Recorddistributie in toewijzingsregels begrijpen
In Dynamics 365 Sales distribueren of wijzen toewijzingsregels automatisch nieuwe en bijgewerkte potentiële klanten, verkoopkansen en inzichten toe aan uw verkoopteam. Het geautomatiseerde proces bespaart u tijd en moeite en optimaliseert de werklast voor uw verkoopteam.
Toewijzingsregels kunnen deze records op twee manieren distribueren: round robin of taakverdeling.
- In round robin-distributie is de belangrijkste overweging het moment waarop verkopers voor het laatst een record hebben toegewezen.
- In taakverdelingsdistributie is de belangrijkste overweging hun capaciteit, of het aantal actieve records waaraan ze werken.
Afhankelijk van de definitie kan een regel die prioriteit geeft aan taakverdeling nog steeds gebruik maken van round robin-criteria om records aan verkopers toe te wijzen.
Het is belangrijk om zowel de verschillen daartussen te begrijpen als hoe andere criteria, zoals de werklast en planningen van uw verkopers, van invloed zijn op de manier waarop records worden toegewezen.
Segmenten en toewijzingsregels maken deel uit van de functie Werktoewijzing. Werktoewijzing is beschikbaar in verkoopversneller versie 9.1.23074.10021 en wordt gefaseerd uitgerold over verschillende regio's. Meer informatie over werktoewijzing.
Round Robin-distributie
Round robin-toewijzing verdeelt een nieuw of bijgewerkt record eerlijk onder de verkopers die aan de criteria van de regel voldoen. Dit geeft de record aan de verkoper die het langst heeft gewacht op een nieuwe potentiële klant, verkoopkans of inzicht, inclusief records die handmatig of door een invoegtoepassing zijn toegewezen.
Notitie
De volgorde van toewijzing van verkopers met behulp van het round robin-algoritme wordt opgeslagen op organisatieniveau en niet op regelniveau.
Laten we een aantal scenario's bekijken round robin-distributie te begrijpen.
Scenario 1
Om 13:33 uur wordt een potentiële klant in het systeem ingevoerd. Op basis van de selectiecriteria die in de toewijzingsregel zijn gedefinieerd, kunnen drie verkopers mogelijk aan de potentiële klant werken:
| Verkoper | Degene aan wie het laatst een potentiële klant is toegewezen |
|---|---|
| Mirjam | 10:02 uur |
| Sanjay | 10:31 uur |
| Susana | 11:17 uur |
Miriams laatste opdracht is eerder dan die van Sanjay en Susana. Ze wacht al het langst, dus de potentiële klant wordt aan haar toegewezen en de tijd van haar laatste opdracht wordt bijgewerkt.
Om 13:50 uur wordt er een nog een potentiële klant in het systeem ingevoerd. Deze keer beschikken alleen Miriam en Sanjay over de vereiste kenmerken om eraan te werken:
| Verkoper | Degene aan wie het laatst een potentiële klant is toegewezen |
|---|---|
| Mirjam | 33:33 uur |
| Sanjay | 10:31 uur |
Maar deze keer wacht Sanjay langer dan Miriam. Sanjay krijgt de potentiële klant toegewezen.
Scenario 2
Laten we ervan uitgaan dat u drie verkopers hebt: Miriam, Sanjay en Susana. Er wordt een set regels gemaakt voor het toewijzen van records aan deze personen. De oorspronkelijke volgorde is Miriam, Sanjay en Susana.
- Regel 1 wijst een inkomende lead 1 toe aan Miriam. De nieuwe volgorde wordt Sanjay, Susana en Miriam.
- Regel 2 wijst de volgende inkomende lead 2 toe aan Sanjay. Nu is de volgorde Susana, Miriam en Sanjay.
- Regel 3 wijst lead 3 toe aan Susana. De uiteindelijke volgorde wordt Miriam, Sanjay en Susana.
- Nu komt er een nieuwe lead binnen in de toepassing: Regel 1 wijst lead 4 toe aan Miriam.
Het is u echter misschien opgevallen dat alleen Regel 1 de record twee keer achter elkaar aan Miriam toewijst. Dit komt omdat de volgorde van het toewijzen van records wordt opgeslagen op organisatieniveau en niet op regelniveau.
Scenario 3
Laten we ervan uitgaan dat u twee verkopers hebt: Miriam en Sanjay. Er wordt een regel gemaakt voor het toewijzen van records aan deze personen. De oorspronkelijke volgorde is Miriam en Sanjay.
Als Lead 1 nu door Miriam wordt gegenereerd, wordt zij automatisch de eigenaar ervan. Als gevolg hiervan wordt de lead, wanneer de regel wordt uitgevoerd, toegewezen aan Sanjay, aangezien Miriam al de eigenaar is en onderdeel is van de distributielijst. De nieuwe toewijzingsvolgorde verandert in Miriam en Sanjay.
Dit komt doordat wanneer een verkoper een nieuwe record aanmaakt, deze automatisch wordt opgenomen in de distributielijst. Dit heeft invloed op de volgorde van toewijzing voor toekomstige records.
Taakverdelingsdistributie
Met taakverdelingstoewijzing worden de verkopers gevonden die aan de criteria van de regel voldoen en wordt de record doorgegeven aan degene die meer werk op zich kan nemen. Deze methode zorgt ervoor dat alle verkopers een eerlijk deel van het werk krijgen en vermindert de ongelijke werkdruk.
Laten we een voorbeeld bekijken om taakverdelingsdistributie te begrijpen.
Er wordt een potentiële klant in het systeem ingevoerd. Op basis van de selectiecriteria die in de toewijzingsregel zijn gedefinieerd, kunnen drie verkopers mogelijk aan de potentiële klant werken:
| Verkoper | Beschikbare capaciteit |
|---|---|
| Mirjam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana kan momenteel meer werk aan dan Miriam of Sanjay. Susana krijgt de potentiële klant toegewezen, en haar beschikbare capaciteit bedraagt nu 14.
Laten we, als we verdergaan met dit voorbeeld, aannemen dat Miriam, Sanjay en Susana allemaal aan de volgende binnenkomende potentiële klanten kunnen werken.
Er worden twee nieuwe potentiële klanten in het systeem ingevoerd. Susana heeft nog steeds de meeste beschikbare capaciteit, dus de potentiële klanten worden aan haar toegewezen. Daarna ziet hun beschikbare capaciteit er als volgt uit:
| Verkoper | Beschikbare capaciteit |
|---|---|
| Mirjam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Er verschijnt nog een potentiële klant in het systeem. Sanjay en Susana zijn gelijkwaardig beschikbaar. Susana heeft recentelijk een potentiële klant toegewezen gekregen, dus deze nieuwe wordt toegewezen aan Sanjay op basis van het round robin-criteria. Nu ziet hun beschikbare capaciteit er als volgt uit:
| Verkoper | Beschikbare capaciteit |
|---|---|
| Mirjam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam sluit drie potentiële klanten af, waardoor haar beschikbare capaciteit wordt vergroot naar 13. Er wordt een nieuwe potentiële klant in het systeem ingevoerd. Miriam heeft nu de meeste capaciteit, dus deze wordt aan haar toegewezen.
Overige distributiecriteria
Toewijzingsregels geven op verschillende manieren prioriteit aan eerlijkheid, afhankelijk van of u kiest voor round robin- of taakverdelingsdistributie. Maar eerlijkheid is niet de enige overweging bij het toekennen van records. Ze kunnen ook overwegen of verkopers beschikbaar zijn om meer werk op zich te nemen, dat wil zeggen de werklast en het werkschema van de verkopers.
Rekening houden met de werklast van de verkoper
In uw toewijzingsregeldefinities kunt u Toewijzen recordtype selecteren op basis van de capaciteit van de verkoper. Met deze optie worden records alleen gedistribueerd naar verkopers die de capaciteit hebben om eraan te werken. Als niemand over capaciteit beschikt, worden de records niet toegewezen.
Laten we even later op dezelfde dag nog eens naar ons verkoopteam kijken.
Er wordt een nieuwe potentiële klant in het systeem ingevoerd. Op basis van de selectiecriteria die in de toewijzingsregel zijn gedefinieerd, kunnen vier verkopers mogelijk aan de potentiële klant werken:
| Verkoper | Laatste toewijzing | Beschikbare capaciteit |
|---|---|---|
| Sanjay | 37:37 uur | 0 |
| Susana | 57:57 uur | 4 |
| David | 02:02 uur | 0 |
| Mirjam | 35:35 uur | –2 |
Alleen al met round robin-distributie zou Miriam de leiding krijgen, omdat zij langer op een opdracht wacht dan de anderen. U hebt de regel echter ingesteld op Potentiële klanten toewijzen verkopercapaciteit, en de beschikbare capaciteit van Miriam is momenteel –2. Sanjay wacht al het langst, maar zijn beschikbare capaciteit is 0. De potentiële klant gaat dan naar Susana.
Als geen enkele verkoper die aan de criteria voldeed een beschikbare capaciteit had die groter was dan nul, zou de potentiële klant niet worden toegewezen.
Werkschema van verkoper overwegen
In de definities van uw toewijzingsregels kunt u Toewijzen als een verkoper beschikbaar is binnen N uren selecteren, waarbij N een geheel getal van 1 tot en met 120 is. Met deze optie worden records alleen gedistribueerd naar verkopers wier werkschema aangeeft dat ze beschikbaar zijn binnen de tijd die u selecteert. Als dit niet het geval is, worden de records niet toegewezen. Meer informatie over het instellen van de beschikbaarheid van uw verkopers.
De regel beschouwt gekoppelde verkopers eerst op basis van toewijzingsprioriteit (taakverdeling of round robin) en vervolgens op basis van wie beschikbaar is, vanaf nu tot de maximaal toegestane tijd.
Zoals u in het volgende diagram ziet, worden gekoppelde verkopers verdeeld in zes perioden van elk 24 uur, op basis van hun werkschema's. Als er geen verkopers in de eerste categorie vallen, heeft round robin-distributie voorrang op taakverdeling, zelfs als taakverdelingsdistributie prioriteit krijgt. De regel blijft de buckets van boven naar beneden evalueren. Wanneer er buckets worden aangetroffen die niet leeg zijn, wijst de regel de potentiële klant toe aan de verkopers in de bucket op basis van het round robin-criteria.
Laten we een voorbeeld bekijken om te begrijpen hoe de werkschema's van verkopers de toewijzing van records beïnvloeden.
In uw toewijzingsregels geeft u prioriteit aan round robin-distributie en stelt u een tijdslimiet van 48 uur in.
Op vrijdagavond komt er een nieuwe potentiële klant in het systeem via een aanvraagformulier op uw website. Verschillende verkopers voldoen aan de criteria van een toewijzingsregel, maar geen van hen werkt nu. Vervolgens houdt de regel rekening met overeenkomende verkopers die binnen de komende 24 uur beschikbaar zijn. Die dag is zaterdag. Normaal gesproken zou Sanjay werken, maar volgens zijn agenda is hij op vakantie. Er zijn geen andere verkopers beschikbaar, dus de regel kijkt naar de komende 24 uur. Ook op zondag werkt niemand. De regel heeft de limiet van 48 uur bereikt, dus de potentiële klant wordt niet toegewezen. Als de tijdslimiet 60 uur was geweest, zou de potentiële klant zijn toegewezen aan de eerste verkoper die maandagochtend beschikbaar was.
Voorbeelden
Laten we nog een paar voorbeelden in detail bekijken om te begrijpen hoe de beschikbaarheid en werklast van verkopers de round robin- en taakverdelingsdistributie beïnvloeden. Laten we de volgende notatie gebruiken voor beschikbaarheid van een verkoper op het moment van routering:
- 0D - momenteel beschikbaar
- 1D - vroegst beschikbaar binnen 24 uur
- 2D - vroegst beschikbaar binnen 24 tot 48 uur
- 3D - vroegst beschikbaar binnen 48 tot 72 uur
- 4D - vroegst beschikbaar binnen 72 tot 96 uur
- 5D - vroegst beschikbaar binnen 96 tot 120 uur
Voorbeeld 1: Round robin, houd alleen rekening met de beschikbaarheid van verkopers
De regel kwam overeen met de volgende verkopers:
| Verkoper | Beschikbaarheid | Degene aan wie het laatst een potentiële klant is toegewezen |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 37:37 uur |
| Maya | 1D | 15:15 uur |
| Vivek | 0D | 02:02 uur |
| Maria | 2D | 10:10 uur |
| Sal | 0D | 29:29 uur |
Twee verkopers, Vivek en Sal, zijn als eerste beschikbaar. Vivek kreeg recenter een potentiële klant toegewezen dan Sal, dus de regel verdeelt de klant naar Sal.
De volgende potentiële klanten die binnenkomen, worden toegewezen aan Vivek, vervolgens aan Sal, enzovoort, totdat de beschikbaarheid van de gekoppelde verkopers verandert. De capaciteit van de verkopers is geen overweging.
Voorbeeld 2: taakverdeling houd alleen rekening met de beschikbaarheid van verkopers
Nogmaals, de regel kwam overeen met de volgende verkopers:
| Verkoper | Beschikbaarheid | Beschikbare capaciteit |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Nogmaals, twee verkopers, Vivek en Sal, zijn als eerste beschikbaar. Deze keer heeft Vivek de hogere capaciteit, dus de regel wijst de potentiële klant aan hem toe.
De volgende binnenkomende potentiële klanten worden toegewezen aan Vivek, totdat zijn capaciteit onder die van Sal daalt. De volgende potentiële klanten gaan naar Sal, totdat zijn capaciteit onder die van Vivek daalt, enzovoort, totdat de beschikbaarheid van de gekoppelde verkopers verandert. In dit scenario speelt de capaciteit van de verkopers geen rol. De capaciteit van Vivek en Sal kan onder nul dalen, zolang ze eerder beschikbaar zijn dan de anderen.
Voorbeeld 3: taakverdeling houd alleen rekening met de beschikbaarheid en capaciteit van verkopers
Nogmaals, de regel kwam overeen met de volgende verkopers:
| Verkoper | Beschikbaarheid | Beschikbare capaciteit |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Omdat Potentiële klanten toewijzen op basis van verkopercapaciteit is geselecteerd in de toewijzingsregeldefinitie, negeert de regel Vivek en Sal, ook al zijn ze eerst beschikbaar. Dan blijven Burt, Maya en Maria over:
| Verkoper | Beschikbaarheid | Beschikbare capaciteit |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt en Maya zijn eerder beschikbaar dan Maria, dus Maria wordt buiten beschouwing gelaten:
| Verkoper | Beschikbaarheid | Beschikbare capaciteit |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
De regel is geconfigureerd om prioriteit te geven aan taakverdeling. Taakverdelingsdistributie werkt echter alleen met verkopers die beschikbaar zijn op het moment van routering. Omdat Burt en Maya nu niet beschikbaar zijn, gebruikt de regel in plaats daarvan het round robin-criteria.
Nu capaciteit niet langer een overweging is, houdt de regel rekening met wie langer op een potentiële klant heeft gewacht:
| Verkoper | Degene aan wie het laatst een potentiële klant is toegewezen |
|---|---|
| Burt | 37:37 uur |
| Maya | 15:15 uur |
De regel wijst de potentiële klant toe aan Maya. De volgende potentiële klanten die binnenkomen, worden toegewezen aan Burt en vervolgens aan Maya, enzovoort, totdat de beschikbaarheid van de gekoppelde verkopers verandert.