Obliczanie wskaźników KPI analiz relacji
Wartości analizy relacji są uzyskiwane na podstawie analizy powiązanych osób, działań, firm, terminów i wiadomości e-mail przechowywanych w Dynamics 365 Sales i, w przypadku klientów Sales Premium, na serwerach Exchange. Wyświetlanie analiz relacji i wskaźników KPI.
Na poniższym diagramie przedstawiono podsumowanie procesu znajdowania i obliczania wyników relacji:
W poniższych sekcjach opisano funkcję każdego bloku na wykresie przepływu.
Znajdowanie interesujących kontaktów dla rekordu
Analiza relacji zajmuje się działaniami wykonywanymi przez osoby skojarzone z danym rekordem. Pierwszym krokiem w znalezieniu odpowiednich działań jest określenie, które osoby należy uwzględnić w analizie. Analiza relacji zapewnia również wartości poświęcony czas dla Ciebie, Twojego zespołu i zespołu klienta, więc tożsamość osoby, która coś zrobiła jest ważna przez cały proces.
W poniższej tabeli opisano, w jaki sposób system znajduje kontakty, które są zainteresowane każdym typem rekordu. Później system szuka działań skojarzonych z każdym kontaktem i decyduje, które z nich powinny zostać uwzględnione w obliczeniach wskaźników KPI dla tego rekordu.
| Rekordy | Kontakty wewnętrzne | Kontakty zewnętrzne |
|---|---|---|
| Account | Dowolny użytkownik aplikacji Dynamics 365 Sales | - Główna osoba kontaktowa dla klienta - Wszystkie kontakty na liście kontaktów klienta |
| Okazja | - Właściciel rekordu szansy sprzedaży - Wszyscy użytkownicy na liście Zespół ds. sprzedaży szansy sprzedaży |
- Kontakt klienta wymieniony dla szansy sprzedaży - Wszystkie kontakty na liście Interesariusze szansy sprzedaży - Podstawowa osoba kontaktowa dla powiązanego rekordu Klient |
| Lead | Właściciel rekordu potencjalnego klienta | - Dane kontaktowe w sekcji Kontakt potencjalnego klienta - Wszystkie kontakty na liście interesariuszy potencjalnego klienta |
| Kontakt biznesowy | Dowolny użytkownik aplikacji Dynamics 365 Sales | Informacje kontaktowe w sekcji Kontakt kontaktu |
Połączenie działań z rekordem
Po zidentyfikowaniu interesujących go kontaktów dla rekordu system szuka działań skojarzonych z każdym kontaktem, a następnie określa, które z nich należy uwzględnić w analizie relacji. Określa odpowiednie działania w następujący sposób:
- Dotyczy rekordów: Każde działanie, którego wartość Dotyczy jest ustawiona na bieżący rekord, jest jawnie przypisane do niego i zawsze jest uwzględniane w jego analizie relacji, nawet jeśli to działanie nie jest również skojarzone z kontaktem zainteresowania.
- Wiadomości e-mail: Obejmuje wszystkie metadane z wiadomości, w których adres e-mail (lub odwołanie do rekordu kontaktu) interesującego kontaktu pojawia się w polu Do, DW lub Od .
- Terminy: Zawiera wszystkie metadane z terminów, w których interesujący Cię kontakt pojawia się w polu Wymagane lub Opcjonalne .
- Połączenia telefoniczne: Obejmuje wszystkie połączenia, w przypadku których interesujący nas kontakt pojawia się w polu Od lub Do .
Oto kilka przykładów, w jaki sposób identyfikowane są odpowiednie działania:
- Jeśli jesteś przypisany do potencjalnego klienta i zarejestrujesz działanie rozmowy telefonicznej z jednym z interesariuszy dla potencjalnego klienta, rozmowa telefoniczna jest wliczana do wskaźników KPI dla potencjalnego klienta. Inni użytkownicy, którzy dzwonią do tego samego interesariusza, ale nie są przypisani do potencjalnego klienta, nie są wliczani do wskaźników KPI potencjalnego klienta.
- Jeśli należysz do zespołu sprzedaży ds. szansy sprzedaży i wyślesz wiadomość e-mail dotyczącą szansy sprzedaży do jednego z jego interesariuszy, metadane wiadomości e-mail są wliczane do wskaźników KPI dla klienta. Wiadomości e-mail wysyłane do tego samego interesariusza od innych użytkowników, którzy nie należą do zespołu ds. kont, nie są wliczane do tej szansy.
- Jeśli weźmiesz udział w spotkaniu z głównym kontaktem dla klienta, metadane dotyczące terminu są wliczane do wskaźników KPI dla klienta i dla kontaktu. Jeśli konto jest również skojarzone z szansą sprzedaży, termin jest liczony dla szansy sprzedaży tylko wtedy, gdy jesteś również przypisany do szansy sprzedaży lub należysz do jej zespołu sprzedaży, a termin jest ustawiony jako Dotyczy tej szansy sprzedaży.
Obliczanie wskaźników KPI analizy relacji
Po tym jak system odnajdzie wszystkie odpowiednie działania, jest gotowy do obliczania kluczowych wskaźników wydajności i innych analiz dla każdego rekordu. W poniższej tabeli podsumowano dostępne wskaźniki KPI.
| Typ działania | Zainicjowane lub ukończone przez Twój zespół | Zainicjowane lub ukończone przez zespół klienta |
|---|---|---|
| Wiadomości e-mail | Łączna liczba Łączny czas poświęcony Oś czasu (liczba w tygodniu) Liczba odpowiedzi |
Łączna liczba Łączny czas poświęcony Oś czasu (liczba w tygodniu) Liczba odpowiedzi Wyniki interakcji dla śledzonych wiadomości e-mail (otwarte, obejrzane załączniki i obejrzane łącza) |
| Terminy | Łączna liczba Łączny czas poświęcony przez Twój zespół (jeśli kilku członków zespołu było obecnych na spotkaniu to czas trwania jest mnożony przez liczbę obecnych członków zespołu) Oś czasu (liczba w tygodniu) |
Łączna liczba Łączny czas poświęcony (nie przemnożony przez liczbę obecnych na spotkaniu kontaktów klienta) Oś czasu (liczba w tygodniu) |
| Rozmowy telefoniczne | Łączna liczba Łączny czas poświęcony Oś czasu (liczba w tygodniu) |
Łączna liczba Łączny czas poświęcony Oś czasu (liczba w tygodniu) |
| Łącznie (wszystkie działania) | Łączny czas poświęcony | Łączny czas poświęcony |
Uwaga
Statystyki interakcji z wiadomościami e-mail są dostępne tylko dla obserwowanych wiadomości e-mail, co wymaga użycia funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail. Dowiedz się, jak używać interakcji z użyciem poczty e-mail do wyświetlania interakcji z wiadomościami.
W przypadku wskaźników KPI, które raportują o zespole i kliencie, system znajduje czasy trwania, stosując reguły opisane w poniższej tabeli.
| Typ działania | Źródło wartość czasu trwania |
|---|---|
| Terminy | Pole Czas trwania dla rekordu terminu |
| Wywołania | Pole Czas trwania dla rekordu rozmowy telefonicznej |
| Wiadomości e-mail | Szacowany (2,5 minut do odczytu, 5 minut do zapisu) |
| Inny powód | Pole Czas trwania dla każdego rekordu |
Oto przykład sposobu obliczania wskaźnika KPI czasu trwania dla terminów. Umawiasz się na spotkanie, na którym Ty i dwóch członków Twojego zespołu spotykacie się z dwoma członkami zespołu klienta. Wizyta trwa 30 minut. Termin wlicza się do Twoich wskaźników KPI czasu zgodnie z następującymi obliczeniami:
- Czas spędzony przez Twój zespół: 90 minut (30 minut × obecności 3 członków zespołu)
- Czas poświęcony przez klienta: 30-minut (czas nie jest mnożony przez uczestników ze strony klienta)
Obliczanie trendu kondycji relacji i kondycji
Ogólny wynik kondycji relacji jest obliczany poprzez ważenie odpowiednich działań według typu. Wynik jest znormalizowany w celu uzyskania oceny kondycji w zakresie od 0 do 100, przy czym kondycja relacji jest scharakteryzowana jako dobra (wynik 60-100), dostateczna (40-59) lub słaba (0-39).
- Wyniki kondycji są obliczane dla aktywnych potencjalnych klientów. Potencjalni klienci, którzy są w stanie kwalifikowanym lub zdyskwalifikowanym, są ignorowani.
- Wyniki kondycji są obliczane dla otwartych szans sprzedaży. Szanse, które zostały wykorzystane lub utracone, są ignorowane.
- Wyniki kondycji są obliczane dla kontaktów niezależnie od ich stanu.
Administrator może wybrać, które typy działań są najistotniejsze dla Twojej firmy. Domyślnie wszystkie typy działań liczą się tak samo. Administrator może sprawić, że niektóre typy działań będą liczyły się bardziej niż inne, zwiększając lub zmniejszając udział danego typu nawet o 50 procent.
Ponadto administrator może wybrać, jak często sprzedawcy powinni kontaktować się z klientem, na przykład raz w tygodniu. To ustawienie ma również wpływ na ocenę kondycji.
Oprócz całkowitego wyniku kondycji system raportuje również ogólne tendencje (w górę, w dół i neutralne) na podstawie liczby i wartości ostatnich działań. Kierunek trendu aktualizuje się stosunkowo wolno, więc może minąć trochę czasu, zanim odzwierciedli niedawny wzrost lub spadek aktywności.