāja tabulas kopija ar visiem pielāgotajiem atribūtiem, ko var būt pievienojis sistēmas administrators, kā arī lietotāja personīgie dati, kas sinhronizēti no Microsoft 365 administrēšanas centra.

Sistēmas administratori var atrast sarakstu ar visām vidēm, dodoties uz Microsoft Power Platform administrēšanas centru.

Jūs varat atrast Dataverse lietotāju personas datus turpmāk norādītajos resursos.

Resursa	Nolūks	Tīmekļa vietnes piekļuve	Programmatiska piekļuve
Tabulas rinda	To sauc par sistēmas lietotāja tabulu, tajā tiek saglabāti lietotāja personas dati.	Power Platform administrēšanas centrs	Izmantojot tīmekļa API
Audita vēsture	Ļauj klientiem identificēt resursus, ko lietotāji ir izveidojuši, kam ir piekļuvuši, ko ir mainījuši vai dzēsuši tabulu līmenī.	Power Platform administrēšanas centrs	Izmantojot tīmekļa API

Lietotājs

Lietotāja personas dati tiek glabāti Microsoft Entra un automātiski sinhronizēti Dataverse ar visām vidēm ar datu bāzi. Sistēmas administratori nevar atjaunināt šos personas datus tieši Dataverse, kamēr lietotājs ir aktīvs - viņiem dati jāatjaunina no Microsoft 365 administrēšanas centra. Sistēmu administratori var pievienot personas datus (piemēram, pielāgotus atribūtus) tieši Dataverse, taču šie dati ir jāpārvalda manuāli.

Lai atrastu lietotāju un viņa personas datus, dodieties uz administrēšanas Power Platform centru un rīkojieties šādi:

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Dodieties uz Iestatījumi Lietotāji + atļaujas Lietotāji>>.
Meklēšanas lodziņā ievadiet lietotāja vārdu un atlasiet Enter.
Lai skatītu lietotāja personas datus, atlasiet lietotāja vārdu, noklikšķinot vai veicot dubultskārienu.
Lai veiktu izmaiņas kontaktinformācijā, izvērsiet daudzpunkti un noklikšķiniet uz Pārvaldīt lietotāju programmā Dynamics 365

Audita vēsture

Ja tabulai ir iespējota audita izsekošana Dataverse, lietotāja personas dati tiek reģistrēti audita vēsturē kopā ar darbībām, kuras lietotājs veic.

Labošana

Ja datu subjekts Jums lūdz labot personas datus, kas atrodas Jūsu organizācijas datos, Jums un Jūsu organizācijai jānosaka, vai ir piemēroti izpildīt šo pieprasījumu. Datu labošana var ietvert personas datu rediģēšanu, koriģēšana vai dzēšana no dokumenta vai cita tipa elementa.

Varat izmantot Microsoft Entra , lai pārvaldītu savu lietotāju Dataverse identitātes (personas datus). Uzņēmuma klienti var pārvaldīt DSR labošanas pieprasījumus, izmantojot ierobežotos rediģēšanas līdzekļus attiecīgajā Microsoft pakalpojumā. Microsoft kā datu pārzinis nepiedāvā iespēju labot sistēmas veidotus ierakstus, jo tie atspoguļo faktiskas darbības un veido Microsoft pakalpojumu notikumu vēsturisko ierakstu.

Kad lietotāja rinda ir izdzēsta no ID, sistēmas administratori var noņemt visus atlikušos ar šo lietotāju saistītos personas datus (piemēram, pielāgotos atribūtus) no Microsoft Entra visām vidēm.

Eksportēšana

Sistēmas lietotājs

Lietotāja personas datus, kas tiek glabāti sistēmas lietotāja tabulā, var eksportēt uz Excel no lietotāju saraksta administrēšanas centrā.

Power Platform administrēšanas centrā veiciet turpmāk aprakstītās darbības.

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Atlasiet Atvērt vidi.
Atveriet Iestatījumi>Drošība un pēc tam atlasiet Iespējots lietotāju skats.
Atlasiet Eksportēt uz Excel.

Audita vēsture

Jūs varat uzņemt audita vēstures ekrānuzņēmumus no administrēšanas centra.

Power Platform administrēšanas centrā veiciet turpmāk aprakstītās darbības.

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Atlasiet Atvērt vidi.
Dodieties uz Iestatījumi>Audits un žurnāli un tad atlasiet Audita kopsavilkuma skats.
Atrodiet lietotāja audita ierakstu un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju Alt+PrtScn, lai veiktu ekrānuzņēmumu.
Saglabājiet ekrānuzņēmumu failā, ko pēc tam varat nosūtīt DSR pieprasītājam.

Dzēst

Lietotājs

Lai izvairītos no pārtraukumiem biznesa lietojumprogrammās, kas var būt kritiski svarīgas jūsu organizācijas darbībai, lietotāja ieraksti netiek automātiski dzēsti no Dataverse sistēmas Lietotāja tabulas, kad lietotājs tiek dzēsts no Microsoft 365 administrēšanas centra. Lietotāja statuss ir iestatīts uz Atspējots Dataverse, bet sistēmas administratoram Dataverse ir jāatrod un jānoņem lietotāja personas dati no lietojumprogrammas vai jāizdzēš lietotājs no Dataverse katras vides. Jūs varat noņemt lietotāja personas datus vai neatgriezeniski dzēst lietotāju.

Lietotāja personas datu dzēšana no lietotāja kopsavilkuma lapas

Kad lietotāja ieraksts tiek izdzēsts no tā Microsoft Entra, lietotāja lapā Kopsavilkums tiek parādīts šāds ziņojums:

Šī lietotāja informācija vairs netiek pārvaldīta pakalpojumā Office 365. Varat atjaunināt šo ierakstu, lai atbildētu uz DSR pieprasījumiem, dzēšot vai aizstājot visus ar šo lietotāju saistītos personas datus.

Power Platform administrēšanas centrā veiciet turpmāk aprakstītās darbības.

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Atlasiet Atvērt vidi.
Atveriet Iestatījumi>Drošība>Lietotāji un pēc tam atlasiet Atspējots lietotāju skats.
Ievadiet lietotāja vārdu lodziņā Meklēt un pēc tam atlasiet Meklēt.
Veiciet dubultklikšķi uz lietotāja vārda meklēšanas rezultātu sarakstā.
Lietotāja kopsavilkuma lapā noņemiet visus personiskos datus un pēc tam atlasiet vienumu Saglabāt.

Lietotāja personas datu noņemšana, izmantojot Excel

Power Platform administrēšanas centrā veiciet turpmāk aprakstītās darbības.

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Atlasiet Atvērt vidi.
Atveriet Iestatījumi>Drošība>Lietotāji un pēc tam atlasiet Atspējots lietotāju skats.
Izveidojiet un lejupielādējiet Excel veidnes failu no lietotāja personas datiem. Detalizētus norādījumus skatiet tēmā Jaunas Excel veidnes izveide.
Atveriet lejupielādēto Excel veidnes failu, noņemiet lietotāja personas datus un pēc tam saglabājiet failu.
Atgriezieties lapā Atspējoto lietotāju skats un atlasiet Importēt datus.
Dialoglodziņā Datu faila augšupielāde atlasiet Excel veidnes failu un veiciet vajadzīgās izmaiņas logā Kolonnu kartējums.
Atlasiet Tālāk un pēc tam atlasiet Iesniegt.

Lietotāja neatgriezeniska dzēšana

Jūs varat noņemt lietotāja personas datus vai neatgriezeniski dzēst lietotāja ierakstu no lietotāja tabulas Datavese. Papildinformācija:Neatgriezeniska lietotāju dzēšana. Power Platform

Kad lietotāja ieraksts tiek neatgriezeniski izdzēsts, lietotāja vārds visos ierakstos, kuros izdzēstais lietotājs bija radītājs vai pēdējoreiz modificēja, un audita žurnālos tiks rādīts kā Bez nosaukuma.

Audita vēstures noņemšana no Audita kopsavilkuma skata lapas

Power Platform administrēšanas centrā veiciet turpmāk aprakstītās darbības.

Atlasiet Vides un pēc tam sarakstā atlasiet vidi.
Atlasiet Atvērt vidi.
Dodieties uz Iestatījumi>Audits un žurnāli un tad atlasiet Audita kopsavilkuma skats.
Atrodiet lietotāja izmaiņu vēsturi, atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus rindai(-ām) un pēc tam atlasiet Dzēst izmaiņu vēsturi.

Dataverse datu bāzēs glabātie personas dati

Priekšnosacījumi

Tabulās iespējams saglabāt personiskos datus no personām (piemēram, no saviem Dataverse klientiem).

Dataverse Sistēmas administratori ir atbildīgi par to, lai tiktu veikta uzskaite par to, kur personas dati tiek glabāti dažādās tabulās par katru personu, lai viņi varētu atrast šos datus, atbildot uz visiem DSR pieprasījumiem.

Personas datus pēc tam var eksportēt, atjaunot vai dzēst tabulā, izmantojot produkta iebūvēto funkciju.