Del via

Anbefalte fremgangsmåter for e-postmarkedsføring

  • Artikkel

Sending av markedsførings-e-post er ikke det samme som å sende personlig e-post slik de fleste gjør. Det kan virke som to sider av samme sak, men det er en viktig forskjell: personlige e-postmeldinger blir levert til bare én eller noen få personer, mens markedsførings-e-post leveres til mange tusen eller flere hver måned.

Som svar på ulik useriøs e-post, for eksempel målrettet søppelpost og svindel, implementerer de fleste firmaer og e-postleverandører nå filtrerings- og blokkeringsmekanismer for å beskytte båndbredden sin og holde brukernes innboks ren. Når noen begynner å sende et stort antall e-postmeldinger, vil derfor Internett registrere dette, og forsvarsmekanismer begynner kanskje å tre i kraft. Dette kan føre til at meldingene ikke når kontaktenes innboks. Enkelte e-postklienter bruker også egne filtreringsalgoritmer som blant annet kan filtrere basert på hver enkelt brukers personlige samhandlingshistorie, noe som betyr at den samme meldingen som blir levert til én mottaker, kan bli blokkert av e-postklienten til en annen mottaker.

Det er ikke meningen at disse systemene skal stoppe alle typer lovlig markedsførings-e-post, bare hindre misbruk. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys er utformet til å være et av de snille programmene, som forenkler markedsføring basert på samarbeid som brukerne har valgt å motta, men du må være oppmerksom på hvordan du arbeider i forhold til vanlige filtreringsstrategier, lover mot bekjempelse av søppelpost og andre metoder for beskyttelse mot misbruk for å sikre at markedsføringsmeldingene dine blir sendt til kontaktene og ikke blir stående fast i søppelpostfiltrene.

Bygge opp og beskytte avsenderens omdømme

Når en melding publiseres på Internett, er IP-adressen som sendte meldingen, tilgjengelig for hver server som behandler den meldingen. Tredjeparts Watchdog-organisasjoner, for eksempel ReturnPath, overvåker aktivitet, meldingsinnhold og klager som er knyttet til avsenderadresser, og de genererer en omdømmepoengsum for hver IP-adresse og/eller hvert domenenavn som sender noe. Jo lavere omdømmepoengsum, jo mer sannsynlig er det at meldingene dine blir fjernet eller filtrert bort. Hvis poengsummen blir lav nok, kan du ende opp på en blokkeringsliste, og dermed blir ingen av meldingene dine levert.

Store e-postleverandører (for eksempel Hotmail eller Gmail) og private e-postsystemer i store organisasjoner bruker lignende teknikker til å generere egne, interne vurderinger og poengsummer for avsendere, som bruker enda et filtreringslag.

I tillegg til avsendernes omdømme har mange land og områder lover som regulerer kommersiell e-post, og hvis disse lovene brytes, kan det føre til dyre rettstvister. Eksempler på slike inkluderer CAN-SPAM i USA og CASL i Canada. Andre personvernlover og -forskrifter har strenge regler for hvordan selskaper kan håndtere data og kommunisere digitalt med enkeltpersoner.

Så hva kan du gjøre for å oppnå maksimal levering og samtidig følge loven, og hvordan kan Customer Insights - Journeys være til hjelp? Les avsnittene nedenfor for å finne ut mer. Hvis du vil ha mer informasjon om levering og avsenderomdømme, kan du søke med Bing for å finne mange gode artikler om denne artikkelen.

Opprette rent og ansvarlig innhold basert på samarbeid

Både systemet for spamfiltre og avsenderomdømme analyserer innholdet i meldingene du prøver å sende. De ser etter tegn på at du samarbeider med mottakerne og identifiserer deg selv på ærlig vis. Vanlige krav her er tilstedeværelsen av koblinger for stopping av abonnement og organisasjonens fysiske adresse i meldingsteksten. Meldinger i HTML-format må også inneholde en rentekstversjon som inneholder samme informasjon. Customer Insights - Journeys inneholder funksjoner som gjør det enkelt å inkludere disse viktige elementene i meldingene, og bidrar til å hindre at du utelater dem ved en feiltakelse.

Vær oppmerksom på størrelsen på HTML-innholdet

Begrens HTML-innholdet i e-postmeldinger til en maksimal størrelse på 100 kB. Denne størrelsesgrensen inkluderer all HTML-tekst, stiler, kommentarer og innebygd grafikk (men ikke forankret ekstern grafikk). Hvis HTML-innholdet overskrider 128 kB, mottar du en størrelsesadvarsel, men du kan fremdeles bli tilkoblet med e-postmeldingen og kundereise som inneholder e-postmeldingen.

Grensen for HTML-størrelse er viktig fordi e-postleverandører (for eksempel Gmail) "beskjærer" e-postmeldinger som er over en bestemt størrelse (102 kB for Gmail). I stedet for å inkludere hele meldingen i en mottakers innboks, vil e-postleverandøren avkorte meldingen og inkludere en kobling for å vise hele meldingen. I tillegg gransker noen søppelpostfiltre mer intenst når de ser store e-postmeldinger.

Når du publiserer med en melding, behandler Customer Insights - Journeys HTML-innholdet for å opprette innebygde stiler, komprimere plass og mer. Derfor kan det være vanskelig å vite den nøyaktige endelige størrelsen på meldingen. Hvis du har en melding som du tror bryter grensen for HTML-størrelse, gjør du følgende:

  1. Åpne en nettleser og skriv inn en nettadresse for skjemaet: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Der:

  • <your_domain> er roten for din Dynamics 365 Customer Insights - Journeys-forekomst (for eksempel "contoso.crm.dynamics.com").
  • <email_id> er ID-en for meldingen du vil kontrollere. Åpne meldingen i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys for å finne denne ID-en, og finn verdien for id=-parameteren som vises i webleserens adressefelt.

  1. Søk etter verdien for feltet "msdyncrm_emailbody" i den returnerte JSON.

  2. Kopier verdien for det feltet til et tekstprogram som kan fortelle deg den nøyaktige størrelsen på HTML-innholdet.

Godkjenne avsenderdomenet ditt

Customer Insights - Journeys inneholder en funksjon som gjør det mulig for deg å konfigurere DomainKeys Identified Mail (DKIM) til å koble Customer Insights - Journeys-avsenderdomenet til ditt eget e-postdomene. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvorfor dette er viktig og hvordan du gjør det, kan du se Konfigurere DKIM for avsenderdomene.

Unngå sending til ugyldige og inaktive e-postadresser

Hvis du sender en melding til en ugyldig, inaktiv eller annullert e-postadresse, returneres meldingen vanligvis som det som kalles Returnert ulevert. Returnert ulevert skjer, men omdømmets voktere, offentlige leverandører og private verter vil legge merke til dette, og jo mer returnert ulevert du har knyttet til sendingen av IP-adressen din, jo lavere blir omdømmepoengsummen. Adresser som er knyttet til en ulevert retur, blir sannsynligvis ikke aktivert igjen, og derfor bør du ikke ha dem i databasen. Customer Insights - Journeys stopper automatisk sending til adresser med uleverte returer i seks måneder før de blir forsøkt på nytt.

Microsoft må forsvare omdømmet til IP-adressene for sending, slik at organisasjoner som konsekvent genererer et stort antall uleverte returer og/eller søppelpostklager, kan bli kontaktet av Microsoft Support med råd om hvordan sendelistene og/eller meldingene kan forbedres. Organisasjoner som fortsetter å generere uleverte returer og søppelpostklager, vil til slutt kanskje oppleve at kontoene deres blir sperret.

Customer Insights - Journeys inneholder detaljerte analyser og KPI-er for hvordan kontaktene samhandler med markedsførings-e-post (og andre initiativer), inkludert telling av åpnede melinger, klikk, returer og videresendinger. Bruk denne informasjonen til å evaluere suksessen for engasjement hos kontaktene, og til å holde databasen fri for adresser med uleverte returer. Mer informasjon: Analyser resultater for å få innsikt

Merk

Customer Insights - Journeys vil ikke prøve å sende til en kjent adresse for uleverte returer i løpet av karantenen på seks måneder. Din e-postinnsikt viser imidlertid fremdeles et resultat med uleverte returer for hver slik levering du har anmodet. Disse "virtuelle" uleverte returene påvirker ikke omdømmet til IP-adressen for avsender, men de teller mot den månedlige sendekvoten i Customer Insights - Journeys, og disse adressene vil bli prøvd på nytt etter karantenen på seks måneder. Derfor anbefales det at du regelmessig kontrollerer søkeresultatene for uleverte returer, og at du fjerne adressene for uleverte returer fra kontaktoppføringene.

Ikke bruk kjøpte eller leide adresselister

Customer Insights - Journeys er utformet for å forenkle innmeldingsmarkedsføring, der alle kontakter har valgt å motta markedsføringsmeldinger fra organisasjonen din, og kan enkelt stoppe dette når som helst. Appen hjelper deg å bygge adresselister organisk og i samarbeid med nåværende og mulige kunder ved hjelp av funksjoner som dobbel innmelding, abonnementsadministrasjon og administrasjon av samtykke for forskriftssamsvar med datavern.

Vi anbefaler på det sterkeste at du ikke kjøper eller leier adresselister siden slike lister kan være i strid med datavernlover og -forskrifter om samtykke og andre lokale lover i andre land/områder. Leide og kjøpte lister er også lite nyttige fordi de sannsynligvis inneholder mange utløpte adresser som gir uleverte returer, og de kan inneholde mange kontakter som ikke er interessert i produktene dine og som kan klage over uønsket e-post (kanskje til juridiske myndigheter). Både klager og uleverte returer vil redusere avsenderomdømmet, og med det, leveringsfrekvensen din.

Sende konsekvente volumer

Avsenderomdømme med høye poengsummer er forbundet med IP-adresser som sender et konsekvent volum med e-post. En plutselig vekst vil senke poengsummen, og det vil også uregelmessige sendevolumer. Microsoft opprettholder flere IP-adresser som er dedikert til å sende meldinger fra Customer Insights - Journeys i hvert område, og fordeler sendebelastningen blant disse for å holde sendevolumet konsekvent over tid for hver IP-adresse. Hver gang vi legger til en ny IP-adresse for avsender i et område, "varmer vi den opp" ved å øke sendevolumet gradvis til det etter hvert når samme nivå som de andre IP-adressene i det området. For de fleste Customer Insights - Journeys-abonnenter håndteres dette automatisk og usynlig, men nye abonnenter som planlegger å sende markedsføringsmeldinger til et stort antall mottakere (flere millioner), må kanskje starte i det små og øke volumet over tid før det endelige volumet nås. I slike tilfeller vil Microsofts kundestøtte varsle deg og gi hjelp i denne prosessen.

Konfigurere DKIM for avsenderdomene

En av de vanligste typene nettsvindel, også kjent som phishing, oppstår når en falsk melding utgir seg for å komme fra en velkjent nettjeneste eller finansinstitusjon. Målet er å lure mottakere til å svare på meldingen ved å oppgi personlige opplysninger, for eksempel passord eller kredittkortnumre. Én måte å hindre phishing på, er at e-postmottakere godkjenner fra-adressen for hver melding for å bekrefte at den faktisk ble sendt fra et domene som tilhører organisasjonen eller firmaet den utgir seg for å tilhøre. En teknologi som kalles DKIM (DomainKeys-identifisert e-post), kan gjøre dette ved å inkludere følgende elementer:

  • En offentlig/privat nøkkelsignatur som beviser at meldingen ble sendt fra en server som eies av en kjent organisasjon.
  • Et sentralt register over godkjente signaturer, som gjør at DNS (Domain Name System) kan kontrollere at hver signatur er gyldig, og at avsenderdomenet og angitt fra-adressen tilhører den samme organisasjonen.

Når du sender e-post fra Customer Insights - Journeys, kommer meldingene fra et domene som eies av Microsoft (for eksempel contosomarketing.onmicrosoft.com), men fra-adressen vil sannsynligvis tilhøre en av dine egne markedsførings-, salgs- eller kontoansvarlige som bruker et mer velkjent domene som tilhører organisasjonen din (for eksempel you@contoso.com). Dette avviket kan være et rødt flagg når en innkommende e-postserver utfører en DKIM-kontroll av innkommende meldinger. Derfor er en fullstendig implementering av DKIM så viktig for å sikre god levering, spesielt når du bruker en tredjeparts avsendertjeneste som Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys hjelper deg med å generere, registrere og bekrefte DKIM-nøkler for hvert avsenderdomene. Se Godkjenne domenene dine for instruksjoner.

Viktig

Hvis organisasjonen din bruker domenebasert meldingsgodkjenning, rapportering og samsvar (DMARC) for å beskytte mot phishing-angrep som angår domenet, er det ekstra viktig at du konfigurerer DKIM for sendedomenene dine slik det er beskrevet i Godkjenne domenene dine. Dette vil bidra til å forhindre falske positiver under DMARC-kontroller som blir gjort av mottakssystemer.

Teste leveringen

Når du har alle de relevante systemene for e-postgodkjenning på plass, anbefales det på det sterkeste at du tester leveringen til alle hoved-e-postvertene (for eksempel Gmail, Outlook.com, Yahoo mail og flere), og du må også teste så mange private domener som mulig (inkludert ditt eget). Slik gjør du dette:

  1. Konfigurer en e-postkonto som du kan lese på så mange tjenester og domener som mulig.
  2. Sett opp en kontaktoppføring for hver av disse adressene i Customer Insights - Journeys.
  3. Kjør en enkel e-postkampanje som retter seg mot alle testkontaktene dine.
  4. Inspiser innboksen for hver konto for å bekrefte at meldingene kommer inn til innboksen og ikke blir merket som søppelpost.

Microsofts søppelpostpolicy for e-postmarkedsføring

Gjennom hele denne artikkelen har vi understreket viktigheten av å opprettholde rene, valgte sendelister, kombinert med verdifullt innhold og samarbeidende sendingsatferd. Alt dette er viktige aspekter ved å bygge et sterkt avsenderomdømme og dermed oppnå god levering og innboksplassering. Siden e-post sendt av Customer Insights - Journeys leveres fra delte sendingsdomener, overvåker Microsoft kontinuerlig alle leveringsresultater, klager på søppelpost og blokkeringslister for å sørge for at sendingsdomenen våre bevarer sitt gode rykte, til fordel for alle kundene våre.

For å beskytte deg, som en ansvarlig markedsfører, mot atferden til ondsinnede aktører utenfor din kontroll, har Customer Insights - Journeys implementert en policy for bekjemping av søppelpost som beskytter sendingsryktet ditt. Slik fungerer det:

Trinn 1: Informere og advare

Når vi merker at et Customer Insights - Journeys-miljø genererer en høy returfrekvens eller får mange klager på søppelpost, sender vi en e-post til administratoren for å informere om problemet og tilby assistanse til å løse problemet. Hvis det er nødvendig med mer assistanse, vil denne kommunikasjonen oppfordre kunden til å kontakte Microsoft Support.

Trinn 2: Flytt til et avsenderutvalg med høy risiko

Hvis problemet med returfrekvens eller klager på søppelpost vedvarer mer enn noen dager, og hvis administratoren fortsatt ikke har kontaktet Microsofts kundestøtte, flytter vi Customer Insights - Journeys-miljøet til et sendingsutvalg med høy risiko. Utvalget med høy risiko for sending har lavere omdømmepoengsum enn det som er standard for sending av høy levering.

Når et Customer Insights - Journeys-miljø er flyttet til sendingsutvalget for høy risiko, sender vi en e-post til administratoren for å informere om endringen av sendingsutvalg, og vi ber dem om å kontakte Microsofts kundestøtte for assistanse. Det kan fortsatt være mulig for Customer Insights - Journeys-miljøet å gå tilbake til avsenderutvalget med lav risiko, men ikke før administratoren har kontaktet Microsoft kundestøtte for å håndtere problemet.

Bruke en dedikert IP-adresse for avsender

I en standardinstallasjon av Customer Insights - Journeys blir alle IP-adresser for avsendere administrert av Microsoft, og de blir delt mellom kunder som har lignende omdømmepoengsummer. Dette gjør at vi kan administrere omdømme, balansere sendebelastningen og varme opp nye IP-adresser etter behov. Noen organisasjoner foretrekker imidlertid å bruke én eller flere av sine egne, dedikerte IP-adresser for avsender, spesielt hvis de skal sende høye volumer.

Merk

Dedikerte IP-adresser for avsender er ikke en del av standardavtalen for Customer Insights - Journeys-abonnementet, og Microsoft anbefaler vanligvis ikke slike IP-adresser fordi de medfører ekstra kompleksitet og kostnader. I tillegg kan de føre til redusert levering sammenlignet med våre utvalg for standard IP-adresser for avsender. Microsoft vurderer programmer for dedikerte IP-adresser for avsender fra tilfelle til tilfelle, og vi kan støtte flere dedikerte IP-adresser for avsender etter behov. Hvis du mener at organisasjonen kan dra nytte av en dedikert IP-adresse for avsender, kontakter du Microsofts kundestøtte for å finne ut om du er kvalifisert. Hovedmålet med denne prosessen er å hjelpe deg med å oppnå så høy leveringsfrekvens som mulig. Noen av de viktigste faktorene du må vurdere når du tar denne beslutningen, inkluderer:

  • Hvor mange meldinger sender organisasjonen hver måned?
  • Er innholdet av høy kvalitet og i samsvar med alle relevante bestemmelser?
  • Har det vært mange søppelpostklager knyttet til meldingene dine så langt?
  • Sender organisasjonen et konsekvent antall meldinger i måneden?

Selv om det kan være noen fordeler med å konfigurere en dedikert IP-adresse for avsender, finnes det også ulemper, og dette er ikke for alle. Vurder følgende:

  • En ny IP-adresse for avsender krever tid til å varmes opp
    Når den nye IP-adressen for avsender blir publisert, må du starte med å sende bare noen få meldinger om gangen. Deretter trapper du opp volumet sakte i løpet av flere uker til du når foretrukket volum, som du deretter fortsetter å opprettholde. En plutselig økning i mengden e-post fra en ny IP-adresse påvirker omdømmet ditt negativt og kan føre til at du umiddelbart havner på en blokkeringsliste. I oppvarmingsperioden er det også viktig at du bare sender til gyldige og engasjerte mottakere. Når du senere har skaffet deg et godt omdømme, kan du begynne å legge til mindre engasjerte mottakere.
  • Opprettholde et regelmessig og konsekvent sendevolum
    Du må spre sendingene av e-post for å sikre at du sender tilnærmet samme volum hver uke eller deromkring. Du må for eksempel ikke prøve å sende alle meldingene samtidig i begynnelsen av hver måned.
  • Du må fremdeles konfigurere DKIM
    Godkjenningsstandarden for DKIM-avsender er svært viktig for å optimalisere leveringen av markedsførings-e-post. Det er like viktig når du bruker en reservert IP som når du bruker en delt IP, og du konfigurerer den på nøyaktig samme måte. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvorfor dette er viktig og hvordan du gjør det, kan du se Konfigurere DKIM for avsenderdomene.
  • Du fokuserer risikoen på deg selv, og kan måtte betale en høy pris for feil
    Når du er den eneste som bruker IP-adressen for sending, vil eventuelle feil du gjør, påvirke avsenderomdømmet direkte, uten at det tynnes ut av det store antallet kompatible meldinger som sendes av et stort utvalg andre brukere.