Neem klant- en verkoopgegevens snel op in uw app door de gegevens te importeren. Dynamics 365 Sales-processen worden op de achtergrond geïmporteerd. Nadat een importbewerking is voltooid, kunt u controleren welke records zijn geïmporteerd, welke niet en welke gedeeltelijk. Als u de records wilt herstellen die niet zijn geïmporteerd, moet u deze naar een afzonderlijk bestand exporteren, herstellen en vervolgens opnieuw importeren. U kunt alle records verwijderen die gerelateerd zijn aan de importbewerking.
Licentie- en rolvereisten
Vereistetype
U moet over het volgende beschikken
Licentie
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise of Dynamics 365 Sales Professional Meer informatie: Dynamics 365 Sales-prijzen
Selecteer in de Verkoophub-app het pictogram Instellingen en vervolgens Geavanceerde instellingen.
Volg de instructies in Gegevens importeren om gegevens in Dynamics 365 te importeren.
Het importeren van uw bestand voorbereiden
Volg deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat een bestand goed kan worden geïmporteerd:
Sla records voor elk recordtype op in een afzonderlijk bestand.
Controleer of het bestand een van de volgende indelingen heeft:
Bestand met door komma's gescheiden waarden (CSV), een gegevensbestand met de bestandsextensie .csv. Gewoonlijk bestaat een CSV-bestand uit velden en records, opgeslagen als tekst, waarin de velden van elkaar zijn gescheiden door komma's.
Excel-sjabloon.
Als uw importbestand een CSV-bestand is, moet u controleren of het correct wordt gescheiden. U kunt dubbele aanhalingstekens (") of enkele aanhalingstekens (') als gegevensscheidingstekens gebruiken.
Zorg dat de eerste regel van een bestand de kolomkoppen bevat.
Bewerk het bestand en voeg kolomkoppen toe (de tekst die wordt gebruikt in de eerste rij van een spreadsheet of bestand waarmee de gegevens in de kolommen van labels worden voorzien), als die nog niet aanwezig zijn.
Notitie
Controleer of het CSV-bestand geen van de volgende items bevat:
Meerdere regels in de eerste rij (veldnamenrij).
Aanhalingstekens in de eerste rij. Gewoonlijk worden dubbele aanhalingstekens in Dynamics 365 Sales Professionalgebruikt als gegevensscheidingstekens.
Gegevens die door een puntkomma (;) of komma (,) van elkaar worden gescheiden. In Dynamics 365 Sales Professional worden puntkomma's en komma's als scheidingstekens voor velden gebruikt.
Belangrijk
Als u bestanden snel wilt importeren, helpt het als de kolomkoppen overeenkomen met de weergavenaam van de velden in Dynamics 365 Sales. Dit helpt bij de automatische toewijzing van gegevens terwijl u importeert. (De weergavenaam is een label dat standaard wordt gebruikt als een kenmerk wordt weergegeven in een formulier, lijst of rapport. De weergavenaam voor elk kenmerk kan in het gebied Aanpassing worden gewijzigd door een gebruiker met de juiste beveiligingsrol.)
Controleer of er gegevens bestaan voor alle vereiste velden.
Een record kan alleen worden geïmporteerd als alle voor de bedrijfsvoering vereiste Dynamics 365 Sales-velden zijn toegewezen en als er gegevens bestaan in alle bronkolommen die zijn toegewezen aan de vereiste velden. (Voor de bedrijfsvoering vereiste velden zijn kenmerken die vereist zijn voordat een record kan worden opgeslagen. Vereiste velden worden aangeduid met een sterretje.) U kunt de vereiste velden van tevoren bepalen of tijdens het importeren constateren of er vereiste toewijzingen ontbreken. In beide gevallen moet u ervoor zorgen dat de vereiste gegevens voor elke record zijn opgenomen.
Als u wilt bepalen welke velden vereist zijn voor de onderneming, opent u het formulier voor het recordtype alsof u een nieuwe record maakt en kijkt u welke velden met een rood sterretje (*) zijn gemarkeerd.
In de volgende lijst ziet u standaardvelden van het type Onderneming vereist voor recordtypen die vaak worden geïmporteerd:
Product: Standaardeenheid, Eenhedengroep, Aantal cijfers achter de komma
Voorbeeld met potentiële klanten die moeten worden geïmporteerd:
In het volgende voorbeeld ziet u hoe een CSV-bestand met potentiële klanten die kunnen worden geïmporteerd er ongeveer uitziet. De eerste regel bevat de veldnamen en de overige regels worden geïmporteerd als gegevens.
De maximumbestandsgrootte voor importeren is standaard 8 MB .
Records importeren uit een Excel-sjabloon
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkoopinstellingen. Selecteer onder Standaardinstellingen de optie Gegevens importeren.
Selecteer op de pagina Gegevens importeren in de vervolgkeuzelijst Gegevenstype het recordtype waarvoor u de gegevens wilt importeren. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestandstype de optie Excel en selecteer vervolgens Importeren starten.
Selecteer Bladeren om een bestand te uploaden.
Selecteer Volgende.
Alle velden in het bronbestand worden automatisch toegewezen. Selecteer Importeren voltooien.
Records uit een CSV-bestand importeren
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkopeninstellingen en selecteer onder Standaardinstellingen de optie Gegevens importeren.
Selecteer op de pagina Gegevens importeren in de vervolgkeuzelijst Gegevenstype het recordtype waarvoor u de gegevens wilt importeren. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestandstype de optie CSV en selecteer vervolgens Importeren starten.
Volg de stappen in "Uw bestand voor import voorbereiden" om te controleren of de importbewerking is geslaagd.
Selecteer een bestand om te uploaden. Alleen een bestand met door komma's gescheiden waarden en een Excel-sjabloonbestand worden ondersteund.
Selecteer Volgende.
Als u een alternatieve sleutel hebt gedefinieerd, selecteert u deze in de vervolgkeuzelijst Alternatieve sleutel.
De alternatieve sleutel wordt in plaats van de primaire sleutel gebruikt om records uniek te identificeren en bij te werken tijdens een import. Sommige externe gegevenssystemen slaan geen primaire sleutels op. In dergelijke gevallen kan een alternatieve sleutel worden gebruikt om records uniek te identificeren.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst Gegevensscheidingsteken het gegevensscheidingsteken dat u in uw CSV-bestand hebt gebruikt.
Selecteer Toewijzingen controleren.
Controleer op de pagina Toewijzingen controleren hoe uw kolomkoppen zijn toegewezen aan de velden in Dynamics 365 Sales Professional.
Standaard worden in de sectie Primaire velden aan de linkerzijde van de wizard alle vereiste velden voor de entiteit weergegeven die moeten worden toegewezen om de gegevens te importeren.
Notitie
Als u een alternatieve sleutel hebt geselecteerd, worden alle velden van de alternatieve sleutel ook vereiste velden en moeten deze worden toegewezen.
Als de kolomkoppen van het bronbestand overeenkomen met de weergavenamen van de velden, worden deze velden automatisch toegewezen. Alle toegewezen velden worden weergegeven met een groen vinkje.
Als de kolomkoppen niet overeenkomen, worden de niet-toegewezen velden weergegeven met een rood uitroepteken. Selecteer een Dynamics 365-veld om het toe te wijzen aan de niet-toegewezen kolomkop van uw bestand.
Fooi
Als u snel wilt filteren op alleen de niet-toegewezen velden, selecteert u Niet-toegewezen in de vervolgkeuzelijst Toewijzingskenmerken.
In de sectie Optionele velden worden aan de linkerzijde de kolomkoppen in uw bronbestand weergegeven. Als de kolomkoppen overeenkomen met de weergavenamen van de velden, worden de velden automatisch geselecteerd in de corresponderende vervolgkeuzelijsten.
Als de kolomkoppen niet overeenkomen, worden de niet-toegewezen velden weergegeven met een rood uitroepteken.
Selecteer een Dynamics 365 Sales Professional-veld om het toe te wijzen aan de niet-toegewezen kolomkop van uw bestand. U kunt ook Negeren selecteren in de vervolgkeuzelijst. Als u Negeren selecteert voor een kolom, worden de gegevens in deze kolom niet geïmporteerd in Dynamics 365 Sales Professional.
Als een kolom in het bronbestand een vaste reeks waarden bevat, moet u de kolom bij het importeren van gegevens toewijzen aan een veld van het type Optieset. Een kolom van dit type heeft waarden zoals "Ja" of "Nee" of "Heet", "Warm" of "Koud". Als u dit wilt doen, selecteert u het pictogram naast het optiesetveld. De sectie Toewijzing van optieset wordt geopend:
Selecteer voor elk item onder Bronoptiewaarden een item in de lijst Dynamics 365-optiewaarden om het toe te wijzen en selecteer vervolgens OK.
Wanneer u de bronwaarden aan items in de lijst Dynamics 365-optiewaarden toewijst, zorgt de wizard Gegevens importeren dat de items uit de bronwaarden tijdelijk aan de items van de lijst Dynamics 365-optiewaarden worden toegevoegd. U kunt de bronlijstwaarden aan de bestaande opties in Dynamics 365 of aan de toegevoegde waarden toewijzen. Als u een van de toegevoegde waarden toewijst, worden deze nieuwe waarden gemaakt in Dynamics 365 Sales Professional.
De bronwaarden en de Dynamics 365-doelwaarden kunnen vóór het starten van het importproces bijvoorbeeld als volgt zijn:
Bronwaarden
Dynamics 365 Sales Professional-doelwaarden
Laag
Koud
Hoog
Warm
Heet
Tijdens het importproces worden de bronwaarden door de wizard Gegevens importeren toegevoegd aan de Dynamics 365-doelwaarden:
Bronwaarden
Dynamics 365 Sales Professional-doelwaarden
Laag
Koud
Hoog
Warm
Heet
Laag
Hoog
U kunt "Laag" in de bronwaarden toewijzen aan "Koud" in de Dynamics 365-doelwaarden. Verder kunt u "Hoog" in de bronwaarden toewijzen aan "Hoog" in de Dynamics 365-doelwaarden.
Op basis van deze toewijzingen maakt de wizard Gegevens importeren "Hoog" als Dynamics 365-doelwaarde. "Laag" wordt niet als Dynamics 365-doelwaarde gemaakt omdat u geen bronwaarde aan de toegevoegde Dynamics 365-doelwaarde "Laag" hebt toegewezen.
Notitie
U kunt een kolom in het bronbestand ook toewijzen aan een veld van het type Twee opties en Optieset voor meervoudige selectie (waarbij een veld meerdere waarden kan hebben). U moet elk van de bronoptiewaarden toewijzen aan de items in de lijst Dynamics 365-optiewaarden. Als uw bronbestand waarden bevat die niet beschikbaar zijn in Dynamics 365 Sales Professional en u toewijst aan een veld van het type Optieset voor meervoudige selectie, worden er geen nieuwe waarden gemaakt.
Als sommige gegevens in uw bronbestand verwijzen naar andere bestaande records in Dynamics 365 Sales Professional, moet u de kolom in het bronbestand toewijzen aan een opzoekveld van Dynamics 365 Sales Professional.
Stel dat u het bestand Potentiële klanten.csv met klantrecords wilt importeren. De kolom Klant in Potentiële klanten.csv bevat de gekoppelde account- of contactpersoonsgegevens.
Als u dit wilt doen, selecteert u het pictogram naast het opzoekveld. De sectie Opzoekverwijzing wordt geopend en bevat de gerelateerde entiteiten voor de huidige entiteit. Selecteer voor elke entiteit de velden die tijdens het importeren moeten worden doorzocht om de relaties tussen de records te behouden. Selecteer vervolgens OK.
Als u deze toewijzingen wilt opslaan als een gegevenstoewijzing, geeft u een naam op in het vak Uw gegevenstoewijzing een naam geven.
U kunt simpelweg deze gegevenstoewijzing selecteren wanneer u in de toekomst gelijksoortige gegevens wilt importeren. De gegevenstoewijzing wijst gegevens toe op basis van de toewijzingen die u eerder hebt gedefinieerd.
Selecteer Importeren voltooien wanneer u elke kolom in het bronbestand hebt toegewezen aan een veld in Dynamics 365 Sales Professional of Negeren hebt geselecteerd in de lijst onder Dynamics 365-entiteitsvelden.
De resultaten van een import weergeven en fouten corrigeren
U kunt eventuele fouten pas verbeteren als het importeren is voltooid.
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkopeninstellingen en selecteer onder Standaardinstellingen de optie Gegevens importeren.
Op de pagina Gegevens importeren, in de sectie Importerenlogboek worden de taken voor alle importbewerkingen weergegeven.
De voortgang van het importeren controleren.
De kolom Status geeft de reden aan voor de status van de import. De voortgang wordt met een van de volgende waarden aangeduid:
Ingediend
Parseren
Transformeren
Importeren
Voltooid
Zodra de import is voltooid, bevatten de kolommen Geslaagd, Fouten en Gedeeltelijke fouten het aantal records dat is geïmporteerd, is mislukt of gedeeltelijk is geïmporteerd.
Open het importbestand om te controleren welke records niet zijn geïmporteerd of gedeeltelijk zijn geïmporteerd. Open de importbestandsrecord.
Selecteer passende tabbladen om informatie over mislukte, geslaagde en gedeeltelijk mislukte recordimports weer te geven.
Exporteer op het tabblad Fouten rijen die niet zijn geïmporteerd, naar een nieuw CSV-bestand. Selecteer Rijen met fouten exporteren. U kunt de fouten in dit bestand verbeteren en het bestand vervolgens importeren.
Geïmporteerde records verwijderen
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkopeninstellingen en selecteer onder Standaardinstellingen de optie Gegevens importeren.
Importetaken voor alle importbewerkingen worden weergegeven in de sectie Importlogboek.
Selecteer het importbestand dat u wilt verwijderen en voer een van de volgende handelingen uit:
Bronimportbestand verwijderen. Hiermee wordt het importlogboek met alle details verwijderd.
Geïmporteerde records verwijderen. Hiermee worden alle records verwijderd die zijn geïmporteerd uit het geselecteerde bestand.
Alles verwijderen. Hiermee wordt het importbestand verwijderd met de records die uit het importbestand zijn geïmporteerd.
Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.
en vervolgens Geavanceerde instellingen.
naast het optiesetveld. De sectie Toewijzing van optieset wordt geopend:
naast het opzoekveld. De sectie Opzoekverwijzing wordt geopend en bevat de gerelateerde entiteiten voor de huidige entiteit. Selecteer voor elke entiteit de velden die tijdens het importeren moeten worden doorzocht om de relaties tussen de records te behouden. Selecteer vervolgens OK.
