Werken met geserialiseerde artikelen in het POS
Veel detailhandelaren verkopen producten waarvoor seriebeheer vereist is. Deze producten worden geserialiseerde artikelen genoemd. Sommige detailhandelaren willen mogelijk serienummers in de winkel- of magazijnvoorraad bijhouden voor traceringsdoeleinden. Andere detailhandelaren willen mogelijk serienummers vastleggen tijdens het verkoopproces, voor service- en garantiedoeleinden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u geserialiseerde artikelen kunt beheren in de Microsoft Dynamics 365 Commerce-verkooppunttoepassing (POS).
Configuratie van serienummers
Een artikel wordt beschouwd als een geserialiseerd artikel als er een traceringsdimensiegroep is toegewezen die is ingesteld op het toestaan van serienummers. Selecteer in Commerce Headquarters op de pagina Traceringsdimensiegroepen de optie Actief om serienummers voor het voorraadproces in te schakelen of selecteer de optie Actief in verkoopproces om serienummers voor het verkoopproces in te schakelen.
Schakel op het sneltabblad Traceringsdimensies de parameter Lege ontvangst is toegestaan in om serienummers als optionele invoer toe te staan tijdens het voorraadontvangstproces van geserialiseerde artikelen. Als u deze parameter uitschakelt, wordt het serienummer vereist als invoer. Op dezelfde manier bepaalt de parameter Lege uitgifte is toegestaan of serienummers vereist zijn tijdens het voorraadverzendingsproces.
Notitie
Als u de POS-bewerkingen Inkomende voorraad en Uitgaande voorraad wilt gebruiken om serienummers te registreren of te valideren voor een geserialiseerd artikel, moet u configureren dat aan dat artikel een traceringsdimensiegroep wordt toegewezen die is ingesteld voor het toestaan van serienummers voor de optie Actief, maar niet voor de optie Actief in verkoopproces.
De pagina Serienummerbeheer
Als in de POS-bewerkingen Inkomende voorraad en Uitgaande voorraad het artikel dat wordt geselecteerd, ontvangen of verzonden een geserialiseerd artikel is, bevat het deelvenster Details een optie Serienummer beheren die naar de pagina Serienummerbeheer leidt waar u serienummers voor het artikel kunt registreren of valideren. U kunt ook de pagina Serienummerbeheer openen door de actie Serienummer te selecteren op de app-balk van de weergave Orderdetails of door Serienummer beheren te selecteren in het dialoogvenster waarin u instructies ziet tijdens het ontvangst- of verzendproces.
Op de pagina Serienummerbeheer worden alle openstaande serienummerregels weergegeven die nog moeten worden geregistreerd of gevalideerd. Deze pagina kan twee tabbladen bevatten: één voor het huidige artikel en één voor alle geserialiseerde artikelen in de order.
In het veld Status op de pagina Serienummerbeheer vindt u informatie over de huidige fase waarin elk serienummer zich bevindt:
- Niet geregistreerd: het serienummer is niet opgegeven of het geregistreerde serienummer is nog niet gevalideerd (in het ontvangstproces).
- Registratie bezig: het serienummer is geregistreerd en lokaal opgeslagen in de kanaaldatabase van de winkel of het vooraf geregistreerde serienummer is gevalideerd. Alleen serienummers met de status Registratie bezig worden naar Commerce headquarters verzonden wanneer de ontvangst is voltooid of afgehandeld.
Geserialiseerde artikelen ontvangen
Met de POS-bewerking Inkomende voorraad kunnen gebruikers de volgende taken uitvoeren voor geserialiseerde artikelen:
- Serienummers registreren voor geserialiseerde artikelen wanneer deze artikelen worden ontvangen in de winkel via een inkooporder.
- Vooraf geregistreerde serienummers voor geserialiseerde artikelen valderen wanneer deze artikelen worden ontvangen in de winkel via een inkooporder of een overboekingsorder.
Serienummers registreren voor geserialiseerde artikelen
Voor een inkooporder ziet u tijdens het ontvangstproces van een geserialiseerd artikel de optie Serienummer beheren in een dialoogvenster. U kunt deze optie selecteren om de pagina Serienummerbeheer te openen en om serienummers te registreren. U kunt deze stap ook overslaan tijdens het ontvangstproces en de invoer later opgeven voordat de ontvangst wordt geboekt.
Standaard wordt het tabblad voor het huidige artikel weergegeven. Alle serienummerregels hebben een lege waarde voor het serienummer en de status Niet geregistreerd. U kunt streepjescodes voor serienummers scannen of u kunt Serienummer op de app-balk selecteren om continu serienummers in te voeren. De serienummers die u invoert, worden weergegeven in de lijst en hun status wordt gewijzigd in Registratie bezig. Het maximum aantal serienummers dat u in de lijst kunt registreren, is gelijk aan de ontvangsthoeveelheid. Als u een fout maakt, kunt u in het detailvenster de optie Bewerken of Wissen selecteren om wijzigingen aan te brengen in de serienummers die u hebt ingevoerd.
U kunt serienummers ook registreren op het tabblad Alle geserialiseerde artikelen van de pagina Serienummerbeheer. Selecteer in de lijst het artikel waarvoor u de serienummers wilt registreren.
Serienummers op geserialiseerde artikelen valideren
Voor een overboekingsorder moeten aan de uitgaande zijde de serienummers van de geserialiseerde artikelen worden geregistreerd tijdens het verzendproces. Voor een inkooporder kan de leverancier informatie over serienummers opgeven via een Advance Shipment Notice (ASN) en kunt u de nummers vooraf registreren voor de artikelen die worden verzonden. In beide gevallen zijn de serienummers bekend vóór de ontvangst. Aan de inkomende zijde hoeft u dus alleen te valideren dat u hebt ontvangen wat u had moeten ontvangen.
Om serienummers te valideren, kunt u de pagina Serienummerbeheer openen tijdens het ontvangstproces of op elk moment voordat de ontvangst wordt geboekt. Voor elk geserialiseerd artikel met vooraf geregistreerde serienummers worden alle serienummers op deze pagina automatisch ingesteld op de beginstatus Niet geregistreerd. Als u serienummers wilt valideren, kunt u ze scannen of invoeren. Als serienummers worden ingevoerd, wordt door de toepassing gecontroleerd of ze overeenkomen met de vooraf geregistreerde serienummers. Als ze overeenkomen, wordt de status gewijzigd in Registratie bezig. Anders ontvangt u een foutbericht. U kunt ook rechtstreeks een serienummer selecteren en vervolgens de optie Serienummer valideren in het deelvenster Details selecteren om het desbetreffende serienummer snel te markeren als gevalideerd. Het maximum aantal serienummers dat u in de lijst kunt valideren, is gelijk aan de ontvangsthoeveelheid.
U kunt serienummers ook valideren op het tabblad Alle geserialiseerde artikelen van de pagina Serienummerbeheer. Selecteer in de lijst het artikel waarvoor u de serienummers wilt valideren.
Geserialiseerde artikelen verzenden
U kunt de POS-bewerking Uitgaande voorraad gebruiken om serienummers te registreren voor geserialiseerde artikelen wanneer deze via een overboekingsorder vanuit de huidige winkel worden verzonden.
Serienummers registreren voor geserialiseerde artikelen
Voor een overboekingsorder ziet u tijdens het verzendproces van een geserialiseerd artikel de optie Serienummer beheren in een dialoogvenster. U kunt de optie selecteren om de pagina Serienummerbeheer te openen en om serienummers te registreren. U kunt deze stap ook overslaan tijdens het verzendproces en de invoer later opgeven voordat de zending wordt geboekt.
Standaard wordt het tabblad voor het huidige artikel weergegeven. Alle serienummerregels hebben een lege waarde voor het serienummer en de status Niet geregistreerd. U kunt streepjescodes voor serienummers scannen of u kunt Serienummer op de app-balk selecteren om continu serienummers in te voeren. De serienummers die u invoert, worden weergegeven in de lijst en hun status wordt gewijzigd in Registratie bezig. Het maximum aantal serienummers dat u in de lijst kunt registreren, is gelijk aan de verzendhoeveelheid. Als u een fout maakt, kunt u in het detailvenster de optie Bewerken of Wissen selecteren om wijzigingen aan te brengen in de serienummers die u hebt ingevoerd.
U kunt serienummers ook registreren op het tabblad Alle geserialiseerde artikelen van de pagina Serienummerbeheer. Selecteer in de lijst het artikel waarvoor u de serienummers wilt registreren.
U kunt eventueel validatie van de beschikbaarheid van serienummers inschakelen tijdens de registratie van serienummers voor een uitgaande overboekingsorder. Als u deze validatie uitvoert en een serienummer probeert te verzenden dat niet beschikbaar is in de voorraad van de verzendende winkel, ontvangt u een foutbericht en moet u een ander nummer opgeven.
Als u een dergelijke validatie wilt inschakelen, moet u de volgende taken plannen zodat deze regelmatig worden uitgevoerd:
- Detailhandel en Commerce>IT detailhandel en Commerce>Producten en voorraad>Beschikbaarheid product met traceringsdimensies.
- Detailhandel en Commerce>Distributieplanningen>1130 (Productbeschikbaarheid)
Geserialiseerde artikelen verkopen in POS
Hoewel de POS-toepassing altijd de verkoop van geserialiseerde artikelen heeft ondersteund, kunnen organisaties in Commerce, versie 10.0.17 en hoger, functionaliteit inschakelen waarmee de bedrijfslogica wordt verbeterd die wordt geactiveerd bij de verkoop van producten die zijn geconfigureerd voor het bijhouden van serienummers.
Wanneer de functie Verbeterde serienummervalidatie bij het vastleggen en afhandelen van POS-orders is ingeschakeld, worden de volgende productconfiguraties geëvalueerd bij de verkoop van geserialiseerde producten in POS:
- Instellen van Serietype voor het product (actief of actief in verkoop).
- Instellingen voor Lege uitgifte is toegestaan voor het product.
- Instellingen voor Fysieke negatieve voorraad voor het product en/of het verkopende magazijn.
Actieve seriële configuraties
Wanneer artikelen worden verkocht in POS die zijn geconfigureerd met een actieve traceringsdimensie voor serienummers, wordt een validatielogica gestart om te voorkomen dat gebruikers de verkoop van een geserialiseerd artikel voltooien met een serienummer dat niet kan worden gevonden in de huidige voorraad van het verkopende magazijn. Er zijn twee uitzonderingen op deze validatieregel:
- Als het artikel ook is geconfigureerd met Lege uitgifte is toegestaan ingeschakeld, kunnen gebruikers de invoer van het serienummer overslaan en het artikel verkopen zonder serienummeraanduiding.
- Als het artikel en/of het verkopende magazijn zijn geconfigureerd wanneer Fysieke negatieve voorraad is ingeschakeld, accepteert en verkoopt de toepassing een serienummer dat niet kan worden bevestigd als in voorraad in het magazijn waaruit het wordt verkocht. Met deze configuratie kan de voorraadtransactie voor dat specifieke artikel-/serienummer negatief worden en het systeem kan daarom de verkoop van onbekende serienummers toestaan.
Belangrijk
Om er zeker van te zijn dat de POS-toepassing op de juiste manier kan controleren of de serienummers die worden verkocht voor artikelen van het seriële type Actief in de voorraad van het verkopende magazijn aanwezig zijn, moeten organisaties de taak Beschikbaarheid product met traceringsdimensies en de bijbehorende taak voor de distributie van productbeschikbaarheid 1130 regelmatig uitvoeren in Commerce Headquarter. Wanneer er nieuwe geserialiseerde voorraad wordt ontvangen in de verkoopmagazijnen, moet het voorraadmodel regelmatig de kanaaldatabase bijwerken met de meest recente gegevens over de voorraadbeschikbaarheid, zodat het POS de voorraadbeschikbaarheid kan valideren van serienummers die worden verkocht. Voor de taak Beschikbaarheid product met traceringsdimensies wordt een actuele momentopname van de hoofdvoorraad gemaakt, inclusief serienummers, voor alle magazijnen van het bedrijf. Bij de distrbutietaak 1130 wordt die momentopname van de voorraad genomen en gedeeld met alle geconfigureerde kanaaldatabases.
Actieve seriële configuraties in verkoopprocessen
Artikelen die met de serienummers zijn geconfigureerd als Actief in verkoopproces, doorlopen geen logica voor voorraadvalidatie, omdat deze configuratie inhoudt dat de voorraadserienummers niet vooraf in de voorraad zijn geregistreerd en dat de serienummers alleen worden vastgelegd op het moment van verkoop.
Als Lege uitgifte is toegestaan ook is geconfigureerd voor artikelen die zijn geconfigureerd voor Actief in verkoopproces, kan de invoer van serienummers worden overgeslagen. Als Lege uitgifte is toegestaan niet is geconfigureerd, moet de gebruiker van de toepassing een serienummer invoeren, ook al wordt het nummer niet gevalideerd tegen de beschikbare voorraad.
Serienummers toepassen tijdens het maken van POS-transacties
De POS-toepassing vraagt gebruikers onmiddellijk om serienummers vast te leggen bij de verkoop van een artikel met een serienummer, maar de toepassing staat gebruikers niet toe om de invoer van serienummers tot op een bepaald punt in het verkoopproces over te slaan. Wanneer de gebruiker een betaling begint vast te leggen, dwingt de toepassing de invoer van een serienummer af voor alle artikelen die niet zijn geconfigureerd om te worden afgehandeld via toekomstige zendingen of het ophalen van artikelen. Voor alle geserialiseerde artikelen die geconfigureerd zijn voor cash-and-carry- of carryout-afhandeling, moet de gebruiker het serienummer vastleggen (of akkoord gaan dat deze optie wordt leeggelaten als de artikelconfiguratie dit toestaat) voordat de verkoop wordt afgerond.
Voor geserialiseerde artikelen die worden verkocht voor toekomstige ophalen of zending, kunnen POS-gebruikers het invoeren van het serienummer overslaan en nog steeds het maken van de klantorder voltooien. Wanneer het serienummer is ingesteld op Actief in verkoopproces, wordt het serienummer opgeslagen op de verpakkingsbon of factuur, maar niet op de verkooporderregel. Dus zelfs als de serienummerwaarde voor de detailhandeltransactie aanwezig is, wordt het serienummer niet op de verkooporderregel opgeslagen.
Notitie
Wanneer geserialiseerde producten worden verkocht of afgehandeld via de POS-toepassing, wordt een hoeveelheid van 1 afgedwongen voor de geserialiseerde artikelen in de verkooptransactie. Dit is het resultaat van de manier waarop de serienummergegevens in de verkoopregel worden bijgehouden. Wanneer u een transactie voor meerdere geserialiseerde artikelen verkoopt of afhandelt via POS, moet elke verkoopregel alleen worden geconfigureerd met de hoeveelheid '1'.
Serienummers toepassen tijdens het afhandelen van klantorders of het ophalen
Wanneer klantorderregels voor geserialiseerde producten worden uitgevoerd met de bewerking Orderafhandeling in POS, wordt in POS het vastleggen van serienummers afgedwongen vóór de uiteindelijke afhandeling van de order. Als er tijdens het vastleggen van de aanvankelijke order geen serienummer is opgegeven, moet dat nummer worden vastgelegd tijdens het verzamelen, verpakken of verzenden in POS. Bij elke stap wordt een validatie uitgevoerd en de gebruiker wordt alleen om serienummergegevens gevraagd als deze ontbreken of niet meer geldig zijn. Als een gebruiker bijvoorbeeld de stappen voor het verzamelen of verpakken overslaat en direct een zending start en een serienummer niet is geregistreerd voor de regel, vereist POS dat het serienummer eerst moet worden ingevoerd voordat de laatste factureringsstap wordt voltooid. Wanneer POS het vastleggen van het serienummer afdwingt tijdens bewerkingen voor de afhandeling van de order, zijn alle regels die eerder in dit artikel werden genoemd nog steeds van toepassing. Alleen geserialiseerde artikelen die als Actief zijn geconfigureerd, doorlopen een validatie van serienummers in voorraad. Artikelen die zijn geconfigureerd als Actief in verkoopproces, worden niet gevalideerd. Als Fysieke negatieve voorraad is toegestaan voor producten die zijn geconfigureerd als Actief, wordt een serienummer geaccepteerd, ongeacht de voorraadbeschikbaarheid. Voor artikelen met de status Actief en Actief in verkoopproces, als Lege uitgifte is toegestaan is geconfigureerd, kan een gebruiker serienummers leeglaten als dit is toegestaan tijdens het verzamelen, verpakken en verzenden.
Validaties voor serienummers worden ook uitgevoerd wanneer een gebruiker de bewerkingen voor ophalen voor klantorders in POS uitvoert. In de POS-toepassing kan het ophalen van een product met serienummers pas worden afgerond als de eerder genoemde validaties zijn doorlopen. De validaties zijn altijd gebaseerd op de traceringsdimensie van het product en de configuraties van het verkoopmagazijn.