Definere leverandørarbeidsflyter
Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Enkelte organisasjoner krever at journaler godkjennes av en annen bruker enn den som la inn journalen. Hvis du vil konfigurere en godkjenningsprosess, kan du opprette en arbeidsflyt. Du kan også opprette andre prosesser, for eksempel gjennomgang av leverandørfakturaer.
En arbeidsflyt representerer en forretningsprosess. Den definerer hvordan et dokument går gjennom systemet, og angir hvem som må utføre en oppgave eller godkjenne et dokument. Det er flere fordeler ved å bruke arbeidsflytsystemet i en organisasjon:
Konsekvente prosesser – Du kan definere godkjenningsprosessen for bestemte dokumenter, for eksempel innkjøpsrekvisisjoner og reiseregningsrapporter. Ved hjelp av arbeidsflytsystemet kan du sikre at dokumenter behandles og godkjennes på en konsekvent og effektiv måte.
Prosessynlighet – Du kan spore status, logg og ytelsesstatistikk for en bestemt arbeidsflytforekomst. Dette gjør at du kan finne ut om det må gjøres endringer i arbeidsflyten for å forbedre effektiviteten.
Sentralisert arbeidsliste – Brukere kan vise en sentralisert arbeidsliste for å vise arbeidsflytoppgavene og -godkjenningene som er tilordnet dem. Denne arbeidslisten er tilgjengelig fra rollesentersidene i Microsoft Dynamics AX-klienten og Enterprise Portal.
Journalarbeidsflyter
På grunnlag av journalnavnene kan du kreve manuell godkjenning, arbeidsflytgodkjenning eller ingen godkjenning. Bruk denne informasjonen til å konfigurere én eller flere arbeidsflytkonfigurasjoner for hver journaltype. Velg deretter en konfigurasjonen for hvert journalnavnet, og aktiver arbeidsflyt for journalen. Hvis det er konfigurert arbeidsflytgodkjenning for en journal, vises det flere kontroller øverst i Journal-skjemaet. Dette omfatter en gul informasjonslinje og en Send-knapp eller Handlinger-meny. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sende et dokument og Arbeidsflythandlinger.
Enkelte knapper i skjemaene Journal og Journalbilag er ikke tilgjengelige når en journal er sendt til arbeidsflyten for godkjenning. Når journalen er godkjent, blir alternativene på Poster-menyen tilgjengelige, og de andre kontrollene og feltene i skjemaet blir utilgjengelige. Hvis en bruker redigerer en godkjent journal, blir arbeidsflytstatusen tilbakestilt, alternativene på Poster-menyen blir utilgjengelige, og de andre kontrollene og feltene blir tilgjengelige. Når endringene er gjort, må journalen sendes til godkjenning på nytt.
Følgende alternativer er tilgengelig for betalingsjournaler med arbeidsflytstatus Godkjent:
Redigere journalen. Når endringene er fullført, må du sende journalen til godkjenning på nytt.
Vise journalen.
Behandle betalinger. Bare alternativene for betalingsbehandling er tilgjengelige.
Du kan bruke arbeidsflytgodkjenning for journaler og journaltyper nedenfor i leverandørmodulen.
Element på Journal-menyen |
Journaltype |
|---|---|
Ankomstregistrering |
Ankomstregistrering |
Fakturagodkjenningsjournal |
Godkjenning |
Fakturajournal |
Registrering av leverandørfaktura |
Betalingsjournal |
Leverandørbetaling |
Journal for egenvekseltrekking |
Leverandørtrekking egenveksel |
Journal for egenvekseltilbaketrekking |
Leverandørtilbaketrekking egenveksel |
Remitteringsjournal |
Leverandør: bankremisse |
Journal for egenvekselavregning |
Leverandøravregning egenveksel |
Hvis du vil ha en oversikt over arbeidsflyten i Microsoft Dynamics AX, kan du se Overview of the workflow system og Workflow concepts. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer journalgodkjenninger, kan du se Konfigurere finansjournalgodkjenning.
Arbeidsflyttypene som du kan opprette
Tabellen nedenfor viser arbeidsflyttypene som du kan opprette i leverandører.
Type |
Formål |
|---|---|
Arbeidsflyt for registreringsjournal for leverandørfaktura |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for ankomstregistrering |
Arbeidsflyt for godkjenningsjournal for leverandørfaktura |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for fakturagodkjenningsjournaler |
Purchase agreement approval |
Opprett arbeidsflyter for godkjenning av kjøpsavtaler. Obs! Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis konfigurasjonsnøkkelen Public Sector er valgt. |
Leverandørfaktura |
Opprett arbeidsflyter for leverandørfakturahoder. Du kan vise fakturaer i Leverandørfaktura-skjemaet. Hvis du vil bruke arbeidsflyter med leverandørfakturapolicyer, må du passe på at Poster faktura med avvik-feltet er satt til Tillat med advarsel i Leverandørparametere-skjemaet. |
Leverandørfakturalinje |
Opprett arbeidsflyter for leverandørfakturalinjer. Du kan vise fakturaer i Leverandørfaktura-skjemaet. Hvis du vil bruke arbeidsflyter med leverandørfakturapolicyer, må du passe på at Poster faktura med avvik-feltet er satt til Tillat med advarsel i Leverandørparametere-skjemaet. |
Arbeidsflyt for journal for leverandørfaktura |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for fakturapostjournaler |
Arbeidsflyt for journal for leverandørbetaling |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for leverandørbetaling |
Arbeidsflyt for journal for leverandørtrekking egenveksel |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for leverandørtrekking egenveksel |
Arbeidsflyt for journal for leverandørtilbaketrekking egenveksel |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for leverandørtilbaketrekking egenveksel |
Arbeidsflyt for journal for leverandør: bankremisse |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for leverandør: bankremisse |
Arbeidsflyt for journal for leverandøravregning egenveksel |
Opprette godkjenningsarbeidsflyter for journaler for leverandøravregning egenveksel |
Automatiserte og manuelle oppgaver for leverandørfakturaer
Du kan bruke arbeidsflytoppgavene nedenfor til å utføre en handling på en leverandørfaktura.
Oppgave |
Type |
beskrivelse |
|---|---|---|
Poster leverandørfakturaer |
Automatisert |
Poster leverandørfakturaer automatisk. Denne oppgaven kan brukes sammen med andre oppgaver. Denne oppgaven må være det siste oppgaveelementet i arbeidsflytkonfigurasjonen. Hvis det brukes en gjennomgangs- eller godkjenningsprosess, må denne prosessen utføres før den automatiserte oppgaven. Hvis du vil se et eksempel på hvordan den automatiserte oppgaven Poster leverandørfakturaer brukes, kan du Arbeidsflyt med en betinget beslutning. Denne automatiserte oppgaven fungerer ikke med leverandørfakturaer i en godkjenningsjournal. Poster godkjenningsjournaler manuelt. |
Evaluer policyregler for fakturaer |
Automatisert |
Evaluer brudd på policyer for leverandørfakturaer. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyt og policyer sammen, kan du se Viktige oppgaver: faktura-policyer for leverandør. Hvis en leverandørfaktura bryter én eller flere policyregler på hodenivå, rapporterer denne oppgaven bruddene i Policybrudd-skjemaet for fakturaen. Hvis du vil se et eksempel på hvordan den automatiserte oppgaven Evaluer policyregler for fakturaer brukes, kan du Arbeidsflyt med en betinget beslutning. |
Gå gjennom leverandørfaktura |
Manuelt |
Tilordne oppgaven til en bruker som kan utføre en gjennomgang av leverandørfakturalinjer i leverandørfakturaen. Du angir trinnene for gjennomgangen i beskrivelsesdelen når du oppretter arbeidsflyten. Forskjellen mellom en manuell oppgave for gjennomgang og et arbeidsflytelement for godkjenning, hvis den manuelle oppgaven for gjennomgang tilordnes flere brukere, er at arbeidsflyten kan fortsette når en av brukerne fullfører oppgaven. Hvis du tilordner et arbeidsflytelement for godkjenning til flere brukere, må alle brukerne godkjenne dokumentet før arbeidsflyten kan fortsette. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt med flere brukere i en oppgave. |
Se gjennom leverandørfakturakontroll |
Manuelt |
Tilordne oppgaven til en bruker hvis brukeren må gjennomgå leverandørfakturaen for å avgjøre om den inneholder fakturasamsvaravvik. Forskjellen mellom en manuell oppgave for gjennomgang og et arbeidsflytelement for godkjenning, hvis den manuelle oppgaven for gjennomgang tilordnes flere brukere, er at arbeidsflyten kan fortsette når en av brukerne fullfører oppgaven. Hvis du tilordner et arbeidsflytelement for godkjenning til flere brukere, må alle brukerne godkjenne dokumentet før arbeidsflyten kan fortsette. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt med flere brukere i en oppgave. |
Automatiserte og manuelle oppgaver for leverandørfakturalinjer
Du kan bruke arbeidsflytoppgavene nedenfor til å utføre en handling på en leverandørfakturalinje.
Oppgave |
Type |
beskrivelse |
|---|---|---|
Evaluer policyregler for fakturalinjer |
Automatisert |
Evaluer brudd på policyer for leverandørfakturalinjer. Denne automatiserte oppgaven er ulik Evaluer policyregler for fakturaer-oppgaven fordi den bare evaluerer policyer som bruker en regeltype som er basert på Leverandørfakturalinjer-spørringsnavnet. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyt og policyer sammen, kan du se Viktige oppgaver: faktura-policyer for leverandør. Hvis en leverandørfaktura bryter én eller flere policyregler på linjenivå, rapporterer denne oppgaven bruddene i Policybrudd-skjemaet for fakturaen. Hvis du vil se et eksempel på hvordan den automatiserte oppgaven Evaluer policyregler for fakturalinjer brukes, kan du Arbeidsflyt med en betinget beslutning. |
Gå gjennom leverandørfakturalinje |
Manuelt |
Tilordne oppgaven til en bruker som kan utføre en gjennomgang av leverandørfakturalinjer i leverandørfakturaen. Du angir trinnene for gjennomgangen i beskrivelsesdelen når du oppretter arbeidsflyten. Forskjellen mellom en manuell oppgave for gjennomgang og et arbeidsflytelement for godkjenning, hvis den manuelle oppgaven for gjennomgang tilordnes flere brukere, er at arbeidsflyten kan fortsette når en av brukerne fullfører oppgaven. Hvis du tilordner et arbeidsflytelement for godkjenning til flere brukere, må alle brukerne godkjenne dokumentet før arbeidsflyten kan fortsette. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyt med flere brukere i en oppgave. |
Opprette en arbeidsflyt
Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en arbeidsflyt.
Klikk Leverandørreskontro > Oppsett > Arbeidsflyter for leverandørreskontro.
Klikk Ny i handlingsruten.
Velg arbeidsflyttypen du vil opprette, og klikk deretter Opprett arbeidsflyt. Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt vises. Utforme arbeidsflyten ved å dra arbeidsflytelementer inn på lerretet.
Konfigurere alle elementene i arbeidsflyten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere arbeidsflyten elementer.
Gjenta trinn 2 til og med 4 for å opprette flere arbeidsflyter for leverandører.
Hvis du konfigurerer journalarbeidsflyter, kan du konfigurere journalgodkjenninger for bestemte journaler ved å bruke Journalnavn-skjemaet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere finansjournalgodkjenning.
Beregnede felt og uttrykk
De beregnede feltene og uttrykkene nedenfor brukes med journalgodkjenning i arbeidsflyt i leverandørmodulen. Du kan konfigurere betingelser for hver arbeidsflyt som omfatter disse beregnede feltene og uttrykkene.
Beregnet felt |
beskrivelse |
|---|---|
Fakturabeløp |
Det totale fakturabeløpet for leverandørfakturaen. Dette feltet er bare tilgjengelig for arbeidsflytene Leverandørfaktura og Leverandørfakturalinje. |
Total journalkredit |
Totalt kreditbeløp for hele journalen. Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Total journaldebet |
Totalt debetbeløp for hele journalen. Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Maksimalt kreditbeløp for bilag |
Høyeste kreditbilagbeløp i journalen Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Maksimalt debetbeløp for bilag |
Høyeste debetbilagbeløp i journalen Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Minimum kreditbeløp for bilag |
Laveste kreditbeløp for bilag i journalen Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Minimum debetbeløp for bilag |
Laveste debetbeløp for bilag i journalen Dette feltet er tilgjengelig for journalarbeidsflyter. |
Deltakertyper
Du kan tilordne et arbeidsflytelement til deltakergruppene nedenfor.
Brukergruppe |
beskrivelse |
|---|---|
Sikkerhetsrolledeltakere |
Tilordne arbeidsflytelementet til en Microsoft Dynamics AX-sikkerhetsrolle. |
Brukergruppedeltakere |
Tilordne arbeidsflytelementet til en Microsoft Dynamics AX-brukergruppe. |
Utgiftsdeltakere for leverandørfaktura |
Bruk denne gruppen for å tilordne arbeidsflytelementet til utgiftsdeltakere. Dette alternativet er tilgjengelig for elementer som er tilknyttet arbeidsflytene Leverandørfaktura og Leverandørfakturalinje. |