Delen via

Documentsuggesties inschakelen om gerelateerde documenten aan te bevelen

  • Artikel

Belangrijk

De functie voor documentsuggesties is verouderd voor alle tabellen, behalve de casetabel. De casetabel is beschikbaar met Dynamics 365 Customer Service. Meer informatie: Een case maken

Het inschakelen van Documentsuggesties zorgt dat gebruikers van de webbrowser met Dynamics 365-apps en mobiele gebruikers op de hoogte zijn van belangrijke documenten die samenhangen met waaraan ze werken in Dynamics 365-apps, zoals een grote verkoopkans. Als beheerder bepaalt u de relevante velden. Een aanbevelingsengine die werkt met Azure-tekstanalyse gebruikt overeenkomstige trefwoorden om gerelateerde records te koppelen en vergelijkbare documenten te vinden. U maakt overeenkomstregels in Dynamics 365-apps om een eigen overeenkomstlogica te bieden. Dynamics 365-apps geeft dan een lijst met voorgestelde documenten voor de gebruiker als deze in de huidige record werkt.

Notitie

De functie Documentsuggesties vereist geen verbinding met de Azure-tekstanalyseservice. Als u Azure-tekstanalyse niet wilt gebruiken, gebruikt Documentsuggesties de ingebouwde trefwoordafstemmingslogica in Dynamics 365-apps. We raden u echter aan om de Azure-tekstanalyseservice te gebruiken voor geavanceerdere trefwoordafstemming.

In Documentsuggesties wordt gezocht naar andere vergelijkbare records om overeenkomsten te bepalen in documenten die zich bevinden op een SharePoint-locatie, OneDrive of een externe locatie. Voorgestelde documenten kunnen verschillende indelingen hebben, zoals Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF en tekstbestanden. Wanneer overeenkomstige documenten worden gevonden, worden ze door Documentsuggesties weergegeven zodat u het document kunt openen of kopiëren.

Vereisten

Het volgende is vereist voor het gebruik van Documentsuggesties met Dynamics 365-apps.

Hoe het werkt

U gebruikt Documentsuggesties met de Case-entiteit.

U kunt de ingebouwde patroonafstemming gebruiken met de functie Documentsuggesties, maar we raden aan dat u de Azure-tekstanalyseservice voor meer geavanceerde trefwoordafstemming gebruikt.

Documentsuggesties zoekt alleen in locaties en documenten waartoe de gebruiker toegang heeft.

De locaties waar documenten worden gevonden, worden doorzocht in de volgende volgorde:

  1. Standaardsite SharePoint.

  2. Andere SharePoint-sites.

  3. OneDrive.

  4. Microsoft 365 Groepen (als oplossing is geïnstalleerd).

  5. Externe URL (indien geconfigureerd).

Documentsuggesties zoekt niet in bijlagen die zijn toegevoegd aan Notities in Dynamics 365-apprecords.

Het toevoegen van een externe URL om op een andere site te zoeken

De externe sites, zoals een SharePoint on-premises documentbibliotheek, kunnen worden opgenomen in Documentsuggesties door een externe URL toe te voegen voor de site waarop wordt gezocht.

Notitie

Voor de beste resultaten bij het gebruik van een externe locatie voor documentsuggesties, raden we aan dat u Azure-tekstanalyse gebruikt die een geavanceerdere logica voor trefwoordafstemming biedt.

Als u de externe URL toevoegt aan de ingeschakelde documentsuggesties, zullen uw gebruikers het volgende ondervinden.

  • Webbrowsers. Als u Dynamics 365-apps uitvoert via een Webbrowser, kunnen gebruikers nadat ze Documentsuggesties hebben geselecteerd, Overige aanbevelingen selecteren op de pagina Documentsuggesties om een andere pagina weer te geven die meer documentsuggesties kan bevatten die op de externe locatie zijn gevonden. Houd er rekening mee dat de gebruiker kan worden gevraagd om zich aan te melden bij de externe site.

  • Mobiele apps. Voor de apps Dynamics 365 voor tablets en Dynamics 365 voor telefoons kunnen gebruikers nadat ze Documentsuggesties hebben geselecteerd, Overige aanbevelingen selecteren waarmee ze de externe site openen in de standaardwebbrower voor het apparaat die meer documentsuggesties kan bevatten die op de externe site zijn gevonden. Houd er rekening mee dat de gebruiker kan worden gevraagd om zich aan te melden bij de externe site.

De externe URL opbouwen

De externe URL moet in een indeling worden opgebouwd die door de externe site wordt begrepen. Voor sites bijvoorbeeld die een constructie gebruiken als https://contoso.com/search?{0}, waarbij https://contoso.com/search? de structuur is voor de zoek-URL en {0} de trefwoordtekenreeks, geeft Documentsuggesties trefwoorden door in de parameter {0}. De trefwoorden die worden doorgegeven aan de URL, worden afgeleid van vergelijkbare recordregels die entiteitstoewijzingen omvatten van tekstafstemming. Meer informatie: Geavanceerde overeenkomstregels gebruiken om suggesties voor vergelijkbare aanvragen weer te geven.

De waarden in de tekstvelden van de toewijzingen van de overeenkomstregel worden gebruikt als trefwoorden om de query te bouwen die wordt doorgegeven aan de externe site, zoals in de onderstaande URL, waarbij keyword de tekstwaarden aangeeft uit de toewijzingen van de overeenkomstregel en & een spatie is die Documentsuggesties gebruikt om trefwoorden van elkaar te scheiden.

https://contoso.com/search?keywordA&trefwoordB&trefwoordC

Voor een on-premises SharePoint-server kunt u een externe URL toevoegen die verwijst naar een vergelijkbare subsite, waarbij mysharepoint de websitenaam is, sites de naam van de site en subsitename de naam van de subsite.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

De Azure-tekstanalyseverbinding instellen

Als u Azure-tekstanalyse wilt gebruiken met Documentsuggesties, moet een Azure-tekstanalyseverbinding worden geconfigureerd.

Notitie

De functie Documentsuggesties vereist geen verbinding met de Azure-tekstanalyseservice. Als u Azure-tekstanalyse niet wilt gebruiken, gebruikt Documentsuggesties de ingebouwde trefwoordafstemmingslogica in Dynamics 365-apps. We raden u echter aan om de Azure-tekstanalyseservice te gebruiken voor geavanceerdere trefwoordafstemming.

Gelijkenisregels definiëren en activeren

Zie als u nog geen overeenkomstregels hebt gedefinieerd Geavanceerde overeenkomstregels gebruiken om suggesties voor vergelijkbare aanvragen weer te geven.

Documentsuggesties inschakelen

Ga als volgt te werk als u Documentsuggesties wilt inschakelen:

  1. Ga naar het Microsoft Power Platform-beheercentrum en meld u aan met aanmeldgegevens voor beheerders.

  2. Ga naar Omgevingen> [een omgeving selecteren] >Instellingen>Integratie>Instellingen voor documentbeheer>Documentsuggesties beheren.

  3. Selecteer in het gebied Entiteiten selecteren de entiteit Case die u wilt opnemen in Documentsuggesties, en selecteer Toepassen.

    Fooi

    Als de case-entiteit niet wordt vermeld in het gebied Entiteiten selecteren, zijn er geen gelijkenisregels voor de case-entiteit gedefinieerd en geactiveerd. gebruik geavanceerde gelijkenisregels om suggesties voor vergelijkbare gevallen te bekijken.

  4. Stel de externe URL in die u in Documentsuggesties wilt opnemen. Standaard zoekt Documentsuggesties in Microsoft 365-services als SharePoint of OneDrive. Als u in een externe site wilt zoeken naast de beschikbare Microsoft 365-services, zoals een on-premises SharePoint-site, voert u de basis-URL van het externe systeem in. Dynamics 365-apps voegt een tekenreeks van de zoekquery toe aan de opgegeven basis-URL. Meer informatie: Een externe URL toevoegen om op een andere site te zoeken.