Outlook-afspraken bijhouden in Dynamics 365 for Outlook
U kunt een afspraak in Microsoft Dynamics 365 for Outlook bijhouden om een kopie van die afspraakrecord als activiteit in Dynamics 365 for Customer Engagement op te slaan. Dynamics 365 for Outlook synchroniseert de Customer Engagement-record met de Outlook-record zodat u de afspraak in beide hulpprogramma's kunt weergeven of bewerken. Als u Outlook op uw mobiele apparaat synchroniseert, kunt u ook toegang tot uw afspraakrecords krijgen op dat apparaat.
Het bijhouden van afspraken in Dynamics 365 for Outlook is een handmatig proces. Hierdoor kunt u uw persoonlijke afspraken gescheiden houden van uw Customer Engagement-afspraken. Synchronisatie van afspraken van Customer Engagement met Dynamics 365 for Outlook gaat echter automatisch. U kunt Dynamics 365 for Outlook gebruiken om afspraakrecords weer te geven waarvan u eigenaar bent en die in Customer Engagement zijn gemaakt.
Als u Microsoft Dynamics CRM 2015 voor Outlook of hoger gebruikt, kunt u ook afspraakbijlagen bijhouden als de beheerder deze mogelijkheid heeft ingeschakeld. U kunt de bijlagen vervolgens in Dynamics 365 for Outlook of Customer Engagement weergeven en bijwerken.
Belangrijk
Als u afspraken wilt synchroniseren tussen Dynamics 365 for Outlook en Customer Engagement, moet uw Outlook-e-mailadres overeenkomen met uw Customer Engagement-e-mailadres. U kunt niet van of naar meerdere e-mailadressen synchroniseren.
Een afspraak bijhouden
In Dynamics 365 for Outlook maakt u een afspraak zoals u dat normaal zou doen in Outlook.
Als u een bijlage wilt invoegen, klikt u op het tabblad Invoegen en selecteert u vervolgens een bijlage. Denk eraan dat sommige bestandsextensies door uw systeembeheerder kunnen worden geblokkeerd. Meer informatie: Dialoogvenster Systeeminstellingen - Tabblad Algemeen
Dynamics 365 for Outlook ondersteunt geen inline bijlagen (bijlagen toegevoegd aan de tekst van het bericht).
Notitie
De maximale bestandsgrootte voor een bijlage is 5 MB, maar dit kan tot 32 MB worden verhoogd door een systeembeheerder.
Als u een afspraak wilt bijhouden, voert u een van de volgende stappen uit:
Als u de afspraakrecord wilt bijhouden zonder deze aan een specifieke record in Customer Engagement te koppelen, klikt u op het tabblad Afspraak in de groep Customer Engagement op Bijhouden.
-Of-
Als u de taak wilt bijhouden en wilt koppelen aan een bepaalde Customer Engagement-record (bijvoorbeeld, een bepaalde account), klikt u op Betreft instellen, klikt u op Meer en zoekt u de record in het dialoogvenster Record opzoeken. Nadat u de gewenste record hebt gevonden, kiest u Toevoegen.
Als u op de knop Bijhouden of de knop Betreft instellen klikt, ziet u een Dynamics 365 for Customer Engagement-deelvenster (ook het "bijhoudvenster" genoemd) onder aan de afspraakrecord. Dit deelvenster geeft aan dat de record wordt bijgehouden en bevat koppelingen naar gerelateerde records. Als u een Betreffende-waarde instelt, geeft Dynamics 365 for Outlook ook een koppeling naar de Betreffende-record. Meer informatie over hoe bijhouden werkt.
Opmerkingen
Als u een afspraak niet langer wilt bijhouden, opent u de afspraakrecord en klikt u op de knop Bijhouden stoppen.
Nadat een afspraakbijlage is gesynchroniseerd en verschillende gebruikers de bijlage bijwerken in Dynamics 365 for Outlook en Customer Engagement, wordt de laatste update opgeslagen.
Nadat een afspraak is gesynchroniseerd en als u of een andere gebruiker het onderwerp van de afspraak in Dynamics 365 for Outlook of Customer Engagement wijzigt, wordt de afspraak niet meer bijgehouden (niet meer gesynchroniseerd).
U kunt geen bijlagen in terugkerende afspraken of serviceafspraken synchroniseren in Dynamics 365 for Outlook.
Zie ook
Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Veelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook