Btw-nummers valideren

Het is belangrijk dat de btw-registratienummers die u voor klanten, leveranciers en contacten hebt, geldig zijn als u Business Central gebruikt in een land/regio die btw gebruikt. Bedrijven wijzigen bijvoorbeeld soms hun belastingplichtigheidsstatus en in sommige landen/regio's kan de belastingdienst u vragen om rapporten te verschaffen, zoals het rapport Verkoopoverzicht EU, waarin de btw-registratienummers worden weergegeven die u gebruikt wanneer u zaken doet.

De Europese commissie verschaft de VIES-service voor btw-nummervalidatie op de website. Deze service is openbaar en gratis. Business Central kan u moeite besparen. U kunt namelijk de VIES-service gebruiken om btw-nummers en andere bedrijfsgegevens voor klanten, leveranciers en contacten te valideren en bij te houden. De service in Business Central heet Instelling van validatieservice van EU-btw-nummers. De service is beschikbaar op de pagina Serviceverbindingen en u kunt deze service meteen gebruiken. De serviceverbinding is gratis en er is geen extra aanmelding vereist.

Configureer de service om btw-registratienummers automatisch te verifiëren

Als u de validatieservice van EU-btw-nummers wilt inschakelen, opent u het item op de pagina Serviceverbinding. Als het veld Eindpunt van service nog niet is ingevuld, gebruikt u de actie Standaardeindpunt instellen. Stel vervolgens het veld Geactiveerd in en u bent klaar.

Belangrijk

Als u de validatieservice wilt inschakelen, moet u over beheerdersmachtigingen beschikken.

Stel optioneel sjablonen in voor de soorten btw-gerelateerde gegevens die u ook door de service wilt laten controleren. Zie het gedeelte Validatiesjablonen voor meer informatie.

Wanneer u onze serviceverbinding gebruikt, registreren we een overzicht van btw-nummers en verificaties voor elke klant, leverancier of contactpersoon in het Btw-log, zodat u deze eenvoudig kunt bijhouden. Het logboek is specifiek voor elke klant. Het logboek is bijvoorbeeld handig om te bewijzen dat u hebt gecontroleerd dat het huidige btw-nummer juist is. Wanneer u een btw-nummer verifieert, wordt in de kolom Aanvraag-id in het logboek aangegeven dat u actie hebt ondernomen.

U kunt het btw-log weergeven op de klanten-, leveranciers- of contactkaarten, op het sneltabblad Facturering, door de zoekknop te kiezen in het veld Btw-nummer.

Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden met betrekking tot de VIES-service voor btw-nummervalidatie:

• De service gebruikt het http-protocol, wat betekent dat gegevens die door de server worden overgebracht, niet zijn versleuteld.
• Deze service wordt mogelijk onderbroken. Hiervoor is Microsoft niet verantwoordelijk. De service maakt deel uit van een breed EU-netwerk van nationale btw-journalen.

Belangrijk

Het is uw verantwoordelijkheid om te controleren of de gegevens kloppen. Soms worden gegevens met fouten geretourneerd door de VIES-service voor btw-nummervalidatie. Als de validatie mislukt, valideert u de btw-registratienummers op de website, drukt u het resultaat af of slaat u het op een gedeelde locatie op, en voegt u vervolgens de koppeling toe aan de record voor uw klant, leverancier of contactpersoon. Zie voor meer informatie Bijlagen, koppelingen en notities op kaarten en in documenten beheren.

Validatiesjablonen

U kunt de VIES-service gebruiken om ook andere bedrijfsinformatie, zoals het adres en het btw-nummer, te controleren. Maak op de pagina Validatiesjablonen voor btw-nummers een vermelding voor elk land/regio waarvoor u verdere validatie wilt krijgen, en specificeer vervolgens de informatie die u automatisch wilt laten valideren.

Voeg bijvoorbeeld een vermelding toe voor Spanje waar u validatie wilt krijgen voor naam, straat, stad en postcode, en vervolgens een vermelding voor Duitsland waar u bijvoorbeeld alleen validatie voor postcode wilt. Geef vervolgens op de pagina Instelling van validatieservice van EU-btw-nummers de standaardsjabloon op.

Notitie

Zorg er altijd voor dat de standaardsjabloon werkt voor uw behoeften. U kunt de standaardinstelling aanpassen aan uw vereisten, zoals validatie voor alle velden of geen velden.

De volgende keer dat u een btw-nummer opgeeft, valideert de service het nummer en eventuele aanvullende gegevens zoals bepaald door uw validatiesjablonen. Als de opgegeven waarden verschillen van de waarden die door de service worden geretourneerd, ziet u de details op de pagina Validatiegegevens, waar u de waarden kunt accepteren of resetten.

Zie ook

Btw instellen
Ongerealiseerde btw instellen
Btw-aangifte doen bij een belastingdienst
Werken met btw op verkoop en inkoop
Lokale functionaliteit in Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central