Analyse bij inkoop
Bedrijven leggen tijdens dagelijkse activiteiten een veel gegevens vast die waardevolle business intelligence (BI) voor inkoopmanagers ondersteunen:
- Inkoopoffertes
- Inkooporders
- Inkoopfacturen
Business Central biedt veel functies voor het verzamelen, analyseren en delen van de inkoopgegevens van uw organisatie:
- Ad-hocanalyse in lijsten
- Ad-hocanalyse van gegevens in Excel (met behulp van Openen in Excel)
- Ingebouwde verkooprapporten
Elk van deze functies heeft voor- en nadelen, afhankelijk van het type gegevensanalyse en de rol van de gebruiker. Ga voor meer informatie naar Overzicht van analyses, bedrijfsinformatie en rapportage.
In dit artikel wordt beschreven hoe u deze analytische functies kunt gebruiken om inkoopinzichten te verschaffen.
Analysebehoefte in inkoop
Bij het in kaart brengen van de analysebehoeften in inkoop kan het helpen om een model te gebruiken dat gebaseerd is op persona's en dat verschillende analysebehoeften op een hoog niveau beschrijft.
Mensen in verschillende rollen hebben verschillende behoeften als het om gegevens gaat, en ze gebruiken de gegevens op verschillende manieren. Mensen in activabeheer gaan bijvoorbeeld anders met gegevens om dan mensen in verkoop.
| Rol | Gegevensaggregatie | Typische manieren om gegevens te gebruiken |
|---|---|---|
| COO/CSO/CFO/CEO | Prestatiegegevens | KPI's Dashboards Financiële rapporten |
| Inkoopmanager | Trends, overzichten | Ingebouwde managementrapporten Ad-hocanalyse |
| Inkoper/Inkoopagent | Gedetailleerde gegevens | Ingebouwde operationele rapporten Taakgegevens op het scherm |
Financiële rapportage gebruiken om financiële overzichten en KPI’s te produceren (in verband met inkoop)
De functie Financiële rapportage geeft u inzichten in de financiële gegevens die in uw rekeningschema zijn opgeslagen. U kunt financiële rapporten instellen om cijfers in grootboekrekeningen (GB) te analyseren en grootboekposten te vergelijken met budgetposten. Specifiek voor inkoop kunt u financiële rapporten instellen voor de grootboekrekeningen die u gebruikt om inkoopboekingen bij te houden.
Dimensies spelen een belangrijke rol bij bedrijfsinformatie. Een dimensie bestaat uit gegevens die u kunt toevoegen aan een post als een parameter. Met dimensies kunt u invoergegevens groeperen met vergelijkbare kenmerken, zoals klanten, regio's en producten, en kunt u deze groepen eenvoudig ophalen voor analyse. U gebruikt dimensies ook wanneer u analyseweergaven definieert en wanneer u financiële rapporten maakt. Zie Werken met dimensies voor meer informatie.
Als u meer wilt weten over financiële rapporten, gaat u naar Financiële rapporten voorbereiden met financiële gegevens en rekeningcategorieën.
Financiële rapportage voor bedrijfseenheden of rechtspersonen (in verband met inkoop)
Sommige organisaties gebruiken Business Central in meerdere bedrijfsunits of rechtspersonen. Anderen gebruiken Business Central in dochterondernemingen die rapporteren aan moederorganisaties. Business Central geeft accountants tools waarmee ze grootboekposten van twee of meer bedrijven (dochterondernemingen) kunnen overbrengen naar een geconsolideerd bedrijf. Specifiek voor inkoopbeheer wilt u mogelijk grootboekposten voor uw inkooprekeningen consolideren om verkoop-KPI's voor bedrijfsunits of rechtspersonen bij te houden.
Ga naar Bedrijfsconsolidatie voor meer informatie.
Adhoc-analyse van inkoopgegevens
Soms hoeft u alleen maar te controleren of de getallen correct zijn, of snel een cijfer bevestigen. De volgende functies zijn ideaal voor ad-hocanalyses:
- Gegevensanalyse op grootboeklijstpagina´s
- Openen in Excel
Met de functie Gegevensanalyse kunt u vrijwel elke lijstpagina openen, zoals Inkooporders, Geboekte inkoopfacturen, Leveranciersposten of Grootboekposten, de analysemodus openen en vervolgens gegevens naar eigen inzicht groeperen, filteren en draaien.
Op dezelfde manier kunt u de actie Openen in Excel gebruiken om een lijstpagina te openen, de lijst te filteren op een subset van de gegevens en vervolgens Excel te gebruiken om met de gegevens te werken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van functies zoals Gegevens analyseren, Wat-als-analyse of Prognoseblad.
Tip
Als u OneDrive configureert voor systeemfuncties, wordt de Excel-werkmap in uw browser geopend.
Voor meer informatie over het uitvoeren van ad-hocanalyses van inkoopgegevens gaat u naar Ad-hocanalyse van inkoopgegevens.
Ingebouwde rapporten voor inkoop
Business Central bevat verschillende ingebouwde rapporten, traceringsfuncties en tools waarmee inkooporganisaties kunnen rapporteren over hun gegevens.
Om een overzicht te krijgen van beschikbare rapporten kiest u Alle rapporten, boven aan de startpagina. Met deze actie gaat u naar de Rolverkenner, die wordt gefilterd op de functies in de optie Rapport en analyse. Ga voor meer informatie naar Rapporten zoeken met de Rolverkenner.
Ga naar Ingebouwde rapporten voor inkoop voor meer informatie over rapporten die relevant zijn voor inkopen.
Inkoopanalyses op het scherm
Business Central heeft een aantal pagina's waarop u inkoopoverzichten en taken kunt vinden. Hier is een voorbeeld om u op weg te helpen:
Aan inkoop gerelateerde grootboekposten en saldi weergeven via de pagina Rekeningschema
Op de pagina Rekeningschema worden alle grootboekrekeningen weergegeven met samengevoegde cijfers die naar het grootboek zijn geboekt. Vanaf deze pagina kunt u het volgende doen:
- Rapporten weergeven waarin grootboekposten en saldi worden weergegeven.
- Bekijk een lijst met boekingsgroepen voor die rekening.
- Afzonderlijke debet- en creditsaldo's voor één rekening bekijken.
Specifiek voor inkoop kunt u op de pagina Rekeningschema een weergave maken waarin alleen de rekeningen worden weergegeven die u gebruikt om inkoopgegevens te boeken.
Ga voor meer informatie naar Het rekeningschema begrijpen.
Gegevens analyseren per dimensie (in verband met inkoop)
Dimensies zijn waarden waarmee posten worden gecategoriseerd, zodat u ze kunt bijhouden en analyseren in documenten, zoals inkooporders. Dimensies kunnen bijvoorbeeld aangeven tot welk project of welke afdeling een post behoort.
In plaats van voor elke afdeling of locatie aparte grootboekrekeningen in te stellen, kunt u dus bijvoorbeeld dimensies gebruiken als basis voor analyse en hoeft u geen ingewikkelde rekeningschemastructuur te maken.
Ga voor meer informatie naar Gegevens analyseren per dimensie.
Zie ook
Bedrijfsconsolidatie
Financiële rapporten voorbereiden met financiële gegevens en rekeningcategorieën
Financiële rapportage verwerken voor verschillende bedrijfseenheden of rechtspersonen
Adhoc-analyse van inkoopgegevens
Ingebouwde inkooprapporten
Het rekeningschema begrijpen
Gegevens analyseren per dimensie
Overzicht van analyses, bedrijfsinformatie en rapportage
Werken met Business Central