Gunakan templat Word untuk mencipta dokumen standard

Nota

Pusat pentadbiran Power Platform baharu dan dipertingkatkan kini tersedia secara umum. Kami sedang mengemas kini dokumentasi untuk mencerminkan perubahan ini, jadi semak semula untuk memastikan anda mendapat kemas kini terkini.

Selepas anda mencipta dan mengimport templat Office Word ke aplikasi Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, dan Dynamics 365 Project Service Automation), dengan satu klik pengguna boleh menjana dokumen diseragamkan secara automatik diisi dengan data. Ciri ini mempunyai beberapa pertimbangan khusus yang patut anda ketahui untuk berjaya mencipta templat Word.

Amaran

Terdapat isu yang diketahui ketika mencipta templat dalam Word. Topik ini mengandungi maklumat tentang cara mengelakkan interaksi yang boleh berpotensi menyahstabilkan Word. Lihat: Penting! Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya

Berikut ialah versi Word yang disokong.

Kawasan	Versi Word
Mencipta templat Word	2013, 2016
Menggunakan dokumen Word yang dijana dalam aplikasi Customer Engagement	2010, 2013, 2016

Nota

Makro dokumen Word yang didayakan (.docm) tidak disokong.

Ikut langkah dalam topik ini untuk mencipta dan menggunakan templat Word dalam aplikasi Customer Engagement dengan berjaya.

Langkah 1: Cipta templat Word

Tempat anda boleh mencipta templat

Terdapat tiga tempat dalam aplikasi Customer Engagement yang boleh anda cipta templat Word:

• Daripada halaman Tetapan. Pergi ke Templat Tetapan>>Templat Dokumen New>(). Anda memerlukan keizinan yang mencukupi untuk mengakses halaman Tetapan seperti Pentadbir Sistem atau Penyesuai Sistem.

• Daripada rekod. Buka rekod seperti akaun dalam Sales. Pergi ke Sales>Akaun Klien>Akaun Aktif Saya. Klik akaun untuk membukanya dan kemudian klik Lebih Banyak (…) >Templat Word>Cipta Templat Word. Templat yang dicipta di sini adalah peribadi dan tersedia hanya untuk pengguna yang mencipta templat tersebut.

• Daripada senarai rekod. Sebagai contoh, pergi ke Sales>Akaun Klien>Akaun Aktif Saya. Pilih satu akaun, kemudian klik Lebih Banyak (…) >Templat Word>Cipta Templat Word.

  

Tip

Untuk memadam templat dokumen peribadi, lakukan yang berikut:

1. Klik Cari Lanjutan ().
2. Untuk Cari, pilih Templat Dokumen Peribadi.
3. Klik Hasil (!).
4. Pilih templat dokumen peribadi untuk dipadamkan dan kemudian klik Padam ().

Untuk mengemas kini templat, padam templat dan kemudian muat naik versi terkini templat tersebut.

Selepas mengklik Cipta Templat Word, pilih entiti untuk ditapis dengannya dan kemudian klik Templat Word>Pilih Entiti.

Halaman pemilihan perhubungan muncul.

Apakah itu perhubungan 1:N, N:1 dan N:N?

Skrin ini memerlukan pemahaman struktur data aplikasi Customer Engagement anda. Pentadbir atau penyesuai anda boleh memberikan maklumat tentang perhubungan entiti. Untuk kandungan pentadbir, lihat: Gambaran keseluruhan perhubungan entiti.

Berikut ialah beberapa perhubungan contoh untuk entiti Akaun.

Perhubungan	Description
	Akaun boleh mempunyai berbilang kenalan.
	Bakal pelanggan, akaun atau kenalan boleh mempunyai berbilang akaun.
	Akaun boleh mempunyai berbilang senarai pemasaran. Senarai pemasaran boleh mempunyai berbilang akaun.

Perhubungan yang anda pilih pada skrin ini menentukan jenis entiti dan medan yang tersedia kemudian, apabila anda mentakrifkan templat Word. Hanya pilih perhubungan yang anda perlu tambah data pada templat Word sahaja.

Nota

Untuk memastikan muat turun dokumen yang pantas, terdapat had atas sebanyak 100 bagi bilangan rekod berkaitan yang dikembalikan bagi setiap perhubungan. Sebagai contoh, jika anda mengeksport templat untuk akaun dan anda mahu memasukkan senarai kenalannya, dokumen akan mengembalikan paling banyak 100 kenalan akaun.

Muat turun templat

Klik Muat Turun Templat pada halaman Pilih Entiti untuk mencipta fail Word pada komputer setempat anda dengan entiti dieksport yang disertakan sebagai data XML.

Penting

Templat dokumen yang dimuat turun dari satu persekitaran hanya boleh digunakan dalam persekitaran itu. persekitaran ke persekitaran untuk templat Word atau Excel tidak disokong pada masa ini.

Langkah 2: Dayakan tab Pembangun

Buka fail templat Word. Pada ketika ini, dokumen kelihatan seperti kosong.

Untuk melihat dan menambah data XML aplikasi Customer Engagement, anda perlu mendayakan tab Pembangun Word.

1. Pergi ke Fail>Pilihan>Sesuaikan Reben dan kemudian dayakan Pembangun.

   

2. Klik OK.

   Pembangun kini muncul dalam reben Word.

   

Penting! Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya

Terdapat isu yang diketahui dengan templat dijanakan aplikasi Word aplikasi Customer Engagement and Office Word. Dalam bahagian seterusnya, anda akan menambah medan kawalan kandungan XML pada templat Word.

Amaran

Beberapa perkara yang boleh menyebabkan Word membeku, memerlukan anda menggunakan Task Manager untuk menghentikan Word:

• Anda menyisipkan kawalan kandungan selain daripada Gambar atau Teks Biasa.
• Anda membuat perubahan pada teks seperti mengubah huruf besar atau menambah teks pada kawalan kandungan. Perubahan ini boleh berlaku melalui Pembetulan Auto serta edit pengguna. Secara lalai, Pembetulan Auto Microsoft Word menulis ayat dengan huruf besar. Apabila anda menambah medan kawalan kandungan, Word melihatnya sebagai ayat baharu dan akan menulisnya dengan huruf besar apabila tumpuan beralih daripada medan.

Untuk mencegah isu dengan medan kawalan, lakukan yang berikut:

Tambah sahaja medan sebagai Teks Biasa atau Gambar

1. Anda menggunakan Anak Tetingkap Pemetaan XML untuk menambah medan entiti pada templat Word anda. Pastikan hanya menambah medan sebagai Teks Biasa atau Gambar.

   

Jangan buat sebarang perubahan pada teks terhadap kawalan kandungan yang ditambah

1. Anda boleh membuat perubahan format terhadap medan kawalan kandungan seperti menebalkan teks tetapi bukan perubahan pada teks lain termasuk perubahan huruf besar.

   

   Jika anda mengalami pembekuan Word atau kemerosotan prestasi, cuba matikan Pembetulan Auto.

Matikan Pembetulan Auto

1. Dengan fail templat terbuka dalam Word, pergi ke Fail>Pilihan>Baca Pruf>Pilihan Pembetulan Auto.

   

2. Nyahpilih Besarkan huruf pertama ayat dan Gunakan secara automatik cadangan daripada penyemak ejaan.

   

3. Nyahpilih Sempang (--) dengan sengkang (-) pada AutoFormat dan tab AutoFormat ketika Anda Menaip.

4. Klik OK.

   Jika anda mengikut pengesyoran di atas, anda bersedia untuk mentakrifkan templat Word.

Langkah 3: Takrifkan templat Word

Gunakan Anak Tetingkap Pemetaan XML untuk mentakrifkan templat Word dengan medan entiti.

1. Dalam templat Word, klik Pembangun>Anak Tetingkap Pemetaan XML.

   

   Skema XML lalai dipilih.

   

2. Pilih skema XML. Ia akan bermula dengan "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Penting

   Jika anda sering mengedit secara tidak sengaja yang menyebabkan Word membeku atau mengalami kemerosotan prestasi, pastikan untuk mematikan pilihan Pembetulan Auto menurut bahagian: "Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya".

3. Kembangkan entiti, klik kanan medan entiti dan kemudian klik Sisipkan Kawalan Kandungan>Teks Biasa.

   

   Medan entiti ditambah pada templat Word.

   

   Tambah medan entiti tambahan, tambah label dan teks deskriptif dan format dokumen.

   Templat yang siap mungkin kelihatan seperti ini:

   

   Sesetengah medan kawalan kandungan yang anda masukkan kemungkinan mempunyai berbilang baris data. Sebagai contoh, akaun mempunyai lebih daripada satu kenalan. Bagi memasukkan semua data dalam templat Word anda, tetapkan medan kawalan kandungan kepada berulang.

Tetapkan medan kawalan kandungan kepada ulang

1. Letakkan medan dengan data yang berulang dalam baris jadual.

2. Pilih seluruh baris jadual dalam templat.

   

3. Dalam Anak Tetingkap Pemetaan XML, klik kanan perhubungan yang mengandungi medan kawalan kandungan dan kemudian klik Berulang.

   

   Apabila anda menggunakan templat Word dalam aplikasi Customer Engagement untuk mencipta dokumen, jadual akan mengisi dengan berbilang baris data.

   Apabila templat mempunyai medan dan pemformatan yang anda inginkan, simpan dan muat naiknya ke dalam aplikasi Customer Engagement.

Langkah 4: Muat naik templat Word kembali ke dalam aplikasi Customer Engagement

Apabila anda mempunyai templat Word yang dibina mengikut cara anda, simpannya supaya anda boleh memuat naiknya ke dalam aplikasi Customer Engagement.

Akses kepada templat Word yang baharu dicipta bergantung pada cara anda memuat naiknya dan akses yang diberikan kepada peranan keselamatan. Pastikan Gunakan Peranan Keselamatan untuk mengawal akses kepada templat disemak.

Pentadbir boleh menggunakan halaman Tetapan untuk memuat naik templat Word ke dalam aplikasi Customer Engagement. Templat yang dimuat naik dalam Tetapan tersedia untuk semua pengguna dalam organisasi anda.

Untuk pentadbir: Muat naik templat Word ke dalam aplikasi Customer Engagement

1. Pergi ke Tetapan>Templat>Templat Dokumen.

2. Klik Muat Naik Templat.

3. Seret fail Word dalam kotak dialog atau semak imbas ke fail.

   

4. Klik Muat Naik.

   Pengguna bukan pentadbir boleh memuat naik templat untuk kegunaan mereka sendiri daripada senarai rekod.

Untuk bukan pentadbir atau pentadbir yang mahu mencipta templat peribadi: Muat naik templat Word ke dalam aplikasi Customer Engagement

1. Buka halaman dengan senarai rekod, sebagai contoh, senarai akaun pelanggan dalam Jualan.

2. Pilih satu item seperti akaun, klik Lebih Banyak (…) >Templat Word>Cipta Templat Word.

3. Klik Templat Word>Muat Naik.

   

4. Seret fail Word dalam kotak dialog atau semak imbas ke fail.

5. Klik Muat Naik.

Langkah 5: Janakan dokumen daripada templat Word

Untuk menggunakan templat Word yang telah anda cipta, lakukan yang berikut:

1. Buka rekod dengan maklumat yang anda mahu cipta dokumen. Sebagai contoh, buka rekod akaun pelanggan dalam Sales.

2. Klik Lebih Banyak (…) > Templat Word dan kemudian di bawah Templat Word pilih templat yang anda cipta.

   Jika templat yang anda cipta tidak dapat dilihat, terdapat dua kemungkinan:

   1. Hanya templat yang dibina untuk jenis rekod (entiti) yang dipilih akan dipaparkan. Sebagai contoh, jika anda membuka rekod peluang, anda tidak akan nampak templat yang anda cipta dengan entiti Akaun.

   2. Anda perlu menyegarkan semula aplikasi Customer Engagement untuk melihat templat. Sama ada menyegar semula pelayar anda atau menutup dan membuka semula aplikasi Customer Engagement.

   Selepas anda memilih tempat anda Word, aplikasi Customer Engagement mencipta dokumen Word daripada rekod yang anda pilih.

Sila cuba templat Word sampel

Terdapat lima templat Word yang disertakan dengan aplikasi Customer Engagement.

Templat Word sampel telah dicipta dengan jenis rekod (entiti) tertentu. Anda hanya boleh menggunakan templat untuk merekodkan jenis rekod yang sama.

Nama	Entiti
Ringkasan Peluang	Peluang (Kawasan Sales)
Ringkasan Kempen	Kempen (Kawasan Pemasaran)
Ringkasan Kes	Kes (Kawasan Perkhidmatan)
Invois	Invois (Kawasan Sales)
Ringkasan Akaun	Client_Account (Kawasan Jualan, Perkhidmatan dan Pemasaran)

Untuk menggunakan templat Word sampel

1. Buka rekod yang mempunyai maklumat dengan jenis entiti yang sepadan dengan templat sampel. Sebagai contoh, buka rekod akaun pelanggan dalam Sales untuk menggunakan templat Ringkasan Akaun.

2. Klik Lebih Banyak (…) > Templat Word dan kemudian di bawah Templat Word pilih templat sampel.

   Buka templat Word yang baharu dicipta dan berikan pandangan.

Nota

Anda boleh menyemak tetapi tidak boleh mengedit templat yang disertakan dalam aplikasi Customer Engagement.

Pertimbangan tambahan

Gunakan Peranan Keselamatan untuk mengawal akses kepada templat

Pentadbir boleh mengawal akses kepada templat Word dengan beberapa kebutiran. Sebagai contoh, anda boleh berikan jurujual akses Baca tetapi bukan Tulis kepada templat Word.

1. Klik Tetapan>Keselamatan>Peranan Keselamatan.

2. Pilih peranan dan kemudian klik tab Pengurusan Perniagaan.

3. Pilih Templat Dokumen untuk menetapkan akses terhadap templat yang tersedia kepada seluruh organisasi. Pilih Templat Dokumen Peribadi untuk templat yang dikongsi dengan pengguna individu.

4. Klik bulatan untuk melaraskan tahap akses.

   

Senarai dalam dokumen yang dicipta bukan dalam susunan yang sama seperti rekod

Senarai rekod yang dicipta daripada templat tersuai mungkin tidak muncul dalam pesanan yang sama dalam dokumen Word seperti pesanan dalam aplikasi Customer Engagement. Rekod disenaraikan dalam susunan masa dan tarikh ia telah dicipta.

Isu dengan bahasa kanan ke kiri

Kandungan dalam bahasa kanan ke kiri (RTL) mungkin mempunyai beberapa isu pemformatan dalam fail Word selepas dokumen dicipta.

Lihat juga

Analisis data anda dengan templat Excel

Penyelesaian masalah templat Word