Share via

Begin met een pilotimplementatie van Microsoft 365 voor frontlinemedewerkers

  • Artikel
  • Van toepassing op:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Voordat u een volledige implementatie van Microsoft 365 for frontline workers in uw organisatie uitvoert, is het een goed idee om het eerst uit te proberen met een kleine groep personen in uw organisatie. Als u eerst begint met een proefprogramma, kunt u het volgende doen:

  • Valideer de gereedheid van de gebruiker.
  • Problemen identificeren en beperken.
  • Zorg voor een succesvolle, organisatiebrede implementatie.

Een pilot kan u bijvoorbeeld helpen het volgende te bepalen:

  • Of de scenario's die u hebt geïdentificeerd, overeenkomen met de bedrijfsbehoeften van uw organisatie.
  • Welke elementen moeten worden gewijzigd of verder aangepast voor uw organisatie.
  • Welke trainings- en oriëntatie-informatie u moet verstrekken aan gebruikers voor, tijdens en nadat ze met deze nieuwe hulpprogramma's aan de slag gaan.

Het uitvoeren van een proefprogramma maakt deel uit van het algehele acceptatieproces. Zie voor meer informatie over de overstap naar Microsoft 365 in uw organisatie:

Stappen voor het uitvoeren van een proefprogramma

Uw mensen bij elkaar krijgen

Stel een groep personen samen uit uw bedrijfs-, IT- en frontlijncommunities om op te treden als de belanghebbende en besluitvormingsgroep voor uw Microsoft 365-pilot voor frontlijnmedewerkers. Zorg ervoor dat u personen uit alle drie de community's opneemt om uzelf de beste kans op succes te geven.

Identificeer vervolgens uw fase 1-testcommunity en zorg ervoor dat deze werkelijke frontlijnmedewerkers in de kleinste logische groep voor uw organisatie bevat. Bijvoorbeeld één restaurant, een afdeling van een warenhuis, één winkel, één klinische afdeling, één afdeling, één fabriek, één distributiecentrum, enzovoort. De sleutel is om te optimaliseren rond de gemiddelde frontlijnmedewerker die slechts deel uitmaakt van één team. Managers of specialisten kunnen in meer dan één team zijn.

Aanbevolen procedures

Het is belangrijk om alle rollen in die kleinste logische groepering op te nemen, van managers tot parttime- of seizoensmedewerkers, om waardevolle inzichten te verkrijgen en moderne communicatiescenario's mogelijk te maken.

Beslissingspunten

Aan het einde van deze fase moet u de volgende vragen kunnen beantwoorden:

  • Wie neemt deel aan de pilot?
  • Wat is de kleinste logische groepering voor uw organisatie?

Uw testfase plannen

Hier volgen enkele tips voor een succesvolle testfase.

  • Stel begin- en einddatums in en definieer duidelijke doelen voor het meten van succes. Deze doelen kunnen u helpen bij het plannen van uw implementatie nadat de testfase is voltooid.
  • Maak een testplan, een proces voor het verzamelen van feedback en een communicatieplan.
  • Geef voldoende tijd om de testfase uit te voeren en de impact ervan te beoordelen. Minimaal 30 dagen wordt aanbevolen.
  • Neem de juiste belanghebbenden en deelnemers op, wetende dat u tijdens de test meer gebruikers kunt toevoegen, indien nodig. Voor Microsoft 365 for frontline workers moet u ervoor zorgen dat uw belanghebbenden en deelnemers niet alleen de bedrijfsleiders en IT-medewerkers omvatten, maar ook uw frontlinemanagers en werknemers, zodat u het volgende kunt doen:
    • Zorg ervoor dat u hun uitdagingen begrijpt tijdens het plannen van de implementatie.
    • Controleer of uw implementatie een positief effect heeft op deze uitdagingen.
  • Begin klein en neem de tijd om te pauzeren, resultaten te beoordelen en de testfase aan te passen.

Voor een succesvolle pilot voor frontlijnmedewerkers staat eenvoud centraal! Voor de meeste organisaties biedt deze community doorgaans geen door het bedrijf ondersteunde communicatie- of samenwerkingstechnologie, maar gebruiken ze waarschijnlijk al niet-ondersteunde consumentenhulpprogramma's om aan een aantal basisbehoeften te voldoen.

Een aanbevolen best practice is om te beginnen waar uw gebruikers zich bevinden en de mogelijkheden na te bootsen die ze momenteel gebruiken in consumentenhulpprogramma's. Naarmate uw testfase vordert en het iteratieproces begint, kunt u de ervaring uitbreiden.

Beslissingspunten

  • Welke mogelijkheden neemt u op in fase 1 van uw pilot?
  • Hebben uw frontlijnmedewerkers Shifts nodig voor planningsbeheer?
  • Hebben uw frontlijnmedewerkers WalkieTalkie nodig voor ptt-communicatie (push-to-talk) ?

Weet u niet zeker welke consumentenhulpprogramma's deze gebruikers momenteel gebruiken?

Gebruik een enquête om een inventarisatie te maken van de hulpprogramma's, mogelijkheden en scenario's waarvan uw gebruikers momenteel afhankelijk zijn.

Microsoft 365 en Teams instellen

Bepaal welke apparaten u wilt ondersteunen. U kunt bijvoorbeeld de mobiele Teams-clients op Android en iOS gebruiken voor onderweg toegang tot Teams en frontline worker-apps. Zie Teams-clients ophalen en Apparaten beheren voor frontlijnmedewerkers.

Zie Overzicht van Microsoft 365 for frontline workers- en Teams-implementatie instellen voor hulp bij het instellen van Microsoft 365, Teams en de andere services die u nodig hebt voor uw testfase.

Beslissingspunten

  • Welke functies voor chat- en kanaalberichten neemt u op in uw testfase?
  • Maakt u teams helemaal zelf of op basis van een teamsjabloon?

Aanbevolen procedures

Houd de kanalen eenvoudig. We raden u aan de drang te weerstaan om een kanaal te maken voor elk mogelijk gespreksgebied en in plaats daarvan de zaken eenvoudig te houden. Het is geen probleem als kanalen in de loop van de tijd worden gemaakt, indien nodig.

Nadat u uw teams en kanalen hebt ingesteld, configureert u frontline-apps die u in de testfase wilt gebruiken, waaronder:

Communiceren

Informeer uw frontlijnmedewerkers over hun deelname aan de pilot, de doelstellingen van de pilot en geef zo nodig training over de basisbeginselen.

Dit kan bijvoorbeeld een instructie zijn om naar de Google Play of Apple Store te gaan op hun mobiele apparaten, de Teams-app te downloaden en zich aan te melden met hun bedrijfsreferenties. Informatiebronnen van Microsoft Teams delen helpt & leren, indien nodig. We hebben Teams ontworpen met een gebruiksvriendelijke interface die de meeste frontlijnmedewerkers intuïtief moeten vinden.

Aanbevolen procedures

Vergeet niet om uw managers te trainen op Shifts. Als u Shifts wilt opnemen in uw testfase, kunt u overwegen om een trainingssessie te houden met uw managers over het maken, beheren en publiceren van planningen naar hun team.

Maatregel

Gebruik meten en feedback van gebruikers beoordelen. Gebruiksrapporten helpen u inzicht te krijgen in gebruiks- en activiteitspatronen en bieden samen met feedback van gebruikers waardevolle inzichten.

Zie Microsoft 365-rapporten in het beheercentrum, Microsoft 365-gebruiksanalyse en Teams-analyse en -rapportage.

Het versterken van uw frontlijnmedewerkers heeft meer te maken met mensen dan met technologie. Als u de impact van Teams wilt begrijpen, moet u zich concentreren op de ervaring van uw frontlinemedewerkers. Bevraag ze voor, tijdens en na de pilot om inzicht te krijgen in hun behoeften, pijnpunten en reacties. U kunt een feedbackkanaal instellen in Teams om feedback te verzamelen over hun ervaringen.

Als u uw testfase uitvoert en in de loop van de tijd nieuwe functies toevoegt, kan deze feedback helpen bij het bepalen van de volgorde, het tempo of zelfs of er extra functies nodig zijn.

Aanbevolen procedures

Koester je kampioenen en markeer je overwinningen. Beloon uw frontlijnmedewerkers voor het omarmen van deze nieuwe tools en het gebruik ervan op innovatieve manieren die betrekking hebben op bedrijfsresultaten voor uw bedrijf. Dit helpt ervoor te zorgen dat Teams blijft gebruiken en waarde heeft voor uw bedrijf.

Herhalen en uitvouwen

Nu u uw eerste testfase met een eerste groep frontlijnmedewerkers hebt voltooid, is het tijd om uit te breiden. Overweeg een van de volgende uitbreidingsopties:

  • Vouw het aantal teams uit.
    • Kunt u in plaats van één locatie één regio uitvoeren?
  • Functies en mogelijkheden uitvouwen.
    • Was er een belangrijke functie die uw frontlijnmedewerkers hebben voorgesteld en die niet was opgenomen in de eerste functieset?

We raden u aan dit proces zo vaak als nodig te doorlopen om te komen tot een oplossing, set best practices en trainingsdocumentatie voor uw frontlijnmedewerkers.