Belangrijke taken: Controlebeleid
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Controlebeleid helpt u bij het invoeren van de conformiteitstrategie van uw organisatie. Dit onderwerp legt uit hoe u controlebeleid, auditbeleidsregeltypen en beleidsregels maakt. Het legt ook uit hoe een auditbeleid te wijzigen of in te trekken.
Notitie
Dit onderwerp omvat informatie over functies die zijn toegevoegd of gewijzigd voor cumulatieve update 6 of later voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Deze informatie geldt ook voor AX 2012 R3.
Wat u wilt doen?
Meer informatie over…
Voorbereiden om auditbeleid te maken
Auditbeleidsregeltypen maken
Een auditbeleid definiëren
Beleidsregels ontwikkelen
Een auditbeleid wijzigen
Een auditbeleid intrekken
Help bij formulieren zoeken
Verwante taken zoeken
Meer informatie over…
Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.
Over overtredingen van controlebeleid en voorbeelden
Voorbereiden om auditbeleid te maken
Voordat u een auditbeleid kunt maken, moet u de beleidsparameters definiëren die door elk auditbeleid worden gebruikt.
Klik op Conformiteit en interne controles > Algemeen > Beleid > Controlebeleid.
Klik in het actievenster op Parameters om het formulier Beleidsparameters te openen.
De beschikbare organisatietypen worden weergegeven in de lijst Organisatietypen:. Selecteer de typen organisatie waarvoor u een beleid wilt maken en klik vervolgens op de knop Toevoegen.
Notitie
Hoewel u ten minste één organisatietype moet selecteren om auditbeleid te gebruiken, moet u de voorrangsvolgorde voor die organisatietypen niet wijzigen. Wanneer een auditbeleid wordt uitgevoerd, worden alle regels in dat beleid uitgevoerd. Het systeem selecteert niet welke auditbeleidsregels worden uitgevoerd op basis van de voorrangsvolgorde. Voor meer informatie over de volgorde voor beleid, zie Organisaties en organisatiehiërarchieën.
Terug naar boven
Auditbeleidsregeltypen maken
Typen bedrijfsregels bepalen welke document- en queryparameters worden gebruikt wanneer u specifieke bedrijfsregels ontwikkelt.
Klik op Conformiteit en interne controles > Instellen > Audit > Beleidsregeltype.
Klik op Nieuw om een auditbeleidsregeltype te maken.
Voer een naam en een korte omschrijving van het type beleidsregel in.
Selecteer in het veld Querynaam de standaard AOT-query (Application Object Tree) die u wilt gebruiken als uitgangspunt voor het ontwikkelen van beleidsregels voor dit type beleidsregel. De query geeft het brondocument aan waarvoor het type beleidsregel is gedefinieerd. Zie Beleidsregeltype (formulier) voor meer informatie over querynamen.
Selecteer in het veld Querytype het type databasequery dat gebruikers kunnen maken wanneer ze met dit type beleidsregel een auditbeleidsregel maken. Zie Beleidsregeltype (formulier) voor meer informatie over querytypen.
Selecteer in het veld Referentie documentdatum in het brondocument dat de datum aangeeft die moet worden gebruikt wanneer documenten voor controle worden geselecteerd.
Maak extra type beleidsregels die uw organisatie nodig heeft, en sluit vervolgens het formulier.
Terug naar boven
Een auditbeleid definiëren
Voordat u een auditbeleid kunt definiëren, moet u de typen beleidsregels maken die het document definiëren en queryparameters voor de beleidsregels. U moet er tevens voor zorgen dat de beleidsparameters juist zijn ingesteld.
Klik op Conformiteit en interne controles > Algemeen > Beleid > Controlebeleid.
Klik in het actievenster op Polis om een auditbeleid te maken.
Voer op het sneltabblad Algemeen een naam en omschrijving in voor het auditbeleid.
Klik in het Actievenster op Overige opties en volg dan deze stappen:
De begin- en einddatum van het datumbereik voor documentselectie invoeren. Dit bereik bepaalt welke versie van een beleidsregel moet worden gebruikt, op basis van de ingangsdatums van de beleidsregel. Bovendien wordt hierdoor bepaald welke organisatieknooppunten tijdens dat datumbereik aan het beleid waren gekoppeld. Zie Extra opties (formulier) voor meer informatie.
Elk auditbeleid wordt in batchmodus uitgevoerd. Klik op de knop Batch om de parameters voor de batchtaak te verifiëren of te wijzigen.
In Microsoft Dynamics AX 2012 of Microsoft Dynamics AX 2012 R2:
Als u een beleidsregel maakt die het querytype Zoeken in lijst gebruikt om brondocumenten te beoordelen voor specifieke entiteiten, voert u de entiteiten in het sneltabblad Bewaakte entiteit in. In Cumulatieve update 6 voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geeft u de gecontroleerde entiteiten op in het formulier Controlebeleidsregel.
Als u een beleidsregel maakt die het querytype Zoeken op trefwoord gebruikt om brondocumenten te beoordelen om te bepalen of ze bepaalde woorden bevatten, voert u de woorden in het sneltabblad Verboden woorden in. In Cumulatieve update 6 voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geeft u de verboden woorden op in het formulier Controlebeleidsregel.
Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Controlebeleid.
Selecteer op het sneltabblad Beleidsorganisaties het organisatietype waarvoor dit auditbeleid geldt.
Tip
Eén beleid kan maar op één type organisatie betrekking hebben.
De organisatieknooppunten die voor het geselecteerde type organisatie zijn gemaakt, worden weergegeven in de lijst Beschikbare organisatieknooppunten:. Selecteer de knooppunten die door dit auditbeleid worden beïnvloed en klik vervolgens op de knop Toevoegen >> om deze organisatieknooppunten te verplaatsen naar de lijst Geselecteerde organisatieknooppunten:.
Waarschuwing
De koppeling van het organisatieknooppunt en het auditbeleid is van kracht vanaf de datum en tijd waarop u het organisatieknooppunt toevoegt aan de lijst Geselecteerde organisatieknooppunten:. De koppeling vervalt wanneer u het organisatieknooppunt uit de lijst verwijdert. Beleidsregels kunnen niet worden getest voor datums waarop geen organisatieknooppunt aan het beleid is gekoppeld.
Ontwikkel op het sneltabblad Beleidsregels de beleidsregels die nodig zijn voor dit beleid. Voor meer informatie, zie de procedure 'Beleidsregels ontwikkelen'.
Terug naar boven
Beleidsregels ontwikkelen
Een controlebeleidsregel is een databasequery die wordt uitgevoerd op brondocumenten. De typen bedrijfsregels bepalen welke document- en queryparameters worden gebruikt wanneer u bedrijfsregels ontwikkelt.
Klik op Conformiteit en interne controles > Algemeen > Beleid > Controlebeleid.
Dubbelklik op het beleid waarvoor u beleidsregels wilt maken.
Ga naar het sneltabblad Beleidsregels, selecteer het type beleidsregel waarvoor een beleidsregel moet worden ontwikkeld, en klik vervolgens op Beleidsregel maken. De velden die worden weergegeven in het formulier Controlebeleidsregel zijn afhankelijk van het type beleidsregel en de betreffende query.
Voer in de velden Begindatum en Vervaldatum het geldende datumbereik van deze beleidsregel in. Als u geen waarden in deze velden invoert, gaat de beleidsregel in op het moment dat deze gemaakt wordt en verloopt nooit.
Vul zo nodig andere velden in, afhankelijk van het querytype die aan het beleidsregeltype is gekoppeld.
In AX 2012 R3 en cumulatieve update 6 of later voor AX 2012 R2:
Als u een beleidsregel maakt die het querytype Zoeken in lijst gebruikt om brondocumenten te beoordelen voor specifieke entiteiten, voert u de entiteiten in het sneltabblad Bewaakte entiteit in.
Als u een beleidsregel maakt die het querytype Zoeken op trefwoord gebruikt om brondocumenten te beoordelen om te bepalen of ze bepaalde woorden bevatten, voert u de woorden in het sneltabblad Verboden woorden in.
Klik op Selecteren om een queryformulier te openen.
Deze knop is niet beschikbaar voor beleidsregels die op het querytype Zoeken in lijst of Zoeken op trefwoord zijn gebaseerd.
Gebruik het queryformulier voor het specificeren van de criteria die moeten worden gebruikt voor deze beleidsregel, en klik vervolgens op OK. De velden die standaard zijn ingesteld in het beleidsregelformulier worden ook in het queryformulier ingesteld.
Waarschuwing
Als de gegevenstabellen die in de query worden gebruikt tussen verschillende rechtspersonen worden verdeeld, stelt u de eigenschap AllowCrossCompany AOT-query in op Ja. Hierdoor kan de beleidsengine query´s verzenden naar die tabel wanneer de rechtsperoon die het beleid uitvoert, verschilt van de rechtspersoon waartoe de resulterende queryregistraties behoren.
Klik op Test nadat de beleidsregel is ingesteld. Voer het datumbereik voor documentselectie in voor de test.
Notitie
De datums die u in dit formulier invoert, worden alleen voor de test gebruikt. Ze worden niet opgeslagen en ze hebben geen invloed op het documentselectiedatumbereik dat wordt gedefinieerd in het formulier Overige opties.
Klik op Test uitvoeren.
Controleer de resultaten van de test. Als de resultaten niet naar verwachting zijn, wijzigt u de databasequery en herhaalt u de test.
Waarschuwing
Als u geen resultaten ontvangt, doet u het volgende:
Verifieer dat een organisatieknooppunt is gekoppeld met het beleid tijdens het datumbereik voor de gegevensselectie dat u voor de test hebt opgegeven. Beleidsregels kunnen niet worden getest voor datums waarop geen organisatieknooppunt aan het beleid is gekoppeld.
Verifieer dat brondocumentregistraties bestaan die zijn gemaakt wanneer of nadat het beleid is gemaakt. Registraties die bestonden voordat het beleid is gemaakt, kunnen niet worden gecontroleerd. De enige uitzondering is voor beleidsregels die op het querytype Kopiëren zijn gebaseerd, dat registraties tot 180 dagen in het verleden kan controleren.
Terug naar boven
Een auditbeleid wijzigen
Auditbeleid helpt u bij het invoeren van de conformiteitstrategie van uw organisatie. Aangezien uw organisatie groeit of uw auditbeleid ingewikkelder wordt, moet u dit beleid wellicht wijzigen. Als uw organisatie bijvoorbeeld een andere organisatie heeft overgenomen, wilt u de organisatie misschien wel toevoegen aan een bestaand auditbeleid. Om dit te doen, voegt u de organisatie toe aan de lijst Geselecteerde organisatieknooppunten: op het sneltabblad Beleidsorganisaties van het formulier Controlebeleid.
Klik op Conformiteit en interne controles > Algemeen > Beleid > Controlebeleid.
Dubbelklik op het te wijzigen beleid.
Op het sneltabblad Beleidsorganisaties worden de organisatieknooppunten die worden beïnvloed door dit beleid weergegeven in de lijst Geselecteerde organisatieknooppunten:. De organisatieknooppunten die aan het beleid kunnen worden toegewezen worden weergegeven in de lijst Beschikbare organisatieknooppunten:. Klik op de knop Toevoegen >> of << Verwijderen om de organisatieknooppunten naar de juiste lijsten te verplaatsen.
Op het sneltabblad Beleidsregels kunt u alle beleidsregels aanpassen die bij dit auditbeleid horen. Om de te wijzigen beleidsregel te selecteren, selecteert u het type beleidsregel voor het weergeven van de lijst met beleidsregels die met dat type worden geassocieerd, en selecteer vervolgens de beleidsregel.
Om de vervaldatum van een beleidsregel te wijzigen, klikt u op Datum wijzigen en voert u de nieuwe vervaldatum in.
Klik op Beleidsregel deactiveren om een beleidsregel in te trekken. Beleidsregels worden niet verwijderd en kunnen altijd opnieuw worden geactiveerd door de vervaldata op de regel aan te passen.
Om een beleidsregel te wijzigen, dubbelklikt u op de regel om deze te openen, en voert u vervolgens de wijzigingen in.
Terug naar boven
Een auditbeleid intrekken
Er kan een tijd aanbreken dat u een bepaald auditbeleid niet meer nodig heeft. Alhoewel u een beleid niet kunt verwijderen, kunt u het wel intrekken zodat het niet langer wordt gebruikt. Wanneer u een beleid intrekt, worden alle bijbehorende beleidsregels voor dat beleid ook ingetrokken.
Waarschuwing
Een teruggetrokken beleid kan niet opnieuw worden geactiveerd.
Klik op Conformiteit en interne controles > Algemeen > Beleid > Controlebeleid.
Selecteer het beleid dat u wilt intrekken.
Klik in het actievenster op Beleid intrekken.
Terug naar boven
Help bij formulieren zoeken
Controlebeleidsregel (formulier)