Belangrijke taken: Beleid voor ondertekeninglimieten beheren

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Een hoofdelement van financieel risicobeheer voor organisaties is het beheren van uitgaven. Het beheren van uitgaven omvat het versterken van interne controles en ervoor zorgen dat werknemers voldoen aan deze controles. Maximale ondertekeningslimieten vormen een belangrijk onderdeel van uitgavencontroles en conformiteit.

Wat u wilt doen?

Meer informatie over…

Een beleid voor ondertekeningslimieten maken

Standaardondertekeningslimietregels definiëren

Een limietovereenkomstregel definiëren

Uitzonderingen op een limietovereenkomstregel definiëren

Een limietvalutaregel definiëren

Help bij formulieren zoeken

Verwante taken zoeken

Meer informatie over…

Klik op deze koppelingen voor meer informatie over de concepten die in dit onderwerp worden besproken.

Info over het instellen van ondertekeningslimieten

Een beleid voor ondertekeningslimieten maken

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Maximale ondertekeningslimieten > Beleid voor ondertekeningslimieten. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Polis.
Voer op het sneltabblad Algemeen een naam en omschrijving in voor het beleid voor ondertekeningslimieten.
Ga naar het sneltabblad Beleidsorganisaties en selecteer een organisatiehiërarchie in het veld Organisatiehiërarchie selecteren.

Notitie

Een beleid kan alleen gelden voor knooppunten in een organisatiehiërarchie. U kunt geen knooppunten toevoegen aan het beleid voor één organisatiehiërarchie en selecteer vervolgens een andere organisatiehiërarchie en voeg vanhier knooppunten toe.
Selecteer in de lijst Beschikbare organisatieknooppunten: de organisatieknooppunten waarop het beleid voor ondertekeningslimieten van toepassing is.

De volgende stappen voor het maken van een beleid voor ondertekeningslimieten worden uitgevoerd in het sneltabblad Beleidsregels, waar u de regels voor het beleid van de ondertekeningslimieten definieert. U kunt regels instellen voor de volgende types van beleidsregels:

Standaardondertekeningslimiet
Limietovereenkomst
Limietvaluta

De volgende procedures geven aan hoe u regels instelt voor elk type beleidsregel voor ondertekeningslimieten.

Terug naar boven

Standaardondertekeningslimietregels definiëren

Standaardondertekeningslimietregels vermelden de standaard uitgavenlimieten en goedkeuringslimieten voor elk documenttype, voor elke taak of compensatieniveau.

Notitie

U geeft aan of ondertekeningslimieten zijn gebaseerd op de taak van de werknemer of op compensatieniveau in het formulier Parameters voor ondertekeningslimiet. Zie Tekenlimietparameters opzetten voor meer informatie.

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Maximale ondertekeningslimieten > Beleid voor ondertekeningslimieten. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Polis.
Klik in het sneltabblad Beleidsregels in de lijst Beleidsregeltype: op Standaardondertekeningslimiet.
Klik onder Beleidsregels op de knop Beleidsregel maken.
Voer in het formulier Details van standaardregel voor ondertekeningslimiet de ingangsdatum en vervaldatum voor de standaardregel in en klik vervolgens op Nieuw.
Geef voor elk documenttype en taak of compensatieniveau de standaard goedkeurings- en uitgavenlimieten op. U kunt meerdere taken of compensatieniveaus selecteren wanneer u een standaard ondertekeningslimietbedrag maakt voor een documenttype. Hierdoor kunt u één vermelding maken voor alle taken of compensatieniveaus met dezelfde uitgaven- en goedkeuringsbedragen.

Terug naar boven

Een limietovereenkomstregel definiëren

Limietovereenkomsten definiëren de fiduciaire verantwoordelijkheden van de werknemer wanneer de werknemer bedrijfsaankopen doet of onkosten goedkeurt voor bedrijfsgerelateerde activiteiten. Wanneer u een limietovereenkomstregel maakt, geeft u de overeenkomsten op die de werknemer moet controleren en accepteren voordat hij of zij een aanvraag voor een ondertekeningslimietaanvraag indient.

Notitie

Bedrijven maken en onderhouden hun inkoopovereenkomsten op het intranet of extranet van hun bedrijf en verwijzen ernaar in Microsoft Dynamics AX als limietovereenkomsten. Limietovereenkomsten worden gedefinieerd in het formulier Parameters voor ondertekeningslimiet. Zie Tekenlimietparameters opzetten voor meer informatie.

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Maximale ondertekeningslimieten > Beleid voor ondertekeningslimieten. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Polis.
Klik in het sneltabblad Beleidsregels in de lijst Beleidsregeltype: op Limietovereenkomst.
Klik onder Beleidsregels op de knop Beleidsregel maken.
Voer in het formulier Details van regels voor ondertekeningslimieten de ingangsdatum en vervaldatum voor de limietovereenkomstregel in en klik vervolgens op de knop Nieuw.
Selecteer voor elk documenttype de limietovereenkomsten die de werknemer moet lezen en waarvoor hij moet bevestigen dat hij ermee akkoord gaat.

Terug naar boven

Uitzonderingen op een limietovereenkomstregel definiëren

Bepaalde werknemers kunnen een uitzondering krijgen op de limietovereenkomstregels. Uw organisatie vereist bijvoorbeeld dat leidinggevenden in het bedrijf boven compensatieniveau 80 specifieke arbeidsovereenkomsten hebben die hun uitgaven- en goedkeuringslimieten beschrijven. Deze contracten zijn opgemaakt om te voldoen aan de openbaarmakingsregels en bestaan buiten het beleidsraamwerk voor ondertekeningslimieten van Microsoft Dynamics AX. In deze gevallen kunnen de werknemers een uitzondering krijgen op de controle- en verlengingsvereisten die in de limietovereenkomstregel worden vermeld.

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Maximale ondertekeningslimieten > Beleid voor ondertekeningslimieten. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Polis.
Klik in het sneltabblad Beleidsregels in de lijst Beleidsregeltype: op Limietovereenkomst.
Klik onder Beleidsregels op de knop Beleidsregel maken.
Klik in het formulier Details van regels voor ondertekeningslimieten op Uitzonderingen.
Selecteer in het formulier Uitzonderingen limietovereenkomst in het veld Beschikbare taken een taak of compensatieniveau en klik vervolgens op de knop Toevoegen >>. Herhaal deze stap voor alle taken of compensatieniveaus die van de limietovereenkomstregel zijn vrijgesteld.

Terug naar boven

Een limietvalutaregel definiëren

Wijs een basisvaluta aan de ondertekeningslimietregel toe. Hierdoor kan een organisatie ondertekeningslimieten maken die op een specifieke valuta zijn gebaseerd.

Notitie

De basisvaluta die u voor de ondertekeningslimietregel definieert, mag niet de primaire valuta zijn voor de werknemer die de ondertekeningslimiet aanvraagt. Om een limietvaluta te gebruiken die verschilt van de primaire valuta die voor de werknemer is gedefinieerd, moeten de wisselkoersen in uw systeem worden ingesteld. Zie Wisselkoersen valuta (formulier) voor meer informatie.

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Maximale ondertekeningslimieten > Beleid voor ondertekeningslimieten. Klik in het actievenster in de groep Nieuw op Polis.
Klik in het sneltabblad Beleidsregels in de lijst Beleidsregeltype: op Limietvaluta.
Klik onder Beleidsregels op de knop Beleidsregel maken.
Voer in het formulier Details van regel van limietvaluta de ingangsdatum en vervaldatum voor de limietvalutaregel in.
Als u wilt dat het systeem rekening houdt met regels van de bovenliggende organisatie wanneer het toepasselijke beleidsregels zoekt, vinkt u het selectievakje Bovenliggende regel opnemen aan.
Selecteer in het veld Valuta de valuta die moet worden weergegeven wanneer een werknemer een ondertekeningslimiet aanvraagt.