Budgetteringworkflows instellen

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Bepaalde organisaties vereisen dat budgetdocumenten, zoals budgetregisterregels en algemene budgetreserveringen worden goedgekeurd door een gebruiker die verschilt van de persoon die ze heeft ingevoerd. U kunt een budgetteringsworkflow maken om een goedkeuringsproces in te stellen. U kunt ook andere processen instellen om budgetsaldi bij te werken zonder gebruikersinterventie of om een gebruiker informatie te laten controleren in een budgetdocument.

Een workflow vertegenwoordigt een bedrijfsproces. Een werkstroom definieert hoe een document zich door het systeem begeeft en geeft aan wie een taak moet voltooien of een document moet goedkeuren. Als uw organisatie werkt met het werkstroomsysteem, levert dat tal van voordelen op:

Consistente processen: u kunt het goedkeuringsproces voor specifieke documenten definiëren, zoals opdrachten tot inkoop en onkostennota's. Door gebruik van het werkstroomsysteem garandeert u dat documenten op een consistente, efficiënte manier worden verwerkt en goedgekeurd.
Zichtbaarheid van processen: met het werkstroomsysteem kunt u de status, historie en prestatiegegevens van een specifiek workflowexemplaar volgen. Op deze manier kunt u bepalen of de werkstroom moet worden gewijzigd om de efficiëntie te verbeteren.
Gecentraliseerde werklijst: gebruikers kunnen een gecentraliseerde werklijst raadplegen om na te gaan welke werkstroomtaken en -goedkeuringen aan hen zijn toegewezen. Deze werklijst is beschikbaar op de rollencentrumpagina's van de Microsoft Dynamics AX-client en van Enterprise Portal.

Budgetteringsworkflows

Gebruik deze informatie om werkstroomconfiguraties in te schakelen voor budgetdocumenten. Op basis van het documenttype kunt u handmatige goedkeuring, werkstroomgoedkeuring of geen goedkeuring verplicht stellen.

Als u een workflow voor budgetjournaalregels instelt, moet de workflow een deel zijn van een andere workflow voor budgetregisterregels. Als alle budgetjournaalregels in een budgetregisterregel als groep kunnen worden goedgekeurd, kunt u een Workflows voor budgetregisterposten gebruiken. Als de budgetjournaalregels andere werkstroomgoedkeuringen vereisen, moet u een Workflow voor budgetrekeningposten gebruiken om andere workflowconfiguraties te maken. U kunt bijvoorbeeld één Workflow voor budgetrekeningposten-configuratie gebruiken om een hoog bedrag te controleren en goed te keuren, en een andere Workflow voor budgetrekeningposten-configuratie om een laag bedrag te controleren en goed te keuren.

U kunt de werkstromen van budgetregisterregels koppelen aan een van de budgetcodes die zijn ingesteld om de budgettypes te identificeren. Nadat u een workflow aan een budgetcode toewijst, moeten alle budgetregisterregels die budgetcode gebruiken in de workflow worden goedgekeurd voordat u budgetsaldi kunt bijwerken. Zie Budgetcodes definiëren voor meer informatie.

Nadat u de configuratie van een werkstroom voor een budgetdocumney hebt gemaakt, worden extra besturingselementen aan de bovenkant van het formulier weergegeven wanneer het document wordt opgeslagen. Deze besturingselementen omvatten een gele informatiebalk en een knop Aanbieden of een menu Acties. Zie Een document indienen en Workflowacties voor meer informatie.

Notitie

Sommige knoppen in het formulier Budgetregisterpost zijn niet beschikbaar nadat een budgetregisterregel is ingediend voor workflowgoedkeuring. Wanneer de budgetregisterregel of budgetjournaalregel is goedgekeurd, worden de opties in de menu´s Bijwerken en Overboeking beschikbaar. Andere besturingselementen en velden in het formulier zijn mogelijk niet beschikbaar. Als u een budgetregister dat is goedgekeurd wijzigt, moet het budgetregister opnieuw worden ingediend bij de werkstroom. U kunt een budgetregisterregel wijzigen nadat u budgetsaldi hebt bijgewerkt.

Zie voor een overzicht van de workflow in Microsoft Dynamics AX Overzicht van het workflowsysteem en Workflowconcepten.

U kunt werkstroomgoedkeuringen gebruiken voor de volgende budgetdocumenttypes.

Budgetteringsmenuoptie	Documenttype
Budgetplannen Notitie Dit besturingselement is alleen beschikbaar als Microsoft Dynamics AX 2012 R2 of AX 2012 R3 is geïnstalleerd.	Budgetplan
Budgetregisterpost	Budgetregisterpost
Budgetjournaalregels	Budgetjournaalregel
Commitments	Toezegging
General budget reservations	Algemene budgetreservering

Nieuw of gewijzigd voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3, en de hotfix KB3047235 van de Algemene budgetreservering

U moet budgetwerkstromen voor budgetplannen instellen voordat u een budgetplanningsproces instelt. De budgetplan-werkstroomconfiguratie die u instelt wordt gebruikt om de budgetplannen, werkbladen en motivering voor revisie en goedkeuring in elke fase van een budgetplanningsproces in te dienen. Het budgetplanningsproces definieert de volgorde van de budgetplanningsfases en het proces gekoppeld aan een budgetorganisatiehiërarchie. Wanneer u de werkstroom configureert, kunt u gebruikers toewijzen aan een taak op basis van de budgetorganisatie, rol of gebruikersgroep.

Wanneer u een budgetplanningsproces configureert, kunt u een budgetwerkstroom-ID koppelen aan elke budgetplanningswerkstroom. Nadat de het budgetplan is ingediend bij de werkstroom en een gebruiker een toewijzing heeft voltooid, wordt de volgende budgetplanningsfase met behulp van het fase-overgangselement naar de budgetwerkstroomconfiguratie verplaatst.

De types workflows die u kunt maken

De volgende tabel geeft de workflowtypes weer die u in budgettering kunt maken.

Typ	Gebruik hiervoor dit type
Workflows budgetplan Notitie Dit besturingselement is alleen beschikbaar als Microsoft Dynamics AX 2012 R2 of AX 2012 R3 is geïnstalleerd.	Controle- en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetplannen. Budgetplanwerkstromen moeten een fase-overgangselement voor elke overgang, die een budgetplan verplaatst naar de volgende budgetplanningsfase bevatten. Bijvoorbeeld een werkstroom voor een budgetplanningsproces dat bestaat uit drie fasen vereist twee fase-overgangselementen om de drie geodkeuringslementen te verbinding die die gekoppeld zijn aan de drie budgetplanningsfasen. Voor meer informatie, zie 'Werkstroom' in Over de configuratie van budgetplanning en installatie. Budgetplan goedkeuren – Een goedkeuringselement voor budgetplannen maken. Gekoppeld budgetplan activeren– Een geautomatiseerde taak maken om het budgetplan te activeren, dat is gekoppeld aan een bovenliggende budgetplan. Faseovergang budgetplan– Een geautomatiseerde taak maken om een fase-overgang voor een budgetplan uit te voeren. Toewijzing budgetplanningfase– Een geautomatiseerde taak maken om de toewijzing van een budgetplanningsstadium uit te voeren, dat het toewijzingsschema voor een budgetplan-scenarioschatting gebruikt. Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten. Gekoppelde budgetplannen controleren die voltooid zijn.– Een taak voor een gebruiker maken om de voltooide budgetplannen te controleren, die gekoppeld zijn aan een bovenliggende budgetplan. Budgetplan controleren– Een taak maken voor een gebruiker om budgetplannen te controleren.
Workflow voor budgetrekeningposten	Controle- en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetjournaalregels. Gebruik het element Workflow voor budgetrekeningposten om budgetjournaalregelworkflows op te nemen in een budgetregisterregelworkflow. Dit workflowtype bevat standaard workflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor budgetjournaalinvoer: Budgetrekeningpost goedkeuren – Een goedkeuringselement voor budgetjournaalregels. Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten. Budgetrekeningpost controleren – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een budgetjournaalregel te controleren.
Workflows voor budgetregisterposten	Controle en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetregisterregels. Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor budgetregisterinvoerworkflows: Goedkeuring van budgetjournaalboeking – Een goedkeuringselement voor budgetregisterregels. Budgetsaldi voor budgetregister bijwerken – Maak een geautomatiseerde taak om budgetsaldi bij te werken. Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten. Workflow voor budgetrekeningposten – Bevat een Workflow voor budgetrekeningposten type. Budgetregisterpost controleren – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een budgetregisterregel te controleren.
Commitments approval	Goedkeuringsworkflows maken voor toezeggingen. Nadat u een toezeggingsworkflow hebt ingesteld en geactiveerd, moeten alle toezeggingen deze gebruiken. Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor toezeggingsgoedkeuringsworkflows: Commitment approval – Een goedkeuringselement maken voor toezeggingen. Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten. Commitment task – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een toezegging te controleren.
General budget reservations	Goedkeuringsworkflows maken voor algemene budgetreserveringen. Nadat u deze werkstroom hebt ingesteld, moet u het aan een reserveringtype toewijzen om het te gebruiken. Alle algemene budgetreserveringen van hetzelfde type gebruiken dezelfde werkstroom. Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor algemene budgetreserveringsgoedkeuringsworkflows: Commitment approval – Een goedkeuringselement voor algemene budgetreserveringen. Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten. Commitment task – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een algemene budgetreservering te controleren.

Workflows budgetplan

Notitie

Dit besturingselement is alleen beschikbaar als Microsoft Dynamics AX 2012 R2 of AX 2012 R3 is geïnstalleerd.

Controle- en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetplannen. Budgetplanwerkstromen moeten een fase-overgangselement voor elke overgang, die een budgetplan verplaatst naar de volgende budgetplanningsfase bevatten. Bijvoorbeeld een werkstroom voor een budgetplanningsproces dat bestaat uit drie fasen vereist twee fase-overgangselementen om de drie geodkeuringslementen te verbinding die die gekoppeld zijn aan de drie budgetplanningsfasen. Voor meer informatie, zie 'Werkstroom' in Over de configuratie van budgetplanning en installatie.

Budgetplan goedkeuren – Een goedkeuringselement voor budgetplannen maken.
Gekoppeld budgetplan activeren– Een geautomatiseerde taak maken om het budgetplan te activeren, dat is gekoppeld aan een bovenliggende budgetplan.
Faseovergang budgetplan– Een geautomatiseerde taak maken om een fase-overgang voor een budgetplan uit te voeren.
Toewijzing budgetplanningfase– Een geautomatiseerde taak maken om de toewijzing van een budgetplanningsstadium uit te voeren, dat het toewijzingsschema voor een budgetplan-scenarioschatting gebruikt.
Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten.
Gekoppelde budgetplannen controleren die voltooid zijn.– Een taak voor een gebruiker maken om de voltooide budgetplannen te controleren, die gekoppeld zijn aan een bovenliggende budgetplan.
Budgetplan controleren– Een taak maken voor een gebruiker om budgetplannen te controleren.

Workflow voor budgetrekeningposten

Controle- en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetjournaalregels. Gebruik het element Workflow voor budgetrekeningposten om budgetjournaalregelworkflows op te nemen in een budgetregisterregelworkflow.

Dit workflowtype bevat standaard workflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor budgetjournaalinvoer:

Budgetrekeningpost goedkeuren – Een goedkeuringselement voor budgetjournaalregels.
Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten.
Budgetrekeningpost controleren – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een budgetjournaalregel te controleren.

Workflows voor budgetregisterposten

Controle en goedkeuringswerkstromen maken voor budgetregisterregels.

Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor budgetregisterinvoerworkflows:

Goedkeuring van budgetjournaalboeking – Een goedkeuringselement voor budgetregisterregels.
Budgetsaldi voor budgetregister bijwerken – Maak een geautomatiseerde taak om budgetsaldi bij te werken.
Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten.
Workflow voor budgetrekeningposten – Bevat een Workflow voor budgetrekeningposten type.
Budgetregisterpost controleren – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een budgetregisterregel te controleren.

Commitments approval

Goedkeuringsworkflows maken voor toezeggingen. Nadat u een toezeggingsworkflow hebt ingesteld en geactiveerd, moeten alle toezeggingen deze gebruiken.

Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor toezeggingsgoedkeuringsworkflows:

Commitment approval – Een goedkeuringselement maken voor toezeggingen.
Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten.
Commitment task – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een toezegging te controleren.

General budget reservations

Goedkeuringsworkflows maken voor algemene budgetreserveringen. Nadat u deze werkstroom hebt ingesteld, moet u het aan een reserveringtype toewijzen om het te gebruiken. Alle algemene budgetreserveringen van hetzelfde type gebruiken dezelfde werkstroom.

Dit workflowtype bevat standaardworkflowelementen en elementen die u kunt gebruiken voor algemene budgetreserveringsgoedkeuringsworkflows:

Commitment approval – Een goedkeuringselement voor algemene budgetreserveringen.
Flowbesturing – Maak standaard workflowelementen voor vertakkingsbeslissingen en -activiteiten.
Commitment task – Maak een taak voor een gebruiker om de nauwkeurigheid van een algemene budgetreservering te controleren.

Een workflow maken

Volg deze stappen om een workflow te maken.

Klik op Budgettering > Instellen > Budgetteringsworkflows.
Klik in het actievenster op Nieuw.
Selecteer het type workflow dat u wilt maken.
Klik op Workflow maken. De workflow-editor wordt weergegeven. Ontwerp de workflow door workflowelementen op het tekenpapier te slepen.
Elk element van de workflow configureren. Zie Workflowelementen configureren voor meer informatie.
Herhaal stappen 2 tot en met 5 om extra workflows voor budgettering te maken.

Berekende velden en expressies

De volgende berekende velden en expressies worden gebruikt met budgetteringsworkflowgoedkeuringen. Voor elke workflow kunt u voorwaarden instellen waarin de berekende velden en expressies zijn opgenomen.

Berekend veld	Omschrijving
Resultaten van budgetcontrole	De budgetbeheerresultaten. De mogelijke resultaten zijn Budgetcontrole is gelukt, Budgetcontrole is gelukt, maar er zijn waarschuwingen, Budgetcontrole is mislukt en Budgetcontrole is niet uitgevoerd. Dit veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten.
Overboekingsregel overtreden	Beoordeel een schending van de budgetoverboekingsregel. De mogelijk waarden zijn Ja of Nee. Als een budgetoverboekingsregel wordt geschonden, en de waarde is ingesteld op Ja, dan kan de werkstroom aan een gebruiker worden toegewezen, die een budgetoverboeking kan goedkeuren wanneer budgetoverboekingsregels zijn geschonden. Dit veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten.
Bedrag in transactievaluta	Het transactiebedrag in de valuta voor boekhouding. Het veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten. Notitie Wanneer Bedrag in transactievaluta wordt gebruikt voor overboekingen, moet u een tweede voorwaarde opnemen om negatieve bedragen te negeren. Voorbeeld: Waarbij Budgetjournaalregels.Bedrag in transactievaluta minder is dan 100.000 En Budgetjournaalregels.Bedrag in transactievaluta groter is dan 0

Resultaten van budgetcontrole

De budgetbeheerresultaten. De mogelijke resultaten zijn Budgetcontrole is gelukt, Budgetcontrole is gelukt, maar er zijn waarschuwingen, Budgetcontrole is mislukt en Budgetcontrole is niet uitgevoerd.

Dit veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten.

Overboekingsregel overtreden

Beoordeel een schending van de budgetoverboekingsregel. De mogelijk waarden zijn Ja of Nee. Als een budgetoverboekingsregel wordt geschonden, en de waarde is ingesteld op Ja, dan kan de werkstroom aan een gebruiker worden toegewezen, die een budgetoverboeking kan goedkeuren wanneer budgetoverboekingsregels zijn geschonden.

Dit veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten.

Bedrag in transactievaluta

Het transactiebedrag in de valuta voor boekhouding.

Het veld is beschikbaar voor de configuraties Workflow voor budgetrekeningposten en Workflows voor budgetregisterposten.

Notitie

Wanneer Bedrag in transactievaluta wordt gebruikt voor overboekingen, moet u een tweede voorwaarde opnemen om negatieve bedragen te negeren. Voorbeeld:

Waarbij Budgetjournaalregels.Bedrag in transactievaluta minder is dan 100.000
En Budgetjournaalregels.Bedrag in transactievaluta groter is dan 0

Typen deelnemers

U kunt een workflowelement toewijzen aan de volgende groepen deelnemers.

Gebruikersgroep	Omschrijving
Deelnemers budgetbeheerder	Wijs het workflowelement toe aan een gebruiker die is gedefinieerd als de budgetmanager in de budgetbeheerconfiguratie. De budgetmanager kan budgetregisterregels goedkeuren. Extra budgetmanagers voor financiële dimensiewaarden kunnen worden gedefinieerd door regels voor budgetbeheer te gebruiken. Zie Configuratie van budgetbeheer (formulier) voor meer informatie.
Deelnemers budgetorganisatie Notitie Dit besturingselement is alleen beschikbaar als Microsoft Dynamics AX 2012 R2 of AX 2012 R3 is geïnstalleerd.	Het werkstroomelement toewijzen aan een budgetorganisatiedeelnemer. Budgetorganisatiedeelnemers zijn alleen beschikbaar voor budgetplanningswerkstromen.
Deelnemerprovider beveiligingsrol	Wijs het workflowelement toe aan een beveiligingsrol in Microsoft Dynamics AX.
Deelnemers van gebruikersgroep	Wijs het workflowelement toe aan een gebruikersgroep in Microsoft Dynamics AX.