Procedure: Klantbetalingen handmatig reconciliëren
Wanneer u een bedrag ontvangt van een klant of een terugbetaling doet, moet u bedenken of de ontvangst of betaling moet worden vereffend om een of meer openstaande debet- of creditposten te sluiten. U kunt het exacte bedrag opgeven dat u wilt vereffenen. U kunt bijvoorbeeld gedeeltelijke betalingen vereffenen met klantenposten. Het sluiten van klantenposten garandeert dat gegevens zoals bijvoorbeeld klantstatistieken, rekeningoverzichten, en rente correct zijn.
Notitie
In het venster Klantenposten betekent een rood lettertype dat de gerelateerde betaling over de vervaldatum is.
U kunt klantposten vereffenen op verschillende manieren:
- Door gegevens in bepaalde vensters in te voeren, zoals de vensters Ontvangstendagboek of Dagboek betalingsreconciliatie.
- Vanuit verkoopcreditnotadocumenten.
- Vanuit klantposten worden after sales-documenten geboekt, maar niet vereffend.
Notitie
Als het veld Vereffeningsmethode op de klantenkaart Saldo bevat, worden betalingen handmatig vereffend met de oudste openstaande creditpost als u niet handmatig een andere post opgeeft. Als de vereffeningsmethode Handmatig is, moet u posten altijd handmatig vereffenen.
In het venster Ontvangstendagboek kunt u klantbetalingen handmatig vereffenen. Een ontvangstendagboek is een soort algemeen dagboek, waarmee u transacties boekt naar grootboek-, bank-, klanten-, leveranciers- en vaste-activumrekeningen. U kunt de betaling met een of meer debetposten vereffenen wanneer u de betaling boekt of u kunt deze later vanuit de geboekte posten vereffenen.
U kunt klantbetalingen en leveranciersbetalingen in het venster Dagboek betalingsreconciliatie vereffenen door middel van functies voor import van bankafschriften, automatische vereffening en bankrekeningreconciliatie. Zie voor meer informatie Betalingen vereffenen met automatische vereffening. U kunt klantbetalingen ook reconciliëren op basis van een lijst met onbetaalde verkoopdocumenten in het venster Betalingsregistratie. Zie Procedure: Klantbetalingen van een lijst met onbetaalde verkoopdocumenten reconciliëren voor meer informatie
Een ontvangstendagboek invullen en boeken
Klik op het pictogram
, voer Ontvangstendagboek in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Kies de actie Dagboek bewerken.
Selecteer in het veld Batchnaam de juiste batch.
Vul het veld Boekingsdatum in.
Selecteer Betaling in het veld Documentsoort.
In het veld Documentnr. wordt de nummerreeks ingevuld die aan de batch is toegewezen.
In het veld Extern documentnr. kunt u een identificatie opslaan, bijvoorbeeld het chequenummer van de klant.
Selecteer Klant in het veld Rekeningsoort .
Selecteer in het veld Bankrekeningnr. de relevante grootboekrekening.
Als u de vereffening tegelijkertijd met het dagboek wilt boeken, kunt u op een van de volgende manieren te werk gaan.
Selecteer in het veld Tegenrekeningsoort de optie Grootboekrekening voor contante betalingen en Bankrekening voor andere betalingen.
Selecteer in het veld Tegenrekeningnr. de grootboekrekening voor contante betalingen of de desbetreffende bankrekening voor andere betalingen.
Boek het dagboek.
Een betaling vereffenen met één klantenpost
Klik op het pictogram
, voer Ontvangstendagboek in en klik op de gerelateerde koppeling.Kies de actie Dagboek bewerken.
Geef op de eerste dagboekregel de betreffende gegevens op over de post die u wilt vereffenen.
Voer Betaling in het veld Documentsoort in.
Voer Klant in het veld Rekeningsoort in.
Voer Bank in het veld Tegenrekeningsoort in.
Selecteer in het veld Vereffeningsnr. het veld voor het openen van het venster Klantenposten vereffenen.
Selecteer in het venster Klantposten vereffenen de post waarmee de betaling moet worden vereffend.
Voer in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de post wilt vereffenen. Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag gebruikt.
Onder aan het venster Klantposten vereffenen kunt u het specifieke bedrag in het veld Vereffend bedrag zien en ook of de vereffening sluitend is.
Kies de knop Ok. In het venster Ontvangstendagboek ziet u nu de post die u hebt geselecteerd in de velde Vereffeningssoort en Vereffeningsnr.
Boek het ontvangstendagboek.
Een betaling vereffenen met meerdere klantenposten
Klik op het pictogram
, voer Ontvangstendagboek in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Kies de actie Dagboek bewerken.
Geef op de eerste dagboekregel de betreffende gegevens op over de post die u wilt vereffenen.
Voer Betaling in het veld Documentsoort in.
Voer Klant in het veld Rekeningsoort in.
Voer Bank in het veld Tegenrekeningsoort in.
Voer in het veld Bedrag de volledige betaling in als een negatief bedrag.
Kies de actie Posten vereffenen als u de betaling tijdens het boeken wilt vereffenen met meerdere klantposten.
Selecteer de regels met de posten die u met de vereffeningspost wilt vereffenen en kies de actie Id toekennen .
Voer op elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen. Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag gebruikt.
Onder aan het venster Klantposten vereffenen kunt u het specifieke bedrag in het veld Vereffend bedrag zien en ook of de vereffening sluitend is.
Kies de knop Ok.
Boek het ontvangstendagboek.
Een creditnota vereffenen met één klantenpost
Klik op het pictogram
, voer Verkoopcreditnota's in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Open de relevante verkoopcreditnota.
Als u de creditnota tijdens het boeken wilt toepassen op één klantenpost, selecteert u in het veld Vereffeningsnr. de post waarop u de betaling wilt toepassen.
Voer op de regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag op waarmee u de post wilt vereffenen.
Als u geen bedrag opgeeft, wordt automatisch het maximumbedrag gebruikt. Onder aan het venster Klantposten vereffenen kunt u het specifieke bedrag in het veld Vereffend bedrag zien en ook of de vereffening sluitend is.
Kies de knop Ok. In het venster Verkoopcreditnota ziet u nu de post die u hebt geselecteerd in de velden Vereffeningssoort en Vereffeningsnr. En het bedrag van de creditnota dat moet worden geboekt, geherwaardeerd voor de mogelijke contantkortingen.
Boek de creditnota.
Een creditnota vereffenen met meerdere klantenposten
Klik op het pictogram
, voer Verkoopcreditnota's in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Open de relevante verkoopcreditnota.
Kies de actie Posten vereffenen als u de creditnota tijdens het boeken wilt vereffenen met meerdere klantposten.
Selecteer de regels met de posten die u met de vereffeningspost wilt vereffenen en kies de actie Id toekennen .
Voer op elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen. Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag gebruikt.
Onder aan het venster Klantposten vereffenen kunt u het specifieke bedrag in het veld Vereffend bedrag zien en ook of de vereffening sluitend is.
Kies de knop Ok. Het venster Verkoopcreditnota bevat nu het bedrag van de creditnota die moet worden geboekt, geherwaardeerd voor alle mogelijke contantkortingen.
Boek de creditnota.
Geboekte klantenposten vereffenen
Klik op het pictogram
, voer Klanten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Open de klantenkaart voor de klant met de posten die u wilt vereffenen.
Kies de actie Posten en selecteer de regel met de post die u als de vereffeningspost wilt gebruiken.
Kies de actie Posten vereffenen. Het venster Klantposten vereffenen wordt geopend met daarin de openstaande posten voor de klant.
Selecteer de regels met de posten die u met de vereffeningspost wilt vereffenen en kies de actie Id toekennen .
Voer voor elke regel in het veld Te vereffenen bedrag het bedrag in waarmee u de afzonderlijke post wilt vereffenen. Als u geen bedrag invoert, wordt automatisch het maximumbedrag gebruikt.
U ziet het specifieke bedrag in het veld Vereffend bedrag onder aan het venster Klantposten vereffenen.
Kies de actie Vereffening boeken. Het venster Vereffening boeken verschijnt met het documentnummer van de vereffeningspost en de boekingsdatum van de post met de meest recente boekingsdatum.
Kies de knop OK om de vereffening te boeken.
Als de vereffening geboekt is en dit heeft tot resultaat gehad dat klantenposten zijn afgesloten, staat er geen vinkje meer bij deze grootboekposten in het veld Open.
Als u de posten wilt zien, kiest u het pictogram
, voert u Klanten in en kiest u vervolgens de gerelateerde koppeling. Ga naar de kaart voor de relevante klant om de posten te zien.
In het overzicht met posten kunt u zien dat het selectievakje Open is uitgeschakeld op de regel met de post die volledig is vereffend.
Notitie
Nadat u een post hebt geselecteerd in het venster Klantposten vereffenen of nadat u diverse posten hebt geselecteerd door de Vereffenings-id in te stellen, bevat het veld Vereffend bedrag op de dagboekregel de som van de resterende bedragen voor de geboekte posten die u hebt geselecteerd, tenzij het veld al een andere waarde bevat. Als u Saldo selecteert in het veld Vereffeningsmethode op de klantenkaart, wordt de betaling automatisch vereffend.
Klantenposten in verschillende valuta's met elkaar vereffenen
Als u een artikel aan een klant verkoopt in een bepaalde valuta en een betaling in een andere valuta ontvangt, kunt u de betaling nog steeds vereffenen met de factuur.
Als u een post (Post 1) in de ene valuta vereffent met een post (Post 2) in een andere valuta, wordt de boekingsdatum van Post 1 gebruikt om de juiste wisselkoers te bepalen voor de conversie van de bedragen van Post 2. De juiste wisselkoers wordt opgezocht in het venster Valutawisselkoersen.
Het vereffenen van klantposten in verschillende valuta's moet zijn ingeschakeld. Zie Procedure: Vereffening van posten in verschillende valuta's inschakelen voor meer informatie.
- Klik op het pictogram , voer Ontvangstendagboek in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Open het dagboek dat u wilt gebruiken en vul de eerste lege dagboekregel in met een valutacode.
- Kies de actie Posten vereffenen.
- Selecteer de regel met de post waarmee u de post in het ontvangstendagboek wilt vereffenen, kies de actie Id toekennen en selecteer vervolgens de post waarmee u wilt vereffenen.
- Klik op de knop OK om terug te gaan naar het ontvangstendagboek.
- Boek het verkoopdagboek.
Belangrijk
Wanneer u posten in verschillende valuta's vereffent, worden de posten omgezet in USD. Alhoewel een vaste wisselkoers wordt gehanteerd tussen de twee relevante valuta's, bijvoorbeeld USD en EUR, kan er een klein verschilbedrag ontstaan wanneer bedragen worden omgezet in de lokale valuta. Deze kleine verschilbedragen worden als winst- of verliesbedragen geboekt naar de rekening die u hebt opgegeven in de velden Gereal. koerswinstrekening of Gereal. koersverliesrekening van het venster Valuta's. Het veld Bedrag (lokale valuta) wordt ook aangepast in de leveranciersposten.
Een vereffening van klantposten corrigeren
Als u een vereffening corrigeert, worden er stornoposten gemaakt die identiek zijn aan de oorspronkelijke post maar met een tegengesteld teken in het bedragveld. Deze stornoposten worden geboekt voor alle posten, inclusief alle GB-boekingen die uit de vereffening voortkomen zoals contantkortingen en valutawinst- en verlies. De posten die waren afgesloten door de toepassing worden heropend.
- Klik op het pictogram , voer Klanten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Open de relevante klantenkaart.
- Kies de actie Posten.
- Selecteer de betreffende post en kies de actie Vereffening posten ongedaan maken.
- Of kies de actie Gedetailleerde post.
- Selecteer de vereffeningspost en kies de actie Vereffening posten ongedaan maken.
- Vul de velden in de kop in en klik vervolgens op de knop Vereffening ongedaan maken.
Belangrijk
Als een post is vereffend door meer dan één vereffeningspost, moet u de vereffening van de laatste vereffeningspost het eerst ongedaan maken.