Overzicht van een workflow voor opdrachten tot inkoop
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Het workflowproces verplaatst opdrachten tot inkoop door het beoordelingsproces van een beginstatus Concept naar een eindstatus Goedgekeurd. Wanneer een opdracht tot inkoop ter controle wordt ingediend, wordt het workflowproces gestart. Nadat een opdracht tot inkoop is goedgekeurd, kan een inkooporder worden gegenereerd voor de regels van de opdracht tot inkoop en kunnen ze bij de leverancier worden ingediend om te worden voltooid.
Waarschuwing
Voordat een opdracht tot inkoop ter controle kan worden ingediend, moet de workflow worden geconfigureerd. Het workflowproces kan een of meer controlestappen in een willekeurige volgorde bevatten. Het workflowproces kan ook zo worden geconfigureerd dat het de controletaken overslaat en de opdracht tot inkoop automatisch goedkeurt. U kunt de workflow configureren om de opdracht tot inkoop te routeren als een enkel document. Als alternatief kunt u de regels in een opdracht tot inkoop afzonderlijk naar de geschikte controleurs routeren. U kunt ook een scenario maken waarbij de opdracht tot inkoop als een enkel document wordt gerouteerd naar bepaalde controleurs en waarbij een selectie van regels in de opdracht tot inkoop naar andere controleurs wordt gerouteerd.
Als de regels van de opdracht tot inkoop afzonderlijk worden gecontroleerd, moet het controleproces voor alle regels van de opdracht tot inkoop worden uitgevoerd voordat de werkstroom naar de volgende stap in het proces kan gaan, en voordat het controleproces voor de opdracht tot inkoop als geheel kan worden voltooid. Wanneer de opdracht tot inkoop en alle regels het controleproces hebben voltooid, dan wordt de algemene status van de opdracht tot inkoop bijgewerkt naar Goedgekeurd.
U kunt uw workflow configureren voor om het bedrijfsproces voor opdrachten tot inkoop in uw organisatie voor te stellen. Houd rekening met de volgende punten wanneer u uw workflowproces voor opdrachten tot inkoop configureert:
Welke uitgaven moeten worden gecontroleerd?
Welke uitgaven kunnen automatisch worden goedgekeurd?
Wie moet uitgavenverzoeken controleren en goedkeuren? Aan welke rol worden deze gebruikers toegewezen?
Wat is het proces wanneer een controleur niet beschikbaar is?
De volgende voorbeelden geven een voorbeeld van twee manieren waarop u workflows voor opdrachten tot inkoop kunt configureren.
Notitie
Dit onderwerp omvat informatie over de functies die zijn toegevoegd of gewijzigd voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Deze informatie geldt ook voor AX 2012 R3. Zie het gedeelte verderop in dit onderwerp.
Voorbeeld 1: Een opdracht tot inkoop als één document voor revisie verzenden
De volgende afbeelding geeft aan hoe een opdracht tot inkoop als één document door het workflowcontroleproces kan stromen. De regels in de opdracht tot inkoop worden niet afzonderlijk gerouteerd.
In dit voorbeeld zijn de volgende rollen in de workflow opgenomen:
De aanvrager – De gebruiker die de artikelen of services bestelt. De aanvrager kan de opdracht tot inkoop voorbereiden of een andere werknemer kan de opdracht tot inkoop namens de aanvrager voorbereiden. Deze werknemer is de voorbereider. De voorbereider is verantwoordelijk voor het beheren van de opdracht tot inkoop in het hele controleproces. Alleen de voorbereider van de opdracht tot inkoop kan deze wijzigen.
Notitie
Een werknemer moet de juiste machtigingen krijgen om een opdracht tot inkoop te maken namens iemand anders. Zie Machtigingen instellen voor het bestellen van producten namens iemand anders voor meer informatie over het instellen van de machtigingen.
De inkoper – De gebruiker die een aanschaffingscontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
De manager van de aanvrager – De gebruiker die een managercontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
.gif "Purchase requisition workflow review process")
In dit voorbeeld omvat het workflowproces voor de opdracht tot inkoop de volgende stappen:
De voorbereider dienst een opdracht tot inkoop ter controle in.
De inkoper ontvangt een melding die vraagt om de informatie in de opdracht tot inkoop te controleren. Als vereiste informatie ontbreekt, kan de inkoper de informatie toevoegen of de opdracht tot inkoop terugsturen naar de voorbereider om deze te laten toevoegen. Wanneer de verplichte velden zijn ingevuld, kan de opdracht tot inkoop naar de volgende stap gaan in het controleproces.
De manager van de aanvrager controleert de opdracht tot inkoop.
De opdracht tot inkoop kan bijvoorbeeld naar de manager van de aanvrager worden gerouteerd als het bedrag van de opdracht tot inkoop de uitgavenlimiet van de werknemer voor opdrachten tot inkoop heeft overschreden. De manager van de aanvrager kan de opdracht tot inkoop goedkeuren of afwijzen of deze terugsturen naar de voorbereider voor wijzigingen.
Voorbeeld 2: De individuele regels in de opdracht tot inkoop ter controle routeren
De volgende afbeelding geeft aan hoe de individuele regels in een opdracht tot inkoop door de workflow kunnen worden gerouteerd. Het proces voor elke regel is in het algemeen hetzelfde als het proces voor een opdracht tot inkoop die als één document wordt gecontroleerd. Elke regel moet het workflowproces afzonderlijk voltooien voordat de workflow voor de hele opdracht tot inkoop kan worden voltooid.
In dit voorbeeld voert een werknemer een aanvraag in voor posters en t-shirts voor een marketingcampagne. De kosten van de posters wordt tussen de marketingafdeling en de verkoopafdeling opgesplitst. Als de kosten van de posters of t-shirts de bevoegdheid voor ondertekeningslimieten voor afdelingsmanagers overschrijdt, moet de opdracht tot inkoop ook door de groepmanager worden gecontroleerd.
De volgende rollen zijn in het workflowproces opgenomen voor dit voorbeeld:
De aanvrager – De gebruiker die de artikelen of services bestelt. De aanvrager kan de opdracht tot inkoop voorbereiden of een andere werknemer kan de opdracht tot inkoop namens de aanvrager voorbereiden. Deze werknemer is de voorbereider. De voorbereider is verantwoordelijk voor het beheren van de opdracht tot inkoop in het hele controleproces. Alleen de voorbereider van de opdracht tot inkoop kan deze wijzigen.
Notitie
Een werknemer moet de juiste machtigingen krijgen om een opdracht tot inkoop te maken namens iemand anders. Zie Machtigingen instellen voor het bestellen van producten namens iemand anders voor meer informatie over het instellen van de machtigingen.
De inkoper – De gebruiker die een aanschaffingscontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
De manager van de aanvrager – De gebruiker die een managercontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
De afdelingsmanager – De gebruiker die een uitgavencontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
De groepmanager – De gebruiker die een handtekeningsbevoedgheidscontrole uitvoert en het document kan goedkeuren.
.gif "Purchase requisition line workflow review process")
In dit voorbeeld omvat het workflowproces voor de regels in de opdracht tot inkoop de volgende stappen:
De voorbereider dienst een opdracht tot inkoop ter controle in. Elke regel wordt naar de controleur gerouteerd die in het workflowproces is geconfigureerd.
De inkoper ontvangt een melding die de inkoper vraagt om de informatie in de opdracht tot inkoop en regels in de opdracht tot inkoop te controleren. Als vereiste informatie ontbreekt, kan de inkoper de informatie toevoegen of de regel in de opdracht tot inkoop terugsturen naar de voorbereider om deze te laten toevoegen. Wanneer de verplichte velden zijn ingevuld, kan de regel in de opdracht tot inkoop naar de volgende stap gaan in het controleproces. Regels in een opdracht tot inkoop kunnen het controleproces onafhankelijk van elkaar blijven doorlopen.
De lijnmanager van de aanvrager controleert de regels in de opdracht tot inkoop en keurt deze goed.
De goedkeuring kan naar de manager van de aanvrager worden gerouteerd als het bedrag op de regel in de opdracht tot inkoop de uitgavenlimiet van de aanvrager voor regels in de opdracht tot inkoop overschrijdt. De manager kan een van de of beide regels in de opdracht tot inkoop goedkeuren of afwijzen.
De afdelingsmanager voor de marketingafdeling controleert de regels in de opdracht tot inkoop voor zowel de posters als de t-shirts. De afdelingsmanager voor de verkoopafdeling controleert de regel in de opdracht tot inkoop alleen voor de posters, omdat dit de enige kost is die aan de verkoopafdeling wordt toegerekend.
De groepmanager controleert de regel in de opdracht tot inkoop voor de t-shirts alleen indien nodig en keurt deze goed. Als het bedrag op de regel in de opdracht tot inkoop bijvoorbeeld de goedkeuringslimiet van de afdelingsmanager overschrijdt. De groepmanager hoeft de regel in de opdracht tot inkoop voor de posters niet goed te keuren.
Configuratieworkflow voor opdrachten tot inkoop
Om een opdracht tot inkoop ter controle te routeren, moet u de workflowprocessen voor de opdracht tot inkoop configureren. Het workflowproces dat u definieert, controleert de interactie tussen de gebruiker die de artikelen heeft aangevraagd (de aanvrager) en de controleur en goedkeurder in de workflow. Deze configuratie bepaalt ook de reoute van de opdracht tot inkoop op basis van de voorwaarden die in de workflowconfiguratie zijn opgegeven, zoals wanneer de bestelopdracht opdracht tot inkoop moet worden doorgestuurd, de gebruiker of rol naar wie die bestelopdracht moet worden doorgestuurd, en de acties die mogen worden uitgevoerd.
De voorbeelden in dit onderwerp beschrijven hoe een opdracht tot inkoop kan worden gerouteerd via de workflow als één document of als individuele regels in een opdracht tot inkoop. U kunt ook een workflow configureren voor opdrachten tot inkoop om de interne controle van opdrachten tot inkoop te weerspiegelen die voor uw organisatie is gedefinieerd. Zie voor informatie over het configureren van de workflow voor opdrachten tot inkoop Workflows voor inkoop en sourcing instellen.
Nieuwe of gewijzigde voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In Microsoft Dynamics AX 2012 R2 is het concept van een bestelopdrachtdoel geïntroduceerd. Een bestelopdrachtdoel biedt meer flexibiliteit in hoe kan worden voldaan aan de bestelvraag. Bij het maken van een opdracht kunt u er één van twee doelen aan toewijzen: verbruik of aanvulling. Afhankelijk van het doel, kan aan de vraag van de opdracht worden voldaan door inkooporder, transferorder, productieorder of kanban. Zie Opdrachten tot inkoop voor meer informatie over de doeleinden van de opdracht en invloed op het inkoopproces .
Opdrachten bestemd voor verbruik
Aan de vraag die is gemaakt door een opdracht met verbruik als doel, wordt altijd voldaan met een inkooporder. Als Microsoft Dynamics AX zo is ingesteld dat er automatisch inkooporders worden gemaakt, worden inkooporders gemaakt nadat de opdracht tot inkoop is goedgekeurd. Er wordt en inkooporder gemakt voor elke valuta, leverancier of rechtspersoon die in de regels van de opdracht tot inkoop is bepaald. Als een opdracht tot inkoop bijvoorbeeld twee regels bevat en elke regel een verschillende leverancier, valuta of rechtspersoon bevat, worden er twee inkooporders gemaakt.
Afhankelijk van de configuratie van het inkoopbeleid voor uw organisatie, kunnen er ook afzonderlijke inkooporders worden gemaakt als de regels van de inkoopbestelopdracht verschillende aanvragers, regeltypes of aanschaffingscategorieën bevatten.
Als Microsoft Dynamics AX niet zo is ingesteld dat er automatisch inkooporders worden gemaakt, moet de aankoopbemiddelaar handmatig de regels op de opdracht tot inkoop selecteren en de inkooporders maken.
Notitie
Zie Regels instellen voor het maken van inkooporders en consolidatie van de vraag voor informatie over het instellen van regels om automatisch inkooporders te genereren voor goedgekeurde opdrachten tot inkoop.
Opdrachten bestemd voor aanvulling
De vraag die is gemaakt door een opdracht met aanvulling als doel, kan worden vervuld door een inkooporder, transferorder, productieorder of kanban. Microsoft Dynamics AX moet zijn ingesteld om de vraag van de opdracht op te nemen in de hoofdplanning. Nadat deze is ingesteld, wordt automatisch de uitvoermethode bepaald voor de vraag die is gemaakt door een opdracht met aanvulling als doel. Dit gebeurt door het leveringsbeleid dat is ingesteld voor de artikelen in uw organisatie en gepland via de hoofdplanning.
Notitie
Zie Hoofdplannen instellen voor het opnemen van aanvragen voor meer informatie over het instellen van hoofdplanning om automatisch opdrachtvragen op te nemen wanneer het doel aanvulling is.
Nieuw of gewijzigd voor met hotfix KB3047235
Voor de publieke sector: als u een werkstroom met grootboekbudgetreserveringen in uw inkoop gebruikt, raadpleegt u Set up general budget reservation workflows (Public sector)
Zie ook
Workflows voor inkoop en sourcing instellen