Dele Power BI-rapporter og -instrumentbord med kolleger og andre

  • Artikkel
  • 11 minutter å lese

GJELDER FOR: Power BI Desktop Power Bi-tjeneste

Deling er den enkleste måten å gi personer tilgang til rapporter og instrumentbord i Power Bi-tjeneste. Du kan dele med personer i og utenfor organisasjonen.

Når du deler en rapport eller et instrumentbord, kan personene du deler den med, vise den og samhandle med den, men de kan ikke redigere den. Mottakerne ser de samme dataene som du ser i rapportene og instrumentbordene. De får også tilgang til hele det underliggende datasettet, med mindre sikkerhet på radnivå (RLS) brukes på det. Kollegene du deler med, kan dele på nytt med kollegene sine hvis du tillater det.

Noen brukere kan ikke dele rapporter og instrumentbord med andre fordi de ikke har den nødvendige lisensen eller abonnementet. De kan imidlertid motta rapporter og instrumentbord som deles av kolleger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeide med innhold som er delt med deg.

Del-ikonet for en rapport.

Den Power Bi-tjeneste tilbyr også andre måter å samarbeide og distribuere rapporter og instrumentbord på. Les Måter for samarbeid og deling i Power BI for å se hvilke måter som passer best for deg.

Video

Sujata demonstrerer hvordan man deler i Power Bi-tjeneste.

Forutsetninger

Hvor du kan dele

Velg Del i en liste over rapporter eller i en åpen rapport.

I dialogboksen Send kobling ser du alternativet for å kopiere delingskoblingen eller dele den via Outlook, PowerPoint og Teams for å Folk i organisasjonen:

Dialogboksen Del kobling.

Du kan også endre hvordan du deler denne rapporten. Velg Folk i organisasjonen med koblingen kan vise og dele, og velg deretter hvilket alternativ som fungerer best. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Koblingsinnstillinger nedenfor.

Dialogboksen Del koblingsalternativer.

Obs!

Organisasjonen tillater deg kanskje ikke å opprette koblinger som kan deles, til Folk i organisasjonen. Mer informasjon om denne leierinnstillingen i dokumentasjonen for administrasjonsportalen.

Hvis du velger Kopier-koblingen , genereres og kopieres en kobling som kan deles, til utklippstavlen automatisk:

Kopiert kobling.

Du kan også velge å sende koblingen direkte til bestemte personer eller grupper (distribusjonsgrupper eller sikkerhetsgrupper). Bare skriv inn navnet eller e-postadressen, skriv eventuelt inn en melding, og velg Send.

Send kobling til bestemte personer

Når du har valgt Send, sender Power BI koblingen via e-post til mottakerne.

Skjermbilde av sendt kobling.

Når mottakerne mottar e-postmeldingen, kan de velge Åpne denne rapporten og automatisk få tilgang til rapporten via koblingen som kan deles.

E-post med delt kobling

Du kan velge hvem delingskoblingen gir tilgang til, og hva de kan gjøre med rapporten og tilknyttede data:

Skjermbilde av koblingsinnstillinger.

Folk i organisasjonen

Denne typen kobling gir personer i organisasjonen tilgang til rapporten. Denne koblingen fungerer ikke for eksterne brukere eller gjestebrukere. Bruk denne koblingstypen når:

  • Du vil dele med noen i organisasjonen,
  • Du er komfortabel med koblingen som deles med andre i organisasjonen,
  • Og du vil sikre at koblingen ikke fungerer for eksterne brukere eller gjestebrukere.

Folk med eksisterende tilgang

Denne typen kobling genererer en nettadresse til rapporten, men den gir ingen tilgang til rapporten. Bruk denne koblingstypen hvis du bare vil sende en kobling til noen som allerede har tilgang.

Bestemte personer

Denne typen kobling gir bestemte personer eller grupper tilgang til rapporten. Hvis du velger dette alternativet, skriver du inn navnene eller e-postadressene til personene du vil dele med. Denne koblingstypen lar deg dele med gjestebrukere i organisasjonens Azure Active Directory (Azure AD). Du kan ikke dele med eksterne brukere som ikke er gjester i organisasjonen.

Innstillinger

Koblinger som gir tilgang til Folk i organisasjonen eller bestemte personer, vil alltid inneholde minst lesetilgang. Du kan imidlertid også angi om du vil at koblingen skal inkludere eller utelate følgende tillatelser:

  • Dele tillatelser på nytt (inkludert som standard) – gjør det mulig for mottakere å dele rapporten med andre
  • Kompileringstillatelser (ekskludert som standard) – gjør det mulig for mottakere å bygge sine egne rapporter i andre arbeidsområder basert på dataene som er knyttet til rapporten. Les mer om oppretting av rapporter basert på datasett fra andre arbeidsområder.

Koblinger for Folk med eksisterende tilgang har ingen andre innstillinger fordi disse koblingene ikke gir tilgang til rapporten.

Flere vurderinger

  • Brukere kan ikke bruke en kobling som ikke deles direkte med dem for å få tilgang til en rapport. Rapporten kan imidlertid deles med brukeren via en annen kobling, eller de kan ha direkte tilgang til rapporten gjennom en arbeidsområderolle.
  • Hvis Power BI-administratoren har deaktivert koblinger som kan deles til Folk i organisasjonen, kan du bare kopiere og dele koblinger til bestemte personer eller Folk med eksisterende tilgang.
  • Hvis du har tillatelse til å dele rapporten på nytt, men du ikke har tillatelse til å dele på nytt til rapportens underliggende data, gir ikke koblingene som kan deles, tilgang til de underliggende dataene.
  • Hvis du ikke har tillatelse til å dele rapporten på nytt, kan du bare kopiere og dele koblinger til Folk med eksisterende tilgang.
  • Hvis du ikke har en Power BI Pro lisens, kan du i tillegg bare kopiere og dele koblinger til Folk med eksisterende tilgang.

Behandle tillatelser til en rapport

Hvis du vil behandle tillatelser og behandle koblinger som gir tilgang til rapporten, velger du Flere alternativer (...) øverst til høyre i dialogboksen for deling, og deretter velger du Behandle tillatelser:

Skjermbilde av Behandle tillatelser.

Ruten Behandle tillatelser åpnes, der du kan kopiere eller endre eksisterende koblinger eller gi brukere direkte tilgang. Hvis du vil endre en gitt kobling, velger du Flere alternativer (...).

Skjermbilde av ruten Behandle tillatelser.

Hvis du vil gi brukere direkte tilgang til rapporten, velger du plussikonet (+), skriver inn navnet eller e-postadressen, skriver eventuelt inn en melding og velger Gi tilgang.

Skjermbilde av dialogboksen Gi personer rapporttilgang.

Hvis du vil ha flere funksjoner for tilgangsbehandling, velger du avansert-alternativet i bunnteksten i Behandle tillatelser-ruten . Du kan gjøre følgende på administrasjonssiden som åpnes:

  • Vis, administrer og opprett koblinger.
  • Vis og administrer hvem som har direkte tilgang , og gi personer direkte tilgang.
  • Vis og administrer ventende tilgangsforespørsler og invitasjoner.
  • Vis og administrer relatert innhold.
  • Bruk filtre eller søk etter bestemte koblinger eller personer.

Skjermbilde av siden Behandle tillatelser.

Obs!

Hver rapport kan ikke ha mer enn 1000 delingskoblinger. I det usannsynlige tilfellet at rapporten når denne maksimale grensen, anbefaler vi at du fjerner koblinger som gir bestemte personer tilgang og i stedet gir disse brukerne direkte tilgang.

Del et instrumentbord

Velg Del i en liste over instrumentbord eller i et åpent instrumentbord.

Deretter ser du alternativet for å gi brukere eller grupper direkte tilgang til instrumentbordet i dialogboksen Del instrumentbord :

Skjermbilde av dialogboksen Del instrumentbord

Skriv inn navnet eller e-postadressen til brukeren eller gruppen, skriv eventuelt inn en melding, og velg Gi tilgang.

Gi instrumentbordtilgang til en person

På samme måte som rapportdeling kan du angi om du vil gi brukerne følgende tillatelser også:

  • Dele tillatelser på nytt (inkludert som standard) – gjør det mulig for mottakere å dele instrumentbordet med andre
  • Kompileringstillatelser (inkludert som standard) – tillater mottakere å bygge innhold med dataene som er knyttet til instrumentbordet

Du kan dele instrumentbordet med gjestebrukere som har adresser utenfor organisasjonen, men gjestebrukere kan ikke dele instrumentbord på nytt. Les mer om deling utenfor organisasjonen i denne artikkelen.

Obs!

Inndataboksen støtter maksimalt 100 forskjellige brukere eller grupper. Se Del med mer enn 100 brukere i denne artikkelen for måter å dele med flere på.

Behandle tillatelser til et instrumentbord

Hvis du vil administrere tillatelse til instrumentbordet, velger du Menyen Flere alternativer (. . .) øverst til høyre i dialogboksen Del instrumentbord , og deretter velger du Behandle tillatelser:

Skjermbilde av instrumentbordet behandle tillatelser.

Ruten Behandle tillatelser åpnes, der du kan se hvem som har direkte tilgang. Velg plussikonet (+) for å gi flere brukere direkte tilgang til instrumentbordet.

Skjermbilde av ruten Behandle instrumentbordtillatelser.

Hvis du vil ha flere funksjoner for tilgangsbehandling, velger du avansert-alternativet i bunnteksten i ruten Behandle tillatelser . På administrasjonssiden som åpnes, kan du:

  • Vis og administrer hvem som har direkte tilgang , og gi personer direkte tilgang
  • Vis og administrer ventende tilgangsforespørsler og invitasjoner
  • Vise og behandle beslektet innhold
  • Bruke filtre eller søke etter bestemte personer

Skjermbilde av avansert side for Administrer instrumentbordtillatelser.

Hvis du vil fjerne en brukers tilgang til instrumentbordet, velger du ellipsen (...) ved siden av brukerens tillatelser og velger Fjern tilgang:

Skjermbilde av Flere alternativer, Fjern instrumentbord for tilgang.

I dialogboksen Fjern tilgang bestemmer du om du også vil fjerne tilgang til relatert innhold, for eksempel rapporter og datasett. Det er best å også fjerne tilgang til relatert innhold. Ellers kan det relaterte innholdet ikke vises riktig.

Skjermbilde av dialogboksen Fjern tilgang.

Del utenfor organisasjonen

Når du deler med personer utenfor organisasjonen, mottar de en e-postmelding med en kobling til den delte rapporten eller instrumentbordet. Mottakeren må logge på Power BI for å se hva du har delt. Hvis de ikke har en Power BI Pro- eller Premium per bruker-lisens (PPU), kan de registrere seg for en lisens når de velger koblingen.

Når personer har logget på, ser de den delte rapporten eller instrumentbordet i sitt eget nettleservindu, ikke i den vanlige Power BI-portalen. Eksterne mottakere bør bokmerke koblingen for å komme tilbake til denne rapporten eller instrumentbordet senere.

Folk utenfor organisasjonen kan ikke redigere innhold i den delte rapporten eller instrumentbordet. De kan samhandle med diagrammene og endre filtre eller slicere, men endringer lagres ikke.

Bare de direkte mottakerne ser den delte rapporten eller instrumentbordet. Hvis du har sendt e-post til for eksempel Vicki@contoso.com, kan bare Vicki se instrumentbordet. Ingen andre kan se instrumentbordet, selv om Vicki videresender koblingen. Vicki må bruke samme e-postadresse for å få tilgang til det. Hvis Vicki logger seg på med en annen e-postadresse, har ikke Vicki tilgang til instrumentbordet.

Personer utenfor organisasjonen ser ikke data i det hele tatt hvis sikkerhet på radnivå eller rollenivå er implementert på lokale Analysis Services-tabellmodeller.

Bruk en sikkerhetsgruppe, ikke en distribusjonsgruppe, for å dele med en gruppe som inkluderer personer med eksterne e-postadresser. Folk med eksterne e-postmeldinger i en distribusjonsgruppe kan ikke se innholdet du deler, med mindre de er Azure Active Directory (Azure AD) B2B-gjestebrukere. Finn ut mer om Microsoft Azure Active Directory B2B gjeste brukere.

Hvis du sender en kobling fra en Power BI-mobilapp til personer utenfor organisasjonen, åpnes instrumentbordet i en nettleser når de klikker på koblingen, det åpnes ikke i Power BI-mobilappen.

La eksterne brukere redigere innhold

Power BI-administratoren kan la eksterne gjestebrukere redigere og administrere innhold i organisasjonen. I så fall vil ikke de eksterne brukerne ha opplevelsen av bare å kunne se innhold. De kan redigere og administrere innhold i organisasjonen. Les mer om å distribuere Power BI-innhold til eksterne gjestebrukere med Azure AD B2B.

Del med mer enn 100 forskjellige brukere

Du kan dele med maksimalt 100 brukere eller grupper i en enkelt delingshandling. Du kan imidlertid gi mer enn 500 brukere tilgang til et element. Her er noen forslag:

  • Del flere ganger ved å angi brukerne individuelt.
  • Del med en brukergruppe som inneholder alle brukerne.
  • Opprett rapporten eller instrumentbordet i et arbeidsområde og deretter oppretter du en app fra arbeidsområdet. Du kan dele appen med mange flere. Lær mer om publisering av apper i Power BI.

Viktige faktorer og begrensninger

Ting du bør huske på når det gjelder deling av rapporter og instrumentbord:

  • Både rapporter og instrumentbord kan deles med brukere gjennom direkte tilgang. Men bare rapporter kan deles via koblinger som gir tilgang til rapporten og underliggende data.
  • Hvis du har tillatelse til å dele på nytt til det underliggende datasettet, deler du også det underliggende datasettet når du deler en rapport eller et instrumentbord med kolleger. Kollegene dine får tilgang til hele datasettet, med mindre sikkerhet på radnivå (RLS) begrenser tilgangen deres. Rapportforfattere kan tilpasse brukeropplevelser når de viser eller samhandler med rapporter. Forfattere kan for eksempel skjule kolonner eller begrense handlingene på visualobjekter. Disse tilpassede brukeropplevelsene begrenser ikke hvilke data brukere har tilgang til i datasettet. Bruk sikkerhet på radnivå (RLS) i datasettet slik at hver persons legitimasjon avgjør hvilke data de får tilgang til.
  • Alle du deler instrumentbordet med, kan se det og samhandle med de relaterte rapportene i lesevisning. Generelt sett, kan de ikke opprette rapporter eller lagre endringer i eksisterende rapporter. Hvis du velger Tillat mottakere å bygge innhold med dataene som er knyttet til dette instrumentbordet, kan de imidlertid opprette sine egne rapporter i andre arbeidsområder basert på datasettet for dette instrumentbordet.
  • Selv om ingen kan se eller laste ned datasettet, har de tilgang til datasettet direkte ved hjelp av funksjonen Analyser i Excel. En administrator kan begrense muligheten til å bruke Analyser i Excel for alle i en gruppe. Begrensningen gjelder imidlertid for alle i gruppen og for hvert arbeidsområde gruppen hører til.
  • Alle kan oppdatere dataene manuelt.
  • Du kan ikke dele rapporter som er distribuert til deg i en app. Be eieren av appen om å legge til personen du vil dele rapporten med, og publiser appen på nytt.
  • Hvis du bruker Microsoft Exchange Online for e-post, kan du skrive inn e-postadressen til en distribusjonsgruppe for å dele den med medlemmene.
  • Du kan ikke bruke Microsoft 365 Unified-grupper for direkte deling og e-postabonnementer. Hvis du ikke vil angi enkeltpersoner, kan du bruke e-postaktiverte distribusjonsgrupper eller sikkerhetsgrupper til å dele med flere brukere.
  • Kollegaer som har samme e-postdomene som deg, og kollegaer som har et annet domene, men som er registrert i samme leier, kan dele instrumentbordet med andre. Si for eksempel at domenene contoso.com og contoso2.com er registrert for samme leier og e-postadressen din er konrads@contoso.com. Både ravali@contoso.com og gustav@contoso2.com kan dele instrumentbordet, så lenge du gir dem tillatelse til å dele.
  • Hvis kollegene dine allerede har tilgang til en bestemt rapport eller et bestemt instrumentbord, kan du sende en direktekobling ved å kopiere nettadressen når du er på instrumentbordet eller rapporten. Eksempel: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.

Neste trinn