Bruk Business Central som forretningsinnboks i Outlook
Business Central tilbyr et tillegg som lar deg behandle forretningssamhandlinger med kunder og leverandører direkte i Microsoft Outlook. Med Business Central-tillegget for Outlook kan du se økonomiske data relatert til kunder og leverandører, i tillegg til å opprette og sende økonomiske dokumenter, for eksempel tilbud og fakturaer.
Business Central-tillegget består av to separate tillegg som gir følgende funksjoner:
Innsikt for kontakter
Dette tillegget lar deg slå opp Business Central-kunde- eller -leverandørinformasjon i e-poster og kalenderavtaler i Outlook. Du kan også opprette og sende Business Central-forretningsdokumenter, for eksempel et tilbud og en faktura, til en kontakt.
Dokumentvisning
Når et forretningsdokumentnummer sendes i en e-post, gir dette tillegget en direkte kobling fra brødteksten i e-posten til det aktuelle forretningsdokumentet i Business Central.
Kom i gang
Det første du gjør, er å få Business Central-tillegget installert i Outlook. Administratoren har kanskje allerede installert tillegget for deg. Hvis du ikke er sikker, kontakter du administratoren eller ser neste trinn for å kontrollere om det er installert.
Hvis tillegget ikke er installert for deg, kan du se Installer tillegget for eget bruk.
Når tillegget er installert, får du tilgang til Business Central-tillegget fra en ny eller eksisterende e-postmelding eller kalenderavtale i Outlook.
Begynn med å logge på Outlook og åpne en e-postmelding. Hvis du bruker Outlook-appen, går du til båndet og ser etter Business Central. Eller, hvis du bruker Outlook på nettet, øverst i e-postmeldingen, Velg Apps Business Central
> eller gå til flere handlinger-knappen
.
Hvis du har installert tillegget på egen hånd og valgte å få en eksempel-e-post, kan du se etter velkomst-e-posten i innboksen. Denne e-posten inneholder informasjon som hjelper deg med å komme i gang.
Første gang du bruker tillegget, kan det hende du blir bedt om å logge på i Business Central-ruten. I dette tilfellet velger du Logg på nå og følger instruksjonene for å logge på Business Central med kontoen din på skjermen.
Tips
Hvis du bruker den nye Outlook på nettet, kan du feste Business Central slik at det alltid vises umiddelbart, i stedet for å måtte gå til knappen flere handlinger, slik at det blir enklere å se kontaktinnsikter mens du blar gjennom forskjellige e-postmeldinger.
Hvis du vil ha mer informasjon, se Bruk tillegg i Outlook på Internett.
Arbeid med kontakter og dokumenter ved hjelp av Kontaktinnsikt-tillegget
La oss si at du får en e-post fra en kunde som ønsker å få et tilbud på noen elementer. Du kan åpne Business Central-tillegget direkte i Outlook, som gjenkjenner avsenderen som kunde, og åpner kundekortet for firmaet. Fra dette instrumentbordet ser du oversiktsinformasjon for kunden og kan drille ned for flere detaljer om bestemte dokumenter. Du kan også vise detaljert informasjon om salgshistorikken for kunden. Hvis det er en ny kontakt, kan du opprette dem som en ny kunde i Business Central uten å forlate Outlook.
I tillegget kan du opprette et tilbud og sende det tilbake til kunden uten å forlate Outlook. All informasjon du trenger for å sende tilbudet er tilgjengelig i innboksen for virksomheten i Outlook. Når du har angitt dataene, kan du publisere tilbudet og sende det på e-post. Business Central genererer en PDF-fil med tilbudet og legger det ved i e-postmeldingen som du kladder i tillegget.
På samme måte, hvis du får en e-post fra en leverandør, kan du bruke tillegget til å arbeide med leverandører og kjøpsfakturaer.
Noen ganger vil du vise flere felt som du kan se i tillegget, for eksempel når du vil fylle ut linjene i en faktura. Hvis du vil gi deg selv litt mer plass å arbeide med, kan du åpne tillegget på en egen side. Det er fortsatt en del av Outlook, men du har mer plass. Når du angir dataene for dokumentet i vinduet, lagres endringene automatisk. Delene nedenfor leder deg gjennom noen grunnleggende oppgaver for å gi deg en generell forståelse av hvordan du bruker det.
Tips
Oppgavene forklarer hvordan du bruker tillegget fra en e-postmelding. Men du kan gjøre det samme fra en kalenderavtale i Outlook.
Slå opp en forretningskontakt når du skriver en e-post
Opprett en ny e-postmelding.
På båndet går du til Business Central og velger Kontaktinnsikt. Eller, hvis du bruker Outlook på nettet, øverst i meldingen, Velg Apps
>Business Central>Contact Insights.I Business Central-tilleggsruten som åpnes, søker du etter og velger kontakten du vil ha.
En oversikt over kontaktene vises i ruten, og kontakten legges til i Til-linjen i e-posten.
Vis og endre kontaktdetaljer eller bytte firma
Handlingslinjen øverst i Business Central-tilleggsruten inneholder flere handlinger som gjør at du kan gå dypere inn i detaljene om kontakten og endre ting.
Du kan for eksempel åpne de fullstendige kontaktopplysningene slik de vises i Business Central. Hvis du arbeider med mer enn ett Business Central selskap, kan du enkelt bytte mellom selskaper i Outlook.
Spor innkommende dokumenter
Kanskje du bruker listen Innkommende dokumenter i Business Central til å spore dokumenter for behandling av leverandører som sender til deg, for eksempel en kjøpsfaktura som må betales. Hvis du gjør det, kan du enkelt opprette Innkommende dokument-poster fra Outlook-tillegget og inkludere e-postvedleggene.
Når du mottar en e-postmelding fra en leverandør som har et vedlegg, velger du
Business Central>Contact Insights.På handlingslinjen i tillegget velger du Vis flere handlinger, og deretter velger du handlingen Send til innkommende dokumenter ....
Opprett og send nytt dokument til en kontakt
- Velg Business Central> New på båndet eller nederst i e-postmeldingen, og velg deretter dokumenttypen du vil opprette, for eksempel Tilbud.
- Gjør endringer i dokumentet i Business Central-tilleggsruten.
- Når dokumentet er klart for sending til kontakten, velger du Vis flere handlinger på handlingslinjen , og deretter velger du handlingen Send per e-post.
Legg ved filer i poster
E-postinnboksen fungerer ofte som en kilde for innkommende filer som starter eller fjerner blokkeringen av arbeidsflyter. Filer kan inneholde ting som PDF-fakturabetalinger, bilder av varer eller krav i et Word-dokument. Når du arbeider i Outlook med Business Central-poster som leverandører, kunder, kjøpsfakturaer eller salgsordrer, kan du knytte disse filene til postene.
Du kan legge ved filer på et par måter. En måte er å laste opp filer fra enheten. Den andre måten er å laste opp filer som er knyttet til en e-post. La oss si at du for eksempel får en e-postmelding med filer fra en kontakt. Tilleggsprogrammet viser automatisk kontaktposten som samsvarer med e-postavsender. Derfra kan du navigere til et dokument for kontakten, for eksempel siste salgsordre. Når du har funnet ut hvilken ordre e-posten er knyttet til, kan du raskt laste opp filene fra e-posten til den aktuelle ordren.
Etter at du har lagt ved en fil, kan medarbeidere raskt laste ned og vise filen fra faktaboksen Vedlegg i noen av de Business Central-klientene. De kan eventuelt åpne filen i OneDrive for å dele og samarbeide med tilhørende avdeling.
Slik legger du ved en fil
Åpne e-postmeldingen, velg
Business Central>Contact Insights.På handlingslinjen i tillegget velger du Vis flere handlinger>Vedlegg.
Siden Vedlagte dokumenter åpnes for å vise alle dokumenter som allerede er knyttet til posten.
Velg Vedlagte filer ..., og velg deretter et av følgende alternativer:
- Velg Legg ved fra e-post for å laste opp alle eller valgte filer som er knyttet til e-postmeldingen.
- Velg Last opp fra fil for å laste opp en eller flere filer fra enheten.
Merk
Du kan ikke legge ved filer i alle poster. Denne funksjonen er tilgjengelig for poster som bruker faktaboksen Vedlegg, for eksempel en leverandør, kunde, kjøpsfaktura eller salgsordre.
Vis et dokument fra en e-post ved hjelp av tillegget Dokumentvisning
Om det er en e-postmelding du har sendt eller mottatt, kan du bruke et hvilket som helst Business Central-dokument, for eksempel tilbudet, direkte i Outlook. Derfra kan du gjøre endringer og navigere til beslektet informasjon, på samme måte som i Business Central.
Hvis du bruker Outlook-appen, velger du bare Dokumentkobling øverst i e-postmeldingen. For Outlook på nettet kan du se etter dokumentreferansekoblingen i e-postmeldingen. Teksten på referansekoblingen vil inneholde dokumentnummeret, som er basert på nummerserien som brukes i Business Central. Koblingen for et tilbud kan for eksempel være noe som Tilbud S-QUO1000.
Tips
Fra lanseringsbølge 1 for 2022 åpnes dokumenter i et nytt nettleservindu med alle funksjonene du kjenner fra Business Central. Du kan navigere fra et dokument til en liste og tilbake, åpne lister i Excel, send dokumenter som skal skrives ut, og kjør eller forhåndsvis relaterte rapporter. Du har også alle de velkjente hurtigtastene direkte når du åpner dokumenter fra Outlook.
Se også
Gjør deg klar for å gjøre forretninger
Få Business Central på mobilenheten
Sende dokumenter via e-post
Finans
Salg
Kjøpe
Minimumskrav for Outlook
Bruke tillegg i Outlook på nettet