Verkopen factureren

U kunt meestal een verkoopfactuur of een verkooporder maken om uw overeenkomst met een klant vast te leggen om bepaalde producten tegen bepaalde leverings- en betalingsvoorwaarden te verkopen.

U moet echter een verkooporder gebruiken in plaats van een verkoopfactuur als u:

• Slechts een deel van een bestelaantal nodig hebt, bijvoorbeeld omdat het totale aantal niet beschikbaar is.
• Producten verzendt nadat u de bijbehorende verkoopfacturen hebt geboekt.
• Artikelen verkoopt die uw leverancier rechtstreeks aan uw klant levert, via zogeheten doorverzending. Meer informatie op Doorverzendingen uitvoeren.

In alle andere situaties werken verkooporders en verkoopfacturen op dezelfde wijze. Zie Producten verkopen voor meer informatie over hoe u verkooporders gebruikt.

U kunt met de klant onderhandelen door eerst een verkoopofferte te maken, die u kunt omzetten in een verkoopfactuur wanneer er een overeenkomst is. Ga voor meer informatie naar Verkoopoffertes maken.

Verkoopfacturen maken

Als de klant wilt kopen, boekt u de verkoopfactuur om de gerelateerde aantallen en waarden in te voeren. Wanneer u de verkoopfactuur boekt, kunt u het ook als een PDF-bijlage via e-mail versturen. U kunt ook de hoofdtekst van de e-mail vooraf invullen met een overzicht van de factuur- en betalingsgegevens, zoals een koppeling naar PayPal opgeven. Meer informatie op Documenten per e-mail verzenden. Als de klant de factuur betaalt, kunt u die betaling op verschillende manieren registreren, afhankelijk van de grootte en de geprefereerde werkstromen van uw organisatie. Meer informatie de sectie Betalingen registreren.

Artikelkaarten kunnen van het type Voorraad, Service en Niet-voorraad zijn om op te geven of het artikel respectievelijk een fysieke voorraadeenheid, een eenheid voor arbeidskosten of een fysieke eenheid die niet in voorraad wordt gehouden, is. Meer informatie op Nieuwe artikelen registreren. Het verkoopfactureringsproces is hetzelfde voor alle drie de artikeltypen.

U kunt klantvelden op de verkoopfactuur op een van twee manieren invullen afhankelijk van de vraag of de klant reeds is geregistreerd. Zie stap 2 in de volgende procedure.

Een verkoopfactuur maken

1. Kies het voer Verkoopfacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Voer in het veld Klantnaam de naam in van een bestaande klant. Als de klant echter nieuw is en daarom niet is geregistreerd, volg dan deze stappen om standaardklantinformatie in te vullen op de pagina Verkoopfactuur:

   1. Voer in het veld Klantnaam de naam van de nieuwe klant in.
   2. Kies in het dialoogvenster voor het registreren van de nieuwe klant OK.
   3. Kies op de pagina Selecteer een sjabloon voor een nieuwe klant een sjabloon waarop u de nieuwe klantenkaart wilt baseren en kies vervolgens OK.
   4. In een nieuwe klantenkaart wordt de informatie uit de geselecteerde klantensjabloon getoond. Vul de overige velden in. Meer informatie op Nieuwe klanten registreren.
   5. Wanneer u de klantenkaart hebt voltooid, kiest u de knop Sluiten om terug te keren naar de pagina Verkoopfactuur.

   Verschillende velden op de verkoopfactuur worden nu ingevuld met gegevens die u hebt opgegeven op de nieuwe klantenkaart.

3. Vul desgewenst de overige velden op de pagina Verkoopfactuur in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

   Notitie

   Als u toestaat dat de klant direct betaalt, bijvoorbeeld contant of met PayPal, vult u het veld Betalingswijze in. De betaling wordt vervolgens geregistreerd zodra u de verkoopfactuur boekt. Als u Contant selecteert, wordt de betaling geregistreerd in een opgegeven tegenrekening.

   U kunt nu het sneltabblad Regels invullen met producten die u aan de klant verkoopt of voor elke transactie met de klant die u in een grootboekrekening wilt registreren.

4. Selecteer op het sneltabblad Regels in het veld Soort het type product, kosten of transactie die u wilt boeken voor de klant op de verkoopregel.

   Tip

   Als u terugkerende verkoopregels voor de klant hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de order door de actie Periodieke verkoopregels ophalen te kiezen.

5. Kies in het veld Nr. een record die u wilt boeken op basis van de waarde in het veld Soort.

   Laat het veld Nr. leeg in de volgende gevallen:

   • Als de regel voor een opmerking is. Schrijf de opmerking in het veld Omschrijving.
   • Als de regel voor een catalogusartikel is. Kies de actie Catalogusartikelen selecteren. Meer informatie op Werken met catalogusartikelen.

6. Voer in het veld Aantal in hoeveel eenheden van het product, de kosten of de transactie met de regel voor de klant moeten worden geregistreerd.

   Notitie

   Als het een artikel van de soort Service betreft of als het veld Type de waarde Resource bevat, is de hoeveelheid een tijdseenheid, bijvoorbeeld uren, zoals aangegeven in het veld Eenheidscode op de regel. Zie Artikeleenheden instellen voor meer informatie

   De waarde in het veld Regelbedrag wordt berekend als Eenheidsprijs x Aantal.

   De prijs en de regelbedragen worden weergegeven met of zonder btw, afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld Prijzen inclusief btw op de klantenkaart.

7. Als u een korting wilt geven, kunt u een percentage invoeren in het veld Regelkorting %. De waarde in het veld Regelbedrag wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

   Als u speciale artikelprijzen hebt ingesteld op het sneltabblad Verkoopprijzen en verkoopregelkortingen op de klantenkaart of de artikelkaart en als aan de prijscriteria wordt voldaan, worden de prijs en het bedrag op de offerteregel automatisch bijgewerkt. Zie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen voor meer informatie.

8. Herhaal stap 4 t/m 7 voor elk product of kosteneenheid waarvoor u de klant wilt factureren.

   De totalenvelden onder de regels worden automatisch bijgewerkt wanneer u regels maakt of wijzigt om de bedragen weer te geven die naar de grootboeken worden geboekt.

   Notitie

   In zeer zeldzame gevallen kunnen de geboekte bedragen afwijken van wat wordt weergegeven in de totalenvelden. Dit is meestal het gevolg van afrondingsberekeningen met betrekking tot btw of omzetbelasting.
   
   Gebruik het feitenblok de Klantstatistieken om de bedragen die u boekt te verifiëren. Als u de actie Vrijgeven kiest, worden de waarden in de totalenvelden bijgewerkt met afrondingsberekeningen.

9. In het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw.

   Als u factuurkortingen voor de klant instelt, wordt het opgegeven percentage automatisch ingevoegd in het veld Factuurkorting % als aan de kortingsvoorwaarden wordt voldaan, en het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw. Zie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen voor meer informatie.

10. Wanneer de verkoopfactuurregels zijn ingevuld, kiest u de actie Boeken en verzenden.

Het dialoogvenster Boeken en verzenden bevestigen geeft de manier aan waarop de klant de documenten wil ontvangen. U kunt de verzendmethode wijzigen door de opzoekknop voor het veld Document verzenden naar te kiezen. Zie Verzendprofielen van documenten instellen voor meer informatie.

Het gerelateerde artikel en de gerelateerde klantposten worden nu gemaakt in het systeem en de verkoopfactuur is uitvoer als een PDF-document. De verkoopfactuur wordt verwijderd uit de lijst met verkoopfacturen en wordt vervangen door een nieuw document in de lijst met geboekte verkoopfacturen.

Factuurkortingen op verkopen berekenen

Nadat u alle artikelen op regels hebt toegevoegd, kunt u de factuurkorting voor het hele verkoopdocument berekenen door de actie Factuurkorting berekenen te kiezen.

De korting wordt berekend op basis van alle regels op het verkoopdocument waar het selectievakje Factuurkorting toestaan is gekozen. Factuurkortingen zijn standaard toegestaan. Regels met artikeltoeslagen worden bijvoorbeeld echter niet meegenomen in de berekening van de factuurkorting. Om een korting op dergelijke regels toe te passen voert u een waarde in het veld Totale regelkorting op de regels in.

Notitie

Standaard zijn de velden Factuurkorting toestaan. en Totale regelkorting verborgen op regels. Als de velden niet beschikbaar zijn, kunt u ze toevoegen door de pagina te personaliseren. Zie Uw werkruimte personaliseren voor meer informatie.

Tip

Als het veld Factuurkorting berekenen is geselecteerd op de pagina Verkoopinstellingen, wordt de factuurkorting automatisch berekend. Wanneer de berekening plaatsvindt, verschilt afhankelijk van het type verkoopdocument dat u gebruikt.

Als u een verkooporder gebruikt, wordt de korting berekend wanneer u een regel toevoegt. Voor alle andere verkoopdocumenten, zoals verkoopfacturen, wordt de korting berekend wanneer u een van de volgende acties uitvoert:

• Statistieken weergeven
• Een testrapport weergeven
• Afdrukken
• Post

U definieert factuurkortingvoorwaarden voor een klant op de pagina Verkoopfactuurkortingen. De valutacode op het verkoopdocument wordt gebruikt om de factuurkortingscondities in de bijbehorende valuta te zoeken.

Als u geen factuurkortingen voor vreemde valuta hebt gedefinieerd, worden de kortingsvoorwaarden op de pagina Verkoopfactuurkortingen gebruikt om de korting te berekenen. De berekening gebruikt uw lokale valuta en de wisselkoers die geldig was op de boekingsdatum van het document.

Geboekte facturen

Nadat de factuur is geboekt, vindt u deze in de lijst met geboekte facturen. Zowel de lijst Geboekte verkoopfacturen als de lijst Geboekte inkoopfacturen bevat de geboekte facturen met de uiteindelijke factuurnummers. In de lijst kunt u elke geboekte factuur opzoeken en u kunt een geboekte factuur corrigeren of annuleren.

Voor elke geboekte factuur kunt u statistieken, dimensies en de grootboekposten opzoeken die het resultaat zijn van de geboekte factuur. U kunt de geboekte factuur ook afdrukken of verzenden.

U kunt een geboekte verkoopfactuur gemakkelijk corrigeren of annuleren vóór de definitieve betaling. Dit is handig als u een typfout wilt corrigeren of als de klant om een wijziging in het begin van het orderproces verzoekt. Zie Niet-betaalde verkoopfacturen corrigeren of annuleren voor meer informatie. Als de geboekte verkoopfactuur is betaald, moet u een verkoopcreditnota maken om de verkoop tegen te boeken. Zie Verkoopretouren of annuleringen verwerken voor meer informatie.

Open de lijst Geboekte verkoopfacturen in Business Central.

Betalingen registreren

Afhankelijk van uw zakelijke behoeften kunt u op verschillende manieren betaald krijgen en die betaling registreren: handmatig, automatisch en door middel van betalingsservices.

U kunt de betalingen rechtstreeks van de klantenkaart verwerken. Gebruik de actie Klantbetalingen registreren om een overzicht te krijgen van onbetaalde facturen voor die klant. Markeer de factuur vervolgens als volledig of gedeeltelijk betaald. Deze betalingsreconciliatie verwerkt uw klantbetalingen door op uw bankrekening ontvangen bedragen te vergelijken met de gerelateerde onbetaalde verkoopfacturen. Vervolgens worden de betalingen geboekt. Zie voor meer informatie de sectie Betalingen afzonderlijk reconciliëren.

In zakelijke omgevingen waar de klant enige tijd na levering betaalt. Volgens de betalingsvoorwaarden blijft een geboekte verkoopfactuur open (onbetaald) totdat de afdeling Debiteurenadministratie de betaling verifieert en toepast op de geboekte verkoopfactuur. Dit kan handmatig of automatisch worden uitgevoerd. Zie voor meer informatie Klantbetalingen reconciliëren met het ontvangstendagboek of vanuit klantposten en Betalingen reconciliëren met automatische vereffening.

In ondernemingsomgevingen waar de klant direct betaalt, bijvoorbeeld met PayPal of contant, wordt de betaling direct geregistreerd wanneer u de verkoopfactuur boekt, dat wil zeggen, de geboekte verkoopfactuur wordt gesloten als volledig vereffend. U selecteert de relevante methode in het veld Betalingswijze in de verkooporder. Voor elektronische betalingen, zoals PayPal, moet u ook het veld Betalingsservice invullen. Zie Klantbetalingen via betalingsservices inschakelen voor meer informatie.

U kunt zelfs direct betaalde facturen voor niet-geregistreerde klanten maken door een kaart voor een contant betalende klant voor hen te maken, waarnaar u verwijst op de verkoopfactuur. Meer informatie op Contant betalende klanten instellen.

Tip

Als u uw klanten aanmaningen wilt sturen over achterstallige betalingen, moet u eerst aanmaningsniveaus en -voorwaarden instellen. Zie De termijnen en niveaus van aanmaningen instellen voor meer informatie.

Externe documentnummers

Op verkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de klant. Gebruik dit veld om het nummer vast te leggen dat de klant aan de order, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.

Het veld Extern documentnr. verplicht op de pagina Verkoopinstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in het veld Extern documentnr. in een verkoopkop en het veld Extern documentnr. op een dagboekregel.

Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur of een algemene dagboekregel te boeken zonder extern documentnummer.

Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door klantposten navigeert.

Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.

Zie ook

Verkoop
Verkopen instellen
De picklijst afdrukken
Voorraad
Documenten per e-mail verzenden
Openstaande saldi innen
Massaal factureren vanuit Microsoft Bookings in Business Central
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central