Opgeven wanneer en hoe werkstroomberichten worden ontvangen

In werkstromen waarbij vereist is dat iemand wijzigingen goedkeurt, moet u de goedkeuringsgebruikers instellen die wijzigingen goedkeuren of afwijzen. U wilt bijvoorbeeld dat iemand nieuwe records goedkeurt. Een belangrijk onderdeel van de configuratie van de goedkeuringsgebruiker is het specificeren hoe en wanneer de gebruiker op de hoogte wordt gesteld van de wijziging. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat een goedkeuringsgebruiker onmiddellijk een e-mail ontvangt wanneer iemand een nieuwe klant maakt. U kunt ook plannen dat de berichten bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks worden bezorgd.

Gebruikers kunnen hun berichtinstellingen ook wijzigen door de knop Berichtinstellingen wijzigen voor een bericht te kiezen.

Notitie

Berichten worden afgeleverd volgens de berichtinstellingen voor de ontvanger, niet de afzender. Dat is een belangrijk onderscheid, omdat het betekent dat wanneer iemand een goedkeuring aanvraagt als onderdeel van een werkstroom, zijn of haar verzoek niet noodzakelijkerwijs onmiddellijk wordt verzonden. In plaats daarvan wordt het afgeleverd volgens het meldingsschema dat is opgegeven in de meldingsinstellingen van de goedkeurder.

Voordat u voorkeuren voor gebruikersberichten over goedkeuring kunt instellen, moet u de gebruiker als goedkeuringsgebruiker instellen. Meer informatie op Goedkeuringsgebruikers instellen.

Notitie

Als u e-mail wilt gebruiken als meldingsmethode, moet u e-mail instellen voor zowel de afzender als de ontvanger in Business Central. Meer informatie op E-mail instellen.

Stappen in werkstromen

In veel goedkeuringswerkstroomstappen wordt aan gebruikers gemeld dat er een gebeurtenis is waarop ze moeten reageren. Bijvoorbeeld, de gebeurtenis in een werkstroomstap kan zijn dat Gebruiker 1 de goedkeuring van een nieuwe record aanvraagt. Het gerelateerde antwoord is dat er een bericht wordt verzonden naar Gebruiker 2, de fiatteur. In de volgende werkstroomstap kan de gebeurtenis zijn dat Gebruiker 2 de record goedkeurt. Het gerelateerde antwoord is dat er een bericht wordt verzonden naar Gebruiker 3 om een proces te starten met de goedgekeurde record. Voor werkstroomstappen die betrekking hebben op goedkeuring, is elk bericht gekoppeld aan een goedkeuringspost. Zie voor meer informatie Werkstroom.

Vastleggen wanneer en hoe goedkeuringsgebruikers berichten ontvangen

1. Kies het , voer Gebruikersinstellingen voor goedkeuring in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de regel voor de gebruiker voor wie u berichtvoorkeuren wilt instellen. Kies vervolgens de actie Berichtinstellingen.

3. Vul op de pagina Instelling van werkstroombericht de velden in, zoals is beschreven in de volgende tabel.

   Notitie

   Als u de pagina Instelling van werkstroombericht opent vanaf de pagina Gebruikersinstellingen voor goedkeuring, wordt de berichtinstelling gekoppeld aan de goedkeuringsgebruiker. De goedkeuringsgebruiker ontvangt altijd werkstroomberichten volgens die berichtconfiguratie. Als u de functie Vertel me gebruikt om de pagina Instelling van werkstroombericht te openen, is de berichtinstelling van toepassing op alle gebruikers.

   Veld	Omschrijving
   Berichttype	Geef het soort gebeurtenis aan waarop het bericht betrekking heeft. Selecteer een van de volgende opties: - Nieuwe record geeft aan dat het bericht betrekking heeft op een nieuwe record, zoals een document, waarop de gebruiker moet reageren. - Goedkeuring geeft aan dat het bericht betrekking heeft op een of meer goedkeuringsaanvragen. - Vervallen geeft aan dat het bericht wordt gebruikt om gebruikers eraan te herinneren dat ze te laat zijn met reageren op een gebeurtenis.
   Berichtmethode	Geef aan of het bericht wordt verzonden als interne opmerking.

   U kunt de lay-out van e-mailberichten bepalen door Rapport 1320, Berichte-mail aan te passen. U vindt meer informatie op Aangepaste rapportlay-outs maken en wijzigen.

   U hebt opgegeven hoe de gebruiker berichten ontvangt. Geef nu op wanneer de gebruiker berichten ontvangt.

4. Kies de actie Berichtplanning.

5. Vul op de pagina Berichtplanning de velden in, zoals is beschreven in de volgende tabel.

   Veld	Omschrijving
   Herhaling	Geef het herhalingspatroon op waarin berichten naar de gebruiker worden verzonden.
   Tijd	Hiermee wordt opgegeven op welk moment van de dag berichten naar de gebruiker worden verzonden wanneer de waarde in het veld Herhaling niet Direct is.
   Dagelijkse frequentie	Geef aan op welke soort dag de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Herhaling Dagelijks is. Selecteer Werkdag om berichten te ontvangen op elke werkdag van de week. Selecteer Dagelijks om berichten te ontvangen op elke dag van de week, inclusief weekends.
   Maandag tot en met zondag	Geef aan op welke soort dag de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Herhaling Wekelijks is.
   Datum van maand	Geef aan of de gebruiker berichten ontvangt op de eerste, laatste of een bepaalde dag van de maand.
   Datum maandelijks bericht	Geef de dag van de maand aan waarop de gebruiker berichten ontvangt als de waarde in het veld Datum van maand Aangepast is.

Wijzigen wanneer en hoe gebruikers berichten ontvangen

1. Kies in een van de berichten die u hebt ontvangen, hetzij als e-mail hetzij als opmerking, Berichtinstellingen wijzigen.
2. Op de pagina Instelling van werkstroombericht wijzigt u de berichtvoorkeuren zoals beschreven in de stappen 3-5 hierboven.
   1. Bevestig dat het juiste bericht is gekozen onder het veld Berichttype.
   2. Kies of u een e-mail of opmerking wilt ontvangen onder het veld Berichtmethode.
   3. Selecteer de Berichtplanning om de frequentie en herhaling te wijzigen waarmee berichten worden verzonden.

Zie ook

Goedkeuringsgebruikers instellen
Aangepaste rapportlay-outs maken en wijzigen
Goedkeuringswerkstroomberichten instellen
Goedkeuringswerkstromen instellen
Goedkeuringswerkstromen gebruiken

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central