Documenten en e-mails verzenden

U kunt eenvoudig informatie en documenten, zoals verkoop- en inkooporders en facturen, rechtstreeks per e-mail delen vanuit Business Central, zonder een e-mailapp te hoeven openen.

U kunt bijna alle soorten documenten als pdf-bijlage verzenden. U kunt ook een rapportindeling instellen waarin informatie uit het document in de e-mailtekst wordt opgenomen, en tekst die de e-mail vriendelijker maakt. Bijvoorbeeld een standaardbegroeting. Ga voor neer informatie naar Rapport- en documentlay-outs beheren.

Wanneer u facturen verzendt, kunt u het klanten gemakkelijker maken om betalingen te doen via een betalingsservice, zoals PayPal, door automatisch informatie en een link naar de service in de e-mail toe te voegen. Zie Klantbetalingen via betalingsservices inschakelen voor meer informatie.

Als u e-mails vanuit Business Central wilt inschakelen, start u de begeleide instelling E-mail instellen. Ga voor meer informatie naar E-mail instellen.

Notitie

Business Central ondersteunt alleen uitgaande e-mailcommunicatie. U kunt ook geen antwoorden ontvangen vanuit de app.

Documenten per e-mail verzenden

In deze procedure wordt beschreven hoe een geboekte verkoopfactuur als pdf-bestand en met documentspecifieke e-mailtekst aan een e-mail wordt toegevoegd. De stappen zijn hetzelfde voor andere documenten.

1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer Geposte verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Selecteer de factuur en kies de actie Afdrukken/Verzenden en kies vervolgens Verzenden via e-mail.

3. Kies in het veld E-mailJa (prompt voor instellingen). Zie Verzendprofielen van documenten instellen voor meer informatie.

   Als het veld E-mail op de pagina Document verzenden naar is ingesteld op Ja (vragen om instellingen), wordt de pagina E-mail verzenden geopend. De pagina bevat de contactpersoon in het veld Aan: en het document dat als PDF-bestand is bijgevoegd. In het veld Hoofdtekst kunt u tekst handmatig invoeren of kunt u in het veld een documentspecifieke e-mailhoofdtekst invoeren die u instelt.

4. Kies de knop OK.

5. Voer in het veld Aan een geldig e-mailadres. De standaardwaarde is het e-mailadres van de klant.

6. Voer in het veld Onderwerp een beschrijvende onderwerptekst in. De standaardwaarde is de naam van de klant en het factuurnummer.

7. In het veld Bijlage wordt de gegenereerde factuur standaard gekoppeld als een PDF-bestand.

8. Voer in het veld Hoofdgedeelte een kort bericht aan de ontvanger in.

   Als een documentspecifieke e-mailtekst is ingesteld op de pagina Rapportselectie - Verkoop, wordt het veld Hoofdtekst automatisch ingevuld. Ga voor meer informatie naar Herbruikbare e-mailteksten en lay-outs instellen.

9. Kies de knop OK om het e-mailbericht te verzenden.

Notitie

Als u geen e-mailinstellingen wilt opgeven telkens wanneer u een document e-mailt, kunt u de optie Ja (standaardinstellingen gebruiken) in het veld E-mail van de pagina Document verzenden naar selecteren. In dat geval wordt de pagina E-mail verzenden niet geopend. Zie stap 4. Zie Verzendprofielen van documenten instellen voor meer informatie.

Een e-mail opstellen en verzenden

U kunt snel e-mails opstellen voor contactpersonen, klanten, leveranciers, verkopers/inkopers en bankrekeningen, rechtstreeks vanaf de pagina's voor die entiteiten. Kies gewoon Verwerken en dan E-mail verzenden om de e-maileditor te openen. Voor bankrekeningen bevindt de actie E-mail verzenden zich onder Acties.

Fooi

Als u vaak vergelijkbare e-mailberichten verzendt of een bulkcommunicatie wilt verzenden, kunt u het proces versnellen door Word-sjablonen met e-mail te gebruiken. Bijvoorbeeld om reclame te maken voor een verkoopcampagne. U kunt een sjabloon maken voor entiteiten zoals klanten, leveranciers en contacten. Sjablonen kunnen de inhoud van een e-mailbericht voor u genereren. Sjablonen kunnen zelfs de inhoud voor de ontvanger personaliseren op basis van gegevens in Business Central. Ga voor meer informatie naar Word-sjablonen gebruiken voor bulkcommunicatie.

Een document aan een e-mail koppelen

Er zijn verschillende manieren om documenten aan e-mails toe te voegen.

Als u bent toegewezen aan een e-mailscenario met betrekking tot de entiteit waarnaar u de e-mail verzendt, kan er automatisch een bijlage aan uw bericht worden toegevoegd. De bijlage wordt toegevoegd omdat er een standaardbijlage is toegewezen aan het e-mailscenario. U kunt de bijlage verwijderen als u deze niet met uw bericht wilt meesturen. Ga voor meer informatie naar E-mailscenario's toewijzen aan e-mailaccounts.

Gebruik de volgende acties om zelf een bestand toe te voegen in de e-maileditor:

• Kies Bestand toevoegen om een bestand te selecteren.
• Kies Bestanden uit standaardselectie toevoegen om handmatig de standaardbijlage uit het e-mailscenario toe te voegen.
• Kies Bestand toevoegen vanuit brondocument om een bestand te kiezen dat is bijgevoegd bij het document waarmee u werkt. De bestanden worden aan het document zelf of aan een of meer regels ervan toegevoegd.

Documenten gemarkeerd als afgedrukt wanneer ze worden verzonden

Sommige documenten in Business Central hebben een veld dat aangeeft hoe vaak het document is afgedrukt. Het getal in dat veld wordt ook bijgewerkt als u het document per e-mail verstuurt, omdat er een pdf-bestand voor wordt gegenereerd. Het nummer wordt bijgewerkt, zelfs als u de e-mail niet verzendt.

Verzonden e-mails en uw e-mailpostvak

Business Central slaat de e-mails op die u verzendt op de pagina Verzonden items. De e-mails worden opgeslagen, zodat u ze opnieuw kunt verzenden of kunt doorsturen naar iemand anders. Als u geen e-mail kunt vinden in uw verzonden items, zoekt u deze op de pagina E-mail-outbox.

Notitie

Afhankelijk van de extensie die uw bedrijf gebruikt voor e-mail, kunnen beheerders een lijst openen met berichten die mensen hebben verzonden, maar niet de inhoud van de berichten

De pagina E-mail-outbox bevat de e-mails die u hebt opgeslagen als concepten en e-mails die niet zijn verzonden. Bijvoorbeeld, als het e-mailadres ongeldig was. Het veld Foutmelding bevat informatie over wat er mis is gegaan, maar u kunt ook de actie Fout weergeven of Fout onderzoeken kiezen om het probleem gedetailleerder op te lossen. De details die de actie Fout onderzoeken biedt, zijn handig als u contact moet opnemen met de ondersteuning.

Als u uw e-mail instelt om berichten op de achtergrond te verzenden met behulp van de taakwachtrij, probeert Business Central het bericht maximaal 10 keer opnieuw te verzenden wanneer een bericht niet kan worden verzonden. Als een nieuwe poging mislukt, registreert Business Central de reden en kunt u de actie Details van nieuwe poging gebruiken om deze te controleren. Als u het bericht wilt annuleren, gebruikt u de actie Verzending annuleren. Het veld Foutmelding wordt bijgewerkt naar Verzending van e-mail geannuleerd door gebruiker, zodat u eenvoudig kunt zien welke berichten u hebt geannuleerd.

Notitie

De functie Opnieuw proberen werkt alleen voor berichten die zijn gepland om op de achtergrond te worden verzonden. Als u handmatig een bericht verzendt en het mislukt, zal Business Central het niet opnieuw proberen te verzenden.

Verwante gegevens

Lay-outs van rapporten en documenten beheren
E-mail instellen
Verkopen factureren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central