Delen via

Documentsuggesties inschakelen om gerelateerde documenten aan te bevelen

Belangrijk

De functie voor documentsuggesties is afgeschaft voor alle tabellen, met uitzondering van de casetabel. De casetabel is beschikbaar met Dynamics 365 Customer Service. Zie Een case maken voor meer informatie.

Wanneer u documentsuggesties inschakelt, zien uw webbrowser voor Dynamics 365-apps en mobiele gebruikers belangrijke documenten met betrekking tot waar ze aan werken in Dynamics 365-apps, zoals een grote verkoopkans. Als beheerder bepaalt u de relevante velden. Een aanbevelingsengine die gebruikmaakt van Azure Text Analytics en trefwoordkoppeling koppelt gerelateerde records om vergelijkbare documenten te vinden. U maakt overeenkomstregels in Dynamics 365-apps om een eigen overeenkomstlogica te bieden. Dynamics 365-apps geeft dan een lijst met voorgestelde documenten voor de gebruiker als deze in de huidige record werkt.

Notitie

De functie Documentsuggesties vereist geen verbinding met de Azure-tekstanalyseservice. Als u ervoor kiest om Azure Text Analytics niet te gebruiken, gebruikt Documentsuggesties de ingebouwde logica voor trefwoordkoppeling die beschikbaar is in Dynamics 365-apps. We raden u echter aan om de Azure-tekstanalyseservice te gebruiken voor geavanceerdere trefwoordafstemming.

Documentsuggesties doorzoekt andere vergelijkbare records om overeenkomsten te bepalen die in documenten zijn gevonden op een SharePoint-site, OneDrive of externe locatie. Voorgestelde documenten kunnen verschillende indelingen hebben zoals Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF en tekstbestanden. Wanneer vergelijkbare documenten worden gevonden, worden deze weergegeven met documentsuggesties en hebt u de mogelijkheid om het document te openen of een kopie te maken.

Vereisten

Documentsuggesties werken met een webbrowser, Dynamics 365 voor tablets en Dynamics 365 voor telefoons. Als u documentsuggesties wilt gebruiken met Dynamics 365-apps, moet een systeembeheerder het volgende doen:

Hoe het werkt

Gebruik Documentsuggesties met de Case-entiteit.

U kunt de ingebouwde patroonkoppeling gebruiken die systeemeigen is opgenomen in de functie Documentsuggesties, maar voor geavanceerdere trefwoordkoppeling gebruikt u de Azure Text Analytics-service.

Documentsuggesties zoekt alleen in locaties en documenten waartoe de gebruiker toegang heeft.

Er wordt gezocht naar locaties waar documenten in de volgende volgorde worden gevonden:

  1. Standaardsite SharePoint.
  2. Andere SharePoint-sites.
  3. OneDrive.
  4. Microsoft 365 Groepen (als de oplossing is geïnstalleerd).
  5. Externe URL (indien geconfigureerd).

Documentsuggesties doorzoekt geen bijlagen die u toevoegt aan notities in records van Dynamics 365-apps.

Het toevoegen van een externe URL om op een andere site te zoeken

U kunt externe sites, zoals een on-premises SharePoint-documentbibliotheek, opnemen in Documentsuggesties door een externe URL toe te voegen voor de site die moet worden doorzocht.

Opmerking

Voor de beste resultaten bij het gebruik van een externe site voor documentsuggesties gebruikt u Azure Text Analytics, dat geavanceerdere logica voor trefwoordkoppeling biedt.

Wanneer u de externe URL toevoegt aan de functie voor ingeschakelde documentsuggesties, hebben uw gebruikers de volgende functies.

  • Webbrowsers: Wanneer gebruikers Dynamics 365-apps uitvoeren vanuit een webbrowser, kunnen ze na het selecteren van documentsuggestiesandere aanbevelingen selecteren op de pagina Documentsuggesties om een andere pagina weer te geven die meer documentsuggesties bevat die op de externe site kunnen worden gevonden. De gebruiker wordt mogelijk gevraagd zich aan te melden bij de externe site.

  • Mobiele apps: Voor de Dynamics 365 voor tablets en Dynamics 365 voor telefoons-apps kunnen gebruikers na het selecteren van documentsuggestiesandere aanbevelingen selecteren, waardoor de externe site wordt geopend in de standaardwebbrowser van het apparaat. De site zou kunnen meer suggesties voor documenten bevatten die op de externe site zijn gevonden. De gebruiker wordt mogelijk gevraagd zich aan te melden bij de externe site.

De externe URL opbouwen

U moet de externe URL samenstellen in een indeling die de externe site begrijpt. Bijvoorbeeld voor sites die een constructie gebruiken als https://contoso.com/search?{0}, waarbij https://contoso.com/search? de structuur is voor de zoek-URL en {0} de trefwoordtekenreeks, geeft Documentsuggesties trefwoorden door in de parameter {0}. De trefwoorden die aan de URL worden doorgegeven, zijn afkomstig van vergelijkbare recordregels die entiteitstoewijzingen van Text Match bevatten. Meer informatie: Geavanceerde overeenkomstregels gebruiken om suggesties voor vergelijkbare aanvragen weer te geven.

De waarden in de tekstvelden van toewijzingen van overeenkomstregels zijn de trefwoorden die worden gebruikt om de query te bouwen die wordt doorgegeven aan de externe site. In de volgende URL is het trefwoord de tekstwaarde die wordt gevonden in de toewijzingen van overeenkomstregels en & staat voor een witruimte die door Documentsuggesties wordt gebruikt om elk trefwoord te scheiden.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Voor een on-premises SharePoint-server kunt u een externe URL toevoegen die verwijst naar een subsite die vergelijkbaar is met de volgende URL, waarbij mysharepoint de websitenaam is, sites de sitenaam is en subsitenaam de subsitenaam is.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

De Azure-tekstanalyseverbinding instellen

Als u Azure Text Analytics wilt gebruiken met documentsuggesties, moet u een Azure Text Analytics-verbinding configureren.

Opmerking

De functie Documentsuggesties vereist geen verbinding met de Azure-tekstanalyseservice. Als u ervoor kiest om Azure Text Analytics niet te gebruiken, gebruikt Documentsuggesties de ingebouwde logica voor trefwoordkoppeling die beschikbaar is in Dynamics 365-apps. Gebruik de Azure Text Analytics-service voor geavanceerdere trefwoordkoppelingen.

Gelijkenisregels definiëren en activeren

Zie als u nog geen overeenkomstregels hebt gedefinieerd Geavanceerde overeenkomstregels gebruiken om suggesties voor vergelijkbare aanvragen weer te geven.

Documentsuggesties inschakelen

Voer de volgende stappen uit om documentsuggesties in te schakelen:

  1. Ga naar het Power Platform-beheercentrum en meld u aan met beheerdersreferenties.
  2. Selecteer in het deelvenster BeherenOmgevingen.
  3. Selecteer een omgeving op de pagina Omgevingen.
  4. Selecteer Instellingen>Integratie>Documentbeheerinstellingen>Documentsuggesties beheren.
  5. Selecteer in het gebied Entiteiten de entiteit Case die u wilt opnemen in Document Suggesties en selecteer Toepassen.

Fooi

Als de case-entiteit niet wordt vermeld in het gebied Entiteiten selecteren, komt dit doordat overeenkomstenregels voor de case-entiteit niet zijn gedefinieerd en geactiveerd. Gebruik geavanceerde overeenkomstregels om suggesties voor vergelijkbare aanvragen weer te geven.

  1. Stel de externe URL in die u in Documentsuggesties wilt opnemen. Standaard zoekt Documentsuggesties in Microsoft 365-services als SharePoint of OneDrive. Als u in een externe site wilt zoeken naast de beschikbare Microsoft 365-services, zoals een on-premises SharePoint-site, voert u de basis-URL van het externe systeem in. Dynamics 365-apps voegen een zoekquerytekenreeks toe aan de basis-URL die u opgeeft. Meer informatie: Een externe URL toevoegen om op een andere site te zoeken.
  • Last updated on