Anbefalte fremgangsmåter for e-postmarkedsføring

Å sende markedsførings-e-post er ikke det samme som å sende personlig e-post slik de fleste kjenner det. De kan virke like, men det er en viktig forskjell: personlige e-poster blir levert til bare én eller noen få personer, mens markedsførings-e-poster blir levert til mange tusen eller flere hver måned.

Som svar på ulike e-postmisbruk, for eksempel mye målrettet spam og svindel, implementerer de fleste selskaper og e-postleverandører nå filtrerings- og blokkeringsmekanismer for å forsvare båndbredden og holde brukernes innbokser rene. Så når noen begynner å sende et stort volum e-post, legger internett merke til det, og forsvarsmekanismer kan begynne å slå inn, noe som kan føre til at meldingene dine holdes utenfor kontaktenes innbokser. Individuelle e-postklienter bruker også sine egne filtreringsalgoritmer som blant annet kan filtrere basert på hver brukers personlige interaksjonshistorikk, noe som kan bety at en identisk melding som blir levert til en mottaker kan bli blokkert av en annen mottakers e-postklient.

Disse systemene er ikke ment å stoppe alle former for legitim markedsførings-e-post, bare for å blokkere misbruk. Dynamics 365 Customer Insights – Reiser er utformet for å være en av de gode – for å legge til rette for samarbeidende markedsføring – men du må være klar over hvordan du arbeider i sammenheng med vanlige filtreringsstrategier, lover mot søppelpost og andre mekanismer mot misbruk for å sikre at markedsføringsmeldingene blir levert til kontaktene i stedet for å sitte fast i søppelpostfiltrene.

Bygg opp og beskytt avsenderomdømmet ditt

Når en melding sendes ut over internett, er IP-adressen som sendte den, tilgjengelig for hver server som behandler meldingen. Tredjeparts vaktbikkjeorganisasjoner, for eksempel ReturnPath, overvåker aktivitet, meldingsinnhold og klager knyttet til avsenderadresser og genererer en omdømmepoengsum for hver avsender-IP-adresse og/eller domenenavn. Jo lavere omdømmepoeng du har, desto mer sannsynlig er det at meldingene dine blir droppet eller filtrert ut. Hvis poengsummen din blir lav nok, havner du på en blokkeringsliste, og ingen av meldingene dine blir levert.

Store e-postleverandører (for eksempel Hotmail eller Gmail) og private e-postsystemer i store organisasjoner bruker lignende teknikker for å generere sine egne, interne avsenderomdømmer og poengsummer, som bruker enda et lag med filtrering.

I tillegg til avsenderomdømme har mange land og områder lover som regulerer kommersielle e-postmeldinger, og brudd på disse lovene kan utsette deg for dyre rettssaker. Eksempler på disse inkluderer CAN-SPAM i USA og CASL i Canada. Andre personvernlover og -forskrifter fastsetter strenge regler for hvordan virksomheter har lov til å håndtere data og kommunisere digitalt med enkeltpersoner.

Så hva kan du gjøre for å maksimere leveringsevnen og holde deg innenfor loven, og hvordan kan Customer Insights – Journeys hjelpe? Les følgende underavsnitt for å finne ut. Hvis du vil ha mer informasjon om leveringsevne og avsenderomdømme, kan du søke med Bing etter mange flere gode artikler om denne artikkelen.

Lag rent, samarbeidende og ansvarlig innhold

Både spamfiltre og systemer for avsenderomdømme analyserer innholdet i meldingene du prøver å sende. De ser etter tegn på at du jobber sammen med mottakerne dine og identifiserer deg ærlig. Vanlige krav her er tilstedeværelsen av koblinger for å avslutte abonnementet og organisasjonens fysiske gateadresse i meldingsteksten. Meldinger i HTML-format bør også inneholde en ren tekstversjon som har samme informasjon. Customer Insights – Reiser inneholder funksjoner som gjør det enkelt å inkludere disse viktige elementene i meldingene, og bidrar til å hindre at du utelater dem ved en feiltakelse.

Vær oppmerksom på størrelsen på HTML-innholdet ditt

Begrens HTML-innholdet i e-postmeldinger til en maksimal størrelse på 100 kB. Denne størrelsesgrensen inkluderer all HTML-tekst, stiler, kommentarer og innebygd grafikk (men ikke forankret ekstern grafikk). Hvis HTML-innholdet overskrider 128 kB, får du en størrelsesadvarsel, men du kan fortsatt bli tilkoblet med e-postmeldingen og en eventuell kundereise som inneholder e-postmeldingen.

HTML-størrelsesgrensen er viktig fordi e-postleverandører (for eksempel Gmail) "klipper" e-postmeldinger som er over en viss størrelse (102 kB, i Gmails tilfelle). I stedet for å inkludere hele meldingen i mottakerens innboks, vil e-postleverandøren avkorte meldingen og inkludere en kobling for å vise hele meldingen. I tillegg gransker noen spamfiltre mer intenst når de ser store e-poster.

Når du blir tilkoblet med en melding, behandler Customer Insights – reiser HTML-innholdet for å opprette innebygde stiler, komprimere mellomrom og mer, slik at det kan være vanskelig å vite den nøyaktige endelige størrelsen på meldingen. Hvis du har en melding som du tror bryter grensen for HTML-størrelse, gjør du følgende:

1. Åpne en nettleser og skriv inn en nettadresse for skjemaet: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Der:

• <your_domain> er roten for din Dynamics 365 Customer Insights - Journeys-forekomst (for eksempel "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> er ID-en for meldingen du vil kontrollere. Åpne meldingen i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys for å finne denne ID-en, og finn verdien for id=-parameteren som vises i webleserens adressefelt.

2. Søk etter verdien for feltet "msdyncrm_emailbody" i den returnerte JSON.

3. Kopier verdien for det feltet til et tekstprogram som kan fortelle deg den nøyaktige størrelsen på HTML-innholdet.

Godkjenne avsenderdomenet ditt

Customer Insights – Journeys inneholder en funksjon som gjør det mulig å konfigurere DKIM (DomainKeys Identified Mail) til å koble Customer Insights – Journeys-domenet til ditt eget e-postdomene. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvorfor dette er viktig og hvordan du gjør det, kan du se Konfigurere DKIM for avsenderdomenet.

Unngå å sende til ugyldige og inaktive e-postadresser

Hvis du sender en melding til en ugyldig, inaktiv eller avbrutt e-postadresse, returneres meldingen vanligvis som en såkalt "hard retur". Harde returer skjer, men omdømmevaktbikkjene, offentlige leverandører og private verter vil legge merke til det, og jo flere harde returer du har knyttet til avsender-IP-en din, jo lavere blir omdømmepoengsummen din. Adresser knyttet til en hard bounce vil sannsynligvis aldri bli aktive igjen, så du vil ikke ha dem i databasen din; Customer Insights - Journeys slutter automatisk å sende til adresser med hard bounce i seks måneder før det prøver å sende igjen.

Microsoft må forsvare omdømmet til avsender-IP-adressene våre, slik at organisasjoner som konsekvent genererer et stort antall uavgitte returer og/eller søppelpostklager, kan bli kontaktet av Microsoft Kundestøtte med råd om hvordan de kan forbedre sendelistene og/eller meldingene. Organisasjoner som fortsetter å generere harde returer og spamklager kan til slutt risikere å få kontoene sine stengt.

Kundeinnsikt – Reiser gir detaljerte analyser og KPI-er for hvordan kontaktene samhandler med markedsførings-e-postene (og andre initiativer), inkludert antall åpninger, klikk, returer og videresendinger. Bruk denne informasjonen til å evaluere din suksess med å engasjere kontakter og til å holde databasen fri for adresser som ikke kan leveres. Mer informasjon: Analysere resultater for å få innsikt

Merk deg

Customer Insights - Journeys prøver ikke å sende til en kjent adresse med fast retur i løpet av den seks måneder lange karanteneperioden. Din e-postinnsikt viser imidlertid fremdeles et resultat med uleverte returer for hver slik levering du har anmodet. Disse «virtuelle» returene påvirker ikke IP-omdømmet for avsender, men de telles mot den månedlige sendekvoten i Customer Insights – Journeys; og disse adressene vil bli prøvd på nytt etter seks måneders karantene. Derfor anbefales det at du regelmessig kontrollerer søkeresultatene for uleverte returer, og at du fjerne adressene for uleverte returer fra kontaktoppføringene.

Ikke bruk kjøpte eller leide e-postlister

Customer Insights – Reiser er utformet for å legge til rette for påmeldingsmarkedsføring, der alle kontakter har valgt å motta markedsføringsmeldinger fra organisasjonen, og enkelt kan velge å slutte å gjøre dette når som helst. Appen hjelper deg med å bygge e-postlistene dine organisk og i samarbeid med dine nåværende og potensielle kunder ved å tilby funksjoner som dobbel påmelding, abonnementsadministrasjon og samtykkeadministrasjon for overholdelse av personvern.

Vi anbefaler på det sterkeste at du ikke kjøper eller leier e-postlister fordi slike lister kan være i strid med lover og forskrifter om personvern og andre lokale lover i andre land/regioner. Leide og kjøpte lister er også ineffektive fordi de sannsynligvis inneholder mange utløpte adresser som vil bli hardt returnert, og de vil sannsynligvis inneholde mange kontakter som ikke er interessert i produktene dine og som kan klage over å motta uønsket e-post (muligens til juridiske myndigheter); Både klager og harde returer vil redusere sendeomdømmet ditt, og med det leveringsgraden din.

Send konsekvente mengder

Avsenderomdømme med høy poengsum er knyttet til IP-adresser som sender et konsekvent volum av e-post. En plutselig topp vil senke poengsummen, og det samme vil periodiske sendevolumer. Microsoft opprettholder flere IP-adresser som er dedikert til å sende meldinger fra Customer Insights – reiser i hvert område, og balanserer sendebelastningen mellom dem for å holde sendevolumet konsekvent over tid for hver IP-adresse. Hver gang vi legger til en ny avsender-IP til en region, "varmer vi den opp" ved gradvis å øke volumet den sender til den til slutt når samme nivå som de andre IP-adressene i den regionen. For de fleste Customer Insights – Journeys-abonnenter håndteres dette automatisk og usynlig, men nye abonnenter som planlegger å sende markedsføringsmeldinger til et stort antall mottakere (i millioner), må kanskje starte i det små og øke over tid før de når fullt volum. I dette tilfellet vil Microsoft Kundestøtte varsle deg og hjelpe deg under denne prosessen.

Sett opp DKIM for avsenderdomenet ditt

En av de vanligste nettsvindelene, også kjent som phishing, oppstår når en falsk melding utgir seg for å komme fra en velkjent nettjeneste eller finansinstitusjon. Målet er å lure mottakere til å svare på meldingen ved å oppgi private detaljer som passord eller kredittkortnumre. En måte å forhindre phishing på er at e-postmottakere autentiserer fra-adressen for hver melding for å bekrefte at den virkelig ble sendt fra et domene som tilhører selskapet eller organisasjonen den hevder å tilhøre. En teknologi kalt DKIM (DomainKeys Identified Mail) hjelper til med å oppnå dette ved å inkludere følgende elementer:

• En offentlig/privat nøkkelsignatur som beviser at meldingen ble sendt fra en server som eies av en kjent organisasjon.
• Et sentralt register over autentiserte signaturer, som gjør det mulig for DNS (Domain Name System) å bekrefte at hver signatur er legitim, og at avsenderdomenet og adressen som kreves fra, begge tilhører samme organisasjon.

Når du sender e-post fra Customer Insights – reiser, kommer meldingene fra et domene som eies av Microsoft (for eksempel contosomarketing.onmicrosoft.com), men fra-adressen vil sannsynligvis tilhøre en av dine egne markedsførings-, salgs- eller kontoansvarlige som bruker et mer kjent domene som tilhører organisasjonen (for eksempel you@contoso.com). Dette avviket kan være et rødt flagg når en innkommende e-postserver utfører en DKIM-sjekk på innkommende meldinger, og det er grunnen til at en fullstendig implementering av DKIM er så viktig for å sikre høy leveringsevne, spesielt når du bruker en tredjeparts sendetjeneste som Customer Insights – Journeys.

Customer Insights – Reiser hjelper deg med å generere, registrere og bekrefte DKIM-nøkler for hvert av avsenderdomenene. Se Godkjenne domenene dine for instruksjoner .

Viktig!

Hvis organisasjonen din bruker DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) for å beskytte mot phishing-angrep som involverer domenet ditt, er det ekstra viktig at du konfigurerer DKIM for avsenderdomenene dine som beskrevet i Autentiser domenene dine. Dette vil bidra til å forhindre falske positiver under DMARC-kontroller gjort av mottakende systemer.

Test leveringsevnen din

Når du har alle de relevante e-postautentiseringssystemene på plass, anbefaler vi på det sterkeste at du tester leveringsevnen din til alle de store e-postvertene (for eksempel Gmail, Outlook.com, Yahoo mail og mer), og til så mange private domener som mulig (inkludert ditt eget). Slik gjør du dette:

1. Sett opp en e-postkonto som du kan lese på som hver av så mange tjenester og domener du kan.
2. Definer en kontaktoppføring for hver av disse adressene i Customer Insights – reiser.
3. Kjør en enkel e-postkampanje som retter seg mot alle testkontaktene dine.
4. Undersøk innboksen for hver konto for å bekrefte at e-postene dine kommer til innboksen og ikke blir merket som søppelpost.

Microsofts spampolitikk for e-postmarkedsføring

Gjennom denne artikkelen har vi understreket viktigheten av å opprettholde rene, valgte sendelister kombinert med verdsatt innhold og samarbeidende sendeatferd. Dette er alle viktige aspekter for å bygge et sterkt avsenderomdømme og dermed oppnå høy leveringsevne og innboksplassering. Fordi e-post som sendes av Customer Insights – Journeys, leveres fra delte avsenderdomener, overvåker Microsoft kontinuerlig alle leveringsresultater, søppelpostklager og blokkeringslister for å sikre at avsenderdomenene våre opprettholder sitt høye omdømme til fordel for alle kunder.

For å beskytte deg, den ansvarlige markedsføreren, mot atferden til dårlige aktører utenfor din kontroll, har Customer Insights – Journeys implementert en policy for søppelpost som beskytter avsenderomdømmet ditt. Slik fungerer det:

Trinn 1: Informer og advar

Når vi oppdager at et Customer Insights – Journeys-miljø genererer høy fluktfrekvens eller søppelpostklager, sender vi en e-postmelding til administratoren for å informere dem om problemet og tilby hjelp til å løse problemet. Hvis det er behov for ytterligere hjelp, vil kommunikasjonen oppfordre administratoren til å kontakte Microsoft Kundestøtte.

Trinn 2: Flytt til en sendepool med høy risiko

Hvis fluktfrekvensen eller problemet med søppelpostklager vedvarer i mer enn noen få dager, og hvis administratoren fremdeles ikke har kontaktet Microsoft Kundestøtte, flytter vi Customer Insights – Journeys-miljøet til et avsenderutvalg med høy risiko. Sendeutvalget med høy risiko har et lavere omdømmepoeng enn standard avsenderutvalg med høy leveringsevne.

Når et Customer Insights – Journeys-miljø flyttes til avsenderutvalget med høy risiko, sender vi en e-postmelding til administratoren for å informere dem om endringen i sendeutvalget og for å oppfordre dem til å kontakte Microsoft Kundestøtte for å få hjelp. Det kan fortsatt være mulig for Customer Insights – Journeys-miljøet å gå tilbake til avsenderutvalget med lav risiko, men ikke før administratoren kontakter Microsoft Kundestøtte for å løse problemet.

Bruke en dedikert avsender-IP

I et standard Customer Insights – Journeys-oppsett administreres alle avsender-IP-adresser av Microsoft og deles mellom kunder som har lignende omdømmepoeng. Dette lar oss administrere omdømme, balansere sendebelastningen og varme opp nye IP-er etter behov. Noen organisasjoner foretrekker imidlertid å bruke en eller flere av sine egne, dedikerte avsender-IP-er, spesielt hvis de skal sende store volumer.

Merk deg

Dedikerte IP-adresser for avsender er ikke en del av standardabonnementsavtalen for Customer Insights – Journeys, og Microsoft anbefaler dem vanligvis ikke fordi de medfører ekstra kompleksitet og utgifter – og kan føre til redusert leveringsevne sammenlignet med våre standard IP-adresser for avsender. Microsoft vurderer programmer for dedikerte IP-adresser for avsender fra sak til sak, og vi kan støtte flere dedikerte IP-adresser for avsender om nødvendig. Hvis du tror organisasjonen din kan dra nytte av en dedikert avsender-IP, kan du kontakte Microsoft Kundestøtte for å finne ut om du er kvalifisert. Hovedmålet med denne prosessen er å hjelpe deg med å oppnå en så høy leveringsrate som mulig. Noen av de viktigste faktorene å vurdere når du tar denne avgjørelsen inkluderer:

• Hvor mange meldinger sender organisasjonen din hver måned?
• Er innholdet ditt av høy kvalitet og i samsvar med alle relevante forskrifter?
• Har det vært mange spam-klager knyttet til meldingene dine til nå?
• Sender organisasjonen et jevnt antall meldinger i løpet av måneden?

Selv om det kan være noen fordeler med å ordne med en dedikert avsender-IP, er det også ulemper, og det er ikke for alle. Vurder følgende:

• En ny avsender-IP krever tid til å varmes opp
  Når den nye avsender-IP-en din kommer på nettet, må du starte med å sende bare noen få meldinger om gangen og deretter sakte øke over flere uker til du når det tiltenkte sendevolumet, som du deretter må fortsette å opprettholde. En plutselig økning i e-post som kommer fra en ny IP-adresse vil skade sendeomdømmet ditt alvorlig og kan føre deg til en blokkeringsliste med en gang. I oppvarmingsperioden er det også viktig at du kun sender til gyldige og engasjerte mottakere. Senere, når du har etablert et omdømme, kan du begynne å legge til mindre engasjerte mottakere.
• Oppretthold et regelmessig og konsekvent sendevolum
  Du må spre e-postsendingene dine for å sikre at du sender omtrent samme volum hver uke eller så. Ikke prøv å sende alle meldingene dine samtidig i begynnelsen av hver måned, for eksempel.
• Du bør fortsatt sette opp DKIM
  DKIM-standarden for avsenderautentisering er avgjørende for å optimalisere leveringsdyktigheten for markedsførings-e-post. Det er like viktig når du bruker en dedikert IP som når du bruker en delt IP, og du setter den opp på nøyaktig samme måte. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvorfor dette er viktig og hvordan du gjør det, kan du se Konfigurere DKIM for avsenderdomenet.
• Du konsentrerer risikoen om deg selv og kan betale en høy pris for eventuelle feil
  Når du er den eneste som bruker avsender-IP-en din, vil eventuelle feil du gjør påvirke avsenderomdømmet ditt direkte, uten å bli utvannet av det store volumet av kompatible meldinger som sendes av en stor gruppe andre brukere.