Delen via

Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook

  • Artikel

U kunt Microsoft Dynamics 365 for Outlook gebruiken om e-mailberichten, contactpersonen, taken en afspraken bij te houden. Wanneer u een e-mailbericht, contactpersoon, taak of afspraakrecord bijhoudt, wordt een kopie van deze record opgeslagen als een activiteit in Dynamics 365 for Customer Engagement en gesynchroniseerd met de Outlook-record. U kunt dan deze record bekijken en bewerken in Dynamics 365 for Outlook of Customer Engagement. Als u Outlook synchroniseert op uw mobiele apparaat, kunt u ook toegang tot deze records krijgen op dat apparaat.

Het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook is een handmatig proces. Hierdoor kunt u uw persoonlijke Outlook-records gescheiden houden van uw Dynamics 365-apps-records.

Fooi

Het gebruik van de knop Bijhouden versus de knop Betreft instellen

Als u een record wilt bijhouden in Dynamics 365 for Outlook, klikt of tikt u op de knop Bijhouden of op de knop Betreft instellen voor de record die u wilt bijhouden.

Twee knoppen Bijhouden en Betreft instellen in Dynamics 365-apps

U kunt één van beide knoppen gebruiken om een record bij te houden, maar het is bijna altijd beter om de knop Betreft instellen te gebruiken. Als u de knop Betreft instellen gebruikt, kunt u een e-mailbericht, afspraak of taak aan een bepaalde Customer Engagement-record koppelen, zoals een account of verkoopkans, of zelfs aan een aangepast recordtype (entiteit). Sommige organisaties gebruiken de knop Betreft instellen tevens voor het bijhouden van projecten.

Het deelvenster voor bijhouden gebruiken

Wanneer een record wordt bijgehouden, wordt een Dynamics 365 for Customer Engagement-deelvenster (ook wel een "deelvenster voor bijhouden" genoemd) weergegeven onder aan de record. Dit deelvenster bevat de volgende informatie:

  • Of het item wordt bijgehouden

  • De betreffende record, indien ingesteld

  • De naam van het bovenliggende account voor contactpersonen, indien ingesteld

  • Koppelingen naar Customer Engagement-records voor e-mailontvangers. Dit is bijzonder nuttig als u snel toegang wilt krijgen tot de Customer Engagement-contactpersoonrecord van een e-mailontvanger of andere informatie wilt bekijken die is opgeslagen in Customer Engagement.

  • Gerelateerde records samen met een symbool dat het recordtype in Customer Engagement identificeert

  • Of de e-mailadressen, namen of distributielijsten in een e-mailbericht Customer Engagement-records zijn of niet

    Zo wordt bijvoorbeeld in de volgende schermopname het deelvenster voor bijhouden weergegeven voor een bijgehouden taak die aan het Adventure Works-account is gekoppeld:

    Deelvenster voor bijhouden met Betreft instellen-record in Dynamics 365-apps.

    U kunt de betreffende record, bovenliggende record voor een contactpersoon of gerelateerde records rechtstreeks vanuit het deelvenster voor bijhouden openen. Het deelvenster voor bijhouden bevat ook een knop Optie die snelle toegang biedt tot persoonlijke opties voor bijhouden.

Notitie

Het als u een e-mailbericht bijhoudt zonder eerst distributielijst uit te vouwen, wordt in het deelvenster voor bijhouden de naar van de distributielijst weergegeven. U kunt de afzonderlijke e-mailadressen bijhouden door de distributielijst uit te vouwen voordat u het bericht bijhoudt.

Wat u kunt doen nadat u een record hebt bijgehouden?

Nadat u een record hebt bijgehouden, kunt u de knoppen op het lint van Dynamics 365 for Outlook gebruiken om de volgende taken uit te voeren.

Om dit te doen taak Kiezen Van toepassing op:
De record rechtstreeks in Customer Engagement openen Afbeelding van de knop Weergeven in Dynamics 365-apps in Dynamics 365-apps. E-mail, afspraken, contactpersonen en taken
Een verbinding toevoegen tussen de record en een Customer Engagement-record waarmee verbindingen kunnen worden bijgehouden Afbeelding van de knop Verbinding toevoegen in Dynamics 365-apps. E-mail, afspraken, contactpersonen en taken
De record converteren naar een verkoopkans, potentiële klant of aanvraag in Customer Engagement Afbeelding van de knop Converteren naar in Dynamics 365-apps. E-mail, afspraken en taken
Een Customer Engagement-sjabloon invoegen Knop Sjabloon invoegen. Email
Een Customer Engagement-kennisartikel invoegen Afbeelding van de knop Artikel invoegen in Dynamics 365-apps. Email
Customer Engagement-verkoopdocumentatie toevoegen Afbeelding van de knop Verkoopdocumentatie in Dynamics 365-apps. Email

Fooi

Als deze knoppen niet beschikbaar zijn, is de record die is gemarkeerd om te worden bijgehouden mogelijk nog niet gesynchroniseerd. Dit kan gebeuren als uw organisatie serversynchronisatie gebruikt om e-mail, afspraken, contactpersonen en taken te synchroniseren, maar de synchronisatie nog niet heeft plaatsgevonden. Als de knop Weergeven in Dynamics 365-apps is ingeschakeld, is het record gesynchroniseerd. U kunt het deelvenster voor bijhouden (zoals eerder beschreven) ook gebruiken om te bepalen of de record is gesynchroniseerd.

Andere dingen die u moet weten over het bijhouden van records

Zie ook

Outlook-e-mail bijhouden door deze te verplaatsen naar een bijgehouden Exchange-map
Outlook-e-mails bijhouden door een knop te kiezen in Dynamics 365 for Outlook
Outlook-afspraken bijhouden in Dynamics 365 for Outlook
Outlook-contactpersonen bijhouden in Dynamics 365 for Outlook
Outlook-taken bijhouden in Dynamics 365 for Outlook
Records verwijderen die zijn bijgehouden met Dynamics 365 for Outlook
Persoonlijke opties instellen die van invloed zijn op het bijhouden en synchroniseren tussen Dynamics 365-apps en Outlook of Exchange
Veelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook