Vaste activa overboeken
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In dit onderwerp wordt beschreven hoe financiële informatie voor een vast activum overgeboekt moet worden als het eigendom van, of de verantwoordelijkheid voor, dat activum wijzigt. In Microsoft Dynamics AX betreft een overboeking het wijzigen van de waarden van de financiële dimensies voor één of meerdere waardemodellen die aan het activum gekoppeld zijn. Om die reden, hoewel doorgaans gesproken wordt over het overboeken van een vast activum, is het beter om te zeggen dat de waardemodellen overgeboekt worden die aan het vaste activum gekoppeld zijn.
U kunt alle waardemodellen overboeken die aan een vast activum gekoppeld zijn, of u kunt specifieke waardemodellen selecteren, zoals degene die gekoppeld zijn aan een boekingslaag. In alle gevallen verandert de overboeking de koppeling tussen het activum en de waardemodellen niet. De overboeking verandert alleen de financiële dimensies die gekoppeld zijn aan de geselecteerde waardemodellen.
De waarden van de financiële dimensies voor het materiaal dat gebruikt wordt voor het onderhoud van de voertuigen van uw organisatie zijn bijvoorbeeld CostCenter, Divisie en Afdeling. Voor het overboeken van een hydraulische lift van de afdeling Onderhoud naar de afdeling Transport, selecteert u de juiste waardemodellen. Vervolgens voert u de bestaande waarden van de financiële dimensies voor CostCenter en Afdeling in als de dimensiewaarden waarnaar deze overgeboekt moeten worden. Voor de dimensie Afdeling voert u Transport als nieuwe dimensiewaarde in.
Notitie
De procedure voor deze taak is gewijzigd voor cumulatieve update 7 of later voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. De bijgewerkte procedure geldt ook voor AX 2012 R3. Zie het gedeelte later in dit onderwerp voor meer informatie.
Overwegingen
Als u vaste activa overboekt, houd dan het volgende in gedachten:
Als u waardemodellen overboekt die gekoppeld zijn aan vaste activa, worden er boekhoudingstransacties gemaakt. Daarom kunnen de waardemodellen niet overgeboekt worden als de hoofdrekening wordt beëindigd voor de financiële dimensies waarnaar of waarvan u overboekt. Zie Hoofdrekeningen - rekeningschema's (formulier) voor meer informatie.
Een overboeking moet leiden tot een combinatie van waarden van de financiële dimensies die geldig is volgens de geavanceerde regelstructuren voor het rekeningschema.
U kunt alleen waardemodellen overboeken met de status Open. Het is niet mogelijk waardemodellen over te boeken voor een vast activum dat nog niet is aangeschaft, dat is verkocht, buiten gebruik is gesteld, is uitgesteld, is gesloten of is overgeboekt naar een groep met lage waarden.
U kunt het formulier Waardemodellen gebruiken om de status van een waardemodel weer te geven of te wijzigen. Om dit te doen, selecteert u het vaste activum op de lijstpagina Vaste activa en vervolgens klikt u op het Actievenster op Waardemodellen. U kunt de waarde bekijken of wijzigen in het veld Status. Zie Waardemodellen (formulier) voor meer informatie.
Als u een vast activum overboekt door de procedures in dit hoofdstuk te gebruiken, wordt er een registratie van de overboeking gedaan. Als u geen registratie van de overboeking nodig heeft, kunt u het formulier Waardemodellen gebruiken om de standaard financiële waarden van het vaste activum bij te werken. Als u dit doet, wordt er geen overboekingsinvoer gemaakt of weergegeven op het formulier Overboekingshistorie van vaste activa. Zie Waardemodellen (formulier) en Overboekingshistorie van vaste-activa (formulier) voor meer informatie.
Het is mogelijk de meest recente overboeking van een vast activum om te keren, hoewel het niet mogelijk is een overboeking om te keren die al omgekeerd is. Zie Een transactie omkeren voor meer informatie.
Waarschuwing
Bij een overboeking wijzigt het totale pakket aan waarden van de financiële dimensies. In het eerdere voorbeeld, als u Transport in zou voeren voor de waarde Afdeling en daarnaast CostCenter en Divisie leeg zou laten, en als binnen uw rekeningstructuur lege waarden voor CostCenter en Afdeling mogelijk waren, zou de overboeking voor elk waardemodel leiden tot de nieuwe waarde voor Afdeling en een lege waarde voor Divisie en CostCenter.
Een vast activum overboeken in cumulatieve update 6 of een eerdere update voor Microsoft Dynamics AX 2012
Als u cumulatieve update 6 of een eerdere update gebruikt, kunt u één vast activum per keer overboeken. Het activum moet minimaal één waardemodel met de status Open hebben.
Klik op Vaste activa > Algemeen > Vaste activa > Vaste activa.
Selecteer het vaste activum dat u wilt overboeken.
Klik op het Actievenster op de knop Vaste activa overboeken om het formulier Overboeking vaste activa te openen.
Als u een activum geselecteerd hebt waarvoor geen waardemodel met de status Open is, is het formulier leeg.
Selecteer op het tabblad Waardemodellen de waardemodellen die u in de overboeking wilt opnemen.
Selecteer één enkel waardemodel als u voor elk waardemodel verschillende financiële-dimensiewaarden wilt selecteren.
Selecteer meerdere waardemodellen als u dezelfde financiële-dimensiewaarden voor de geselecteerde waardemodellen wilt.
Om de huidige financiële-dimensiewaarden voor een waardemodel te herzien, selecteert u het waardemodel en klikt u vervolgens op het tabblad Financiële dimensies.
Voer in het veld Overdrachtsdatum de datum in die gebruikt moet worden voor de boekhoudingstransactie die voor de overboeking gemaakt wordt. U kunt elke gewenste datum in het huidige boekjaar invoeren.
Selecteer in de veldgroep Overboeken naar financiële dimensies de financiële-dimensiewaarden waarnaar het vaste activum wordt overgeboekt.
Als configuratiesleutel Public Sector geselecteerd is, selecteert u een bronrekening en een doelrekening. Dit zijn de hoofdrekeningen in de grootboekrekening waartussen het vaste activum overgeboekt wordt. De rekening waarvan de overboeking gedaan wordt krijgt een debitregel en de rekening waarnaar de overboeking gedaan wordt krijgt een creditregel. De twee rekeningen moeten sluiten als het selectievakje Require the dimension to be balanced ingeschakeld is voor de dimensies in het formulier Financiële dimensies.
Optioneel: Voer in het veld Overboekingsopmerkingen opmerkingen over de overboeking in.
Klik tot slot op OK.
Controleer in het bevestigingsformulier of de waarden juist zijn en klik vervolgens op Overboeking om de overboeking te voltooien. Zie Bevestiging vaste activa overboeken (formulier) voor meer informatie.
Boek maximaal 100 vaste activa tegelijkertijd over in Microsoft Dynamics AX 2012 R3 of cumulatieve update 7 of later voor AX 2012 R2
Als u Microsoft Dynamics AX 2012 R3 of cumulatieve update 7 of later voor AX 2012 R2 gebruikt, kunt u maximaal 100 vaste activa tegelijkertijd overboeken vanuit lijstpagina Vaste activa.
Notitie
Mogelijk is uw systeem geconfigureerd om meer of minder dan 100 activa over te boeken vanuit lijstpagina Vaste activa. Als u extra informatie over de systeemconfiguratie nodig hebt, moet u contact opnemen met een systeembeheerder.
Klik op Vaste activa > Algemeen > Vaste activa > Vaste activa.
Selecteer een vast activum of meerdere vaste activa om over te boeken.
Klik in het actievenster op Vaste activa overboeken.
Elk waardemodel dat geen status Open heeft, kan niet worden overgeboekt en wordt niet weergegeven in het formulier Vaste activa overboeken.
Selecteer de waardemodellen die overgeboekt moeten worden. Herzie voor elk waardemodel de waarden in de velden Overboeken van financiële dimensies.
Selecteer in veldgroep Overboeken naar financiële dimensies de financiële-dimensiewaarden waarnaar de geselecteerde waardemodellen overgeboekt worden.
Als configuratiesleutel Public Sector geselecteerd is, selecteert u een bronrekening en een doelrekening. Dit zijn de hoofdrekeningen in de grootboekrekening waartussen de vaste activa overgeboekt worden. De rekening waarvan de overboeking gedaan wordt krijgt een debitregel en de rekening waarnaar de overboeking gedaan wordt krijgt een creditregel. De twee rekeningen moeten sluiten als het selectievakje Require the dimension to be balanced ingeschakeld is voor de dimensies in het formulier Financiële dimensies.
Voer in het veld Overdrachtsdatum de datum in die gebruikt moet worden voor de boekhoudingstransactie die voor de overboeking gemaakt worden. U kunt elke gewenste datum in het huidige boekjaar invoeren.
Optioneel: Voer in het veld Overboekingsopmerkingen opmerkingen over de overboeking in.
Als u de benodigde informatie hebt ingevoerd voor de vaste activa die overgeboekt worden, klikt u op OK.
Controleer in het bevestigingsformulier of de waarden juist zijn en klik vervolgens op Overboeking om de overboekingen te voltooien. Zie Bevestiging vaste activa overboeken (formulier) voor meer informatie.
Als een waardemodel dat is opgenomen in het formulier Vaste activa overboeken niet overgeboekt kan worden, wordt geen enkel geselecteerd waardemodel overgeboekt, met één uitzondering: Een waardemodel dat niet overgeboekt kan worden omdat de bron-financiële dimensies en de doel-financiële dimensies voor de overboeking gelijk zijn, weerhoudt andere waardemodellen er niet van om overgeboekt te worden.
Gebruik de optie voor massa-overboeking in Microsoft Dynamics AX 2012 R3 of cumulatieve update 7 of later voor AX 2012 R2
Als u Microsoft Dynamics AX 2012 R3 of cumulatieve update 7 of later voor AX 2012 R2 gebruikt, kunt u ieder gewenst aantal vreemde activa tegelijkertijd overboeken door gebruik te maken van de massa-overboekingsoptie die zich in het gedeelte Periodiek van pagina Vaste activa bevindt.
Als u deze optie gebruikt, geeft u query-criteria op voor het selecteren van activa die overgeboekt moeten worden. U kunt ook een rapport van de query-resultaten afdrukken voordat u de activa overboekt. U kunt het rapport gebruiken om zeker te zijn dat u de juiste activa geselecteerd hebt. Aangezien u activa kunt selecteren die niet overgeboekt kunnen worden, en aangezien tijdens de overboeking fouten op kunnen treden, dient u het rapport echter niet als audit- of bevestigingsrapport te gebruiken.
Het proces van massa-overboeking verdeelt de activa automatisch in groepen voor de verwerking. Deze groepen worden draden genoemd. Het aantal activa in iedere draad hangt af van de systeemconfiguratie, maar ongeveer 200 is standaard. Het gebruik van draden zorgt voor betere systeemprestaties tijdens de overboeking. Als er echter een fout optreedt terwijl een draad verwerkt wordt, worden er geen activa uit die draad overgeboekt.
Er zijn meedere situaties waarin activa niet overgeboekt kunnen worden. Als een activum geen waardemodel met de status Open heeft, wordt het activum niet overgeboekt. In deze situatie worden andere activa echter wel overgeboekt. Als een activum overgeboekt wordt naar dezelfde financiële-dimensiewaarden als waar deze vandaan komen, wordt het activum ook niet overgeboekt, omdat deze reeds over de nieuwe financiële-dimensiewaarden beschikt. Er treden geen fouten op en dit weerhoudt andere activa er niet van om overgeboekt te worden.
De gevallen in de volgende lijst zorgen voor fouten tijdens overboeking. Als er een fout in een draad optreedt, worden er geen activa uit die draad overgeboekt. Een fout in de ene draad betekent echter niet dat activa in andere draden niet overgeboekt worden.
Er treedt een databasefout op.
De hoofdrekening wordt beeindigd voor de financiële dimensies waarvandaan of waarnaartoe u overboekt.
De overboeking zou leiden tot een combinatie van financiële-dimensiewaarden die niet geldig is volgens de geavanceerde regelstructuren voor het rekeningschema.
Voor de overboeking wordt gebruik gemaakt van lege waarden voor financiële dimensies die niet geconfigureerd worden om blanke waarden mogelijk te maken volgens het rekeningschema.
U selecteert bijvoorbeeld 1.000 activa voor overboeking, en het systeem verdeelt de geselecteerde activa in vijf draden van 200 activa. Alle activa in vier van de draden worden zonder fouten overgeboekt. Twee activa in draad 5 kunnen niet overgeboekt worden, omdat de hoofdrekening voor de financiële dimensies waarvandaan overgeboekt moet worden beeindigd is. Daardoor worden er geen activa in draad 5 overgeboekt. Aan het eind van het batchproces zijn 800 van de geselecteerde activa overgeboekt en zijn 200 niet overgeboekt.
Klik op Vaste activa > Periodiek > Groepsgewijs overboeken.
Als configuratiesleutel Public Sector geselecteerd is, selecteert u een bronrekening en een doelrekening. Dit zijn de hoofdrekeningen in de grootboekrekening waartussen het vaste activum overgeboekt wordt. De rekening waarvan de overboeking gedaan wordt krijgt een debitregel en de rekening waarnaar de overboeking gedaan wordt krijgt een creditregel. De twee rekeningen moeten sluiten als het selectievakje Require the dimension to be balanced ingeschakeld is voor de dimensies in het formulier Financiële dimensies.
Voer in het veld Overdrachtsdatum de datum in die gebruikt moet worden voor de boekhoudingstransactie die voor de overboekingen gemaakt worden. U kunt elke gewenste datum in het huidige boekjaar invoeren.
Optioneel: Voer in het veld Overboekingsopmerkingen opmerkingen over de overboeking in.
Selecteer in veldgroep Overboeken naar financiële dimensies de financiële-dimensiewaarden waarnaar de waardemodellen van het activum overgeboekt worden.
Klik op de knop Selecteren. Voer de criteria in voor het selecteren van de waardemodellen van het activum die overgeboekt moeten worden en klik vervolgens op OK.
Om door de query geselecteerd te worden, moet een waardemodel de status Open hebben en aan alle door u opgegeven criteria voldoen. U geeft bijvoorbeeld vaste activa nummer 180 tot 950 op, en activagroep FURN. De query selecteert de open waardemodellen voor vaste activa met een nummer tussen 180 en 950 en die zich in activagroep FURN bevinden. Waardemodellen voor een activum in activagroep FURN met een activa-waardenummer van 155 worden niet geselecteerd.
Voor het overboeken van alle activa in activagroep FURN en alle activa met een vaste-activanummer tussen 180 en 950, moet u twee overboekingen uitvoeren: één voor de activagroep en nog één voor de vaste-activanummers.
Optioneel: Plan op tabblad Batch het rapport dat uitgeprint moet worden of de overboeking die gedaan moet worden op een geschikt moment.
Na het instellen van de selectiecriteria, doet u één van de volgende dingen:
Voor het uitprinten van een rapport met de door u geselecteerde activa en waardemodellen, selecteert u Een rapport van geselecteerde activa afdrukken, stelt u de printerbestemming in en klikt u vervolgens op OK.
U kunt het rapport gebruiken om te verifiëren of de query de activa en waardemodellen geselecteerd heeft die u wilt overboeken. Aangezien u activa kunt selecteren die niet overgeboekt kunnen worden, en aangezien tijdens de overboeking fouten op kunnen treden, dient u het rapport echter niet als audit- of bevestigingsrapport te gebruiken.
Voor het overboeken van de geselecteerde activa, selecteert u De geselecteerde waardemodellen overboeken en vervolgens klikt u op OK.
Klik op Start > Query's > Batchtaken > Mijn batchtaken.
In het formulier Batchtaak is onder meer één regel opgenomen voor elke draad van de massa-overboekingstaak. Selecteer een draad met de status Beëindigd en klik vervolgens op Logboek.
Herzie het infologboekbericht voor de draad. Als een draad niet gewerkt heeft, corrigeert u de fouten die in het bericht beschreven worden en vervolgens herhaalt u de overboeking.
Zie ook
Vaste activa overboeken (formulier)