Delen via

Aan de slag met Microsoft 365 Copilot - beheerdershandleiding

  • Artikel

Microsoft 365 Copilot is een productiviteitshulpprogramma op basis van AI dat gebruikmaakt van grote taalmodellen (LLM's). Het kan worden geïntegreerd met uw gegevens, met Microsoft Graph en met Microsoft 365-apps.

Het werkt samen met populaire Microsoft 365-apps, zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en meer. Copilot biedt realtime intelligente hulp, zodat gebruikers hun creativiteit, productiviteit en vaardigheden kunnen verbeteren.

In dit artikel wordt beschreven hoe IT-beheerders hun organisatie kunnen voorbereiden op Copilot.

Tip

Als u een eindgebruiker bent, is de Copilot Lab een goede resource.

Voordat u begint

In deze sectie vindt u een overzicht van de vereisten (toegang tot licentie- en beheercentra) en apps die Copilot kunnen gebruiken. Er zijn mogelijk meer vereisten op Microsoft Copilot 365-vereisten.

Vereisten

App-vereisten

Stap 1: de zoekopdracht in SharePoint optimaliseren

✅ Uw SharePoint-inhoud optimaliseren voor zoeken

Wanneer een gebruiker een aanvraag bij Copilot indient, wordt de aanvraag verwerkt en wordt er vervolgens een antwoord gegenereerd met LLMs. LLMs maken gebruik van inhoud van Microsoft Graph en webinhoud (optioneel).

Inhoud in Microsoft Graph omvat e-mailberichten, bestanden, vergaderingen, chats, agenda's en contactpersonen. Een aanzienlijk deel van deze gegevens wordt opgeslagen in SharePoint. Copilot verzamelt SharePoint-inhoud op dezelfde manier als SharePoint Search.

Als u optimaal gebruik wilt maken van Copilot en de beste resultaten wilt krijgen, optimaliseert u uw SharePoint-inhoud voor zoeken:

met Microsoft 365 Copilot kunnen gebruikers hun inhoud vinden en openen via vragen in natuurlijke taal. Copilot zorgt voor gegevensbeveiliging en privacy door bestaande verplichtingen te volgen en te integreren met het beleid van uw organisatie. Uw Microsoft Graph-inhoud wordt gebruikt met dezelfde toegangsbeheeropties als andere Microsoft 365-services.

Zie Gegevens, privacy en beveiliging voor Microsoft 365 Copilot voor meer informatie over privacy met Microsoft 365 Copilot.

Stap 2: Principes van Just Enough Access toepassen

Overdelen voorkomen en toegang beheren met SharePoint en OneDrive

Om u voor te bereiden op de Microsoft 365 Copilot acceptatie van uw organisatie, zijn er een aantal zeer aanbevolen stappen die u kunt uitvoeren met SharePoint en OneDrive.

Om te beginnen kunt u het volgende doen:

✅ Onbedoelde oversharing verminderen met SharePoint-instellingen voor delen

Implementeer instellingen voor delen op organisatie- en siteniveau om onbedoelde inhoudsoverschrijding met Copilot-resultaten te minimaliseren:

  1. Op organisatieniveau:

    • Instellingen voor delen voor SharePoint en OneDrive voor uw tenant bijwerken, van koppelingen voor delen in de hele organisatie naar specifieke personen.

    • Overweeg om machtigingen met een breed bereik te verbergen voor uw eindgebruikers. Gebruik bijvoorbeeld de SharePoint Set-SPOTenant PowerShell-cmdlet om 'Iedereen behalve externe gebruikers' te verbergen in het besturingselement Mensen Kiezer, zodat eindgebruikers deze niet kunnen gebruiken.

    • Gebruik Beperkte SharePoint Search (RSS) om Copilot-resultaten tijdelijk te beperken tot 100 geselecteerde SharePoint-sites. Onderliggende sites van Hub-sites worden niet meegeteld voor de limiet van 100.

      RSS geeft u de tijd om & sitemachtigingen te controleren. Het mag alleen worden gebruikt als een tijdelijke oplossing om uw organisatie tijd te geven om Copilot te gebruiken.

  2. Onopzettelijke oversharing op siteniveau verminderen:

✅ Machtigingen en sitetoegang controleren in het SharePoint-beheercentrum

Controleer toegang en machtigingen voor SharePoint-sites om ervoor te zorgen dat gegevens veilig zijn. Prioriteit geven aan sites die gevoelige informatie bevatten.

  1. Zie In het SharePoint-beheercentrumActieve sites> een site > selecteren Instellingen bewerken>.

    Privé betekent dat alleen gebruikers in uw organisatie met toegang tot de site deze kunnen vinden. Openbaar (standaard) betekent dat iedereen in uw organisatie de site kan vinden en toegang heeft tot de inhoud ervan.

    Schermopname van het deelvenster Actieve sites in het SharePoint-beheercentrum.

  2. Controleer op het tabblad Lidmaatschap de toegang tot site-eigenaren, leden en bezoekers. Zorg ervoor dat alleen de benodigde gebruikers toegang hebben tot de site.

✅ Sites identificeren met mogelijk te veel gedeelde inhoud en toegang beheren

  1. Gebruik de volgende SharePoint Advanced Management (SAM)-activiteitenrapporten om snel de meest actief oversharede sites te identificeren:

  2. Start een sitetoegangsbeoordeling voor site-eigenaren om oversharede inhoud te bevestigen en herstelstappen uit te voeren. SharePoint-beheerders kunnen het beleid voor beperkte Access Control gebruiken om de toegang tot een site met oversharede inhoud te beperken.

Voor bedrijfskritieke sites zijn er functies in SharePoint Advanced Management en Microsoft Purview die u kunt gebruiken:

Opmerking

SharePoint Advanced Management heeft meer functies om u snel en op schaal voor te bereiden op Copilot. Zie Voorbereiden voor Copilot voor Microsoft 365 met SharePoint Advanced Management (SAM) voor meer informatie.

Vertrouwelijkheidslabels van Microsoft Purview

✅ Vertrouwelijkheidslabels gebruiken om uw gegevens te beveiligen

In de Microsoft Purview-portal kunt u vertrouwelijkheidslabels maken (Vertrouwelijkheidslabelsvoor informatiebeveiliging>). Gebruik deze labels om te bepalen hoe gevoelig de gegevens in uw organisatie zijn. Wanneer ze worden toegepast op items zoals documenten en e-mailberichten, voegen de labels een extra beveiligingslaag toe en kunnen ze van invloed zijn op Copilot-resultaten.

Schermopname van het Microsoft Purview-scherm voor vertrouwelijkheidslabels.

De extra latere beveiliging omvat:

  • Copilot Business Chat kunnen verwijzen naar gegevens uit verschillende typen items. Het vertrouwelijkheidslabel met de hoogste prioriteit is zichtbaar voor gebruikers.

  • Als het label versleuteling toepast, controleert Copilot de gebruiksrechten voor de gebruiker. Copilot kan alleen gegevens van dat item retourneren als de gebruiker machtigingen heeft om kopiëren uit het item te krijgen.

Met vertrouwelijkheidslabels kunt u het volgende doen:

  1. Labels maken of standaardlabels activeren: als u nog geen vertrouwelijkheidslabels hebt, komt u mogelijk in aanmerking voor een aantal standaardlabels die automatisch voor u worden gemaakt, zoals Openbaar, Algemeen en Vertrouwelijk. De standaardlabels zijn geschikt voor items zoals bestanden, e-mailberichten en vergaderingen. U kunt de standaardlabels wijzigen en altijd uw eigen labels maken.

    Hier vindt u meer informatie:

  2. Definieer de vereisten voor gegevensgevoeligheid en controleer uw SharePoint-sites & bestanden in OneDrive. Richt u op de meest kritieke opslagplaatsen en bepaal de gevoeligheid van de gegevens op deze sites.

    Als u Copilot test, implementeert u Copilot-licenties voor gebruikers die toegang hebben tot deze kritieke sites. Herhaal vervolgens de rest van uw opslagplaatsen en breid uw gebruikersbestand uit.

    Zie Stap 7- Implementeren voor sommige gebruikers en het meten van acceptatie (in dit artikel) voor een gedetailleerdere strategie voor het implementeren en stimuleren van acceptatie.

  3. Vertrouwelijkheidslabels inschakelen en toepassen: vertrouwelijkheidslabels inschakelen voor bestanden in SharePoint en OneDrive. Vervolgens kunt u met een publicatielabelbeleid een standaardlabel configureren en kunnen gebruikers uw labels handmatig toepassen. Als u labels op schaal wilt labelen, gebruikt u automatisch labelen om automatisch labels toe te passen op basis van gedetecteerde gevoelige informatie.

    Zie Veelvoorkomende scenario's voor vertrouwelijkheidslabels voor meer informatie over de verschillende manieren waarop u vertrouwelijkheidslabels kunt toepassen.

    Een van de beschikbare labelmethoden is het toepassen van vertrouwelijkheidslabels op basis van inhoud in documenten wanneer u beleid voor preventie van gegevensverlies (DLP) gebruikt. DLP-beleid kan automatisch vertrouwelijkheidslabels toepassen wanneer specifieke soorten informatie in een document worden geïdentificeerd, zoals persoonsgegevens die adressen, belastinggegevens of paspoortnummers bevatten.

    Met DLP-beleid kunt u ook het volgende doen:

    • Gebruik het trainbare classificatieprogramma om inhoudscategorieën te identificeren, zoals broncode, financiële documenten en HR.
    • Stel DLP-beleid voor eindpunten in dat gebruikers beperkt tot specifieke acties, zoals het kopiëren van inhoud naar klembord of verwisselbare USB-apparaten, of afdrukken.

Zodra de vertrouwelijkheidslabels zijn toegepast, worden uw beveiligingsinstellingen afgedwongen.

Zie Meer informatie over vertrouwelijkheidslabels voor meer informatie over vertrouwelijkheidslabels.

Copilot-activiteit en Microsoft Purview

✅ Copilot-activiteit controleren, bewaarbeleid maken en eDiscovery- en communicatienaleving gebruiken

In de Microsoft Purview-portal kunt u de volgende functies gebruiken om te zoeken naar specifieke inhoud en activiteiten, waaronder Copilot-prompts en -antwoorden.

Tip

Zie Microsoft Purview-gegevensbeveiliging en nalevingsbeveiligingen voor generatieve AI-apps voor meer informatie over deze Microsoft Purview-beveiligings- en nalevingsbeveiligingen voor Copilot en hoe Microsoft Purview AI-hub u kunt helpen deze sneller te implementeren.

Stap 3: app-privacy controleren

✅ De privacyinstellingen van uw Microsoft 365-apps controleren

De privacyinstellingen in uw Microsoft 365-apps kunnen van invloed zijn op de beschikbaarheid van Microsoft 365 Copilot functies. Controleer de privacyinstellingen in uw Microsoft 365-apps om ervoor te zorgen dat gebruikers toegang hebben tot Copilot-functies.

Zie besturingselementen voor Microsoft 365 Copilot en privacy voor verbonden ervaringen voor meer informatie.

Stap 4: kanalen bijwerken

✅ Het huidige kanaal of maandelijks ondernemingskanaal gebruiken om apps bij te werken

Microsoft 365 Copilot volgt de Microsoft 365-apps standaardprocedure voor implementatie en updates. Het is beschikbaar in alle updatekanalen, met uitzondering van Semi-Annual Enterprise-kanaal.

Uw opties:

  • Productiekanalen zijn onder andere Huidig kanaal en Monthly Enterprise-kanaal.

    • Current Channel biedt uw gebruikers de nieuwste functies voor Microsoft 365-apps zodra ze klaar zijn. Het biedt de beste ervaring voor een snel bewegend product, zoals Copilot.

    • Monthly Enterprise Channel biedt meer voorspelbaarheid wanneer deze nieuwe Microsoft 365-app-functies elke maand worden uitgebracht. Het is een goede optie voor organisaties die de nieuwe functies willen valideren voordat ze worden uitgebracht in het Current-kanaal.

  • Preview-kanalen zijn huidig kanaal (preview) en bètakanaal.

    Preview-kanalen zijn een uitstekende optie om het product te valideren voordat het wordt geïmplementeerd voor de rest van de organisatie. Zie Overzicht van updatekanalen en Microsoft 365 Insider-kanalen voor meer informatie.

Er zijn meerdere manieren waarop je kanalen voor gebruikersapparaten kunt beheren. Zie Updatekanaal van Microsoft 365 wijzigen om Copilot in te schakelen voor meer informatie.

Stap 5: Microsoft 365 Copilot licenties inrichten

✅ Copilot-licenties toewijzen met behulp van de Microsoft 365-beheercentrum

De volgende stap is het toewijzen van licenties, zodat gebruikers Copilot kunnen gaan gebruiken. U kunt Microsoft 365 Copilot licenties beheren in de Microsoft 365-beheercentrum. U kunt toewijzen aan afzonderlijke gebruikers of aan groepen gebruikers, en ook licenties opnieuw toewijzen aan andere gebruikers.

Wanneer licenties zijn toegewezen, wordt Copilot weergegeven in de Microsoft 365-apps, zoals Word en Excel. Als u Copilot wilt gebruiken, melden gebruikers zich aan bij de app met hun werk- of schoolaccount en moet het bestand kunnen worden bewerkt (niet alleen-lezen).

Hier vindt u meer informatie:

Stap 6: instellingen voor Copilot configureren

✅ Meer Copilot-functies configureren

In de Microsoft 365-beheercentrum>Copilot zijn er meer Copilot-functies die beheerders ten goede komen en instellingen die u kunt configureren die uw organisatie ten goede komen.

U kunt:

  • De status van Copilot-licentietoewijzingen weergeven
  • Toegang tot de meest recente informatie op Copilot
  • Controles voor gegevensbeveiliging en naleving beheren
  • Feedback verzenden namens gebruikers
  • Invoegtoepassingen en machtigingen configureren
  • Het gebruik van webgegevens als aardingsgegevens in Copilot inschakelen

Zie Manage Microsoft 365 Copilot with the Copilot page (Microsoft 365 Copilot beheren met de Copilot-pagina) voor meer informatie.

Stap 7: implementeren voor sommige gebruikers en acceptatie meten

✅ Een groep early adopters maken

Er zijn veel toepassingen van Microsoft 365 Copilot in de verschillende Microsoft 365-productiviteitsapps. En er zijn mogelijkheden voor gebruikers om op verschillende manieren waarde te vinden.

Maak een groep early adopters om de acceptatie te stimuleren. Deze groep kan u helpen inzicht te krijgen in hoe gebruikers Copilot gebruiken en hoe het waardevol voor hen is.

  1. Identificeer gebruikers in verschillende bedrijfsgroepen in je organisatie, idealiter met een hoog gebruik van bestaande Microsoft 365-functies. U kunt deze gebruikers identificeren door metrische gegevens over gebruik te bekijken in de Microsoft 365-beheercentrum.

  2. Wijs deze gebruikers toe Microsoft 365 Copilot licenties en onboarden met behulp van de resources die beschikbaar zijn op de Microsoft 365 Copilot adoption hub, inclusief de onboardingkit voor gebruikers.

  3. Naarmate deze gebruikers vertrouwd raken met het gebruik van Copilot, kunnen ze praten over hoe ze deze het beste gebruiken en waar het het meest waardevol voor hen is. Deze informatie biedt u productkampioenen die andere gebruikers kunnen helpen Copilot in uw hele organisatie te gebruiken en te gebruiken.

    Met je bestaande community van early adopters of kampioenen kunnen ze beter met hun collega's binnen hun organisatie praten en de waarde van Copilot contextualiseren om het beste aan hun behoeften te voldoen. Dit framework biedt IT-afdelingen ook een schaalbare manier om vragen af te handelen via kampioenen en een team van experts binnen je organisatie te ontwikkelen.

    Ga naar de Microsoft 365 Copilot adoption hub voor meer informatie over het stimuleren van acceptatie.

✅ Inzichten en gebruikerssentiment verkrijgen

Gebruik het Copilot-dashboard van Viva Insights om de impact van Copilot op uw organisatie te meten. Viva Insights geeft organisatieleiders en IT-besluitvormers inzicht in gereedheid, acceptatie, impact en gebruikerssentiment.

Hier vindt u meer informatie:

Meer informatie