Delen via

Budgetbeheer instellen

  • Artikel

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Budgetbeheer is beschikbaar voor brondocumenten en boekhoudingsjournalen. Brondocumenten zijn onder andere opdrachten tot inkoop, inkooporders, leveranciersfacturen, reisopdrachten en onkostennota´s. Boekhoudingsjournalen, waaronder dagelijkse journalen, toewijzingsjournalen, projectonkostenjournalen en journalen voor vaste activa. Afhankelijk van hoe u budgetbeheer configureert, kunnen brondocumenten en boekhoudingsjournalen worden uitgesloten van extra verwerking wanneer een budgetcontrole aangeeft dat de gebudgetteerde bedragen niet beschikbaar zijn.

Notitie

Stel basisbudgettering in voordat u budgetbeheer configureert. Zie Beginselen van budgetteren voor meer informatie. Als u van plan bent om budgetteringsworkflows te gebruiken, maakt u de workflows en kent u ze toe aan budgetcodes wanneer u basisbudgettering instelt. Zie Budgetteringworkflows instellen voor meer informatie. Stel de budgetbeheerconfiguratie in voordat u begint met het indienen van budgetjournaalregels.

Notitie

De budgetbeheerconfiguratie levert een actieve versie en een conceptversie. U kunt de conceptversie wijzigen wanneer de actieve versie wordt ingeschakeld en het budgetbeheer actief is. U kunt op elk moment op Herstellen uit actieve klikken wanneer u in een conceptversie werkt. Als u echter op Herstellen uit actieve klikt, gaan alle wijzigingen in de conceptversie verloren. Als de budgetbeheerconfiguratie actief is, moet u op Bewerken klikken om de budgetbeheerconfiguratie te wijzigen.

Parameters voor budgetbeheer definiëren

  1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

  2. Selecteer een rekeningstructuur. Als u meerdere actieve rekeningstructuren hebt in het rekeningschema, selecteert u de rekeningstructuur die voor winst- en verliesonkostenrekeningen zal worden gebruikt. Deze rekeningstructuur omvat het hoofdrekeningbereik voor onkostenrekeningen.

    Nadat u een rekeningstructuur hebt geselecteerd, worden alle financiële dimensies in die rekeningstructuur die voor budgettering zijn gedefinieerd, weergegeven in de lijst Budgetdimensies.

  3. Selecteer een financiële dimensie en verplaats deze naar de lijst Dimensies voor budgetbeheer.

    U selecteert de financiële dimensies voor budgetbeheer uit de financiële dimensies die u voor budgettering hebt gedefinieerd. Hierdoor kunt u budgetten op één niveau ontwikkelen en budgetbeheer op een ander niveau configureren. U kunt bijvoorbeeld de financiële dimensies hoofdrekening, afdeling en kostenplaats selecteren voor budgettering en vervolgens alleen de dimensies afdeling en kostenplaats selecteren voor budgetbeheer. U kunt ook regels voor budgetbeheer gebruiken om de financiële dimensiewaardecombinaties voor budgetbeheer te kiezen. Zie het onderdeel “Regels voor budgetbeheer definiëren” in dit onderwerp voor meer informatie.

  4. Selecteer een budgetbeheerinterval, zoals Boekjaar of Boekjaar tot heden.

    Het budgetbeheerinterval werkt met de budgetcyclus om te bepalen hoe bedragen worden samengevoegd voor budgetcontrole. Als u bijvoorbeeld Boekjaar selecteert, worden alle fondsen voor het fiscaal jaar samengevoegd voor budgetcontrole. Als u Boekjaar tot heden of Budget tot heden selecteert, dan wordt de einddatum bepaald op basis van de boekperiode en e boekhoudingsdatum van het bronducment of boekhoudingsjournaal dat wordt gecontroleerd.

  5. Selecteer de budgetcyclusduur om de duur van de budgetcyclus te definiëren. Zie Budgetcycli definiëren voor meer informatie.

  6. Selecteer een budgetbeheerder. Dit is een gebruiker die budgetworkflows kan goedkeuren. Er kan een andere budgetbeheerder worden gedefinieerd met behulp van een regel voor budgetbeheer.

  7. Voer in het veld Budgetdrempelwaarde het percentage van het budget in dat mag worden uitgegeven.

    De drempelwaarde kan worden gebruikt om waarschuwingsberichten te geven of om budgetmachtigingen te definiëren om te verhinderen dat bepaalde gebruikersgroepen de budgetdrempelwaarde overschrijden. Deze drempelwaarde kan 100 procent overschrijden.

  8. Vink het selectievakje Een bericht weergeven wanneer de budgetdrempelwaarde wordt overschreden aan om berichten weer te geven wanneer de budgetdrempelwaarde wordt overschreden.

Over-budgetmachtigingen definiëren voor gebruikersgroepen

U kunt specifieke gebruikersgroepen het beschikbare budget laten overschrijden of gebruikergroepen verhinderen om het beschikbare budget of de budgetdrempelwaarden te overschrijden. De instelling Verwerking voorkomen boven budgetdrempelwaarde geldt voor alle gebruikers die zich niet in een gebruikersgroep bevinden. De instellingen in dit formulier kunnen worden overschreven door een regel voor budgetbeheer of een budgetgroep.

  1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

  2. Klik op Machtigingen om boven het budget te gaan.

  3. Klik op Toevoegen en selecteer een gebruikersgroep.

    Notitie

    Als u geen gebruikersgroepen hebt gedefinieerd, klikt u met de rechtermuisknop in het veld Groep en selecteert u Details weergeven om het formulier Gebruikersgroepen te openen, waar u groepen kunt maken en gebruikers kunt toevoegen.

  4. Selecteer de geschikte optie voor deze gebruikersgroep in het veld Opties voor budgetoverschrijding.

    • Verwerking van budgetoverschrijding voorkomen – Gebruikers in deze groep kunnen een budgetjournaalregel niet verwerken als het beschikbare budgetsaldo ontoereikend is om de boeking te dekken.

    • Verwerking van budgetoverschrijding toestaan – Gebruikers in deze groep kunnen een budgetjournaalregel verwerken als het beschikbare budgetsaldo ontoereikend is om de boeking te dekken.

    • Verwerking voorkomen boven budgetdrempelwaarde – Gebruikers in deze groep kunnen een budgetjournaalregel niet verwerken als de financiële dimensie of hoofdrekening de opgegeven drempelwaarde voor de dekking van de boeking overschrijdt.

    Notitie

    Als de budgetdrempel hoger is dan 100 procent, is de instelling Verwerking voorkomen boven budgetdrempelwaarde minder beperkend dan Verwerking van budgetoverschrijding voorkomen.

Definieer de berekening die de beschikbare budgetfondsen bepaalt

In het gebied Beschikbare budgetfondsen u kunt selectievakjes aanvinken om de bedragen te bepalen die worden opgeteld bij of afgetrokken van de beschikbare budgetfondsen. Oorspronkelijk budget en Werkelijke uitgaven worden standaard aangevinkt, zodat de standaardberekening Beschikbare budgetfondsen = Oorspronkelijke budget -Werkelijke uitgaven is. De berekening van de budgetfondsen wordt onder de selectievakjes weergegeven, zodat u kunt zien hoe de berekening wijzigt wanneer u de selectievakjes aanvinkt en wist.

  1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

  2. Klik op Beschikbare budgetfondsen.

  3. Vink het selectievakje Getransporteerde bedragen opnemen aan om bedragen op te nemen die worden getransporteerd als onderdeel van een inkooporderproces aan het einde van het jaar en ook om budgetjournaalregels te transporteren met een budgettype Overgeboekt budget.

    Als ondereel van het inkooporderproces aan het einde van het jaar, kunnen budgetbedragen van open inkooporders naar het volgende fiscaal jaar worden getransporteerd. Alle budgetreservaties voor vorderingen worden ook getransporteerd. Wanneer facturen tegen inkooporders worden geboekt die zijn getransporteerd, behandelt budgetbeheer de werkelijke uitgaven ook als overgeboekte bedragen. Daarom kunnen query´s en rapporten deze bedragen afzonderlijke weergeven van de bedragen die niet zijn getransporteerd.

  4. U kunt de volgende selectievakjes aanvinken om bedragen in de berekening op te nemen.

    Optie

    Bedragen die in de berekening worden opgenomen

    Oorspronkelijk budget

    Oorspronkelijke budgetjournaalregels met documentstatus Voltooid. Ook de budgettypen Project, Vaste activa, Vraagprognose en Aanbodprognose met een documentstatus Voltooid zijn opgenomen. Deze worden als oorspronkelijke budgetbedragen behandeld nadat ze uit andere modules zijn overgeboekt.

    De som van de bedragen van budgetjournaalregels met budgettypen Oorspronkelijk budget, Revisie, Overboeking, Overgeboekt budget, Project, Vaste activa, Vraagprognose en Aanbodprognose.

    Preliminary budget

    Voorlopige budgetjournaalregels met een documentstatus Voltooid. Deze worden gebruikt om een voorlopig budget te maken wanneer het werkelijke budget wordt beoordeeld en goedgekeurd.

    > [!Opmerking] > Dit besturingselement is alleen beschikbaar als de configuratiesleutel voor Public Sector is ingeschakeld.

    Budgetrevisies

    Budgetjournaalregels die wijzigingen toevoegen aan oorspronkelijke budgetten en die een documentstatus Voltooid hebben.

    Conceptbudgetrevisies

    Budgetjournaalregels die wijzigingen toevoegen aan oorspronkelijke budgetten en die een documentstatus Concept hebben.

    Budgetoverboekingen

    Budgetjournaalregels die budgetbedragen overboeken van de ene financiële dimensiewaarde naar de andere en die een documentstatus Voltooid hebben.

    Inkomende conceptbudgetoverboekingen

    Boek budgetjournaalregels over die het budget verhogen en met een documentstatus Concept.

    Uitgaande conceptbudgetoverboekingen

    Boek budgetjournaalregels over die het budget verlagen en die een documentstatus Concept hebben.

    Budget apportionments

    Budgetjournaalregels met documentstatus Voltooid. Gedeeltelijke toewijzingen worden in de openbare sector gebruikt om het verschil aan te geven tussen gebudgetteerde bedragen en de bedragen waarvan de uitgave is goedgekeurd. Een organisatie in de openbare sector kan bijvoorbeeld een oorspronkelijk budget van 10.000,00 hebben voor een rekening en een gedeeltelijke toewijziging gebruiken om 5000 goed te keuren voor uitgave. Alleen het toegewezen bedrag kan worden uitgegeven.

    > [!Opmerking] > Dit besturingselement is alleen beschikbaar als de configuratiesleutel voor Public Sector is ingeschakeld.

    Werkelijke uitgaven

    Werkelijke uitgaven die in het grootboek worden geregistreerd op basis van onkostennota´s, leveranciersfacturen en boekhoudingsjournalen. De bedragen uit de brondocumenten of boekhoudingsjournalen worden alleen in de budgetcontrole opgenomen wanneer het brondocument of boekhoudingsjournaal is ingeschakeld voor budgetbeheer.

    Niet-geboekte werkelijke uitgaven

    Werkelijke uitgaven die nog niet in het grootboek zijn geregistreerd op basis van onkostennota´s, leveranciersfacturen en boekhoudingsjournalen. De bedragen uit de brondocumenten of boekhoudingsjournalen worden alleen in de budgetcontrole opgenomen wanneer het brondocument of boekhoudingsjournaal is ingeschakeld voor budgetbeheer.

    Budgetreserveringen voor vorderingen

    Budgetreserveringen die worden gemaakt voor bevestigde inkooporders, algemene budgetreserveringen of reisaanvragen en budgetjournaalregels met een documentstatus Voltooid gebruiken het budgettype Vordering.

    Budgetreserveringen voor niet-bevestigde vorderingen

    Budgetreserveringen die worden gemaakt voor onbevestigde inkooporders, algemene budgetreserveringen of reisaanvragen en budgetjournaalregels met een documentstatus Concept gebruiken het budgettype Vordering. Dit zijn handmatige budgetreserveringen die nog niet in het totale budgetsaldo zijn opgenomen.

    > [!Opmerking] > Als u dit selectievakje niet aanvinkt, kunnen er nog altijd budgetcontroles worden uitgevoerd op conceptbrondocumenten, zoals inkooporders, algemene budgetreserveringen en reisaanvragen. Het bedrag van de budgetreservering wordt echter niet opgenomen in de budgetcontrole voor de volgende brondocumenten. U kunt dit doen om en budgetcontrole uit te voeren op conceptdocumenten zonder een toegezegde reservering te maken.

    Reductie van budgetreserveringen voor niet-bevestigde vorderingen

    Bedragen die de gereserveerde bedragen voor niet-bevestigde verplichtingen verlagen. Aangezien een correctie in een inkooporder kan worden omgekeerd, is deze optie bedoeld om een verlaging van het budgetreserveringsbedrag als gevolg van een correctie in een inkooporder te verhinderen tot de correctie is bevestigd.

    Budgetreserveringen voor voorvorderingen

    Budgetreserveringen die worden gemaakt voor goedgekeurde en bevestigde opdrachten tot inkoop en budgetjournaalregels met een documentstatus Voltooid gebruiken het budgettype Voorvordering.

    Budgetreserveringen voor niet-bevestigde voorvorderingen

    Budgetreserveringen die worden gemaakt voor niet-bevestigde en niet-goedgekeurde opdrachten tot inkoop en budgetjournaalregels met een documentstatus Concept gebruiken het budgettype Voorvordering. Deze handmatige budgetreserveringen worden gemaakt via budgetjournaalregels, maar worden niet in het totale budgetsaldo opgenomen.

    > [!Opmerking] > Als u dit selectievakje niet aanvinkt, kunnen er nog altijd budgetcontroles worden uitgevoerd op conceptopdrachten tot inkoop. Het bedrag van de budgetreservering wordt echter niet opgenomen in de budgetcontrole voor de volgende brondocumenten. U kunt dit doen om en budgetcontrole uit te voeren op conceptdocumenten zonder een toegezegde reservering te maken.

    Brondocumenten selecteren voor budgetbeheer

    In het gebied Brondocumenten selecteren kunt u selectievakjes aanvinken om de brondocumenten te bepalen die onderworpen zijn aan budgetbeheer. U kunt ook selectievakjes aanvinken om budgetcontroles uit te voeren wanneer de regels voor brondocumenten worden ingevoerd en opgeslagen.

    U moet de brondocumenten die u selecteert vergelijken met de selectievakjes die u hebt aangevinkt voor de berekening van de beschikbare budgetfondsen in het gebied Beschikbare budgetfondsen. Als u bijvoorbeeld hebt geselecteerd om Budgetreserveringen voor vorderingen op te nemen in de berekening van de beschikbare budgetfondsen, wilt u mogelijk het selectievakje Inkooporders aanvinken. Wanneer een budgetcontrole wordt uitgevoerd voor de bedragen en rekeningen op een inkoopregels, dan is de budgetbeheercategorie die aan de reservering wordt toegekend Vordering.

    Notitie

    Een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer een brondocument wordt aangemaakt, maar niet wanneer het wordt bewerkt. Een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer een brondocument wordt ingediend bij een workflow wanneer het is goedgekeurd en bevestigd.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Brondocumenten selecteren.

    3. Schakel het selectievakje Opdrachten tot inkoop in. De selectievakjes Inkooporders en Leveranciersfacturen worden automatisch ingeschakeld.

      Als u het selectievakje Opdrachten tot inkoop niet inschakelt en u in plaats daarvan het selectievakje Inkooporders inschakelt, dan wordt het selectievakje Leveranciersfacturen automatisch ingeschakeld.

      U kunt Leveranciersfacturen, Reisaanvragen en Onkostennota's onafhankelijk van de andere brondocumenten selecteren.

      Notitie

      Wanneer u Leveranciersfacturen selecteert, worden factuurjournalen, factuurgoedkeuringsjournalen en facturenregisterjournalen ook ingeschakeld voor budgetbeheer.

    4. Optioneel: als u in de publieke sector bent en algemene budgetreserveringen wilt gebruiken, selecteert u het selectievakje General budget reservations. Zie Set up general budget reservation rules and reservation types (Public sector) voor meer informatie.

    5. Voor elk brondocument kunt u het selectievakje Budgetbeheer voor regelartikel bij invoer inschakelen aanvinken om budgetcontrole in te schakelen voor elke regels die wordt ingevoerd en opgeslagen.

      Notitie

      Wanneer een opdracht tot inkoop wordt omgezet naar een inkooporder, wordt een budgetcontrole uitgevoerd, zelfs als controles op regelniveau niet zijn ingeschakeld. Dit brengt de voorvordering in mindering en legt de conceptvordering vast. Wanneer een factuur wordt gemaakt op basis van een inkooporder, wordt een budgetcontrole uitgevoerd, zelfs wanneer controles op regelniveau niet zijn ingeschakeld.

    Boekhoudingsjournalen selecteren voor budgetbeheer

    In het gebied Boekhoudingsjournalen selecteren kunt u selectievakjes aanvinken om de boekhoudingsjournalen te bepalen die onderworpen zijn aan budgetbeheer. Bovendien kunt u selectievakjes aanvinken om budgetcontroles uit te voeren wanneer de regels voor boekhoudingsjournalen worden ingevoerd en opgeslagen.

    Notitie

    Een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer een boekhoudingsjournaal wordt aangemaakt, maar niet wanneer het wordt bewerkt. Een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer een boekhoudingsjournaal wordt ingediend bij een workflow wanneer het is goedgekeurd en geboekt.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Boekhoudingsjournalen selecteren.

    3. Schakel een van de volgende selectievakjes in om budgetbeheer voor boekhoudingsjournalen in te schakelen:

      • Dagelijkse journalen

      • Toewijzingsjournalen

      • Onkostenjournalen van project

      • Journalen voor vaste activa

    4. Voor elk boekhoudingsjournaal kunt u het selectievakje Budgetbeheer voor regelartikel bij invoer inschakelen aanvinken om budgetcontrole in te schakelen voor elke regels die wordt ingevoerd en opgeslagen.

    Een budgetmodel aan een budgetcyclus toewijzen

    U kunt een budgetmodel aan een budgetcyclus toewijzen om budgetcontroles uit te voeren voor de budgetcyclus. Er kan slechts één budgetmodel voor een budgetcyclus worden gebruikt. Een budgetcontrole wordt uitgevoerd wanneer de boekdatum voor een brondocument of boekhoudingsjournaal dat voor budgetbeheer is ingeschakeld, in de budgetcyclus valt.

    Notitie

    De budgetcyclus moet worden gedefinieerd voordat u de budgetcyclus aan een budgetmodel koppelt. In het gebied Budgetmodellen toewijzen kunt u klikken op de link Budgetmodellen om het formulier Budgetmodel te openen en kunt u klikken op de link Budgetcyclusduren om het formulier Budgetcyclusduren te openen.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Budgetmodellen toewijzen.

    3. Klik op Toevoegen en selecteer een budgetcyclusduur.

    4. Selecteer een budgetcyclus.

    5. Selecteer een budgetmodel. Alleen budgetmodellen die geen submodellen bevatten zijn beschikbaar voor budgetbeheer.

    Notitie

    De budgetcyclus die voor budgetbeheer wordt gebruikt, kan ook worden bepaald door de budgetcyclusduur die voor een regel voor budgetbeheer is geselecteerd.

    Regels voor budgetbeheer definiëren

    Regels voor budgetbeheer zijn vereist voor budgetbeheer. Ze bepalen de financiële dimensiewaardecombinaties voor budgetbeheer. Als u de financiële dimensies afdeling en kostenplaats voor budgetbeheer hebt geselecteerd, kunt u regels definiëren voor specifieke combinaties van afdelingen en kostenplaatsen die aan budgetbeheer zijn onderworpen. U kunt bijvoorbeeld Afdeling = Verkoop en Kostenplaats = *, opgeven, waarbij * een jokerteken is dat elke kostenplaats aangeeft.

    Notitie

    Criteria in twee of meer regels die dezelfde financiële dimensiewaarden dekken, zijn niet toegestaan. Als alle combinaties van financiële dimensiewaarden zijn ingeschakeld voor budgetbeheer, kunt u een regel voor budgetbeheer zonder criteria definiëren.

    De regels voor budgetbeheer worden gevalideerd op basis van de grootboekrekeningen die worden gebruikt op boekhoudingsverdelingen en boekhoudingsjournalen van het brondocument. Als de financiële dimensies in de grootboekrekeningen overeenkomen met de financiële dimensies in de regels voor budgetbeheer, vindt een budgetcontrole plaats.

    Hh242453.collapse_all(nl-nl,AX.60).gifVoorbeeld: definieer regels voor budgetbeheer om een verschillende budgetdrempelwaarde te bepalen voor één afdeling

    De standaard parameterwaarden voor budgetbeheer die u in het gebied Parameters definiëren hebt ingevoerd, worden gebruikt tenzij u een andere budgetcyclusduur, budgetinterval, budgetdrempelwaarde of budgetbeheerder opgeeft voor individuele regels. Bijvoorbeeld, om een verschillende budgetdrempelwaarde te bepalen voor slechts één afdeling, kunt u twee regels voor bugetbeheer definiëren: één regel voor de specifieke afdeling en de budgetdrempel, en een andere regel voor alle andere afdelingen voor hun drempel.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Regels voor budgetbeheer definiëren.

    3. Definieer een regel waarin Afdeling 010 een budgetdrempelwaarde 90 heeft.

      1. Klik op Nieuw om een regel te maken en voer vervolgens een naam en een beschrijving voor de regel in.

      2. Klik op het sneltabblad Criteria op Filter toevoegen.

      3. Selecteer in de lijst Waar de financiële dimensie Afdeling.

      4. Selecteer in de lijst Operator is en voer vervolgens 010 in als het afdelingsnummer.

      5. Voer in het veld Budgetdrempelwaarde het getal 90 in.

    4. Definieer een tweede regel waarin alle andere afdelingen een budgetdrempelwaarde 100 hebben.

      1. Klik op Nieuw om nog een regel te maken en voer een naam en beschrijving voor de regel in.

      2. Klik op het sneltabblad Criteria op Filter toevoegen.

      3. Selecteer in de lijst Waar de financiële dimensie Afdeling.

      4. Selecteer in de lijst Operator is groter dan en inclusief en voer 020 in, dat alle afdelingen omvat met uitzondering van afdeling 010.

      5. Voer in het veld Budgetdrempelwaarde 100 in.

    Hh242453.collapse_all(nl-nl,AX.60).gifVoorbeeld: definieer gebruikersgroepmachtigingen voor één gebruikersgroep voor een regel voor budgetbeheer

    U kunt een regel voor budgetbeheer definiëren om unieke gebruikersgroepmachtigingen te leveren op budgetbedragen voor specifieke combinaties van financiële dimensies. Als de standaard over-budgetoptie voor alle gebruikersgroepen Verwerking van budgetoverschrijding voorkomen is, kunt u een regel definiëren die een andere over-budgetoptie heeft voor één gebruikersgroep voor specifieke combinaties van financiële dimensies. Als u bijvoorbeeld een regel voor budgetbeheer definieert met een budgetdrempelwaarde van 90 voor Afdeling 010, dan kunt u gebruikersgroepmachtigingen voor één gebruikersgroep definiëren in Afdeling 010 om over-budgetverwerking voor die gebruikersgroep toe te staan.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Regels voor budgetbeheer definiëren.

    3. Definieer een regel waarin Afdeling 010 een budgetdrempelwaarde 90 heeft.

    4. Klik op Budgetmachtigingen voor gebruikersgroepen.

    5. Selecteer voor één van de gebruikersgroepen in Afdeling 010 Verwerking van budgetoverschrijding toestaan in het veld Opties voor budgetoverschrijding.

      Waarschuwing

      Als u budgetgroepen definieert, moet u de over-budgetopties selecteren om budgetgroepcontroles te verhinderen of toe te staan wanneer geen budgetfondsen beschikbaar zijn. Zie de “Budgetgroepen definiëren” in dit onderwerp voor meer informatie.

    6. Klik om de budgetmachtigingen voor de huidige gebruikersgroep te overschrijven voor de configuratie van budgetbeheer op Kopiëren. Selecteer een gebruikersgroep om te kopiëren en bewerk de budgetmachtigingen van de specifieke gebruikersgroep.

    Hoofdrekeningen selecteren

    Als financiële dimensie hoofdrekening niet is definieerd voor budgetbeheer, kunt u de hoofdrekeningen selecteren waarvoor regels voor budgetbeheer worden afgedwongen. Als de financiële dimensie hoofdrekening is gedefinieerd als een budgetbeheerdimensie, dan is de financiële dimensie hoofdrekening opgenomen in de regels voor budgetbeheer en is deze instellingsstap niet vereist.

    Alleen hoofdrekeningtypes Totaal, Verlies-en-winstrekening en Onkosten kunnen worden geselecteerd, omdat deze rekeningen normaal gezien worden gebruikt voor werkelijke uitgaven. Rekeningen met het type Totaal zijn opgenomen omdat u budgetbedragen in hoofdrekeningen kunt invoeren met een type Totaal.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Hoofdrekeningen selecteren.

    3. Vink de selectievakjes aan om de hoofdrekeningen te selecteren of klik op Alles selecteren om alle hoofdrekeningen te selecteren.

    4. U kunt ook klikken op Selecteren om een query te selecteren om de lijst met hoofdrekeningen te filteren.

    Optioneel: budgetgroepen definiëren

    In het gebied Budgetgroepen definiëren kunt u budgetgroepen definieren voor het vormen van een budgetverzameling, of een verzameling van waarden van financiële dimensies waarvan het budget wordt verzameld voor een tweede budgetcontrole. De combinaties van financiële dimensies die in de regels voor budgetbeheer zijn gevonden, worden altijd gecontroleerd op budgetbedragen. Als een financiële dimensiecombinatie ook in budgetgroep wordt gevonden, wordt er een tweede budgetcontrole uitgevoerd op het budgetgroepniveau.

    Als er bijvoorbeeld een regel voor budgetbeheer is voor alle combinaties van de financiële dimensies afdeling- en kostenplaats, zou u ook een budgetgroep voor Afdeling 010 kunnen definieren die alle kostenplaatsen in die afdeling bevat. Deze budgetgroep zou een pool vormen voor het budget van alle kostenplaatsen voor Afdeling 010. Als een eerste budgetcontrole voor een kostenplaats in Afdeling 010 mislukt, wordt een tweede budgetcontrole uitgevoerd op het totale budget voor alle kostenplaatsen in Afdeling 010.

    Notitie

    Er kunnen meerdere criteria worden opgegeven voor een budgetgroep. Alle criteria worden gebruikt om de combinaties van financiële dimensies voor de budgetgroep te bepalen. Overlappende criteria over verschillende budgetgroepen en budgetgroepleden zijn niet toegestaan.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

      Klik op Budgetgroepen definiëren.

      De grootboeknaam wordt bovenaan de hiërarchie weergegeven.

    2. Klik op Toevoegen om een budgetgroeplid te maken. Voer een budgetgroep en een omschrijving in.

      Wanneer u een groeplid toevoegt, kunt u filtercriteria toevoegen, machtigingen van gebruikersgroepen wijzigen en de standaard eigenschappen voor budgetbeheer wijzigen.

    3. Klik op het sneltabblad Criteria op Filter toevoegen.

    4. In dit voorbeeld zou u in de lijst Waar de financiële dimensie Afdeling selecteren.

    5. In de lijst Operator zou u is selecteren en vervolgens 010 invoeren als het afdelingsnummer.

      Notitie

      Om de secundaire budgetcontrole uit te voeren, moet de instelling Budgetoverschrijdingsoptie voor budgetgroepcontrole in het formulier Budgetmachtigingen voor gebruikersgroepen voor regels voor budgetbeheer op Budgetgroepcontrole uitvoeren wanneer budgetfondsen niet beschikbaar zijn worden ingesteld.

    Optioneel: berichtniveaus voor gebruikersgroepen definiëren

    In het gebied Berichtniveaus definiëren kunt u opgeven dat waarschuwingsberichten voor budgetbeheer niet worden weergegeven voor geselecteerde gebruikersgroepen. Gebruikers in de geselecteerde gebruikersgroepen blijven foutberichten ontvangen op basis van hun over-budgetmachtigingen.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Berichtniveaus definiëren.

    3. Klik op Alles selecteren of vink de selectievakjes naast de gebruikersgroepen aan die geen waarschuwingsberichten voor budgetbeheer zullen ontvangen.

      Notitie

      Als een gebruiker tot meerdere gebruikersgroepen behoort en u één gebruikersgroep selecteert waartoe de gebruiker behoort, dan wordt er voor die gebruiker geen waarschuwingsbericht weergegeven.

    Budgetbeheer activeren

    In het gebied Budgetbeheer activeren kunt u een conceptconfiguratie voor budgetbeheer activeren door op Activeren te klikken. Wanneer u budgetbeheer inschakelt, wordt de actieve configuratie voor budgetbeheer van kracht.

    Waarschuwing

    Als u budgetbeheer uitschakelt, worden brondocumenten en boekhoudingsjournalen die een status Concept hebben uit het traceringssysteem voor budgetbeheer verwijderd. Er worden geen extra budgetcontroles uitgevoerd. Als u budgetbeheer opnieuw inschakelt, moet u het budget mogelijk handmatig aanpassen om gereserveerde budgetbedragen te corrigeren.

    1. Klik op Budgettering > Instellen > Budgetbeheer > Configuratie budgetbeheer.

    2. Klik op Budgetbeheer activeren.

    3. Klik op Activeren om de conceptversie van de budgetbeheerconfiguratie te activeren.

      Het veld Datum laatste activering geeft de huidige datum weer en het veld Geactiveerd door uw gebruikers-id.

    4. Klik op Inschakelen om budgetbeheer te starten met behulp van de actieve configuratie.

      De budgetbeheerstatus verandert naar Ingeschakeld en de optie Inschakelen wordt vervangen door Uitschakelen.