Voorbeelden: Budgettering en budgetbeheer

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Voorbeelden 1 tot en met 3 voor budgettering en budgetbeheer geven de saldi en resultaten voor budgetregisterregels weer met de volgende budgettypen: Oorspronkelijk budget, Overboeking of Revisie. Voorbeelden 4 en 5 beschrijven handmatige budgetreserveringen en de instelling van een budgetgroep.

Notitie

Dit onderwerp bevat informatie over financiële budgetten. Voor informatie over budgetten voor projecten raadpleegt u Over projectbudgetten en prognoses.

Voorbeeld 1: Een beginbudget voor financiële dimensies maken

U stelt het budget in voor het volgende fiscaal jaar. Afdeling en Kostenplaats zijn de financiële dimensies die zijn gedefinieerd voor budgettering. U voer een budgetregisterregel in met een budgetmodel A en een budgetcode met een budgettype van Oorspronkelijk budget. Wanneer u de budgetregisterregel indient, wordt het budgetmodel bijgewerkt met de bedragen voor de dimensiewaarden Afdeling en Kostenplaats op basis van de datum die voor elke budgetjournaalregel is ingevoerd.

Budgetregisterregelsnummer: BUD_0001

Budgetmodel: A

Budgettype: Oorspronkelijk budget

De budgetjournaalregels in de budgetregisterregel bevatten de volgende datums, financiële dimensiewaarden, namen en bedragen. In het formulier Budgetregisterpost worden de dimensiewaarden in een kolom weergegeven. De dimensienamen worden weergegeven wanneer u met de aanwijzer over het veld voor de financiële dimensiewaarden beweegt.

Datum	Naar dimensiewaarden	Dimensienamen	Bedrag
1 januari	Dept1-CC1	Verkoopafdeling – Westelijke regio	1.000,00
1 februari	Dept1-CC1	Verkoopafdeling – Westelijke regio	1.500,00
1 januari	Dept1-CC2	Verkoopafdeling – Oostelijke regio	10.000,00
1 maart	Dept1-CC2	Verkoopafdeling – Oostelijke regio	15.000,00

Budgetsaldi voor verkoopafdeling – Westelijke regio

Dit voorbeeld gaat ervanuit dat er geen andere oorspronkelijke budgetregisterregels zijn ingediend bij het budgetmodel of de financiële dimensies. Nadat de oorspronkelijke budgetregisterregel is ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetsaldi.

Periode	Periodesaldo	Totale saldo
1 januari	1.000,00	1.000,00
1 februari	1.500,00	2.500,00
1 maart	0,00	2.500,00
1 april	0,00	2.500,00
Gaat door tot 1 december	0,00	2.500,00

Budgetrekeningregels voor verkoopafdeling – Westelijke regio

In de oorspronkelijke budgetregisterregel heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetjournaalregels.

Budgetrekeningregeldatum	Budgetregisterregelsnummer	Budgettype	Bedrag
1 januari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	1.000,00
1 februari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	1.500,00

Budgetsaldi voor verkoopafdeling – Oostelijke regio

Dit voorbeeld gaat ervanuit dat er geen andere oorspronkelijke budgetregisterregels zijn ingediend bij het budgetmodel of de financiële dimensies. Nadat de oorspronkelijke budgetregisterregel is ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) de volgende budgetsaldi.

Periode	Periodesaldo	Totale saldo
1 januari	10.000,00	10.000,00
1 februari	0,00	10.000,00
1 maart	15.000,00	25.000,00
1 april	0,00	25.000,00
Gaat door tot 1 december	0,00	25.000,00

Budgetrekeningregels voor verkoopafdeling – Oostelijke regio

In de oorspronkelijke budgetregisterregel heeft de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) de volgende budgetjournaalregels.

Budgetrekeningregeldatum	Budgetregisterregelsnummer	Budgettype	Bedrag
1 januari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	10.000,00
1 maart	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	15.000,00

Voorbeeld 2: Een budgetoverdracht maken

Een deel van het budgetbedrag van de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) moet naar de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) worden verplaatst voor een komende gebeurtenis. U gebruikt een budgetregisterregel met een budgettype Overboeking om het budget van de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) te verlagen en het budget van de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) te verhogen. U voer een budgetregisterregel in met een budgetmodel A en een budgetcode met een budgettype van Overboeking. U voert dimensiewaarden Dept1-CC1 in de eerste budgetjournaalregels in voor 1.000,00 en dimensiewaarden Dept1-CC2 in de tweede budgetjournaalregel voor -1.000,00. U dient de budgetoverdracht in.

Budgetregisterregelsnummer: BUD_0002

Budgetmodel: A

Budgettype: Overboeking

De budgetjournaalregels in de budgetregisterregel voor de overdracht bevatten de volgende datums, financiële dimensiewaarden, namen en bedragen. In het formulier Budgetregisterpost worden de dimensiewaarden in een kolom weergegeven. De dimensienamen worden weergegeven wanneer u met de aanwijzer over het veld voor de financiële dimensiewaarden beweegt.

Datum	Naar dimensiewaarden	Dimensienamen	Bedrag	Uit dimensiewaarden	Dimensienamen
1 januari	Dept1-CC1	Verkoopafdeling – Westelijke regio	1.000,00
1 januari			-1.000,00	Dept1-CC2	Verkoopafdeling – Oostelijke regio

Budgetsaldi voor verkoopafdeling – Westelijke regio

Nadat het oorspronkelijke budget en de budgetoverdracht zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetsaldi.

Periode	Periodesaldo	Totale saldo
1 januari	2.000,00	2.000,00
1 februari	1.500,00	3.500,00
1 maart	0,00	3.500,00
1 april	0,00	3.500,00
Gaat door tot 1 december	0,00	3.500,00

Budgetrekeningregels voor verkoopafdeling – Westelijke regio

Nadat het oorspronkelijke budget en de budgetoverdracht zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetjournaalregels.

Budgetrekeningregeldatum	Budgetregisterregelsnummer	Budgettype	Bedrag
1 januari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	1.000,00
1 februari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	1.500,00
1 januari	BUD_0002	Overbrengen	1.000,00

Budgetsaldi voor verkoopafdeling – Oostelijke regio

Nadat het oorspronkelijke budget en de budgetoverdracht zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) de volgende budgetsaldi.

Periode	Periodesaldo	Totale saldo
1 januari	9.000,00	9.000,00
1 februari	0,00	9.000,00
1 maart	15.000,00	24.000,00
1 april	0,00	24.000,00
Gaat door tot 1 december	0,00	24.000,00

Budgetrekeningregels voor verkoopafdeling – Oostelijke regio

Nadat het oorspronkelijke budget en de budgetoverdracht zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Oostelijke regio (Dept1-CC2) de volgende budgetjournaalregels.

Budgetrekeningregeldatum	Budgetregisterregelsnummer	Budgettype	Bedrag
1 januari	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	10.000,00
1 maart	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	15.000,00
1 januari	BUD_0002	Overbrengen	-1.000,00

Voorbeeld 3: Een budgetrevisie maken

De opbrengsten overstijgen de oorspronkelijke prognoses. Het budget voor reisonkosten kan daarom worden verhoogd om meer reismogelijkheden te bieden. Om het budget te verhogen, voert u een budgetregisterregel in met een budgetmodel A en een budgetcode met een budgettype van Revisie. U dient de budgetrevisie in.

Budgetregisterregelsnummer: BUD_0003

Budgetmodel: A

Budgettype: Revisie

De budgetjournaalregel in de budgetregisterregel bevat de volgende datums, financiële dimensiewaarden, namen en bedragen. In het formulier Budgetregisterpost worden de dimensiewaarden in een kolom weergegeven. De dimensienamen worden weergegeven wanneer u met de aanwijzer over het veld voor de financiële dimensiewaarden beweegt.

Datum	Naar dimensiewaarden	Dimensienamen	Bedrag
1 maart	Dept1-CC1	Verkoopafdeling – Westelijke regio	5.000,00

Budgetsaldi voor verkoopafdeling – Westelijke regio

Nadat de oorspronkelijke budgetoverdracht en budgetrevisieregels zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetsaldi.

Periode	Periodesaldo	Totale saldo
1 januari	2.000,00	2.000,00
1 februari	1.500,00	3.500,00
1 maart	5.000,00	8.500,00
1 april	0,00	8.500,00
Gaat door tot 1 december	0,00	8.500,00

Budgetrekeningregels voor verkoopafdeling – Westelijke regio

Nadat de oorspronkelijke budgetoverdracht en budgetrevisieregels zijn ingediend, heeft de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1) de volgende budgetjournaalregels.

Budgetrekeningregeldatum	Budgetregisterregelsnummer	Budgettype	Bedrag
1 januari	BUD_0001	Revisie	1.000,00
1 maart	BUD_0001	Oorspronkelijk budget	1.500,00
1 januari	BUD_0002	Overbrengen	-1.000,00
1 maart	BUD_0003	Revisie	5.000,00

Voorbeeld 4: Een handmatige budetreservering maken

In het algemen worden budgetreserveringen niet handmatig gemaakt. Deze worden gemaakt wanneer brondocumenten, zoals opdrachten tot inkoop en inkooporders, worden ingevoerd. Als er een aanpassing moet worden uitgevoerd in het reserveringssaldo of als u budgetfondsen wilt reseveren zonder een opdracht tot inkoop of inkooporder, kunt u een handmatige reservering van budgetfondsen maken door een budgetregisterregel te gebruiken met een budgettype Voorvordering or Vordering.

U bent een lid van een gebruikersgroep die de beschikbare budgetfondsen kan overschrijden. In het gebied Beschikbare budgetfondsen van het formulier Configuratie budgetbeheer wordt de berekening van beschikbare budgetfondsen als volgt ingesteld: (Oorspronkelijk budget + Budgetrevisies + Budgetoverboekingen) - (Werkelijke uitgaven + Budgetreserveringen voor vorderingen + Budgetreserveringen voor voorvorderingen).

De regel overschrijdt het beschikbare budgetsaldo niet

De volgende informatie beschrijft wat er gebeurt wanneer een regel slaagt voor een budgetcontrole op de beschikbare budgetfondsen.

U moet fondsen reserveren voor een traininggebeurtenis voor de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1). U voer een budgetregisterregel in met een budgetmodel A en een budgetcode met een budgettype van Vordering. Op een budgetjournaalregel voert u dimensiewaarden Dept1_CC1 en een bedrag van 500,00 in. Wanneer de budgetjournaalregel wordt opgeslagen, geeft een groen vinkje aan dat budgetfondsen beschikbaar zijn voor de regel. U kunt de verwerking van de regel voltooien door te klikken op Budgetsaldi bijwerken in het actievenster in het formulier Budgetregisterpost.

De regel overschrijdt het beschikbare budgetsaldo

De volgende informatie beschrijft wat er gebeurt wanneer een regel niet slaagt voor een budgetcontrole op de beschikbare budgetfondsen.

U moet fondsen reserveren voor een toekomstige aankoop van kantoobenodigdheden voor de Verkoopafdeling – Westelijke regio (Dept1-CC1). U voer een budgetregisterregel in met een budgetmodel A en een budgetcode met een budgettype van Vordering. Op een budgetjournaalregel voert u dimensiewaarden Dept1-CC1 en een bedrag van 10.000,00 in. Wanneer de budgetjournaalregel wordt opgeslagen, ontvangt u een bericht dat het regelbedrag 10.000 dat u hebt opgeslagen, het beschikbare budgetsaldo voor de dimensie Dept1-CC1 overschrijdt. U bent een lid van een gebruikersgroep die de beschikbare budgetfondsen kan overschrijden. Bijgevolg kunt u de budgetsaldi bijwerken.

Voorbeeld 5: Een budgetgroep instellen

Een budgetgroep levert een groep van dimensies of dimensiewaarden die gebudgetteerde bedragen delen. Zie “Budgetgroepen definiëren” in Budgetbeheer instellen voor meer informatie.

De volgende rekeningstructuur wordt gebruikt bij een instantie in de openbare sector: Fonds – Afdeling – Kostenplaats – Object.

De volgende dimensies bestaan:

• Fonds:

  • 010

  • 100

• Afdeling:

  • Politie

• Kostenplaats:

  • Patrouille

  • Beheer

• Hoofdrekening:

  • Voertuigen

  • Fietsen

  • Computers

De hoofdrekening worde gedefinieerd als een dimensie voor budgetbeheer.

Uw doelstelling is het definiëren van het budget voor alle uitrusting voor de politieafdeling, kostenplaats patrouille en fonds 100, maar ook om alleen op het afdelingsniveau een tweede budgetcontrole mogelijk te maken.

Om aan te geven dat een budgetcontrole moet worden uitgevoerd voor een specifieke dimensie, definieert u regels voor budgetbeheer die criteria bevatten die de te controleren dimensieswaarden voorstellen. Voorbeeld:

• Waar Afdeling ligt tussen Beheerder en Patrouille en deze omvat

• Waar Kostenplaats lijkt op *

• Waar Fonds 100 is

Zie “Regels voor budgetbeheer definiëren” in Budgetbeheer instellen voor meer informatie.

Deze criteria geven aan dat er een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer de afdelingen tussen Beheer en Patrouille worden ingevoerd in combinatie met een kostenplaats voor fonds 100.

Om een budgetcontrole uit te voeren op budgetgroepniveau, moet u de criteria definiëren die de budgetgroep voorstellen in de budgetbeheerconfiguratie. Om bijvoorbeeld een budgetcontrole voor de politieafdeling uit te voeren, geeft u de volgende criteria op:

• Waar Afdeling Politie is

Zie “Budgetgroepen definiëren” in Budgetbeheer instellen voor meer informatie.

De volgende tabel beschrijft hoe deze regels voor budgetbeheer en budgetgroepcontroles worden toegepast, ervan uitgaande dat de volgende budgetsaldi bestaan.

Dimensiewaarden	Saldo
100-Police-Patrol	10.000,00
100-Police-Admin	5.000,00

Als een budgetcontrole is uitgevoerd op dimensiewaarden 100-Police-Patrol voor een bedrag van 11.000,00, dan zou de regel de beschikbare budgetfondsen voor 100-Police-Patrol met 1.000,00 overschrijden. De regel zou echter slagen voor een secundaire budgetcontrole op budgetgroepniveau waar de afdeling Politie is, omdat de budgetbedragen voor de politieafdeling de kostenplaats patrouille en de kostenplaats beheer zou bevatten.

Notitie

De budgetmachtigingen van de gebruikersgroep die aan regels voor budgetbeheer en budgetgroepen zijn gekoppeld, kunnen de budgetoverschrijvingsopties voor gebruikers bepalen. Zie Budgetbeheer instellen voor meer informatie.

Zie ook

Budgetregisterinvoer maken

De status en historie van budgetjournaalposten weergeven

Budgetbeheer instellen