Kom i gang med å ta i bruk Microsoft Syntex
Microsoft Syntex er en skybasert tjeneste som bruker kunstig intelligens (AI) til å automatisere innholdsbehandling og kunnskapsuthenting. Det hjelper deg med å transformere innholdet til strukturerte data som enkelt kan søkes i, analyseres og brukes på nytt.
Microsoft Syntex tilbyr en rekke brukstilfeller for å forbedre innholdsbehandling i en virksomhet. Her er noen eksempler på hvordan det kan brukes:
Generer rutinemessige dokumenter automatisk – Bruk innholdssamling til å opprette moderne maler for filer som må genereres regelmessig, for eksempel rutinemessige vedlikeholdsrapporter.
Generer dokumenter samlet – bruk innholdssamlingen til å generere store mengder lignende dokumenter, for eksempel kontraktfornyelser.
Håndter innkommende dokumenter – Bruk Microsoft Syntex til å administrere og behandle innkommende forretningsdokumenter som forsikringsskjemaer, forretningsbekreftelser og leiekontrakter.
Gjør informasjon enklere å finne – Bruk Microsoft Syntex til å forbedre synligheten og brukervennligheten til forretningsdokumenter og informasjon om ansatte i dokumentbiblioteker, for eksempel policyer og prosedyrer.
Finn innholdsdetaljer – Sentraliser, organiser og hent innhold ved hjelp av Microsoft Syntex for å gjøre spesifikke detaljer enklere å oppdage, for eksempel patentinformasjon.
Dokumentsamsvar – Bruk Microsoft Syntex for å overholde oppbevarings- og følsomhetskravene for forretningsdokumentene dine, inkludert hendelses- eller konferansefiler.
Identifiser forretningsscenarioer
Hvis du vil forberede deg til å bruke Microsoft Syntex i organisasjonen, må du først forstå scenarioene der det vil være nyttig. "Hvorfor" bidrar til å avgjøre hvilke funksjoner som vil være mest fordelaktige, og hvis dokumentbehandling er nødvendig, hvilken modelltype som er nødvendig. For å møte et forretningsresultat kan det være nyttig å kombinere flere Microsoft Syntex funksjoner. Bruk eksempelscenarioer og brukstilfeller til å spørre ideer om hvordan du kan bruke Microsoft Syntex i organisasjonen.
Innhold er livsnerven i organisasjonen. Mange forretningsenheter i organisasjonen er ansvarlige for å behandle data og kan gjøre det i dag med en blanding av manuelle eller halvautomatiske prosesser som involverer flere trinn. Bruk av Microsoft Syntex funksjoner kan hjelpe deg med å forbedre organisasjonens fremgangsmåter for innholdsbehandling, inkludert:
Gi avansert søk og filtrering for å forbedre søkesøkbarhet og henting.
Angi betinget formatering for enkelt å vise og filtrere dokumenter.
Generer en Power BI-rapport med ett klikk ved hjelp av utpakkede metadata.
Opprett regler i dokumentbiblioteket eller forretningsarbeidsflyter via Power Automate.
Sikre samsvar via bruk av oppbevarings- og følsomhetsetiketter.
Vurder innholdslivssykelen din
Det finnes mange funksjoner i Microsoft Syntex som kan hjelpe bedriften med å tenke på den typiske innholdslivssyklusen der innhold opprettes og opprettes på nytt. Det finnes mange funksjoner i Microsoft Syntex som kan hjelpe bedriften din.
Oppretting av innhold og gjenbruk
Innenfor innholdslivssyklusen kan det være brukstilfeller for å automatisere oppretting av innhold, spesielt innhold som er transaksjonsmessig eller standardisert, og innholdssamling kan være nyttig for dette. Innholdssamling kan automatisk generere standard gjentakende forretningsdokumenter, for eksempel kontrakter, arbeidserklæringer, serviceavtaler, samtykkebrev, salgsplasser og korrespondanse.
Når du identifiserer gjentakende dokumenttyper, må du identifisere datakilden som kan brukes som en kilde for dokumentene. Hvis du har en liste eller datakilde for å fylle ut dokumentene, kan du gjøre dette raskere, mer konsekvent og med færre feil ved å opprette moderne maler og bruke disse malene til å generere dokumenter. Hvis du vil bruke denne funksjonen, må et Azure-abonnement konfigureres i Microsoft Syntex konfigurert.
Innholdssamarbeid
Merknadsfunksjonen i Microsoft Syntex brukes til å legge til notater og kommentarer i innhold i dokumentbiblioteker – enten for deg selv eller for å samarbeide med andre. Merknadsfunksjonen kan brukes uten å endre de opprinnelige filene, slik at de opprinnelige postene beholdes.
Merknadsverktøy inkluderer for øyeblikket penn og merkepenn, der farger kan velges sammen med et viskelær for å fjerne håndskriftstrøk og tidligere merknader. Når du konfigurerer et Azure-abonnement i leieren for Microsoft Syntex, aktiveres denne funksjonen for brukerne. Det kan være lurt å vurdere å oppgi detaljer til sluttbrukere om funksjonen, spesielt for forretningsgrupper som kan markere eller legge til merknader i dokumenter.
Innholdsforståelse og -behandling
Hvis du bruker Microsoft Syntex til å automatisere klassifiseringen og datauthentingen fra innholdet ved hjelp av dokumentbehandling og taksonomikodings- eller bildekodingsfunksjonene, kan du spare tid og penger, samtidig som risikoen for skrivefeil eller tapt informasjon minimeres.
Microsoft Syntex kan utføre ulike typer oppgaver på tvers av innholdet, inkludert klassifisering, uttrekking og nøkkelord. Tabellen nedenfor viser disse oppgavene og relaterte funksjoner.
| Oppgave | Beskrivelse | Microsoft Syntex funksjon |
|---|---|---|
| Klassifisering | Identifiserer innholdstypen filen representerer (for eksempel en rapport, en faktura eller et skjema) | Ustrukturert dokumentbehandling |
| Utvinning | Identifiserer informasjon basert på en enhet fra et dokument | Strukturert dokumentbehandling Behandling av frihåndsdokument Forhåndsbygd dokumentbehandling Optisk tegngjenkjenning |
| Merking av nøkkelord | Foreslår informasjon basert på en egenskap eller beslutning om et dokument ved hjelp av nøkkelord | Taksonomikoding Bildekoding |
Innholdssamsvar
Dokumentbehandlingsmodellene kan også brukes til å legge til samsvar ved å la dem bruke følsomhetsetiketter og oppbevaringsetiketter på innhold som er lagt til i dokumentbiblioteker, med modeller som er konfigurert med dem.
Når innholdstypen og metadataene er tilgjengelige i et dokumentbibliotek, kan forretningsbrukere utføre mange handlinger på dataene, inkludert å opprette nye visninger på innholdet, bygge rapporter, flytte innhold basert på bestemt informasjon som finnes ved hjelp av regler, og opprette arbeidsflyter for forretningsprosesser for godkjenninger, legge til data i andre systemer, generere arbeidsordrer og mange andre oppgaver som kan ha blitt gjort manuelt.
Innholdsoppdagelse
Bruk av dokumentbehandlingsfunksjoner i Microsoft Syntex kan forbedre søkeopplevelsen ettersom hver del av metadataene som er trukket ut fra innholdet nå, kan søkes. Med funksjonen for innholdsspørring kan du utføre spesifikke metadatabaserte spørringer på SharePoint-dokumentbiblioteker. Du kan lage raskere og mer presise spørringer basert på bestemte metadatakolonneverdier, i stedet for bare å søke etter nøkkelord.
I tillegg til å klassifisere og trekke ut data fra innhold som er lagt til i et SharePoint-bibliotek, kan det hende at organisasjonen har innhold låst i bilder som er utfordrende å finne. Ocr-tjenesten (optical character recognition) i Microsoft Syntex lar deg trekke ut trykt eller håndskrevet tekst fra bilder og dokumenter. Eksempler på bilder inkluderer plakater, tegninger og produktetiketter. Eksempler på dokumenter omfatter artikler, rapporter, skjemaer og fakturaer. Teksten trekkes vanligvis ut som ord, tekstlinjer og avsnitt eller tekstblokker, noe som gir tilgang til digital versjon av den skannede teksten. Den utpakkede informasjonen indekseres i søk og kan gjøres tilgjengelig for samsvarsfunksjoner som hindring av datatap (DLP).
Plan for å komme i gang
Når du kommer i gang med Microsoft Syntex, bør du vurdere den gjeldende tilstanden og behovene til organisasjonen angående innholdsbehandling, behandling og analyse. Det kan bidra til å identifisere spesifikke repositorier for nøkkelinnhold som brukes av grupper i organisasjonen, og for å diskutere med disse teamene deres nåværende forretningsprosesser og scenarier. Er det tilfeller der de administrerer innhold manuelt som kan automatiseres? Dette kan omfatte tilfeller der de håndterer inntak av standardskjemaer eller dokumenter som HR-dokumenter eller kjøpsordrer for behandling, eller hvis de genererer gjentatt innhold i stor skala, for eksempel tilbudsbrev eller forslag. Eller områder der de gjør sine merknader via penn og papir eller et tredjepartsprogram der du nå kan gjøre dette i det eksisterende SharePoint-miljøet.
Når du tenker på hvilke forretningsscenarioer du bør vurdere, kan du stille deg selv følgende spørsmål:
- Løser det et reelt problem?
- Vil det bli mye brukt eller ha bred innvirkning?
- Er det oppnåelig?
- Kan du måle suksess?
De Microsoft Syntex kommandoene i vurderingsverktøyet for Microsoft 365 kan også hjelpe deg med å identifisere potensielle områder i SharePoint-miljøet som kan dra nytte av Microsoft Syntex funksjoner.
Hvis du ikke er sikker på hvor du skal begynne, kan du vurdere å sjekke ut Microsoft Syntex nettstedsmalene som er tilgjengelige i leieren når du konfigurerer Microsoft Syntex og konfigurerer Azure-abonnementet. Disse malene er tilgjengelige på alle gruppenettsteder og bygges på nytt, klar til å distribueres og kan tilpasses. Bruk disse malene til å komme i gang med et profesjonelt nettsted for å behandle, behandle og spore statusen for forretningsdokumenter i organisasjonen ved hjelp av flere Microsoft Syntex funksjoner. Disse nettstedene kan hjelpe deg med å demonstrere funksjoner for forretningsteam og komme i gang med å se for deg og scenarioutvikling for organisasjonen ved å illustrere hvordan funksjonene kan tilføre verdi for forretningsområder som kontraktstyring og regnskap.
Identifiser roller og ansvarsområder
Når du avgjør hvem i organisasjonen som må være involvert i Microsoft Syntex prosjektene dine, hjelper det å kartlegge funksjonene som kreves. Rollene i tabellen nedenfor kan være involvert, avhengig av hvilke funksjoner du velger å bruke.
Hvis du for eksempel fokuserer på dokumentbehandling, vil rollen som SharePoint-administrator være nøkkelen til å opprette og administrere innholdssentre som kreves for å administrere modeller i stor skala. Hvis du er fokusert på funksjoner som OCR og samsvar, er det nødvendig med Administrator for Purview-samsvar. Hvis taksonomikoding vil bli forfulgt, er det viktig å forstå bedriftens administrasjon av termlager eller avgjøre om du skal bruke et innholdssenter.
| Administrator | Kravet | Ansvar |
|---|---|---|
| Administrator for Azure-abonnementer | Microsoft Entra rolle | Konfigurer azure-abonnementsinnstillinger, se gjennom Microsofts kostnadsstyring i Azure-data |
| Administrator for purview-samsvar | Microsoft Entra rolle | Plan for samsvarsinnstillinger, for eksempel følsomhetsetiketter og oppbevaringspolicyer og OCR-innstillinger |
| SharePoint-administrator | Microsoft Entra rolle | Samle inn forretningsbrukstilfeller, bestem om funksjoner skal aktiveres på tvers av alle områder eller for valgte områder Behandle innholdssentre og tillatelser Etablere anbefalte fremgangsmåter og se gjennom modellanalyse |
| Power Platform-administrator | Microsoft Entra rolle | Konfigurer Dataverse-miljøet (om nødvendig) for frihåndsmodeller og strukturerte modeller |
| Administrator for Termlager for SharePoint | Konfigurert av SharePoint-administrator i administrasjonssenteret for SharePoint | Administrer virksomhetstermsett, bestem om sluttbrukere kan endre bestemte termsett |
| Microsoft Syntex forretningsbruker (administrere modeller, bruke innholdssamling) | Tillatelser som administreres på områdenivå eller i innholdssentre Angi redigeringstillatelser for innhold Behandle listetillatelser for SharePoint der du vil publisere modeller eller bruke funksjoner for innholdssamling |
Samle inn forretningsbrukstilfeller Opprette, kalibrere og bruke modeller |
Vurderinger for oppsett og konfigurasjon
Planlegging av en distribusjon av Microsoft Syntex innebærer å bestemme hvilke funksjoner du vil aktivere og planlegge for kostnader ved hjelp av Microsoft Syntex kostnadskalkulator for å hjelpe til med å forutsi kostnader for Microsoft Syntex, spesielt med bruk av betal-etter-bruk-tjenester. Dette verktøyet gir deg en bedre forståelse av organisasjonens bruksmønstre og estimerte kostnader, slik at du kan ta mer informerte beslutninger. Det er også nyttig sammen med vurderingsverktøyet for Microsoft 365, som analyserer informasjonsarkitekturen og uthever biblioteker med kundeinnholdstyper og utvidede kolonner som kan dra nytte av Syntex-drevet automatisering.
Sjekkliste for klargjøring
Hvis du vil gjøre deg klar til å implementere Microsoft Syntex, må du:
Planlegg sluttstatusen
- Plan for å utnytte verdien av Microsoft Syntex funksjoner i områder som:
- Søk
- Filtrering og visningsformatering
- Samsvar
- Automatisering
- Plan for å utnytte verdien av Microsoft Syntex funksjoner i områder som:
Identifisere
- Forstå eksisterende funksjonsbruk for informasjonsarkitektur og innholdsbehandling.
- Er noen eksisterende innholdstyper gode kandidater for modeller?
- Hvilke eksisterende prosesser vil bli forbedret av metadata?
- Hvor mye innhold vil du behandle?
Design
- Utform tilnærmingen til informasjonsarkitektur, forvaltede metadata og innholdstyper.
- Utforme prosessen for definisjon, oppretting og administrasjon.
Tilbakemeldinger
Kommer snart: Gjennom 2024 faser vi ut GitHub Issues som tilbakemeldingsmekanisme for innhold, og erstatter det med et nytt system for tilbakemeldinger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Send inn og vis tilbakemelding for