Procedure: Vastleggen wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen

Wanneer u gebruikers in goedkeuringswerkstromen instelt, moet u in de vensters Berichtinstellingen en Berichtplanning opgeven hoe en wanneer iedere gebruiker berichten ontvangt over stappen in de goedkeuringswerkstroom. Individuele gebruikers kunnen hun berichtinstellingen ook wijzigen door de knop Berichtinstellingen wijzigen op een bericht te kiezen.

Voordat u voorkeuren voor gebruikersberichten over goedkeuring kunt instellen, moet u de gebruiker als goedkeuringsgebruiker instellen. Zie voor meer informatie, Procedure: Goedkeuringsgebruikers instellen.

U definieert de lay-out en inhoud van berichten door berichtsjablonen in te stellen. Zie voor meer informatie Procedure: Berichtsjablonen beheren.

In veel goedkeuringswerkstroomstappen wordt aan gebruikers gemeld dat er een gebeurtenis is opgetreden waarop ze moeten reageren. Bijvoorbeeld, de gebeurtenis in een werkstroomstap kan zijn dat Gebruiker 1 de goedkeuring van een nieuwe record aanvraagt. Het gerelateerde antwoord is dat er een bericht wordt verzonden naar Gebruiker 2, de fiatteur. In de volgende werkstroomstap kan de gebeurtenis zijn dat Gebruiker 2 de record goedkeurt. Het gerelateerde antwoord is dat er een bericht wordt verzonden naar Gebruiker 3 om een proces te starten met de goedgekeurde record. Voor werkstroomstappen die betrekking hebben op goedkeuring, is elk bericht gekoppeld aan een goedkeuringspost. Zie Werkstroom voor meer informatie.

Vastleggen wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen

1. Klik op het pictogram , voer Gebruikersinstellingen voor goedkeuring in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de regel voor de gebruiker voor wie u berichtvoorkeuren wilt instellen. Kies vervolgens de actie Berichtinstellingen.

3. Vul in het venster Berichtinstellingen de velden in, zoals is beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Description
   Berichttype	Geef het soort gebeurtenis aan waarop het bericht betrekking heeft. Selecteer een van de volgende opties: - Nieuwe record geeft aan dat het bericht betrekking heeft op een nieuwe record, zoals een document, waarop de gebruiker moet reageren. - Goedkeuring geeft aan dat het bericht betrekking heeft op een of meer goedkeuringsaanvragen. - Vervallen geeft aan dat het bericht wordt gebruikt om gebruikers eraan te herinneren dat ze te laat zijn met reageren op een gebeurtenis.
   Berichtsjabloon	Geef de code aan van de berichtsjabloon die wordt gebruikt om berichten te maken voor de gebruiker.
   Niet-geaggregeerde berichten	Geef aan of de gebruiker één bericht ontvangt voor elke gebeurtenis of geaggregeerde berichten. Als het selectievakje Niet-geaggregeerde berichten niet is ingeschakeld, krijgt de gebruiker berichten met informatie over alle gebeurtenissen die plaatsvinden met hetzelfde herhalingspatroon in de berichtplanning.

   U hebt nu opgegeven hoe de gebruiker berichten ontvangt. U kunt nu opgeven wanneer de gebruiker berichten ontvangt.

4. Kies de actie Berichtplanning.

5. Vul in het venster Berichtplanning de velden in, zoals is beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Description
   Herhaling	Geef het herhalingspatroon op waarin de gebruiker berichten ontvangt.
   Tijd	Hiermee wordt opgegeven op welk moment van de dag de gebruiker berichten ontvangt wanneer de waarde in het veld Periodiek niet Meteen is.
   Dagelijkse frequentie	Geef aan op welke soort dag de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Herhaling Dagelijks is. Selecteer Werkdag om berichten te ontvangen op elke werkdag van de week. Selecteer Dagelijks om berichten te ontvangen op elke dag van de week, inclusief weekends.
   Maandag tot en met zondag	Geef aan op welke soort dag de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Herhaling Wekelijks is.
   Datum van maand	Geef aan of de gebruiker berichten ontvangt op de eerste, laatste of een bepaalde dag van de maand.
   Datum maandelijks bericht	Geef de dag van de maand aan waarop de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Datum van maand Aangepast is.

Wijzigen wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen

1. Kies in een van de berichten die u hebt ontvangen, hetzij als e-mail hetzij als opmerking, de knop Berichtinstellingen wijzigen.
2. In het venster Berichtinstellingen wijzigt u de berichtvoorkeuren zoals beschreven in de vorige procedure.

Zie ook

Procedure: Goedkeuringsgebruikers instellen
Procedure: Berichtsjablonen beheren
Werkstroomberichten instellen
Werkstromen instellen
Werkstromen gebruiken