Udostępnij za pośrednictwem

Tworzenie przepływu zatwierdzania wymagającego zatwierdzenia przez wszystkich użytkowników

W tym przewodniku przedstawiono sposób tworzenia przepływu pracy zatwierdzania, który wymaga, aby wszyscy (wszystkie przypisane osoby zatwierdzające) wyrazili zgodę na zatwierdzenie wniosku urlopowego i który może zostać w całości odrzucony przez jedną z osób zatwierdzających.

Ten rodzaj przepływu pracy zatwierdzania przydaje się w organizacji, w której do zatwierdzenia wniosku urlopowego wymaga się zgody zarówno menedżera danej osoby, jak i menedżera tego menedżera. Jednak każdy z menedżerów może odrzucić wniosek bez udziału drugiego.

Uwaga

Ten przewodnik opisuje scenariusz zatwierdzania urlopu, jednak przepływu zatwierdzenia tego typu można użyć w dowolnej sytuacji, w której żądanie musi zostać zatwierdzone przez wielu zatwierdzających.

Oto krótki samouczek wideo dotyczący zatwierdzeń.

Wymagania wstępne

  • Dostęp do użytkowników programów Power Automate, Microsoft Office 365 Outlook i Microsoft Office 365.

  • Lista SharePoint.

    Ten poradnik zakłada, że utworzyłeś listę SharePoint, która jest używana do żądania urlopów. Zobacz przewodnik dotyczący zatwierdzania równoległego, aby dogłębnie zapoznać się ze szczegółowym przykładem tego, jak może wyglądać lista programu SharePoint.

    Napiwek

    Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi używania programu SharePoint z usługą Power Automate, przejdź do dokumentacji programu SharePoint.

  • Znajomość podstaw tworzenia przepływów.

    Możesz przejrzeć informacje na temat dodawania akcji, wyzwalaczy i warunków. W następujących krokach założono, że wiesz, jak wykonywać te akcje.

Uwaga

Mimo że w tym przewodniku są używane usługi SharePoint i Office 365 Outlook, można użyć innych usług, takich jak Zendesk, Salesforce, Gmail lub dowolnej z ponad 200 usług obsługiwanych przez usługę Power Automate.

Tworzenie przepływu

W tym przewodniku używane są tokeny. Aby wyświetlić listę tokenów, naciśnij lub kliknij dowolną kontrolkę wejściową, a następnie wyszukaj token na liście zawartości dynamicznej, która zostanie otwarta.

Uwaga

Jeśli wcześniej nie utworzono połączenia z programem SharePoint lub usługą Office 365, po pojawieniu się instrukcji postępuj zgodnie z nimi, aby się zalogować.

  1. Zaloguj się do usługi Power Automate.

  2. U góry po lewej stronie ekranu wybierz pozycję Moje przepływy>Nowy>Automatyzacja – od zera.

  3. Nazwij swój przepływ, a następnie dodaj wyzwalacz SharePoint – Gdy element jest tworzony lub modyfikowany.

  4. Podaj adres witryny programu SharePoint, w której jest hostowana lista wniosków urlopowych, a następnie wybierz listę w polu Nazwa listy.

  5. Wybierz Nowy krok, dodaj kolejną akcję Office 365 Pobierz menedżera w wersji 2, a następnie dodaj token E-mail w polu Użytkownik (UPN).

    Token E-mail znajduje się w kategorii Pobieranie menedżera (w wersji 2) na liście Zawartość dynamiczna. Ten token dynamicznie udostępnia adres e-mail dla menedżera określonego menedżera.

    Można również zmienić nazwę karty Pobieranie menedżera (w wersji 2) 2 na bardziej opisową, taką jak „Pomijanie poziomu menedżera”.

  6. Wybierz opcję Nowy krok, dodaj akcję rozpoczęcie i oczekiwanie na zatwierdzenie, a następnie wybierz Zatwierdź/Odrzuć — Każdy musi zatwierdzić z listy Typ zatwierdzenia.

    Ważne

    Jeśli jedna z osób zatwierdzających odrzuci prośbę, prośba o zatwierdzenie jest uważana za odrzuconą dla wszystkich osób zatwierdzających.

  7. Skorzystaj ze wskazówek w poniższej tabeli, aby uzupełnić kartę Rozpoczynanie i oczekiwanie na zatwierdzenie.

    Pole Opis
    Typ zatwierdzenia Zobacz typy zatwierdzania.
    Tytuł Tytuł żądania zatwierdzenia.
    Przypisano do Adresy e-mail osób zatwierdzających.
    Szczegóły Wszelkie dodatkowe informacje, które chcesz wysłać do osób zatwierdzających wymienionych na liście w polu Przypisano do.
    Link do elementu Adres URL do elementu zatwierdzenia. W tym przykładzie jest to link do elementu w programie SharePoint.
    Opis linku do elementu Tekstowy opis linku do elementu.

    Napiwek

    Akcja Rozpocznij i czekaj na zatwierdzenie dostarcza kilka tokenów, łącznie z tokenem Odpowiedzi i Wynik. Użyj tych tokenów w swoim przepływie, aby zapewnić zaawansowane raportowanie wyników z przebiegu przepływu żądania zatwierdzenia.

    Karta Rozpoczynanie i oczekiwanie na zatwierdzenie jest szablonem żądania zatwierdzenia wysyłanego do osób zatwierdzających. Skonfiguruj ją w taki sposób, aby przydała się w Twojej organizacji. Oto przykład.

    Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

    Kiedy przepływ w chmurze z działaniem Rozpoczęcie i oczekiwani na akcję zatwierdzania jest skonfigurowany wraz z Zatwierdzanie/odrzucenie — każdy musi zatwierdzić, następuje oczekiwanie na wszystkie osoby, które Przypisano do zatwierdzenia wykonają je lub co najmniej jedna osoba Przypisana do zatwierdzenia dokona odrzucenia.

    Napiwek

    Dodaj krok warunku, jeśli przepływ ma sprawdzać odpowiedź na żądanie zatwierdzenia i wykonywać różne czynności na podstawie wyników. Wynik to tablica elementów Zatwierdź lub Odrzuć na podstawie liczby odpowiedzi na żądanie.

    Kontynuujmy przepływu pracy i wyślijmy wiadomość e-mail po podjęciu decyzji dotyczącej żądania zatwierdzenia.

  8. Wybierz opcję Nowy krok, wyszukaj hasło „wysyłanie wiadomości e-mail”, dodaj akcję programu Office 365 Outlook Wyślij do wiadomość e-mail (wer. 2) i skonfiguruj akcję w celu wysłania wiadomości e-mail z wynikami wniosku do osoby, która chce wziąć urlop.

    Oto przykład, jak może wyglądać karta Wysyłanie wiadomości e-mail (wer. 2).

    wyślij wiadomość e-mail.

Uwaga

Dowolna akcja, która następuje po akcji Rozpocznij i oczekuj na zatwierdzenie, jest uruchamiana na podstawie Twojego wyboru z listy Typ zatwierdzenia na karcie Rozpocznij i oczekuj na zatwierdzenie. W poniższej tabeli wymieniono zachowanie w zależności od dokonanego wyboru.

Typy zatwierdzania i ich zachowanie

Typ zatwierdzenia Zachowanie
Zatwierdź/Odrzuć — wszyscy muszą się zatwierdzić Wszystkie osoby zatwierdzające wymagają zatwierdzenia lub odrzucenia w celu wykonania żądania.

Akcje następujące po akcji Rozpocznij i oczekuj na zatwierdzenie wykonywane są po zatwierdzeniu przez wszystkie osoby zatwierdzające lub po pojedynczym odrzuceniu.
Zatwierdź/Odrzuć — pierwsza osoba odpowiadająca Zatwierdzenie lub odrzucenie przez którąkolwiek osobę zatwierdzającą żądanie.

Akcje następujące po akcji Rozpocznij i oczekuj na zatwierdzenie są uruchamiane, gdy którakolwiek z osób zatwierdzających podejmie decyzję.
Odpowiedzi niestandardowe — oczekiwanie na wszystkie odpowiedzi Wszystkie osoby zatwierdzające muszą zareagować, aby zakończyć proces.
Odpowiedzi niestandardowe — oczekiwanie na jedną odpowiedź Odpowiedź od dowolnej osoby zatwierdzającej kończy proces.

Wybierz pozycję Zapisz u góry strony, aby zapisać swój przepływ.

Gratulacje, Twój przepływ jest już gotowy! Jeśli wykonano wszystkie opisane do tego miejsca czynności, przepływ powinien wyglądać jak na poniższym obrazie.

ogólny obraz przepływu.

Od teraz zawsze, gdy element zostanie dodany do listy programu SharePoint lub element na takiej liście ulegnie zmianie, przepływ zostanie wyzwolony i wyśle żądania zatwierdzenia do wszystkich osób zatwierdzających wymienionych w polu Przypisano do na karcie Rozpocznij i oczekuj na zatwierdzenie. Przepływ wysyła żądania zatwierdzenia za pomocą aplikacji mobilnej Power Automate i za pośrednictwem poczty e-mail. Osoba, która tworzy element w programie SharePoint, otrzymuje wiadomość e-mail, który podsumowuje wyniki i jasno określa, czy żądanie zostało zatwierdzone, czy odrzucone.

Oto przykład żądania zatwierdzenia wysyłanego do każdej osoby zatwierdzającej.

żądanie zatwierdzenia.

Oto przykład, jak może wyglądać odpowiedź i podsumowanie odpowiedzi po uruchomieniu przepływu.

tokeny odpowiedzi.