Belangrijke taken: Maken en verwerken van budgetplannen
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u handmatig een budgetplan kunt maken. Zie Budgetplannen genereren uit de brongegevens voor meer informatie over het automatisch genereren van een budgetplan uit een ander budgetplan, het grootboek, vaste activa of prognoseposities.
Een budgetplan is een document met een koptekst, budgetplanregels en regeldetails. Wanneer u een budget maakt, krijgt het automatisch een uniek documentnummer en wordt uw naam weergegeven in het veld Budgetplanvoorbereider. Het budgetplanningsproces en het verantwoordelijkheidscenter van de voorbereider bepalen de organisatiehiërarchie en de werkstroom voor het budgetplan. Nadat u klaar bent met het voorbereiden van een budgetplan, kunt u dit toevoegen aan de werkstroom. Vervolgens wordt het budgetplan samen met de werkbladen, motieven en bijlagen, automatisch via uw organisatie verzonden voor revisie en goedkeuring.
Notitie
De procedure voor deze taak is gewijzigd voor cumulatieve update 7 of later voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. De bijgewerkte procedure geldt ook voor AX 2012 R3. Zie het gedeelte later in dit onderwerp voor meer informatie.
We raden u aan om Management Reporter voor Microsoft Dynamics ERP te gebruiken om financiële rapporten die budgetplanningsgegevens bevatten, te maken, onderhouden, implementeren en bekijken. Met Management Reporter kunt u financiële rapporten ontwerpen op basis van grootboekrekeningen en financiële dimensies, inzoomen tot op transactieniveau en webgebaseerde rapportweergave gebruiken. Voor meer informatie over hoe u financiële rapporten kunt afdrukken met Management Reporter, zie Management Reporter voor Microsoft Dynamics ERP.
U kunt Management Reporter alleen gebruiken om rapporten te maken over budgetplanningsgegevens als u rollup 4 of later voor Management Reporter 2012 hebt.
Wat u wilt doen?
Meer informatie over…
Een nieuw budgetplan maken
Een gekoppeld budgetplan maken
Budgetplanregels en regeldetails toevoegen of wijzigen
Werkbladen en motivering in budgetplannen gebruiken
Prognoseposities toevoegen aan budgetplanregels
Een budgetplan aan de workflow toevoegen
Help bij formulieren zoeken
Verwante taken zoeken
Meer informatie over…
Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.
Over de configuratie van budgetplanning en installatie
Een nieuw budgetplan maken
Voordat u een budgetplan kunt maken, moet een budgetplanningsproces actief zijn. Elk budgetplanningsproces is gekoppeld aan een budgetcyclus, grootboek en budgetorganisatie. Om budgetplanvoorbereider te zijn, moet u in een gebruikersgroep van de budgetplanning zitten of moet u een werknemer zijn in een divisie die in budgetorganisatiehiërarchie zit.
Klik op Budgettering > Algemeen > Budgetplannen > Alle budgetplannen. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Budgetplan.
Typ of selecteer de informatie in de volgende velden en klik op Maken:
Budgetplanningsproces - Selecteer een actief budgetplanningsproces.
Divisie - Selecteer de divisie voor de workflow van het budgetplan. Standaard wordt uw verantwoordelijkheidscenter weergegeven.
Bovenliggend budgetplan - Geef de naam op van het bovenliggende budgetplan als dit bestaat.
Budgetplanvoorbereider - Selecteer de naam van de gebruiker die het budgetplan voorbereidt. Standaard wordt uw naam weergegeven.
Gebruikersgroep voor budgetplanning – Voor gebruikers die zich buiten de budgetorganisatie bevinden die aan het budgetplanningproces is toegewezen, selecteert u de gebruikersgroep waarvan de leden toegang nodig hebben tot het budgetplan.
Vanaf Cumulatieve update 7 voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2 kunt u alleen een gebruikersgroep in dit veld selecteren als het selectievakje Toegang tot budgetplannen per gebruikersgroep toestaan in het formulier Configuratie budgetplanning is ingeschakeld.
Documentnummer - Het unieke identificatienummer voor het budgetplan.
Budgetplan - Voer een omschrijving in voor het budgetplan.
Prioriteit budgetplan – Selecteer de prioriteit van het budgetplan als uw organisatie budgetplannen evalueert volgens prioriteit.
Terug naar boven
Een gekoppeld budgetplan maken
Voordat u een bijbehorende budgetplanning kunt maken, moet het budgetplanningsproces dat u selecteert worden ingesteld voor gekoppelde budgetplannen. De hiërarchie van de budgetorganisatie moet bovendien ten minste twee niveaus hebben. Het selectievakje Budgetplannen koppelen de huidige budgetplanningsfase moet zijn ingeschakeld voor de regels van de budgetplanningsfase in het formulier Budgetplanningsproces.
Klik op Budgettering > Algemeen > Budgetplannen > Alle budgetplannen. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Plan koppelen.
Typ of selecteer de informatie in de volgende velden en klik op Maken:
Budgetplanningsproces – Het budgetplanningsproces opgeven voor het bovenliggende plan.
Divisie - Selecteer de divisie voor de workflow van het budgetplan. Standaard wordt uw verantwoordelijkheidscenter weergegeven.
Bovenliggend budgetplan - De naam opgeven van het bovenliggende budgetplan.
Budgetplanvoorbereider - Selecteer de naam van de gebruiker die het budgetplan voorbereidt. Standaard wordt uw naam weergegeven.
Gebruikersgroep voor budgetplanning – Voor gebruikers die zich buiten de budgetorganisatie bevinden die aan het budgetplanningproces is toegewezen, selecteert u de gebruikersgroep waarvan de leden toegang nodig hebben tot het budgetplan.
Vanaf Cumulatieve update 7 voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2 kunt u alleen een gebruikersgroep in dit veld selecteren als het selectievakje Toegang tot budgetplannen per gebruikersgroep toestaan in het formulier Configuratie budgetplanning is ingeschakeld.
Documentnummer - Het unieke identificatienummer voor het budgetplan.
Budgetplan - Voer een omschrijving in voor het budgetplan.
Prioriteit budgetplan – Selecteer de prioriteit van het budgetplan als uw organisatie budgetplannen evalueert volgens prioriteit.
Terug naar boven
Budgetplanregels en regeldetails toevoegen of wijzigen
Voordat u budgetplanregels kunt toevoegen of wijzigen, moet het budgetplanningsproces dat u hebt geselecteerd bij het maken van het budgetplan, zo worden ingesteld dat budgetplanregels kunnen worden toegevoegd en gewijzigd. Het selectievakje Regels toevoegen en Regels wijzigen voor de huidige budgetplanningsfase moet zijn ingeschakeld voor de regels van de budgetplanningsfase in het formulier Budgetplanningsproces.
Klik op Budgettering > Algemeen > Budgetplannen > Alle budgetplannen. Dubbelklik op een bestaand budgetplan of maak een nieuw budgetplan.
Selecteer een scenario in de lijst Filteren volgens scenario. De Scenariobeperkingen-opties in het formulier Configuratie budgetplanning bepalen de weergave- en bewerkingsmachtigingen voor elk budgetplanscenario. Als de knop Regel toevoegen niet beschikbaar is, selecteert u een ander scenario.
In het raster Budgetplanregels klikt u op Regel toevoegen.
Wanneer u een regel aan een budgetplanscenario toevoegen, wordt de regel alleen toegevoegd aan het scenario in het huidige budgetplan.
Selecteer een rekeningstructuur en voeg de dimensiewaarden toe.
Bekijk of maak eventuele wijzigingen aan de informatie in de overige velden, zoals Begindatum en Budgetklasse. Voer vervolgens de eenheid of de monetaire gegevens in.
Om de budgetbedragen voor de geselecteerde regels toe te wijzen, klikt u op Budget toewijzen. Typ of selecteer vervolgens gegevens in de volgende velden die worden weergegeven:
Toewijzingsmethode - Selecteer een van de volgende toewijzingsmethoden:
Toewijzen aan perioden – Wijs de budgetplanregels van het bronbudgetplan over perioden toe aan het doelscenario. Selecteer de periodetoewijzingssleutel in het Periodesleutel-veld.
Toewijzen aan dimensies – Wijs de budgetplanregels van het bronscenario van het budgetplan over de financiële dimensies toe aan het doelscenario. Selecteer de budgettoewijzingstermijn in het veld Toewijzingstermijn.
Samenvoegen – Voeg de budgetplanregels uit het bronscenario van het budgetplan samen in de bijhorende budgetplannen naar het doelscenario in het bovenliggende budgetplan.
Verdelen – Verdeel de budgetplanregels uit het bronscenario van het budgetplan in het bovenliggende budgetplan naar het doelscenario in de bijbehorende budgetplannen.
Grootboektoewijzingsregels gebruiken - Startende met Cumulatieve update 7 voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2 kunt u toewijzingsregels voor het grootboek gebruiken voor budgetplanregels. De budgetplanregels worden verdeeld van het bronbudgetplanscenario naar het doelbudgetplanscenario volgens de grootboektoewijzingsregel die is geselecteerd. Selecteer een grootboektoewijzingsregel in het veld Toewijzingsregel.
Budgetplanscenario (in de veldgroep Bron) – Als u de toewijzingsmethode Samenvoegen of Grootboektoewijzingsregels gebruiken selecteerde, selecteer dan het bronscenario. Als u Samenvoegen niet hebt geselecteerd, is de bron het budgetplanscenario dat u hebt geselecteerd in de lijst Filteren volgens scenario.
Budgetplanscenario (in de veldgroep Bestemming) – Als u een andere toewijzingsmethode dan Samenvoegen selecteerde, selecteer dan het doelbudgetplan. Als u Samenvoegen hebt geselecteerd, is het doel het budgetplanscenario dat u hebt geselecteerd in de lijst Filteren volgens scenario.
Vermenigvuldigen met – Geef een waarde op waarmee valutabedragen of hoeveelheden voor de geselecteerde regels moeten worden vermenigvuldigd.
Om prognoseposities toe te voegen, klikt u op Prognoseposities selecteren om het formulier Prognoseposities selecteren te openen. Zie "Prognoseposities toevoegen aan budgetplanregels" verderop in dit onderwerp voor informatie over het toevoegen van prognoseposities.
Optioneel: klik op Regeldetails en typ of selecteer de informatie in de volgende velden:
Project-ID of Voorgesteld project – Selecteer een bestaand project of een voorgesteld project voor de budgetregel.
Vaste-activanummer of Voorgesteld activum – Selecteer een bestaand of een voorgesteld activum voor de budgetregel.
Positie - Selecteer een prognosepositie voor de budgetregel.
Is terugkerend – Schakel dit selectievakje in als de budgetregel jaarlijks terugkeert.
Nieuwe aanvraag - Schakel dit selectievakje in als de budgetregel een nieuwe aanvraag is.
Opmerking – Voer een omschrijving of opmerking in voor de budgetplanregel.
Klik in het Actievenster op Vernieuwen om het formulier bij te werken.
Als u met werkbladen of redenen wilt werken, ga dan naar de volgende procedure.
Terug naar boven
Werkbladen en motivering in budgetplannen gebruiken
Microsoft Dynamics AX kan worden geïntegreerd met Microsoft Word en Microsoft Excel met behulp van de Office-invoegtoepassingen voor Microsoft Dynamics AX. Gebruikers kunnen Word redenen en Excel werkbladen maken die dynamisch zijn gekoppeld aan de tabellen in Microsoft Dynamics AX. Integratie voor de Office-invoegtoepassingen moet worden ingesteld voordat gebruikers de Office-invoegtoepassingen kunnen gebruiken om bestanden te maken.
De sjabloonauteur maakt sjablonen voor de werkbladen en redenen. De sjablonen bevatten velden uit de budgetplannen. De werkbladen en redenen die zijn gemaakt met de sjablonen bevatten de gegevens van het budgetplan waarmee u werkt.
Elk budgetplan heeft één redensjabloon dat u kunt gebruiken om redendocumenten voor dat budgetplan te maken. Elke budgetplanningsfase kan een andere sjabloon hebben waarmee u werkbladen kunt maken voor die fase. Wanneer u de reden of het werkblad opslaat, wordt dit automatisch een budgetplanbijlage.
Wanneer u een reden maakt, kunt u informatie toevoegen ter ondersteuning van het budgetplan. Wanneer u de reden en het budgetplan voor revisie en goedkeuring verzendt, kunnen de revisoren opmerkingen toevoegen en wijzigingen bijhouden om informatie toe te voegen aan de reden.
Wanneer u een werkblad maakt, kunt u gegevens importeren vanuit meerdere scenario's, de gegevens analyseren en wijzigen en de gegevens opnieuw publiceren op het budgetplan.
Zie Handmatig budgetplansjablonen maken voor meer informatie.
Importeren, wijzigen en publiceren van budgetplangegevens met behulp van werkbladen
Ga in het formulier Budgetplan naar het actievenster en klik op Werkblad. Informatie wordt geëxporteerd naar het werkblad.
In Excel kunt u de bedragen in het werkblad analyseren, in grafieken plaatsen en bijwerken. Klik vervolgens op het tabblad Dynamics AX op publiceren om de bijgewerkte gegevens opnieuw te importeren in het budgetplan.
Klik in Microsoft Dynamics AX op het Actievenster op vernieuwen om het formulier bij te werken.
Redenen voor budgetplannen maken
Ga in het formulier Budgetplan naar het actievenster en klik op Reden.
Gebruik de functies in Word om gegevens toe te voegen en op te maken.
Sla het bestand op en sluit Word.
Terug naar boven
Prognoseposities toevoegen aan budgetplanregels
U kunt specifieke prognoseposities selecteren om budgetbedragen voor personeel toe te voegen aan budgetplanregels. Deze budgetbedragen omvatten salaris, vergoedingen en tellingen van voltijdse equivalenten (VTE). Zie Belangrijkste taken: Prognoseposities voor informatie over de budgetten voor prognoseposities. Zie Genereren budgetplan van prognoseposities (formulier) voor meer informatie over het automatisch genereren van een budgetplan van alle prognoseposities.
Klik op Budgettering > Algemeen > Budgetplannen > Alle budgetplannen. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Budgetplan.
Typ of Selecteer de koptekstinformatie, zoals het budgetplanproces en de divisie. Klik op Maken.
Selecteer in de lijst Filteren volgens scenario een scenario dat de Monetair-maateenheid bevat.
Klik op Regel toevoegen en typ of selecteer de gegevens voor de regel.
Om een prognosepositie op de budgetplanregel toe te voegen, klikt u op Regeldetails en selecteert u vervolgens een prognosepositie in de lijst Positie.
Als u meerdere prognoseposities aan de budgetplanregel wilt toevoegen, volgt u deze stappen:
Klik op Prognoseposities selecteren.
Filter de posities door een Afdeling-waarde en optioneel een Datum laatste bewerking-waarde te selecteren.
Schakel de selectievakjes in naast de posities die u wilt toevoegen en klik vervolgens op Toevoegen om de posities toe te voegen aan het selectieraster.
Tip
In het veld Factor in het selectieraster kunt u de factor wijzigen. Wijzig bijvoorbeeld voor parttime posities 1.0 naar 0,50.
Om een VTE-telling te maken, selecteert u een VTE-scenario van een budgetplan en een VTE-hoofdrekening. Het VTE-scenario moet een Hoeveelheid-maateenheid hebben.
Klik op Genereren.
Terug naar boven
Een budgetplan aan de workflow toevoegen
Om een budgetplan in te dienen bij de werkstroom, moet u de voorbereider zijn of een lid zijn van de gebruikersgroep voor de budgetplanning die aan het budgetplan is toegewezen. Alle vereiste velden moeten zijn ingevuld en het budgetplan moet ten minste één regelartikel bevatten voordat u het budgetplan kunt indienen. Het budgetplan moet ook de status Concept hebben.
Zie Budgetteringworkflows instellen voor meer informatie over het configureren van een werkstroom voor het importeren van budgetplannen.
Klik op Budgettering > Algemeen > Budgetplannen > Budgetplannen door mij voorbereid.
Selecteer het budgetplan om aan de werkstroom toe te voegen.
Klik in de workflowberichtenbalk op Aanbieden.
In het veld Opmerking dat wordt weergegeven, voert u een opmerking in en klikt u vervolgens op Aanbieden.
Klik op Acties > Terugroepen op de workflowberichtenbalk om een budgetplan in te trekken dat u bij de werkstroom hebt ingediend.
Klik op Acties > Historie weergeven op de werkstroomberichtenbalk om de workflowhistorie weer te geven voor een budgetplan dat u bij de werkstroom hebt ingediend.
Terug naar boven
Help bij formulieren zoeken
Neem plan (formulier) in projectbudgettering op
Budget planningsproces (formulier)
Budget planningsconfiguratie (formulier)
Verwante taken zoeken
Belangrijkste taken: budgetplanning configureren en budgetplanningprocessen instellen