Overeenkomst ondertekenen
Vanaf 7 november 2022 worden Microsoft-volumelicentiecontracten ondertekend met Adobe Sign, de voorkeursoplossing voor elektronische handtekeningen van Microsoft.
Van toepassing op de volgende overeenkomsttypen:
Enterprise/Enterprise Subscription/Server and Cloud Enrollment (SCE) / Select Plus / Select / Open Value / Open Value Subscription / Open Value Subscription Education Solution (OVS-ES) / Open Value for Academic / Campus / Service Provider Licensing Agreement (SPLA)
Houd rekening met de handtekeningvereisten van uw organisatie voordat u uw overeenkomstpakket voorbereidt, om onnodige vertragingen te voorkomen.
Voordat u uw volumelicentieovereenkomst ondertekent, moet u instellen welke handtekeningmethode u nodig hebt.
U moet Microsoft en/of uw Microsoft-partner (Reseller/Software Advisor/Distributor) vooraf informeren als de standaardoptie Adobe Sign Electronic (Simple) niet acceptabel is.
Als een overeenkomst die voor uw handtekening wordt verzonden, de verkeerde handtekeningmethode heeft, wijst u deze af via Adobe Sign en neemt u contact op met uw Microsoft-partner (softwareadviseur of reseller/distributeur) die het overeenkomstpakket heeft gemaakt.
Dit is de standaardondertekeningsmethode voor zowel klanthandtekening als voor microsoft-tegenhandtekening van volumelicentieovereenkomsten.
Een eenvoudige en snelle methode om een document elektronisch te ondertekenen. Dit is het meest voorkomende type elektronische handtekening en wordt wereldwijd algemeen geaccepteerd.
Adobe Sign staat fysieke handtekening toe, dus als u deze optie kiest, ontvangt u nog steeds een elektronische AdobeSign-envelop wanneer uw partner de overeenkomst voor uw handtekening indient.
In de Adobe Sign-portal kunt u uw overeenkomstdocument downloaden, afdrukken en fysiek ondertekenen en vervolgens uploaden voor de tegentekening van Microsoft via Adobe Sign.
Opmerking: de tegenhandtekening van Microsoft is standaard een eenvoudige elektronische handtekening via Adobe Sign.
Als dat onvoldoende is, moet u microsoft of uw Microsoft-partner (softwareadviseur/ reseller/distributeur) schriftelijk (e-mail) laten weten dat u een fysieke (natte) Microsoft-tegentekening nodig hebt voordat het overeenkomstpakket wordt voorbereid.
Deze handtekeningoptie bevat verhoogde verificatie van ondertekenaaridentiteit en handtekeningversleuteling.
Dit is doorgaans vereist in sterk gereglementeerde branches en regio's.
- Informeer Microsoft of uw softwareadviseur of reseller voordat ze het overeenkomstpakket voor uw handtekening maken.
- U moet weten wie uw vertrouwde serviceprovider voor digitale id is.
- Houd er rekening mee dat de tegentekening van Microsoft voor de overeenkomst geen digitale/gekwalificeerde handtekening is.
De standaardmethode voor tegentekening voor Microsoft is Adobe Sign Electronic (Simple).
Microsoft heeft momenteel niet de mogelijkheid om te ondertekenen via de digitale/gekwalificeerde methode.
Als u wilt dat Microsoft het VL-overeenkomstcontract fysiek (met een natte handtekening) ondertekent, moet u dit doorgeven aan Microsoft of uw Microsoft-parnter (Reseller / Software Advisor / Distributor) voordat het overeenkomstpakket wordt voorbereid voor uw handtekening.
De elektronische (eenvoudige) adobe sign-methode gebruiken om een volumelicentieovereenkomst te ondertekenen
De toegewezen handtekeningcontactpersoon ontvangt een e-mail van microsoft-noreply@microsoft.com.
Klik op de knop Controleren en aanmelden in de hoofdtekst van het e-mailbericht.
Notitie
Het is zeer belangrijk dat u de documenten in hun geheel bekijkt om ervoor te zorgen dat deze correct zijn. Wijzigingen na dit punt kunnen leiden tot een nieuwe handtekening.
Navigeer door de Adobe Sign-portal door de Adobe-prompts te volgen en u aan te melden bij de tijdelijke aanduidingen voor handtekeningen.
- Type: typ uw naam. Het lettertype wordt geconverteerd naar het standaardlettertype van Adobe Sign voor elektronische handtekeningen.
- Tekenen: gebruik uw muis, stylus of vinger om uw handtekening te tekenen. U moet ook uw naam typen; de getypte naam wordt weergegeven onder de getekende handtekening en wordt gebruikt als de naam van de geadresseerde in de Adobe Sign-portal.
- Afbeelding: selecteer een afbeelding (bijvoorbeeld een gescande handtekening) die als uw handtekening moet worden weergegeven. U moet ook uw naam typen. De getypte naam wordt gebruikt als de naam van de ontvanger in de Adobe Sign-portal.
- Mobiel: u wordt gevraagd uw mobiele nummer in te voeren. Adobe Sign stuurt een sms naar een koppeling naar uw mobiele apparaat, zodat u uw handtekening rechtstreeks vanaf dat apparaat kunt tekenen of vastleggen.
- Er wordt een datumstempel toegepast naast de getypte naam.
China elektronische handtekening met niet-bedrijfsdomein
(alleen China): Klanten die gebruikmaken van een elektronische handtekening van Adobe waarbij het opgegeven e-mailadres van de aangewezen ondertekenaar een openbaar/niet-bedrijfsdomein-e-mailadres is, moeten een Microsoft-eindgebruiker Email autorisatiebrief invullen die is aangebracht met het officiële bedrijfsstempel/-chop dat door de partner is opgenomen in het overeenkomstpakket.
- Klik op de knop Klik om te ondertekenen om de overeenkomst voor verwerking naar Microsoft te verzenden
- U ziet een bevestiging op het scherm van de voltooiing van de ondertekening.
De toegewezen handtekeningcontactpersoon ontvangt een e-mail van microsoft-noreply@microsoft.com.
Klik op de knop Controleren en aanmelden in de hoofdtekst van het e-mailbericht.
Belangrijk
Het is zeer belangrijk dat u de documenten in hun geheel bekijkt om ervoor te zorgen dat deze correct zijn. Wijzigingen na dit punt kunnen leiden tot een nieuwe handtekening.
Navigeer door de Adobe Sign-portal en meld u aan bij de tijdelijke aanduidingen voor handtekeningen.
U ziet een badgepictogram in het handtekeningveld, waarmee wordt aangegeven dat dit een digitale/gekwalificeerde handtekening is.
Belangrijk
Als u dit niet verwacht te zien, selecteert u Weigeren om te ondertekenen en uw Microsoft-partner onmiddellijk op de hoogte te stellen. De partner kan het pakket intrekken en de documenten opnieuw verzenden via het eenvoudige elektronische formaat).
Klik op het handtekeningveld en selecteer Cloudhandtekening. Klik vervolgens op de knop Volgende .
Selecteer de juiste vertrouwde serviceprovider voor digitale id's op basis van de vereisten van uw bedrijf.
Volg de instructies op het scherm om u aan te melden bij de site van de digitale id-provider en de digitale handtekening te voltooien.
U ontvangt een bevestiging op het scherm van de voltooiing van de ondertekening.
De toegewezen handtekeningcontactpersoon ontvangt een e-mail van microsoft-noreply@microsoft.com.
Klik op de knop Controleren en aanmelden in de hoofdtekst van het e-mailbericht.
Klik in de Adobe Sign-portal op het menu Opties in de linkernavigatiebalk en selecteer Afdrukken, ondertekenen en uploaden.
Voordat u downloadt, kunt u informatie (bijvoorbeeld functie) elektronisch invoeren.
Klik op Doorgaan om door te gaan met het fysieke downloadproces.
Lees de consumer disclosure en klik op de knop Volgende om door te gaan.
Klik op Downloaden om de overeenkomst te downloaden.
Zoek het document in de map Downloads.
Nadat u de overeenkomst hebt bekeken, ondertekent u de overeenkomst met een pen en scant en uploadt u deze naar uw computer.
Specifiek voor China: als de klant de optie afdrukken-ondertekenen/uploaden selecteert in Adobe Sign, worden handgeschreven handtekeningen niet meer geaccepteerd. Klanten zijn verplicht om een officieel bedrijfsstempel/chop op fysieke documenten aan te brengen in plaats van een fysieke handtekening.
Ga terug naar de Adobe Sign-portal door te klikken op de knop Uploaden om te verzenden in de e-mail van Adobe Sign die u hebt ontvangen.
Zoek en markeer de gescande overeenkomst en dubbelklik om te uploaden.
Belangrijk
Het documentpakket dat is gedownload van en geüpload naar de Adobe Sign-portal, moet overeenkomen. Als de documenten niet overeenkomen, wordt in Adobe Sign een fout weergegeven die aangeeft dat u het juiste document moet uploaden. Als er een fout optreedt, moet u het probleem oplossen en het document opnieuw uploaden.
U ontvangt een melding op het scherm dat het document is geüpload.
Kan Microsoft documenten accepteren die zijn ondertekend met een ander hulpprogramma voor e-handtekeningen?
Microsoft moedigt het gebruik van Adobe Sign ten zeerste aan om elektronische ondertekening te bieden, omdat het een naadloze ondertekeningsbeweging voor overeenkomsten biedt voor klanten, partners en Microsoft. Het is echter mogelijk om uw volumelicentieovereenkomst te ondertekenen via een ander hulpprogramma voor elektronische handtekeningen van derden, zoals DocuSign, indien nodig.
Het overeenkomstpakket moet ter ondertekening worden ingediend met behulp van de optie Adobe Sign Electronic (Simple).
Klik op de knop Controleren en aanmelden in de hoofdtekst van het e-mailbericht dat u ontvangt van microsoft-noreply@microsoft.com.
Klik in de Adobe Sign-portal op het menu Opties in de linkernavigatiebalk en selecteer Afdrukken, ondertekenen en uploaden.
Download uw overeenkomstdocumenten, onderteken ze met het alternatieve handtekeningprogramma en sla ze op uw pc op.
Ga terug naar de Adobe Sign-portal door te klikken op de knop Uploaden om te verzenden in de e-mail van Adobe Sign.
Upload het ondertekende document terug naar de Adobe Sign-interface om door te gaan met de verwerking.
Klanten die zich aanmelden met een ander hulpprogramma voor e-handtekeningen dan Adobe, zoals DocuSign, kunnen het volgende foutbericht krijgen:
Niet-verwerkte fout. Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van uw aanvraag. Onze excuses voor het ongemak. Laad de pagina opnieuw en probeer het opnieuw. Als u deze fout blijft zien, neemt u contact op met ons ondersteuningsteam.
Los dit probleem op zonder contact op te vragen met ondersteuning door de volgende stappen uit te voeren om een PDF-bestand in Windows plat te maken (met Adobe Acrobat Pro).
- Open het DocuSign-PDF-bestand met ondertekende versie in Adobe Acrobat Pro.
- Klik op Bestand > afdrukken > Selecteer 'Adobe PDF' als de printer > Klik op OK.
- U wordt gevraagd de nieuwe afdruk op te slaan. Gebruik een andere bestandsnaam.
- Raak niets aan terwijl het document wordt 'afgedrukt', omdat dit fouten kan veroorzaken.
- Upload deze nieuwe afdruk in plaats van de oorspronkelijke PDF in Adobe Sign.
Resultaat:-Adobe Sign behoudt de DocuSign-handtekening tijdens het bekijken van een voorbeeld en zelfs nadat alle partijen het document hebben ondertekend (definitieve kopie).
Een contactpersoon voor een toegewezen handtekening die de overeenkomst heeft ondertekend, kan zich tot 13 maanden na de ondertekening aanmelden bij de Adobe Sign-portal om een eerder ondertekende overeenkomst te bekijken.
Als u zich wilt aanmelden bij de Adobe Sign-portal, haalt u het oorspronkelijke e-mailbericht op microsoft-noreply@microsoft.com en klikt u nogmaals op de knop Klik om te ondertekenen .
- Een melding op het scherm geeft aan dat het document al is ondertekend.
- Klik op Beheren om uw overeenkomsten in verschillende statussen weer te geven (in uitvoering; wachtend op u; voltooid; geannuleerd; verlopen; concept).
- Selecteer de status Voltooid en zoek de overeenkomst die u wilt bekijken.
- Beweeg de muisaanwijzer over de titel om notities te openen, te downloaden of toe te voegen.
Tip
Aangezien alleen deze ondertekenaar de ondertekende documenten kan bekijken, kunnen klanten ondertekende documenten downloaden en opslaan op een toegankelijke plaats.
Nadat u een volumelicentieovereenkomst elektronisch hebt ondertekend, moet u wachten tot deze actief is en vervolgens totdat uw reseller een bestelling bij Microsoft heeft ingediend voor licenties onder die overeenkomst voordat deze licenties beschikbaar zijn voor weergave of beheer in het Volume Licensing Service Center of Microsoft Beheer Center.
Resellers plaatsen doorgaans bestellingen kort nadat een overeenkomst actief is, maar dit is niet altijd het geval.
Zodra de overeenkomst is geactiveerd, ontvangen de personen met de naam in de overeenkomst een welkomstbericht van Microsoft waarin ze worden uitgenodigd om zich te registreren bij het Volume License Service Center (VLSC) voor toegang tot en het beheer van de overeenkomsten.
Houd er rekening mee dat de persoon die op de overeenkomst wordt genoemd door de reseller voor het beheren van licenties in VLSC, al dan niet dezelfde persoon kan zijn die de overeenkomst heeft ondertekend!
Als u Adobe Sign al gebruikt om andere documenten te ondertekenen, kunt u uw bestaande Adobe-account gebruiken om u aan te melden en uw Microsoft-overeenkomsten te bekijken (of om een nieuwe overeenkomst te ondertekenen).
Ga naar AdobeID.
Meld u aan met uw e-mailadres en selecteer Doorgaan.
Ga als volgende te werk om uw overeenkomsten te vinden:
Selecteer het tabblad Beheren .
Selecteer Uw overeenkomsten.
Selecteer Voltooid.
Selecteer Auditrapport downloaden.
Download en druk de overeenkomst af.
Voor ondersteuning bij het e-handtekeningproces voor volumelicenties kunnen klanten samenwerken met hun Microsoft-partner of kunnen ze ook telefonisch of via webformulier contact opnemen met het ondersteuningsteam van het Volume Licensing Service Center.
Zie Contact met ons opnemen. Microsoft reageert binnen 24 uur op ingezonden webformulieren.