Meer informatie over Power BI-migraties van klanten

  • Artikel

Dit artikel, dat de reeks over migratie naar Power BI eindigt, deelt belangrijke lessen die zijn geleerd door twee klanten die zijn gemigreerd naar Power BI.

Internationaal bedrijf voor consumentengoederen

Een internationaal bedrijf voor consumentengoederen, dat honderden producten verkoopt, heeft in 2017 de beslissing genomen om een cloud-first strategie te volgen. Een van de belangrijkste factoren voor het selecteren van Power BI als bi-platform (business intelligence) is de diepgaande integratie met Azure en Microsoft 365.

Een gefaseerde migratie uitvoeren

In 2017 begon het bedrijf power BI te gebruiken. Het eerste organisatiedoel was om Power BI te introduceren als een extra BI-hulpprogramma. De beslissing bood auteurs van inhoud, consumenten en IT met de tijd om zich aan te passen aan nieuwe manieren om BI te leveren. Ook konden ze expertise bouwen in Power BI.

In de tweede helft van 2018 werd een formele aankondiging gedaan waarin werd aangegeven dat Power BI het goedgekeurde BI-hulpprogramma voor de organisatie was. En daarom moeten alle nieuwe BI-ontwikkelwerkzaamheden plaatsvinden in Power BI. De beschikbaarheid van Power BI Premium was een belangrijk stuurprogramma voor het nemen van deze beslissing. Op dit moment ontmoedigde de organisatie het gebruik van het voormalige BI-platform en begon de planning voor de overgang.

Eind 2019 is begonnen met het migreren van bestaande inhoud van het verouderde BI-platform naar Power BI. Sommige vroege gebruikers hebben hun inhoud snel gemigreerd. Dat heeft geholpen om nog meer momentum te creëren met Power BI in de hele organisatie. Eigenaren en auteurs van inhoud werden vervolgens gevraagd om voorbereidingen te treffen om eind 2020 volledig naar Power BI te migreren. De organisatie heeft nog steeds te maken met uitdagingen met betrekking tot vaardigheden, tijd en financiering, hoewel geen van hun uitdagingen te maken heeft met het technologieplatform zelf.

Belangrijk

Power BI was al succesvol geworden en in de organisatie gestoken voordat de bedrijfseenheden werden gevraagd om een formele migratie uit te voeren van het voormalige BI-platform.

Voorbereidingen voor het afhandelen van verschillende antwoorden

In deze grote gedecentraliseerde organisatie waren er verschillende niveaus van receptiefheid en bereidheid om over te stappen naar Power BI. Naast zorgen met betrekking tot tijd en budget waren er medewerkers die aanzienlijke investeringen hadden gedaan in het bouwen van hun vaardigheden in het voormalige BI-platform. De aankondiging over standaardisatie in Power BI werd dus niet door iedereen verwelkomd. Aangezien elke bedrijfseenheid een eigen budget heeft, kunnen afzonderlijke bedrijfseenheden beslissingen als deze uitdagen. Naarmate beslissingen over IT-hulpprogramma's centraal werden genomen, leidde dit tot enkele uitdagingen voor de executive sponsor en BI-leiders.

Belangrijk

Communicatie met leiderschapsteams in de hele bedrijfseenheden was essentieel om ervoor te zorgen dat ze allemaal de voordelen van de organisatie op hoog niveau begrijpen van standaardisatie in Power BI. Effectieve communicatie werd nog belangrijker naarmate de migratie vordert en de datum waarop het verouderde BI-platform uit bedrijf werd genomen.

Focus op het grotere geheel

Het bedrijf heeft vastgesteld dat hoewel sommige gemigreerde rapporten het oorspronkelijke ontwerp nauw konden repliceren, niet elk afzonderlijk rapport getrouw kon worden gerepliceerd in Power BI. Hoewel het moet worden verwacht, omdat alle BI-platforms verschillen. Het bracht wel aan het licht dat een andere ontwerpmentaliteit vereist was.

Er is richtlijnen gegeven aan auteurs van inhoud: focus op het maken van rapporten die geschikt zijn voor doeleinden in Power BI, in plaats van een exacte replica van het verouderde rapport uit te proberen. Daarom moeten deskundigen actief beschikbaar zijn tijdens het migratieproces voor overleg en validatie. Er zijn inspanningen ondernomen om rekening te houden met het ontwerpdoel van het rapport en om het zo nodig te verbeteren.

Belangrijk

Soms is de betere aanpak om verbeteringen aan te brengen tijdens de migratie. Op andere momenten is de betere keuze om precies dezelfde waarde te leveren als voorheen, zonder aanzienlijke verbeteringen, zodat de migratietijdlijn niet in gevaar kan worden gebracht.

Voorzichtig prioriteiten beoordelen

Er is een analyse uitgevoerd van het voormalige BI-platform om het gebruik ervan volledig te begrijpen. Het voormalige BI-platform had duizenden gepubliceerde rapporten, waarvan ongeveer de helft in het vorige jaar toegankelijk was. Dat aantal kan nogmaals in de helft worden geknipt bij het beoordelen van welke rapporten als aanzienlijke waarde voor de organisatie werden beschouwd. Deze rapporten hebben eerst prioriteit gegeven voor de migratie.

Belangrijk

Het is heel eenvoudig om te overschatten hoe kritiek een rapport eigenlijk is. Voor rapporten die niet vaak worden gebruikt, evalueert u of ze volledig uit bedrijf kunnen worden genomen. Soms is het goedkoopste en eenvoudigste te doen niets.

Zorgvuldig de complexiteit beoordelen

Van de eerste rapporten met prioriteit zijn tijdsramingen gecompileerd op basis van geschatte inspanningsniveaus: eenvoudig, gemiddeld of complex. Hoewel het lijkt op een relatief eenvoudig proces, verwacht u niet dat tijdsramingen nauwkeurig zijn op basis van een afzonderlijk rapport. Het kan zijn dat een schatting wild onnauwkeurig kan zijn. Het bedrijf had bijvoorbeeld een rapport dat het zeer complex achtte. Het heeft een conversieraming van 50 dagen ontvangen door de consultants. Het opnieuw ontworpen rapport in Power BI is echter in ongeveer 50 uur voltooid.

Belangrijk

Hoewel tijdsramingen vaak nodig zijn om financiering en personeelstoewijzingen te verkrijgen, zijn ze waarschijnlijk het meest waardevol in het aggregaat.

Bepalen hoe wijzigingsbeheer wordt verwerkt

Met een dergelijk groot aantal BI-assets vertegenwoordigt wijzigingsbeheer voor de rapporten in bedrijfseigendom een uitdaging. Door IT beheerde rapporten werden verwerkt volgens de standaardprocedures voor wijzigingsbeheer. Vanwege het grote volume was het echter niet mogelijk om de verandering centraal te stimuleren voor inhoud in bedrijfseigendom.

Belangrijk

Extra verantwoordelijkheid valt onder de bedrijfseenheden wanneer het niet praktisch is om wijzigingen van één centraal team te beheren.

Een interne community maken

Het bedrijf heeft een Coe (Center of Excellence) opgericht om interne trainingsklassen en -resources te bieden. Het COE fungeert ook als een interne adviesgroep die bereid is om inhoudsauteurs te helpen bij technische problemen, het oplossen van obstakels en best practice richtlijnen.

Er is ook een interne Power BI-community, die veel succes heeft gehad met meer dan 1.600 leden. De community wordt beheerd in Yammer. Leden kunnen intern relevante vragen stellen en antwoorden ontvangen die voldoen aan best practices en kaders binnen organisatiebeperkingen. Dit type interactie tussen gebruikers vermindert veel van de ondersteuningslast van het COE. Het COE controleert echter de vragen en antwoorden en neemt indien nodig deel aan gesprekken.

Een uitbreiding van de interne community is het nieuwere Power BI-expertnetwerk. Het bevat een klein aantal vooraf geselecteerde Power BI-kampioenen binnen de organisatie. Ze zijn zeer ervaren Power BI-professionals van de bedrijfseenheden, die enthousiaste kampioenen zijn en die actief uitdagingen binnen het bedrijf willen oplossen. Leden van het Power BI-expertnetwerk moeten zich houden aan best practices en richtlijnen die door het COE zijn vastgesteld, en helpen de bredere interne Power BI-community deze te begrijpen en te implementeren. Hoewel het Power BI-expertnetwerk samenwerkt met het COE en speciale trainingen kan ontvangen, werken Power BI-experts onafhankelijk van het COE. Elke Power BI-expert kan de parameters definiëren voor hoe ze werken, rekening houdend met andere verantwoordelijkheden en prioriteiten in hun officiële rol.

Belangrijk

Zorg voor een zeer goed gedefinieerd bereik voor wat het COE doet, zoals acceptatie, governance, richtlijnen, best practices, training, ondersteuning en misschien zelfs praktische ontwikkeling. Hoewel een COE ongelooflijk waardevol is, kan het meten van zijn rendement op investeringen moeilijk zijn.

Migratievoortgang en succes bewaken

KPI's (Key Performance Indicators) worden voortdurend bewaakt tijdens de migratie naar Power BI. Ze helpen het bedrijf trends te begrijpen voor metrische gegevens, zoals het aantal rapportbezoeken, het aantal actieve rapporten en afzonderlijke gebruikers per maand. Verhoogd gebruik van Power BI wordt gemeten naast een lager gebruik van het voormalige BI-platform, met als doel een inverse relatie te bereiken. Doelen worden elke maand bijgewerkt om zich aan wijzigingen aan te passen. Als het gebruik niet in het gewenste tempo plaatsvindt, worden knelpunten geïdentificeerd, zodat de juiste actie kan worden ondernomen.

Belangrijk

Maak een migratiescorecard met bruikbare business intelligence om het succes van de migratie-inspanning te bewaken.

Groot transport- en logistiekbedrijf

Een groot Noord-Amerika n transport- en logistiekbedrijf investeert actief in de modernisering van de gegevensinfrastructuur en analytische systemen.

Een periode van geleidelijke groei toestaan

Het bedrijf is in 2018 begonnen met het gebruik van Power BI. Medio 2019 werd Power BI het voorkeursplatform voor alle nieuwe BI-use cases. Vervolgens richt het bedrijf zich in 2020 op het afbouwen van hun bestaande BI-platform, naast een verscheidenheid aan aangepaste ASP.NET BI-oplossingen.

Belangrijk

Power BI had veel actieve gebruikers in de hele organisatie voordat de fase van hun verouderde BI-platform en -oplossingen werd uitgevoerd.

Gecentraliseerde en gedistribueerde groepen verdelen

In het bedrijf zijn er twee soorten BI-teams: een centraal BI-team en analysegroepen verdeeld over de hele organisatie. Het centrale BI-team heeft de verantwoordelijkheid voor Power BI als platform, maar heeft geen eigenaar van de inhoud. Op deze manier is het centrale BI-team een technische enablement-hub die ondersteuning biedt voor de gedistribueerde analysegroepen.

Elk van de analysegroepen is toegewezen aan een specifieke bedrijfseenheid of een functie voor gedeelde services. Een kleine groep kan één analist bevatten, terwijl een grotere groep 10-15 analisten kan hebben.

Belangrijk

De gedistribueerde analysegroepen bestaan uit deskundigen die bekend zijn met de dagelijkse bedrijfsbehoeften. Door deze scheiding kan het centrale BI-team zich voornamelijk richten op technische activering en ondersteuning van de BI-services en -hulpprogramma's.

Focus op herbruikbaarheid van semantische modellen

Het vertrouwen op aangepaste ASP.NET BI-oplossingen was een belemmering voor het ontwikkelen van nieuwe BI-oplossingen. De vereiste vaardighedenset betekende dat het aantal selfservice-inhoudsauteurs klein was. Omdat Power BI een veel meer benaderbaar hulpprogramma is, dat speciaal is ontworpen voor selfservice-BI, wordt deze snel verspreid over de hele organisatie zodra deze is uitgebracht.

De versterking van gegevensanalisten binnen het bedrijf resulteerde in onmiddellijke positieve resultaten. De eerste focus met Power BI-ontwikkeling lag echter op visualisatie. Hoewel het resulteert in waardevolle BI-oplossingen, heeft deze focus geresulteerd in een groot aantal Power BI Desktop-bestanden, elk met een een-op-een-relatie tussen het rapport en het semantische model (voorheen een gegevensset genoemd). Het resulteerde in veel semantische modellen en duplicatie van gegevens en bedrijfslogica. Om duplicatie van gegevens, logica en inspanning te verminderen, heeft het bedrijf training geleverd en ondersteuning geboden aan auteurs van inhoud.

Belangrijk

Neem informatie op over het belang van hergebruik van gegevens in uw interne trainingsinspanningen. Los belangrijke concepten zo vroeg mogelijk op.

Gegevenstoegang op meerdere manieren testen

Het datawarehouseplatform van het bedrijf is DB2. Op basis van het huidige datawarehouse-ontwerp heeft het bedrijf vastgesteld dat DirectQuery-modellen, in plaats van Import-modellen, het beste werkten voor hun vereisten.

Belangrijk

Voer een technisch bewijs van concept uit om de modelopslagmodus te evalueren die het beste werkt. Leer ook gegevensmodelleerders over modelopslagmodi en hoe ze een geschikte modus voor hun project kunnen kiezen.

Auteurs informeren over Premium-licenties

Omdat het eenvoudiger was om aan de slag te gaan met Power BI (vergeleken met hun oudere BI-platform), waren veel van de vroege gebruikers mensen die geen licentie voor het vorige BI-hulpprogramma hadden. Zoals verwacht groeide het aantal auteurs van inhoud aanzienlijk. Deze auteurs van inhoud wilden hun inhoud begrijpelijk met anderen delen, wat resulteert in een voortdurende behoefte aan extra Power BI Pro-licenties.

Het bedrijf heeft veel geïnvesteerd in Premium-werkruimten, met name om Power BI-inhoud te distribueren naar veel gebruikers met gratis fabric-licenties. Het ondersteuningsteam werkt samen met auteurs van inhoud om ervoor te zorgen dat ze Premium-werkruimten gebruiken wanneer dat van toepassing is. Het voorkomt onnodige toewijzing van Power BI Pro-licenties wanneer een gebruiker alleen inhoud hoeft te gebruiken.

Belangrijk

Er zijn vaak vragen over licenties. Wees voorbereid om auteurs van inhoud te informeren en te helpen bij het oplossen van licentievragen. Controleer of gebruikersaanvragen voor Power BI Pro-licenties gerechtvaardigd zijn.

Belangrijk

Soms verwijst dit artikel naar Power BI Premium of de capaciteitsabonnementen (P-SKU's). Houd er rekening mee dat Microsoft momenteel aankoopopties consolideert en de Power BI Premium-SKU's per capaciteit buiten gebruik stelt. Nieuwe en bestaande klanten moeten overwegen om in plaats daarvan F-SKU's (Fabric-capaciteitsabonnementen) aan te schaffen.

Zie Belangrijke update voor Power BI Premium-licenties en veelgestelde vragen over Power BI Premium voor meer informatie.

Inzicht in de gegevensgateways

Vroeger had het bedrijf veel persoonlijke gateways. Het gebruik van een on-premises gegevensgatewaycluster verschuift de beheerinspanningen naar het centrale BI-team, waardoor de inhoudsauteurscommunity zich kan richten op het produceren van inhoud. Het centrale BI-team werkte samen met de interne Power BI-gebruikerscommunity om het aantal persoonlijke gateways te verminderen.

Belangrijk

Een plan hebben voor het maken en beheren van on-premises gegevensgateways. Bepaal wie een persoonlijke gateway mag installeren en gebruiken en afdwingen met gatewaybeleid. Zie Gateways beheren voor meer informatie.

Uw ondersteuningsplan formaliseren

Naarmate de acceptatie van Power BI binnen de organisatie is gegroeid, vond het bedrijf dat een ondersteuningsbenadering met meerdere lagen goed werkte:

  • Laag 1: Intra-team: Mensen leren van elkaar en elkaar op dagelijkse basis leren.
  • Laag 2: Power BI-community: Mensen vragen stellen van de interne Teams-community om van elkaar te leren en belangrijke informatie te communiceren.
  • Laag 3: Centraal BI-team en COE: Mensen e-mailaanvragen indienen voor hulp. Office-uursessies worden tweemaal per week gehouden om gezamenlijk problemen te bespreken en ideeën te delen.

Belangrijk

Hoewel de eerste twee lagen minder formeel zijn, zijn ze even belangrijk als de derde ondersteuningslaag. Ervaren gebruikers vertrouwen meestal op mensen die ze kennen, terwijl nieuwere gebruikers (of degenen die de gegevensanalist voor een bedrijfseenheid of gedeelde service zijn) meer afhankelijk zijn van formele ondersteuning.

Investeren in training en governance

Het afgelopen jaar heeft het bedrijf zijn interne trainingsaanbiedingen verbeterd en het programma voor gegevensbeheer verbeterd. Het governancecomité bevat belangrijke leden van elk van de gedistribueerde analysegroepen, plus de COE.

Er zijn nu zes interne Power BI-cursussen in hun interne catalogus. De cursus Dashboard in een dag blijft een populaire cursus voor beginners. Om gebruikers te helpen hun vaardigheden te verdiepen, leveren ze een reeks van drie Power BI-cursussen en twee DAX-cursussen.

Een van hun belangrijkste beslissingen over gegevensbeheer met betrekking tot het beheer van Premium-capaciteiten. Het bedrijf heeft ervoor gekozen om hun capaciteit af te stemmen op belangrijke analysegebieden in bedrijfseenheden en gedeelde services. Als er dus inefficiënties bestaan, wordt de impact alleen in dat ene gebied gevoeld en kunnen de gedecentraliseerde capaciteitsbeheerders de capaciteit naar wens beheren.

Belangrijk

Let op hoe Premium-capaciteiten worden gebruikt en hoe werkruimten eraan worden toegewezen.

Gerelateerde inhoud

Andere nuttige bronnen zijn onder meer:

Ervaren Power BI-partners zijn beschikbaar om uw organisatie te helpen slagen met het migratieproces. Als u een Power BI-partner wilt betrekken, gaat u naar de Power BI-partnerportal.