Outlook-activiteiten opslaan in uw CRM

Als verkoper kunt u alle uitgaande en inkomende communicatie met uw klanten opslaan in het CRM-systeem. Op deze manier kan iedereen in uw bedrijf de relevante activiteiten zien en deze gebruiken om geavanceerde services te bouwen waarmee u meer kunt verkopen.

Maar het bijwerken van de CRM met al uw activiteiten via alle communicatiekanalen die u gebruikt, is best een opgave en tijdrovend. Daarom kunt u met Copilot for Sales uw Outlook-interacties (e-mails en vergaderingen) met één klik opslaan in de CRM.

Opmerking

• Als u Dynamics 365 als uw CRM gebruikt en een e-mail hebt opgeslagen in Dynamics 365, worden alle antwoorden op de e-mail automatisch opgeslagen in CRM als serversynchronisatie is ingeschakeld en als een andere optie dan Geen e-mailberichten is geselecteerd op het tabblad E-mail in Personalisatie-instellingen in Dynamics 365.
• Als u Dynamics 365 als uw CRM gebruikt, kunt u concept-e-mails en afspraken opslaan in Dynamics 365. De e-mail wordt niet onmiddellijk in het CRM opgeslagen, maar pas nadat deze is verzonden. De afspraak wordt onmiddellijk opgeslagen in het CRM. Als u de afspraak bijwerkt nadat deze in het CRM is opgeslagen, worden die wijzigingen automatisch in het CRM opgeslagen.
• Het opslaan van Outlook-activiteiten vanuit gedeelde postvakken wordt niet ondersteund.
• Als u Salesforce als uw CRM gebruikt, kunt u concept-e-mails en afspraken opslaan in Salesforce. Antwoorden op opgeslagen e-mails en updates van opgeslagen gebeurtenissen worden ook niet automatisch opgeslagen.
• Terugkerende vergaderingen opslaan in uw CRM wordt niet ondersteund.
• Als u een Outlook-activiteit (e-mail of afspraak) hebt opgeslagen met Dynamics 365 App for Outlook, wordt deze niet weergegeven als opgeslagen in Copilot for Sales. U moet de Outlook-activiteit opslaan met Copilot for Sales. Als u de Outlook-activiteit opnieuw opslaat met Copilot for Sales, wordt er een duplicaatrecord aangemaakt in CRM.

Outlook-activiteiten opslaan via de markeringskaart

Volg deze stappen om een e-mail of vergadering vanuit Outlook met uw CRM te synchroniseren:

1. Open de e-mail of vergadering die u in het CRM wilt opslaan en open vervolgens Copilot for Sales.

2. Selecteer op de kaart E-mail opslaan in (CRM) de optie Opslaan.

   

   Als u Copilot for Sales met uw Dynamics 365-omgeving verbindt en serversynchronisatie niet is ingeschakeld, wordt u gevraagd om serversynchronisatie voor uw postvak in te schakelen wanneer u voor het eerst een Outlook-activiteit opslaat. Ga voor meer informatie naar: Serversynchronisatie met Copilot for Sales

   U kunt ook een Outlook-activiteit opslaan in CRM via een gerelateerde recordkaart.

3. Selecteer onder Verbinden met een record de record waarmee u de activiteit wilt verbinden.

   Standaard geeft Copilot for Sales suggesties weer voor accounts en mogelijkheden die gerelateerd zijn aan contactpersonen in de activiteit. Er worden alleen een aantal suggesties op basis van AI gegeven voor verkoopkansen als de e-mail en de content van de vergadering in het Engels zijn.

   U kunt een van de voorgestelde records kiezen om hiermee te verbinden. U kunt ook het zoekvak gebruiken om te zoeken naar en verbinding te maken met elke ander recordtype dat door uw beheerder is toegevoegd aan Copilot for Sales.

   Als u de e-mail of vergadering in CRM wilt opslaan zonder verbinding te maken met een record, selecteert u Opslaan zonder verbinding te maken. De e-mail of vergadering wordt nog steeds gekoppeld aan contactpersonen in de velden Aan, Cc en Bcc.

   Opmerking

   • Wanneer u zoekt naar een record om verbinding mee te maken, tonen de zoekresultaten de recordnaam en de sleutelvelden die zijn geselecteerd door uw beheerder. Zie Sleutelvelden selecteren voor de miniweergave voor meer informatie over sleutelvelden.
   • U kunt verbinding maken met alle recordtypen die zijn ingeschakeld voor activiteiten en die door uw beheerder zijn toegevoegd aan Copilot for Sales. Zie Een nieuwe recordtype (of een Salesforce-object) toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van recordtypen.

   De kaart Gerelateerde contacten toont de contacten in de activiteit, omdat deze activiteit wordt weergegeven in hun tijdlijn.

   

4. Selecteer Opslaan.

   De e-mail of vergadering wordt gekoppeld aan de geselecteerde record en opgeslagen in het CRM. De kaart Verbonden met toont het verbonden record en het type ervan.

   

   Notitie

   • Als u Salesforce als uw CRM gebruikt en uitgebreide e-mail is uitgeschakeld, ziet u mogelijk een foutmelding bij het opslaan van Outlook-activiteiten. Ga voor informatie over het oplossen van de fout naar Uitgebreide e-mail uitgeschakeld. Als u contact hebt opgenomen met Microsoft Ondersteuning om Outlook-activiteiten op te slaan zonder uitgebreide e-mail in te schakelen, wordt de activiteit opgeslagen als een taakrecord in Salesforce. Als uitgebreide e-mail is ingeschakeld, wordt de activiteit opgeslagen als een e-mailrecord.

   • Als u een e-mail opslaat in Salesforce CRM, en het aantal tekens in de hoofdtekst van de Outlook-e-mail (inclusief HTML-opmaak) het maximumaantal tekens dat mag worden opgeslagen in Salesforce-e-mailrecords overschrijdt, wordt de e-mail afgekapt en vervolgens opgeslagen. Er wordt een bericht weergegeven op de kaart Verbonden met over het afkappen van de e-mail.

   

Outlook-activiteiten via een gerelateerde recordkaart opslaan

In Copilot for Sales worden records weergegeven die zijn gerelateerd aan de opgeslagen contactpersonen in de e-mail op hun respectievelijke recordtypekaarten. U kunt de e-mail naar de CRM van deze kaarten opslaan.

Notitie

Als u de e-mail of vergadering al vanaf de markeringskaart in CRM hebt opgeslagen, kunt u deze niet opnieuw opslaan via de gerelateerde recordkaart.

1. Open de e-mail of vergadering die u in het CRM wilt opslaan en open vervolgens Copilot for Sales.

2. Plaats op de (recordtype)kaart de muisaanwijzer op de record waarin u de e-mail of vergadering wilt opslaan, selecteer Meer acties (...) en selecteer vervolgens E-mail opslaan in (CRM). Als u bijvoorbeeld de e-mail wilt opslaan naar het account, beweegt u met de muis boven het account op de kaart Accounts, selecteert u Meer acties (...) en selecteert u vervolgens E-mail opslaan in (CRM).

   U kunt ook een record selecteren om de bijbehorende details te openen en daarna Meer acties (...) >E-mail opslaan in (CRM) te selecteren.

3. De e-mail of vergadering wordt gekoppeld aan de geselecteerde record en opgeslagen in het CRM. De kaart Verbonden met toont het verbonden record en het type ervan.

Outlook-activiteiten opslaan via snelle CRM-acties in e-mailbanners

Wanneer u een klante-mail vanuit externe contacten leest en de e-mail nog niet in uw CRM is opgeslagen, kunt u via het bannerbericht bovenaan de e-mail de e-mail via snelle CRM-acties opslaan.

1. Open of stel een e-mail op met ten minste één externe contactpersoon.

2. Selecteer Deze e-mail opslaan in het bannerbericht.

3. Selecteer in het Copilot for Sales-deelvenster onder Verbinden met een record de record waar u de vergadering mee wilt verbinden.

   

4. Selecteer Opslaan.

Momenteel zijn bannerberichten met snelle CRM-acties beschikbaar op maximaal twee externe e-mails per dag. Als u deze banners wilt uitschakelen, vraag uw beheerder dan om ze uit te schakelen.

Notitie

Deze mogelijkheid wordt geleidelijk uitgerold en zal naar verwachting eind mei 2024 voor alle gebruikers beschikbaar zijn

De verbonden record wijzigen

Als u de record wilt wijzigen waarmee de activiteit is verbonden, selecteert u Meer acties (...) >Verbonden record wijzigen en daarna een andere record waarmee u de e-mail of de vergadering wilt verbinden.

Notitie

Als u een e-mail opslaat in Salesforce CRM, kunt u de verbonden record niet wijzigen.

Opgeslagen e-mail verwijderen uit CRM

Als u Copilot for Sales met uw Dynamics 365-omgeving verbindt en serversynchronisatie inschakelt, kunt u opgeslagen e-mails en vergaderingen die niet meer relevant zijn uit het CRM verwijderen met Copilot for Sales. Met deze stap kunt u de CRM schoon en actueel te houden.

1. Open de e-mail of vergadering die u in de CRM hebt opgeslagen en open vervolgens Copilot for Sales.

2. Selecteer het tabblad Dynamics 365.

3. Selecteer op de kaart Verbonden met de optie Meer acties (...) >E-mail verwijderen uit Dynamics 365.

   

   In deze stap wordt de e-mail uit Dynamics 365 verwijderd en er wordt een bevestigingsbericht weergegeven.