Microsoft Word biedt krachtige manieren om uw Dynamics 365 Sales-gegevens te presenteren in een gestandaardiseerd en goed opgemaakt document. Gebruik Word-sjablonen om ervoor te zorgen dat alle documenten die naar uw klanten uitgaan een consistente vormgeving hebben, in overeenstemming met de huisstijl van uw organisatie. U kunt uw sjabloon gemakkelijk maken en met anderen delen.
Licentie- en rolvereisten
Vereistetype
U moet over het volgende beschikken
Licentie
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise of Dynamics 365 Sales Professional Meer informatie: Dynamics 365 Sales-prijzen
Volg de stappen in dit onderwerp om Word-sjablonen in Dynamics 365 Sales Professional te maken.
Stap 1: Maak een Word-sjabloon
Controleer of u over de rol van Systeembeheerder in Dynamics 365 Sales Professional beschikt.
Selecteer in het siteoverzicht de optie Verkoopinstellingen.
Selecteer onder Geavanceerde instellingen de optie Excel- en Word-sjablonen.
Selecteer Nieuwe sjabloon.
Selecteer in het deelvenster Sjabloontype maken de optie Word-sjabloon en selecteer daarna Volgende.
Selecteer de entiteit waarop de sjabloon van toepassing is. De sjabloon gebruikt gegevens uit deze entiteit.
Selecteer Gerelateerde entiteiten kiezen om de velden toe te voegen die u in de Word-sjabloon wilt opnemen. Het dialoogvenster Gerelateerde entiteit kiezen wordt geopend.
De relaties die u in dit scherm selecteert, bepalen welke entiteiten en velden later beschikbaar zijn wanneer u de Word-sjabloon definieert. Selecteer alleen de relaties die u nodig hebt om Dynamics 365 Sales Professional-gegevens toe te voegen aan de Word-sjabloon. Selecteer Gereed als u klaar bent.
Hier volgen enkele voorbeeldrelaties voor de entiteit Account:
1:N-relatie. Een account kan meerdere contactpersonen hebben.
N:1-relatie. Een potentiële klant, account of contactpersoon kan meerdere accounts hebben.
N:N-relatie. Een account kan meerdere marketinglijsten hebben. Een marketinglijst kan meerdere accounts hebben.
Notitie
Om ervoor te zorgen dat documenten tijdig worden gedownload, geldt er een maximumaantal van 100 voor het aantal gerelateerde records dat voor elke relatie wordt geretourneerd. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een account exporteert en u een lijst met de contactpersonen wilt opnemen, retourneert het document maximaal 100 van de contactpersonen van de account.
Selecteer in het dialoogvenster Entiteit selecteren de optie Volgende.
Selecteer Downloaden om op de lokale computer een Word-bestand te maken waarin de geëxporteerde entiteit is opgenomen als XML-gegevens.
Als u de sjabloon later wilt uploaden, schakelt u het selectievakje Upload de sjabloon later in en selecteert u Volgende.
Als u de sjabloon wilt uploaden nadat u de gegevens hebt aangepast, gaat u naar de lijst met sjablonen en selecteert u Sjabloon uploaden.
Open het bestand van de Word-sjabloon. Op dit punt lijkt het document leeg te zijn.
Als u XML-gegevens in Dynamics 365 Sales Professional wilt bekijken en toevoegen, moet u het tabblad Word-ontwikkelaar inschakelen.
Ga naar Bestand>Opties>Lint aanpassen en schakel het selectievakje Ontwikkelaar in.
Selecteer OK.
Het tabblad Ontwikkelaar wordt nu op het Word-lint weergegeven.
Stap 3: De Word-sjabloon definiëren
Gebruik het XML-toewijzingsvenster om de Word-sjabloon te definiëren met Dynamics 365 Sales Professional-entiteitsvelden.
Selecteer in uw Word-sjabloon de optie Ontwikkelaar>XML-toewijzingsvenster.
Het standaard-XML-schema is geselecteerd.
Selecteer het Dynamics 365 Sales Professional-XML-schema. Het begint met “urn:microsoft-crm/document-template/”.
Belangrijk
Als vaak per ongeluk bewerkingen voorkomen waardoor Word traag reageert of vastloopt, moet u de AutoCorrectie-opties uitschakelen volgens de instructies in de sectie: "Een bekend probleem en hoe u het kunt vermijden".
Vouw de entiteit uit om alle beschikbare velden weer te geven, klik met de rechtermuisknop op het veld dat u wilt toevoegen en selecteer Inhoudsbesturingselement invoegen>Tekst zonder opmaak.
Het veld uit Dynamics 365 Sales Professional wordt toegevoegd aan de Word-sjabloon.
Voeg extra entiteitsvelden toe, voeg beschrijvende labels en tekst toe en maak het document op.
Een voltooide sjabloon kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Sommige inhoudsbesturingselementvelden die u hebt toegevoegd, hebben waarschijnlijk meerdere regels met gegevens. Accounts kunnen bijvoorbeeld meer dan één contactpersoon hebben. Als u alle gegevens in uw Word-sjabloon wilt opnemen, stel dan het inhoudsbesturingselementveld in op herhalen.
Inhoudsbesturingselementvelden instellen op herhalen
Plaats velden met herhalende gegevens in een tabelrij.
Selecteer de volledige tabelrij in de sjabloon.
Klik in het XML-toewijzingsvenster met de rechtermuisknop op de relatie met de velden met inhoudsbesturingselementen en selecteer vervolgens Herhalend.
Als u de Word-sjabloon gebruikt in Dynamics 365 Sales Professional om een document te maken, wordt de tabel gevuld met meerdere gegevensrijen.
Als de sjabloon de gewenste velden en opmaak heeft, slaat u deze op en uploadt u deze naar Dynamics 365 Sales Professional.
Stap 4: Upload de Word-sjabloon terug naar naar de Sales-app
Als uw Word-sjabloon aan al uw wensen voldoet, slaat u de sjabloon op, zodat u deze kunt uploaden naar Dynamics 365 Sales Professional.
Een beheerder kan de pagina Geavanceerde instellingen gebruiken om de Word-sjabloon te uploaden naar Dynamics 365 Sales Professional.
Notitie
Gebruikers in uw organisatie kunnen zien welke sjablonen voor hen beschikbaar zijn door op de opdrachtbalk in de lijst met records de knop Word-sjablonen te selecteren.
Ga in de Sales Professional-app naar Geavanceerde instellingen>Excel- en Word-sjablonen.
Selecteer Sjabloon uploaden.
Zoek en upload het bestand.
Selecteer Uploaden.
Er wordt een overzicht weergegeven van het bestand dat u uploadt.
Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.
Binnenkort beschikbaar: In de loop van 2024 zullen we GitHub-problemen geleidelijk uitfaseren als het feedbackmechanisme voor inhoud en deze vervangen door een nieuw feedbacksysteem. Zie voor meer informatie: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
en vervolgens Geavanceerde instellingen.
