Buat dan hantar mesej e-mel

Apabila organisasi anda menghidupkan penglibatan e-mel, lebih banyak pilihan tersedia, seperti ikut atau nyahikuti, apabila anda mengarang e-mel.

Keperluan lesen dan peranan

Jenis keperluan	Anda mesti mempunyai
Lesen	Dynamics 365 Sales Premium atau Dynamics 365 Sales Enterprise
Peranan keselamatan	Mana-mana peranan jualan utama, seperti jurujual atau pengurus jualan

Buat mesej

Ciri-ciri penglibatan e-mel digunakan pada setiap e-mel yang anda hantar melalui Dynamics 365 Sales. Apabila anda menghantar e-mel, ia secara automatik menambah aktiviti e-mel pada rekod dan rekod itu ditetapkan sebagai nilai Berkenaan mesej . Selain itu, ciri penglibatan e-mel mengumpul penunjuk prestasi utama (KPI) dan menentukan tempat e-mel dipaparkan berdasarkan penerima (alamat Kepada, Dari dan Salin Ke).

Nota

• E-mel tidak boleh dijejaki jika penerima memilih untuk menyekat. Maklumat lanjut: mesej yang diikuti blok.
• Penglibatan e-mel tidak disokong apabila anda menghantar e-mel pukal.

Legenda berikut menerangkan pilihan berbeza yang tersedia:

1. Lampiran: Senarai fail yang dilampirkan pada e-mel anda bersama-sama dengan kawalan untuk menambah, mengalih keluar dan mengubah suai lampiran.

2. Ikut/Jangan Ikuti: Hidupkan ikut untuk menjejaki penglibatan pelanggan anda dengan mesej atau matikan untuk berhenti menjejaki. Kawalan dan pautan lain muncul mengikut keperluan, seperti apabila penerima tidak membenarkan mengikuti.

3. Hantar Kemudian: Tetapkan masa penghantaran untuk mesej anda jika anda tidak mahu menghantarnya serta-merta. Masa penghantaran yang disyorkan mungkin muncul di sini, bergantung pada zon waktu penerima.

4. Setkan Peringatan: Setkan peringatan untuk susulan pada masa tertentu. Contohnya, anda mungkin mahu mendapatkan makluman jika mesej kekal tidak dibuka selama tiga hari.

5. Masukkan Templat: Masukkan teks standard yang boleh anda semak mengikut keperluan. Organisasi anda boleh mempunyai berbilang templat bergantung pada keperluan perniagaan, seperti susulan mesyuarat atau pengenalan. Penglibatan e-mel mencadangkan templat berdasarkan prestasi sebelumnya.

Untuk mencipta dan menghantar e-mel:

1. Buka rekod yang anda mahu tambahkan aktiviti (pada lazimnya kenalan, peluang, bakal pelanggan atau akaun).

2. Dalam bahagian Garis Masa , pilih + (Cipta rekod garis masa) E-mel >.

3. Pilih penerima dan masukkan subjek mesej.

4. Masukkan isi mesej anda atau masukkan templat e-mel.

5. Pilih Hantar atau pilih Simpan untuk menyimpan mesej sebagai draf dan menyelesaikannya kemudian.

Tip

Untuk menambah pautan pada mesej anda, pilih teks yang anda mahu tambah pautan, tekan Ctrl+K dan taip atau tampal alamat pautan.

Gunakan templat e-mel

Templat e-mel ialah mesej standard yang sering anda hantar, seperti pengenalan, pengesahan, mesej terima kasih dan peringatan. Ia boleh menyertakan nilai dinamik yang diisi secara automatik, seperti nama penerima atau nombor pesanan. Ia memberikan adan permulaan yang cepat apabila anda menulis mesej biasa.

Penglibatan e-mel menganalisis prestasi semua mesej yang telah dihantar oleh pasukan jualan anda daripada Dynamics 365 Sales dan mengenal pasti templat yang paling berjaya. Ia menunjukkan semua templat yang tersedia, tetapi menyerlahkan templat yang didapati menjana paling banyak pembukaan, balasan atau jualan.

1. Buat mesej.

2. Pada bar perintah, pilih Masukkan Templat.

3. Dalam tetingkap Templat e-mel, pilih bahasa jika perlu, kemudian cari dan pilih templat.

1. Pilih Gunakan templat.

2. Sesuaikan kandungan templat mengikut keperluan.

3. Pilih Hantar atau pilih Simpan untuk menyimpan mesej sebagai draf dan menyelesaikannya kemudian.

Ikut atau nyahikut mesej

Apabila anda mengikuti e-mel, penglibatan e-mel boleh memberitahu anda apabila penerima membukanya, membalasnya, membuka lampiran atau memilih pautan di dalamnya.

Bahagian Penglibatan E-mel termasuk penunjuk dan kawalan berikut:

• : Menunjukkan anda mengikuti e-mel semasa, termasuk sebarang pautan yang anda sertakan dan anda mempunyai pilihan untuk mengikuti sebarang fail yang anda lampirkan. Pilih Jangan Ikut untuk berhenti menjejaki mesej.

  Keadaan ini ialah lalai untuk mesej baharu apabila organisasi anda telah menghidupkan penglibatan e-mel dan semua penerima membenarkan mengikuti.

• : Menunjukkan anda tidak mengikuti e-mel semasa, termasuk sebarang pautan yang anda sertakan. Anda juga tidak boleh mengikuti sebarang lampiran. Pilih Ikut untuk menghidupkan mengikuti jika penerima membenarkannya.

• : Menunjukkan bahawa satu atau lebih penerima mempunyai set berikut kepada Jangan Benarkan. Anda tidak boleh mengikuti mesej ini melainkan anda sama ada mengalih keluar penerima yang tidak membenarkan mengikuti atau mengubah tetapan mereka.

  • Pilih Lihat Keutamaan untuk melihat nama penerima dan keutamaan berikut dalam tetingkap baharu. Pilih nama untuk membuka rekod penerima.
  • Jika anda mengalih keluar penerima yang tidak mahu diikuti atau mengubah tetapan mereka untuk membenarkan mengikuti, pilih Cuba Semula Ikut untuk mencuba lagi.
  • Pilih Jangan Ikut untuk berhenti cuba mengikuti mesej ini.

Dalam masa kira-kira 15 minit selepas mesej yang diikuti dibuka, sistem mencipta kad tindakan dalam Pembantu. Kad ini termasuk pautan ke mesej dan rekod berkaitan serta butang tindakan untuk menjana aktiviti panggilan, menunda makluman atau menolaknya. Ketahui lebih lanjut tentang komunikasi pelanggan berpandu dengan Pembantu.

Tambah lampiran yang diikuti

Apabila anda mengikuti lampiran, penglibatan e-mel boleh memberitahu anda apabila penerima membukanya. Untuk mengikuti lampiran, OneDrive untuk Perniagaan mesti tersedia dalam Dynamics 365 dan organisasi anda mesti menghidupkan pengurusan dokumen untuk e-mel. Tanya pentadbir anda jika pilihan lampiran yang diikuti tidak tersedia untuk anda.

Anda tidak boleh menambah lampiran yang diikuti jika penerima mesej tidak membenarkan mengikuti. Anda masih boleh menambah lampiran yang tidak diikuti. Anda juga boleh mencampurkan lampiran yang diikuti dan tidak diikuti dalam mana-mana mesej yang anda ikuti.

1. Buat mesej.

2. Hidupkan ikut untuk mesej.

3. Pilih Simpan pada bar alat untuk menyimpan mesej anda dan menghidupkan ciri lampiran.

4. Dalam bahagian Lampiran , pilih Lampiran Baharu.

5. Pilih Pilih Fail, dan kemudian cari dan pilih fail.

6. Pilih Lampirkan untuk memuat naik fail.

   Ia mungkin mengambil masa beberapa saat untuk memuat naik fail, bergantung pada saiznya.

7. Pilih Ikut untuk menjejaki lampiran atau pilih Jangan Ikut untuk berhenti mengikutinya.

8. Pilih Tutup untuk menutup tetingkap lampiran.

9. Pilih Hantar atau pilih Simpan untuk menyimpan mesej sebagai draf dan menyelesaikannya kemudian.

Pilih masa penghantaran yang paling berkesan

Mesej e-mel anda mungkin menerima lebih atau kurang perhatian bergantung pada masa ia tiba dalam peti masuk penerima. Sebagai contoh, ramai orang memulakan hari mereka dengan peti masuk penuh, jadi mesej yang tiba semalaman mesti bersaing untuk mendapatkan perhatian dan mungkin ditangguhkan atau dilupakan. E-mel yang tiba lewat pada hari itu mungkin disedari dan dikendalikan serta-merta. Dengan penglibatan e-mel, anda boleh mengarang mesej e-mel anda apabila ia sesuai untuk anda, tetapi biarkan Dynamics 365 Sales menghantarnya apabila ia terbaik untuk penerima anda.

Sistem kadangkala mengesyorkan masa penghantaran berdasarkan zon waktu penerima. Ia mengandaikan hari kerja standard 8:00 pagi hingga 5:00 petang, Isnin hingga Jumaat dan mencadangkan waktu perniagaan terdekat seterusnya jika anda bekerja di luar hari perniagaan penerima. Jika mesej mempunyai lebih daripada satu penerima atau tiada alamat diberikan, sistem tidak membuat cadangan.

Organisasi anda mesti menghidupkan Peta Bing dan penerima mesti mempunyai alamat fizikal dalam Jualan untuk penglibatan e-mel untuk menentukan zon waktu.

Jika tiada cadangan diberikan, atau jika anda lebih suka menggunakan logik anda sendiri, anda boleh menentukan sebarang masa penghantaran yang anda pilih.

Ciri masa penghantaran tersedia untuk kedua-dua mesej yang diikuti dan tidak diikuti.

1. Buat mesej.

2. Apabila anda bersedia untuk menghantar mesej, lihat di bawah Hantar Kemudian dalam bahagian Penglibatan E-mel.

   Jika sistem boleh mengesyorkan masa penghantaran, satu muncul di sini. Sama ada ia berlaku atau tidak, anda boleh menangguhkan penghantaran.

3. Pilih Hantar Kemudian.

Jika sistem mengesyorkan masa atau tarikh, maka maklumat itu diisi untuk anda. Jika tidak, tarikhnya kosong. Dalam kedua-dua kes, ia menggunakan waktu tempatan anda, bukan penerima.

1. Gunakan kawalan Tetapkan pada untuk menetapkan tarikh dan masa penghantaran pilihan anda.

2. Pilih OK untuk menyimpan tetapan anda dan menutup tetingkap.

   Penunjuk Delay Send bertukar hijau. Pilih Tukar Jadual atau Alih Keluar Kelewatan jika anda perlu menukar kelewatan atau menghantar mesej dengan segera. Anda boleh menukar penghantaran berjadual pada bila-bila masa sebelum mesej dihantar.

   

3. Pilih Hantar atau pilih Simpan untuk menyimpan mesej sebagai draf dan menyelesaikannya kemudian.

Mesej berjadual muncul sedemikian dalam senarai Aktiviti untuk rekod Berkenaan . Sehingga masa yang dijadualkan tiba, anda boleh memadam atau menjadualkan semula mesej dari sana. Anda juga boleh mengedit tarikh atau masa peringatan susulan. Anda tidak boleh mengubah sebarang tetapan lain selepas anda memilih Hantar.

Tetapkan peringatan susulan mesej

Jika anda ingin memastikan bahawa anda tidak lupa untuk membuat susulan pada e-mel penting, tetapkan peringatan. Ciri ini hanya tersedia untuk e-mel yang dihantar.

1. Buat mesej.

2. Apabila anda bersedia untuk menetapkan peringatan, pilih Tetapkan Peringatan dalam bahagian Penglibatan E-mel.

   Tetingkap Tetapkan Peringatan dibuka.

   

3. Dalam kotak Tajuk , masukkan teks yang anda mahu lihat apabila peringatan dicetuskan.

4. Dalam senarai Syarat , pilih syarat yang mencetuskan peringatan:

   • Jika saya tidak menerima balasan oleh: Mencetuskan peringatan jika tiada balasan telah diterima oleh tarikh Ingatkan oleh. Hanya tersedia untuk mesej yang diikuti.

   • Jika e-mel tidak dibuka oleh: Mencetuskan peringatan jika mesej belum dibuka oleh tarikh Ingatkan sebelum . Hanya tersedia untuk mesej yang diikuti.

   • Ingatkan saya di: Mencetuskan peringatan pada masa dan tarikh yang ditentukan, tidak kira apa pun.

5. Dalam Ingatkan oleh, tentukan tarikh dan masa untuk menunjukkan peringatan jika Syarat dipenuhi.

6. Pilih OK untuk menyimpan tetapan anda dan menutup tetingkap.

   Penunjuk Tetapkan Peringatan bertukar menjadi biru dan ringkasan ringkas seting peringatan anda muncul. Selepas masa peringatan berlalu, ringkasan dikemas kini untuk menunjukkan perkara ini. Pilih Tukar Peringatan atau Alih Keluar Peringatan jika anda perlu menukar atau mengalih keluar peringatan.

   

7. Pilih Hantar atau pilih Simpan untuk menyimpan mesej sebagai draf dan menyelesaikannya kemudian.

Apabila peringatan dicetuskan, sistem mencipta kad tindakan dalam Pembantu. Kad diberi keutamaan yang tinggi, jadi anda harus melihatnya dengan segera. Kad ini termasuk pautan ke mesej dan rekod berkaitan serta butang tindakan untuk menunda atau menolak makluman. Ketahui lebih lanjut tentang kad peringatan e-mel.

Tidak dapat mencari pilihan dalam aplikasi anda?

Terdapat tiga kemungkinan:

• Anda tidak mempunyai lesen atau peranan yang diperlukan. Semak bahagian Keperluan lesen dan peranan di bahagian atas halaman ini.
• Pentadbir anda belum menghidupkan ciri ini.
• Organisasi anda sedang menggunakan aplikasi tersuai. Semak dengan pentadbir anda untuk mendapatkan langkah yang tepat. Langkah yang diterangkan dalam artikel ini khusus untuk aplikasi Hab Jualan dan Sales Professional permulaan.

Maklumat berkaitan

Hidupkan penglibatan e-mel
Lihat interaksi mesej dengan penglibatan e-mel
Konfigurasikan keutamaan privasi
Buat templat untuk e-mel