Documenten en e-mails verzenden
U kunt eenvoudig informatie en documenten, zoals verkoop- en inkooporders en facturen, rechtstreeks per e-mail delen vanuit Business Central, zonder een e-mailapp te hoeven openen.
U kunt bijna alle soorten documenten als pdf-bijlage verzenden. U kunt ook een rapportlay-out instellen die informatie uit het document in de e-mailtekst bevat, samen met tekst die de e-mail vriendelijker maakt, bijvoorbeeld een standaardbegroeting. Zie voor meer informatie Lay-outs van rapporten en documenten beheren.
Wanneer u facturen verzendt, kunt u het klanten gemakkelijker maken om betalingen te doen via een betalingsservice, zoals PayPal, door automatisch informatie en een link naar de service in de e-mail toe te voegen. Zie Klantbetalingen via betalingsservices inschakelen voor meer informatie.
Als u e-mails vanuit Business Central wilt inschakelen, start u de begeleide instelling E-mail instellen. Zie E-mail instellen voor meer informatie.
Notitie
Business Central ondersteunt alleen uitgaande e-mailcommunicatie. U kunt ook geen antwoorden ontvangen vanuit de app.
Documenten per e-mail verzenden
In deze procedure wordt beschreven hoe een geboekte verkoopfactuur als pdf-bestand en met documentspecifieke e-mailtekst aan een e-mail wordt toegevoegd. De stappen zijn hetzelfde voor andere documenten.
Kies het
, voer Geboekte verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Selecteer de factuur en kies de actie Afdrukken/Verzenden en kies vervolgens Verzenden via e-mail.
Kies in het veld E-mail Ja (prompt voor instellingen). Zie Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.
Als het veld E-mail op de pagina Document verzenden naar is ingesteld op Ja (prompt voor instellingen), wordt de pagina E-mail verzenden geopend en vooraf gevuld met de contactpersoon in het veld Aan: en het document is als een pdf-bestand bijgevoegd. In het veld Hoofdtekst kunt u tekst handmatig invoeren of kunt u in het veld een documentspecifieke e-mailhoofdtekst invoeren die u hebt ingesteld.
Kies de knop OK.
Voer in het veld Aan een geldig e-mailadres. De standaardwaarde is het e-mailadres van de klant.
Voer in het veld Onderwerp een beschrijvende onderwerptekst in. De standaardwaarde is de naam van de klant en het factuurnummer.
In het veld Bijlage wordt de gegenereerde factuur standaard gekoppeld als een PDF-bestand.
Voer in het veld Hoofdgedeelte een kort bericht aan de ontvanger in.
Als een documentspecifieke e-mailtekst is ingesteld op de pagina Rapportselectie - Verkoop, wordt het veld Hoofdtekst automatisch ingevuld. Voor meer informatie zie Herbruikbare e-mailteksten en lay-outs instellen.
Kies de knop OK om het e-mailbericht te verzenden.
Notitie
Als u geen e-mailinstellingen wilt opgeven telkens wanneer u een document e-mailt, kunt u de optie Ja (standaardinstellingen gebruiken) in het veld E-mail van de pagina Document verzenden naar selecteren. In dat geval wordt de pagina E-mail verzenden niet geopend. Zie stap 4. Zie Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.
Een e-mail opstellen en verzenden
U kunt snel e-mails opstellen voor contactpersonen, klanten, leveranciers, verkopers/inkopers en bankrekeningen, rechtstreeks vanaf de pagina's voor die entiteiten. Kies gewoon Verwerken en dan E-mail verzenden om de e-maileditor te openen. Voor bankrekeningen bevindt de actie E-mail verzenden zich onder Acties.
Tip
Als u vaak e-mailberichten verstuurt die vergelijkbaar zijn, of een bulkcommunicatie wilt verzenden, bijvoorbeeld om reclame te maken voor een verkoopcampagne, kan het gebruik van Word-sjablonen met e-mail het proces versnellen. U kunt een sjabloon maken voor entiteiten zoals klanten, leveranciers en contactpersonen, die de inhoud van een e-mailbericht voor u zal genereren, en zelfs de inhoud voor de ontvanger personaliseren op basis van gegevens in Business Central. Zie voor meer informatie Word-sjablonen gebruiken voor bulkcommunicatie.
Een document aan een e-mail koppelen
Er zijn verschillende manieren om documenten aan e-mails toe te voegen.
Als u bent toegewezen aan een e-mailscenario met betrekking tot de entiteit waarnaar u de e-mail verzendt, of het document dat u verzendt, kan er automatisch een bijlage aan uw bericht worden toegevoegd. Dat komt omdat er een standaardbijlage is toegewezen aan het e-mailscenario. U kunt de bijlage verwijderen als u deze niet met uw bericht wilt meesturen. Zie voor meer informatie E-mailscenario's toewijzen aan e-mailaccounts.
Gebruik de volgende acties om zelf een bestand toe te voegen in de e-maileditor:
- Kies Bestand toevoegen om een bestand te selecteren.
- Kies Bestanden uit standaardselectie toevoegen om handmatig een bestand toe te voegen dat is gekoppeld aan het e-mailscenario.
- Kies Bestand toevoegen vanuit brondocument om een bestand te kiezen dat is bijgevoegd bij het document waarmee u werkt. De bestanden worden aan het document zelf of aan een of meer regels ervan toegevoegd.
Documenten gemarkeerd als afgedrukt wanneer ze worden verzonden
Sommige documenten in Business Central hebben een veld dat aangeeft hoe vaak het document is afgedrukt. Het nummer in dat veld wordt ook bijgewerkt als u het document per e-mail verstuurt, omdat er een pdf-bestand voor wordt gegenereerd. Het nummer wordt bijgewerkt, zelfs als u de e-mail niet verzendt.
Verzonden e-mails en uw e-mailpostvak
Business Central slaat de e-mails die u verzendt, op de pagina Verzonden items op. Dat is om u e-mails opnieuw te laten verzenden of door te sturen naar iemand anders. Als u geen e-mail kunt vinden in uw verzonden items, zoekt u deze op de pagina E-mail-outbox.
Notitie
Afhankelijk van de extensie die uw bedrijf gebruikt voor e-mail, kunnen beheerders een lijst zien met berichten die iedereen heeft verzonden, maar niet de inhoud van de berichten
In de E-mailoutbox vindt u de e-mails die u als concept hebt opgeslagen en e-mails die niet konden worden verzonden, bijvoorbeeld als het e-mailadres ongeldig was. Voor berichten die niet zijn verzonden, kunt u Fout weergeven of Fout onderzoeken kiezen om het probleem op te lossen.
Zie ook
Rapport- en documentlay-outs beheren
E-mail instellen
Verkopen factureren
Werken met Business Central